Ombudsman - Settling a dispute with a Luxembourg administration amicably

The Ombudsman or mediator receives complaints from businesses and individuals in cases involving them and linked to the functioning of Luxembourg administrations.

The Ombudsman is dedicated to find without legal proceedings amicable solutions to problems that it has been presented with.

Who is concerned

All businesses and all individuals, regardless of their nationality, who deem themselves harmed by an administrative decision or procedure or by the behaviour of a public agent may turn to the Ombudsman.

Prerequisites

The claimant can refer his case to the Ombudsman if:

  • it is a concrete case which directly impacts the claimant and not a matter regarding the functioning of the administration in general;
  • he/she has already asked or intends to ask the authority in question to clarify or change its position;
  • and there has been no answer to this intervention or the answer is not satisfying.

How to proceed

Submitting a complaint to the Ombudsman

Businesses and private individuals can submit a complaint:

  • either by a written individual complaint in Luxembourgish, French, German or English;
  • by submitting an online complaint on the website of the ombudsman;
  • or by making an appointment with the Ombudsman's secretary and submitting the complaint orally.
    Verbal complaints can be submitted in another foreign language on condition that the person submitting the complaint is accompanied by an interpreter.

The complaint must be accompanied by:

  • a summary of the contentious facts;
  • supporting documents like letters and disputed administrative decisions.

Consequences of the complaint

The Ombudsman checks if the complaint is admissible. If he should decide that the claim is not justified, he informs the claimant of the reasons for his decision. This decision cannot be appealed against in court.

If he deems the complaint to be admissible and justified, the Ombudsman sends his recommendations to the authorities in question, in order to have the authorities concerned reexamine the disputed decision and to reach an amicable agreement about the dispute.

He then informs the person lodging the complaint, in writing, of the results of his proposal.

The Ombudsman is neither a judge nor a referee and cannot intervene in judicial proceedings. However, if the institution concerned does not abide by a court ruling, he can summon it to comply within a deadline set by him.

A complaint addressed to the ombudsman does not interrupt the deadlines of appeal to the competent courts. Likewise, the Ombudsman remains in charge of the case even if an appeal has been lodged at court.

Forms / Online services

Application form from the mediator

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Online procedure

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Formulaire de requête du médiateur (Ombudsman)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Démarche en ligne

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Antragsformular Ombudsmann

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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