Ombudsman - Règlement amiable d'un litige avec une administration luxembourgeoise

Le médiateur ou Ombudsman a pour mission de recevoir les réclamations d’entreprises et de particuliers dans le cadre d’affaires qui les concernent et qui sont liées au fonctionnement des administrations luxembourgeoises.

L’Ombudsman s’efforce, en dehors de toute procédure judiciaire, de trouver une solution à l’amiable aux problèmes qui lui sont soumis.

Personnes concernées

Toute entreprise et tout particulier, quelle que soit sa nationalité, qui s’estime lésé par une décision ou une procédure administrative ou encore par le comportement d’un agent public au Luxembourg, peut faire appel à l’Ombudsman.

Conditions préalables

Le réclamant peut saisir le médiateur de l’affaire :

  • s'il s’agit d’une affaire concrète qui concerne le plaignant directement et non le fonctionnement de l’administration en général ;
  • après avoir demandé au préalable à l’autorité concernée de clarifier ou de modifier sa position ;
  • et si cette intervention est restée sans réponse ou si la réponse ne lui a pas donné satisfaction.

Modalités pratiques

Soumission d’une réclamation à l’Ombudsman

L’entreprise ou le particulier peut soumettre sa réclamation :

  • soit par une réclamation individuelle écrite en luxembourgeois, en français, en allemand ou en anglais ;
  • soit en remplissant une requête en ligne sur le site du médiateur ;
  • soit en formulant une déclaration orale sur rendez-vous auprès du secrétariat du médiateur.
    Les réclamations orales peuvent être formulées dans une autre langue étrangère, à condition que le réclamant soit accompagné par un interprète.

La réclamation doit être accompagnée :

  • d'un résumé des faits considérés comme litigieux ;
  • des pièces justificatives comme les courriers et les décisions administratives contestées.

Suites données à la réclamation

L’Ombudsman vérifie la recevabilité de la réclamation. Lorsque celle-ci ne lui parait pas justifiée, il en informe le réclamant en motivant sa décision. Cette décision n'est pas susceptible d'un recours devant une juridiction.

S’il estime que la réclamation est recevable et fondée, le médiateur transmet ses recommandations aux autorités en question, afin d’aboutir à un réexamen de la décision litigieuse prise par les autorités concernées et de parvenir à un règlement à l’amiable du différend.

Il informe ensuite le plaignant par écrit des suites réservées à sa proposition.

Le médiateur n’est ni un juge, ni un arbitre et ne peut intervenir dans une procédure judiciaire. Cependant, si l’organisme concerné ne se conforme pas à une décision de justice, il peut le sommer de s’exécuter dans un délai qu’il fixe.

La réclamation adressée au médiateur n’interrompt pas les délais de recours devant les juridictions compétentes. De même l’Ombudsman reste saisi d’une affaire même en cas de recours introduit devant une juridiction.

Services en ligne / Formulaires

Formulaire de requête du médiateur (Ombudsman)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Démarche en ligne

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Antragsformular Ombudsmann

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Application form from the mediator

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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