Pour des raisons de transparence et de protection vis-à-vis des tiers, les entreprises sont tenues de déposer leurs comptes annuels par internet au registre de commerce et des sociétés (RCS) et de faire mentionner au Recueil électronique des sociétés et associations (RESA) que le dépôt a été effectué.

Le public peut alors consulter les comptes déposés sur le site du RCS.

Personnes concernées

Les comptes annuels des entreprises suivantes doivent être déposés au RCS :

• sociétés de capitaux (SA, SARL, SECA, sociétés coopératives, SE) ;
• sociétés de personnes (SENC et SECS) et commerçants personnes physiques dont le chiffre d’affaires annuel hors TVA est supérieur à 100.000 euros ;
• succursales luxembourgeoises de sociétés étrangères (sauf établissements de crédit et sociétés d'assurance ou de réassurance) ;
• groupements (GIE, GEIE) ou succursales de groupements.

Démarches préalables

Sauf si elles sont autorisées à utiliser les normes IFRS, les entreprises qui déposent leurs comptes doivent :

• présenter leur solde des comptes conformément au plan comptable normalisé (PCN) ;
• et faire valider leurs comptes annuels sur la plateforme eCDF avant de les déposer au RCS.

Délais

Les comptes annuels et l'affectation des résultats doivent être approuvés dans les 6 mois suivant la clôture de l'année civile (commerçants personnes physiques) ou de l'exercice social (personnes morales) :

• par l'assemblée générale des associés dans le cas d’une SARL ou d'une SARL-S ;
• par l'assemblée générale des actionnaires dans le cas d’une SA ;
• par l’assemblée générale des actionnaires avec l’accord des gérants dans le cas d’une SECA (ou SCA) ;
• par les gérants dans le cas d’une SENC ;
• par le commerçant personne physique lui-même dans le cas d’une entreprise en nom propre.

Les comptes annuels doivent être déposés dans le mois suivant leur approbation, c’est-à-dire au plus tard 7 mois après la clôture de l’année civile lorsqu'il s'agit de commerçants personnes physiques, ou de clôture de l'exercice social lorsqu'il s'agit de personnes morales.

Coûts

Les frais d’enregistrement et de dépôt sont disponibles sur le site du registre de commerce et des sociétés (RCS).

Le paiement s'effectue en principe par voie électronique, mais peut exceptionnellement être fait au comptant auprès du guichet d'assistance du Luxembourg Business Registers (LBR).

Les frais sont dus individuellement pour chaque dépôt. Cependant, en cas de dépôts réguliers et récurrents, il est possible d'introduire auprès du LBR une demande d'agrément pour un paiement sur facture mensuelle.

Modalités pratiques

Dépôt par internet

Le déposant doit déposer sa liasse comptable par dépôt électronique au registre de commerce et des sociétés (RCS) au moyen d'un certificat LuxTrust.

Lors du dépôt, il doit notamment :

• indiquer, le cas échéant, que les comptes annuels ont bien été validés sur la plateforme eCDF en cochant la case appropriée afin que le LBR récupère automatiquement les données comptables depuis la plateforme eCDF, à savoir :
  • le bilan ;
  • le compte de profits et pertes ;
  • et le solde des comptes ;
• joindre les autres documents non structurés au format PDF/A, à savoir :
  • l'annexe ;
  • le rapport de gestion ;
  • le rapport de la personne chargée du contrôle des comptes ;
  • les comptes annuels pour les entreprises non soumises au PCN (exemple : Soparfi).

La mention de dépôt des comptes est générée automatiquement par le RCS, lors de l'acceptation de la demande de dépôt de comptes annuels.

Une fois le dépôt traité, les documents déposés portant l'étiquette virtuelle de preuve du dépôt du RCS peuvent être téléchargés dans l'espace personnel du déposant mis à sa disposition sur le site du RCS (rubrique "mes commandes").

Publication et consultation des comptes

Suite au dépôt des comptes au registre de commerce et des sociétés (RCS), la mention du dépôt des comptes est publiée au Recueil électronique des sociétés et associations (RESA) le jour même du dépôt ou à une date fixe, choisie par le déposant lors de la création de sa demande de dépôt, dans une limite de 15 jours suivant le dépôt.

La mention du dépôt est matérialisée par une ligne insérée dans le Recueil électronique des sociétés et associations. Les comptes annuels déposés seront alors consultables, sauf exceptions prescrites par la loi, soit :

• en PDF via la rubrique "Consulter une personne" du site du RCS ;
• soit, à terme, sous un format structuré (xls, xml) auprès de la Centrale des Bilans.

La mention du dépôt n'est toutefois pas publiée et les comptes ne sont pas consultables pour les entreprises suivantes :

• SENC et SECS, lorsque tous les associés ne sont pas des SA, SARL, SCA (ou une forme étrangère comparable) ou lorsque tous les associés sont des SA, SARL, SCA (ou une forme étrangère comparable) et qu’aucune d’elles ne publie les comptes de la société concernée conjointement avec ses propres comptes ;
• commerçants personnes physiques ;
• groupement d'intérêt économique (GIE).

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