Administrateurs de biens - syndic de copropriété
Dernière modification le 29.09.2023
L'activité d'administrateur de biens – syndic de copropriété consiste à gérer, sur base d'un mandat, un ou plusieurs immeubles pour le compte d'un ou de plusieurs propriétaires.
Pour pouvoir exercer en tant administrateur de biens ou syndic de copropriété, le dirigeant doit disposer d’une autorisation d’établissement.
Personnes concernées
L'activité d’administrateur de biens – syndic de copropriété consiste à gérer, sur base d'un mandat, un ou plusieurs immeubles pour le compte d'un ou de plusieurs propriétaires.
Les personnes suivantes ne sont pas soumises à une autorisation d’établissement :
- les propriétaires qui effectuent des opérations immobilières à titre non professionnel pour des biens qui leur appartiennent ainsi que les personnes de leur choix qui les remplacent dans cette tâche ;
- les personnes qui agissent pour le compte de leur conjoint, de parents en ordre successible ou pour le compte de majeurs protégés ou de mineurs ;
- les personnes qui exercent des tâches de syndic de copropriété des immeubles bâtis dans des immeubles en copropriété qui comportent au maximum 9 lots à usage d'habitation, dont l'un au moins appartient au syndic de copropriété proposé.
Le professionnel de l'immobilier légalement établi à l'étranger (sur le territoire de la confédération helvétique (CH) ou dans un pays de l'Espace économique européen) peut exécuter des prestations de services de façon temporaire et occasionnelle au Luxembourg sans autorisation d’établissement et sans notification préalable.
Conditions préalables
Le respect des conditions d’accès à la profession est vérifié par la Direction générale des Classes moyennes au moment du dépôt de la demande d'autorisation d’établissement.
Entreprise individuelle
La personne physique qui souhaite exercer l’activité d'administrateur de biens - syndic de corpropriété, en son nom propre, dans le cadre d’une entreprise individuelle, doit :
- remplir les conditions légales d’honorabilité professionnelle requises ; et
- justifier de l’assurance responsabilité civile obligatoire.
Société
La société qui exerce l’activité d'administrateur de biens - syndic de copropriété doit désigner au moins une personne physique, le dirigeant, qui doit :
- remplir les conditions légales d’honorabilité professionnelle requises ;
- assurer effectivement et en permanence la gestion journalière ;
- avoir un lien réel avec l’entreprise (propriétaire ou mandataire inscrit au registre de commerce et des sociétés de celle-ci) ; et
- avoir payé toutes les charges sociales et fiscales, soit en son nom propre, soit par l’intermédiaire d’une société qu’il dirige ou a dirigée.
Autorisation d’établissement
L’autorisation d’établissement est délivrée à l’entreprise (soit au dirigeant qui exerce en son nom propre, soit à la société qu’il dirige) si le dirigeant :
- remplit les conditions légales d’honorabilité professionnelle requises ; et
- justifie de l’assurance responsabilité civile obligatoire.
La fiche "Demande d’autorisation d’établissement" contient toutes les informations relatives à cette démarche.
Lieu d’exploitation
La société ou l'entreprise individuelle doit disposer d’un lieu d’exploitation fixe au Luxembourg (pas d’entreprise "boîte aux lettres").
Qualifications et assurances requises
Le demandeur doit justifier des qualifications requises et de l'assurance nécessaire pour accéder à cette profession de l'immobilier, en rapportant :
- un certificat de réussite à l'examen final de la formation "Administrateur de biens, syndic de copropriété" qui clôture la formation pour l'accès aux professions de l'immobilier organisée par la House of Training ;
- une assurance responsabilité civile professionnelle spécifique.
À noter : la personne qui rapporte la preuve d’une expérience professionnelle de 3 ans dans une fonction dirigeante auprès d’une entreprise luxembourgeoise, qui a une autorisation d’établissement dans le secteur immobilier, n’a pas besoin de suivre cette formation.
Modalités pratiques
Inscription / Affiliation selon la forme juridique
Entreprise individuelle
Après obtention de son autorisation d’établissement, le dirigeant d'une entreprise individuelle doit :
- se présenter auprès du Centre commun de la sécurité sociale afin de s'affilier en tant qu'indépendant ;
- faire une déclaration d'exploitation auprès de la sécurité sociale s'il souhaite embaucher du personnel ;
- s'inscrire à la TVA.
Sociétés
Après l'obtention de son autorisation d'établissement, le dirigeant d'une :
- société de personnes (SCS, SENC) ;
- société de capitaux (SA, SARL, SECA, SE) ;
- société à responsabilité limitée simplifiée (SARL-S) ;
doit :
- faire une déclaration d'exploitation auprès de la sécurité sociale s’il souhaite embaucher du personnel ;
- déclarer son entrée en tant que salarié ou indépendant auprès de la sécurité sociale ;
- s'inscrire à la TVA.
À noter : le dirigeant d’une société à responsabilité limitée simplifiée doit, en plus, déposer le projet d’acte constitutif (statuts) de la société au registre de commerce et des sociétés. Il n’a par contre pas besoin de constituer sa société devant notaire. Un acte sous seing privé suffit.
Obligations des professionnels
Les professionnels doivent satisfaire tout au long de leur existence :
- aux exigences prévues pour l'obtention d'une autorisation d'établissement ; et
- à l'ensemble des exigences des lois et règlements en matière de gestion d'entreprise.
Sanctions
En l'absence d'autorisation d'établissement, des sanctions pénales (peines d'emprisonnement et amendes) ainsi que la fermeture provisoire de l'établissement peuvent être prononcées.
Services en ligne / Formulaires
Demande d’autorisation d’établissement
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Antrag auf Niederlassungsgenehmigung
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Business permit application
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Demande d'autorisation d'établissement (y inclus la déclaration sur l'honneur)
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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung (einschließlich der eidesstattlichen Erklärung)
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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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Business permit application (including the declaration of honour)
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Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
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Déclaration sur l'honneur supplémentaire
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Zusätzliche Eidesstattliche Erklärung
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Supplementary declaration of honour
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Demande d'extrait de casier judiciaire pour personne physique - service en ligne
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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
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Beantragung eines Auszugs aus dem Strafregister für natürliche Personen - Online-Vorgang
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Application for an extract from the police records for a natural person - online service
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Organismes de contact
-
Ministère de l'Économie
Direction générale des Classes moyennes (Service droit d’établissement)
Adresse postale :
B.P. 535 / L-2937 Luxembourg
Tél. : (+352) 247-74 700Accueil téléphonique du lundi au vendredi, de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 16h30 (sauf les jours fériés).
-
House of Entrepreneurship14, rue Erasme
L-1468 Luxembourg
Luxembourg
Heures d'ouverture : de 8h30 à 17h00Tél. : (+352) 42 39 39 - 330
-
House of Training7, rue Alcide de Gasperi
L-2981 Luxembourg
Adresse postale :
B.P. 13 L-2010 Luxembourg
Tél. : (+352) 46 50 16-1Fax : (+352) 46 50 19de 8h00 à 12h00 et de 13h15 à 17h15
-
Chambre de commerce
-
Chambre de Commerce7, rue Alcide de Gasperi
L-2981 Luxembourg
Luxembourg
Tél. : (+352) 42 39 39-1Fax : (+ 352) 43 83 26de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00 -
Bourse d’entreprises de la Chambre de commerce7, Alcide de Gasperi
L-2981 Luxembourg
Luxembourg
Tél. : (+352 ) 42 39 39-362Fax : (+352) 42 39 39-824 -
Programme Business mentoringHouse of Startups, 9, rue du Laboratoire
L-1911 Luxembourg
Coordinatrice : Mme Rachel Gaessler
Tél. : (+352) 28 81 00 18 -
Entreprise Europe Network7, rue Alcide de Gasperi
L-2981 Luxembourg
Luxembourg
Tél. : (+352 ) 42 39 39-333Fax : (+352) 43 83 26
