Demande d'autorisation d'établissement

Toute activité économique professionnelle est soumise à une autorisation d’établissement (dite "autorisation de commerce") préalable.

Cette autorisation est délivrée à l’entreprise (le professionnel exerçant en nom propre ou la société) dans un délai de 3 mois, pouvant être prolongé d'un mois supplémentaire dans certains cas, si :

  • le demandeur remplit les conditions légales de qualification (lorsqu'elle est requise) et d’honorabilité professionnelles correspondant à l’activité visée ;
  • l’entreprise dispose d’un lieu d’exploitation fixe au Luxembourg (pas d’entreprise "boîte à lettres").

L'absence de décision dans les délais impartis vaut autorisation tacite.

Personnes concernées

L’autorisation d’établissement est délivrée à l'entreprise si le demandeur remplit les conditions légales de qualification (lorsqu'elle est requise) et d’honorabilité professionnelles. Le demandeur doit être :

  • le professionnel exerçant en nom propre si l’entreprise est exploitée par un professionnel personne physique, ou ;
  • une personne ayant un lien réel avec l'entreprise. Cette personne doit être :
    • un salarié de l'entreprise, ou ;
    • le propriétaire de l'entreprise, ou ;
    • un associé de l'entreprise, ou ;
    • un actionnaire de l'entreprise.

Une autorisation d’établissement est requise pour toute personne qui souhaite exercer, en tant qu’indépendant ou sous forme sociétale :

Cas particuliers

Les agents commerciaux indépendants sont soumis à autorisation d’établissement en tant que commerçants. Leurs représentants salariés sont dispensés de toute autorisation spécifique mais doivent exercer leur activité sous la couverture de l’autorisation d’établissement délivrée à leur employeur. Il est dès lors conseillé qu’ils soient munis d’une preuve de l’autorisation de leur employeur et de la preuve de leur engagement.

Les avocats, médecins, dentistes, vétérinaires ou réviseurs d’entreprises exercent des professions libérales visées par d’autres lois que celle du droit d’établissement.

Les prestataires intellectuels dont l'activité n'est pas reprise dans la liste des professions libérales doivent demander une autorisation d'établissement pour activité et services commerciaux.

Les personnes qui vendent leurs propres fabrications (artisanat d’art, produits d’artistes, confitures, miel, etc.), des objets récupérés ou des objets qu’ils n’ont pas acquis à des fins commerciales ne sont pas considérées comme des professionnels et sont donc dispensées d’autorisation d’établissement. Elles doivent néanmoins détenir une autorisation d’établissement pour activité et services commerciaux si elles souhaitent participer aux foires et marchés ou si elles disposent d'un site internet dédié sur lequel elles proposent leurs produits.

Les entreprises communautaires qui fournissent des prestations de services à titre occasionnel et temporaire au Luxembourg ne sont pas soumises à autorisation d’établissement. Les artisans et industriels concernés doivent néanmoins procéder à une notification préalable auprès de la Direction générale des Classes moyennes.

Le ressortissant d’un pays tiers à l’Union européenne qui souhaite s’établir comme indépendant au Luxembourg doit joindre son dossier de demande d’autorisation d’établissement à sa demande d’autorisation de séjour pour indépendant. Il adresse ainsi un seul et unique dossier au ministre de l’Immigration qui transfère ensuite le volet autorisation d’établissement à la Direction générale des Classes moyennes.

Conditions préalables

Le demandeur doit répondre aux conditions suivantes :

  • honorabilité professionnelle ;
  • qualification professionnelle correspondant à l’activité visée :
  • établissement au Luxembourg : l'autorisation d'établissement n'est délivrée que s'il existe, au Luxembourg, une installation matérielle appropriée à la nature et à la dimension de l'activité poursuivie ;
  • gestion effective et permanente de l’entreprise par le détenteur de l’autorisation d’établissement qui doit :
    • assurer personnellement et de manière régulière la gestion et la direction journalière effective de l'entreprise. Un domicile effectif éloigné pourra notamment être défavorable au demandeur. La présence permanente d’une tierce personne, même autorisée à engager l’entreprise, ne peut pas pallier à l’absence du porteur de l’autorisation ;
    • avoir un lien réel avec l’entreprise (propriétaire, associé, actionnaire ou encore salarié de celle-ci).
  • conformité aux obligations fiscales et sociales : le dirigeant de l’entreprise ne doit pas s’être soustrait, au cours de ses activités professionnelles antérieures ou actuelles, aux charges sociales et fiscales qui lui incombaient, soit en nom propre, soit par l’intermédiaire d’une société qu’il dirige ou qu’il a dirigée.

L'octroi définitif de l'autorisation d'établissement requiert l'enregistrement des statuts au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS).

Pour pouvoir demander son autorisation par internet sur MyGuichet.lu, le demandeur doit être en possession d'un certificat Luxtrust "private" ou "pro" et s'être enregistré sur MyGuichet.lu.

Coûts

Les droits de chancellerie pour la délivrance d’une autorisation d’établissement s’élèvent à 24 euros.

Lorsque l'établissement change d'adresse, le demandeur le notifie gratuitement à la Direction générale des classes moyennes. Le cas échéant, le demandeur recevra gratuitement une nouvelle carte d'autorisation d'établissement.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

Le demandeur peut introduire sa demande d'autorisation d'établissement de 3 manières :

Toute personne peut se faire assister pour préparer sa demande d'autorisation par :

Pièces à joindre à la demande

La demande d'autorisation d'établissement doit être accompagnée des pièces suivantes :

  • documents attestant de la qualification professionnelle correspondant à la profession visée lorsqu'elle est requise ;
  • documents attestant de l’honorabilité professionnelle ;
  • pour les ressortissants luxembourgeois, de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège et Suisse) : une copie de la carte d'identité ou du passeport ;
  • pour les ressortissants de pays tiers : une confirmation écrite du ministre ayant l'Immigration dans ses attributions que le demandeur remplit toutes les conditions pour obtenir l'autorisation de séjour sollicitée ;
  • la preuve d'un lien avec la société en tant que propriétaire, associé, administrateur ou salarié (extrait du RCS, extrait du Registre des bénéficiaires effectifs, contrat de travail, certificat du CCSS) ;
  • preuve de paiement d'un droit de chancellerie, à savoir :
    • soit un timbre fiscal de 24 euros acheté auprès de l'Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA (AED) ;
    • soit la preuve d'exécution d'un virement de 24 euros sur le compte CCP LU09 1111 7026 5281 0000, code BIC : CCPLLULL du bureau de Diekirch - recette, avec la communication : "autorisation de commerce". 

Les pièces requises peuvent être fournies :

  • sous forme de copies (demande par courrier) ou de documents scannés sous format PDF (demande par MyGuichet.lu ou Email). La Direction générale des Classes moyennes pourra, au besoin, exiger des copies conformes ou des originaux. Les documents fournis en original seront restitués au demandeur sur simple demande ;
  • en allemand, en français ou en anglais. Les documents dans d’autres langues européennes peuvent néanmoins être acceptés s'ils sont traduits par un traducteur assermenté.

Délai de réponse de l'administration

Le dossier est en principe traité dans les 3 mois qui suivent la réception du dossier complet. L'absence de réponse avant la fin de cette période de 3 mois vaudra autorisation tacite.

Recours

Une décision négative suite à une demande d'autorisation d'établissement est une décision administrative contre laquelle les voies de recours habituelles (recours gracieux, recours judiciaire) pourront être exercées, sous réserve de respecter les délais légaux.

Une demande auprès de l'Ombudsman est également possible.

Délivrance de l’autorisation

Si l’autorisation d’établissement est accordée, le demandeur en est informé par courrier à l’adresse indiquée sur la demande :

  • l’entrepreneur en nom propre (indépendant personne physique) peut alors se présenter auprès du Centre commun de la sécurité sociale afin de retirer son autorisation. A cette occasion, il pourra procéder directement à son affiliation en tant qu'indépendant ;
  • les sociétés (personnes morales) reçoivent directement leur autorisation d’établissement par courrier, au siège de la société.

L'autorisation d'établissement est délivrée sous la forme d'une carte, qui doit être conservée en permanence sur le site d’exploitation et montrée sur demande.

Le numéro de l’autorisation ministérielle doit figurer sur les lettres, courriers électroniques, sites internet, devis, factures et devantures, ainsi que sur les panneaux devant être installés obligatoirement sur tous les chantiers.

Durée de l’autorisation

L’autorisation perd sa validité, en cas de :

Modification d'une autorisation existante

Le titulaire d’une autorisation d’établissement existante doit demander une nouvelle autorisation en cas de :

  • changement ou extension de l’objet social ;
  • changement de dirigeant social sur lequel repose la qualification et l’honorabilité  professionnelles.

Notifications obligatoires

La notification peut se faire par simple courrier ou E-mail. Sont en principe soumis à une notification dans un délai d'1 mois à la Direction générale des Classes moyennes :

  • la création de toute succursale ;
  • la modification de la dénomination de l'entreprise ;
  • la modification de la forme de l'entreprise ;
  • le changement de l'établissement de l'entreprise.

Obligations des professionnels

Les entreprises doivent satisfaire tout au long de leur existence :

  • aux exigences prévues pour l’obtention d’une autorisation d’établissement ;
  • à l’ensemble des lois et règlements en matière de gestion d’entreprise.

Sanctions

En l'absence d'une autorisation d'établisement, des sanctions pénales (peines d'emprisonnement et amendes) ainsi que la fermeture provisoire de l'établissement peuvent être prononcées.

Services en ligne / Formulaires

Autorisation d’établissement - service en ligne

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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung – Online-Vorgang

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Eidesstattliche Versicherung

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