Le registre de commerce et des sociétés (RCS) est un registre contenant des informations relatives aux commerçants et aux sociétés dont la publication est obligatoire.

Ces publications sont effectuées sur une plateforme de publication nommée "Recueil Electronique des Sociétés et Association" (RESA). Pour rappel : le RESA a remplacé l’ancien Mémorial C.

Il s’agit d’informations qui permettent d’identifier le commerçant ou la société, comme par exemple : les statuts de la société, son fonctionnement, les responsabilités des dirigeants ou encore les comptes de la société. Les informations à publier varient en fonction de la forme juridique adoptée par la société, sa taille ou encore son secteur d'activité.

Les modifications ultérieures aux informations initialement publiées doivent également être publiées au RCS.

En effet, ces modifications ainsi que les éventuelles rectifications ont pour but de compléter ou de corriger des informations déjà publiées au RCS.

Personnes concernées

Toutes les personnes, entreprises et associations qui doivent être immatriculées au RCS.

Démarches préalables

Pour effectuer un dépôt rectificatif, il faut qu’il y ait préalablement un dépôt comportant une erreur matérielle.

Pour effectuer un dépôt modificatif, il faut que les informations déposées préalablement au RCS aient subi une modification.

Délais

Les immatriculations, inscriptions et communications sont à effectuer dans le mois qui suit l’événement.

Coûts

Les frais d’enregistrement et de dépôt sont disponibles sur la page Tarifs du registre de commerce et des sociétés (RCS).

Le paiement s'effectue en principe par voie électronique, mais peut exceptionnellement être fait au comptant, auprès du guichet d'assistance du Luxembourg Business Registers (LBR).

Les frais sont dus individuellement pour chaque dépôt. Cependant, en cas de dépôts réguliers et récurrents, il est possible d'introduire auprès du LBR une demande d'agrément pour un paiement sur facture mensuelle.

Le tarif des dépôts effectués auprès du bureau d'assistance est majoré de :

• 20 euros pour l'immatriculation d'une asbl, fondation, association agricole ou commerçant personne physique ;
• 10 euros pour tout autre dépôt d'une asbl, fondation, association agricole ou commerçant personne physique ;
• 80 euros pour tous les autres dépôts.

Modalités pratiques

Documents à déposer au RCS

Sont à déposer au RCS des informations, des documents et des modifications, tels que :

• l’extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation des fonctions des dirigeants, gérants ou administrateurs, commissaires, réviseurs ;
• la liquidation et le liquidateur ;
• le dépositaire (pour une SA) ;
• certaines décisions judiciaires ;
• les statuts de la société ;
• les comptes annuels.

Des formulaires spécifiques pour les différentes démarches de dépôts modificatifs et rectificatifs sont disponibles sur le site du LBR.

Les dépôts se font par voie électronique.

Les dépôts peuvent-être effectués :

• en personne ;
• par mandataire ;
• par le notaire rédacteur de l’acte ;
• par la Chambre de Commerce ;
• par la Chambre des Métiers.

Au besoin, les déposants peuvent, sur rendez-vous, recourir au bureau d'assistance au dépôt mis en place dans les locaux du LBR afin d'y effectuer leurs dépôts, aidés par le personnel du LBR.

Dépôt rectificatif au RCS

Le dépôt rectificatif n’est admis que pour les rectifications d’erreurs matérielles.

Il doit ressortir clairement du document rectificatif qu’il s’agit d’un rectificatif d’un document déposé antérieurement.

Les références de dépôt à corriger doivent figurer sur le document rectificatif.

Les documents de la liasse comptable peuvent faire l’objet d’un dépôt rectificatif.

Dépôt modificatif d’actes sous seing privé

Pour effectuer un dépôt modificatif d’actes sous seing privé, le déposant doit utiliser le formulaire de réquisition qui correspond à sa démarche. Ces formulaires disponibles sur le site du LBR comprennent toutes les informations à fournir en fonction de la forme juridique de la société.

ll existe 8 types de réquisition :

• immatriculation /inscription ;
• modification ;
• radiation ;
• changement de forme juridique ;
• procédure d’insolvabilité ;
• procédure étrangère ;
• démission de mandataires, de personnes chargées du contrôle des comptes ou de représentants permanents ;
• convention de domiciliation.

Suite à son dépôt, un récépissé sous format numérique est envoyé au déposant. Dans le cas d’une modification des statuts, la société doit également rédiger et déposer des statuts coordonnés au RCS.

Actes notariés

L’original des actes notariés doit d’abord être soumis à l’enregistrement par le notaire sous format papier.

Le notaire est ensuite tenu de déposer l’acte par voie électronique au registre de commerce et des sociétés (RCS) au plus tard un moins après la signature des statuts aux fins de publication.

Suite à son dépôt, un récépissé sous format numérique est envoyé au déposant.

Décisions judiciaires

Les informations relatives aux décisions judiciaires qui frappent une personne immatriculée, dont la loi prescrit le dépôt et la publication par extrait, doivent faire l’objet d’un dépôt. Un dépôt est fait pour chaque personne immatriculée concernée par la décision.

Consultation

Suite au dépôt de l'acte au RCS, l'acte est publié au RESA :

• le jour même du dépôt, ou ;
• à une date fixe, choisie par le déposant lors de la création de sa demande de dépôt, dans une limite de 15 jours suivant le dépôt.

Les statuts / extraits de statuts déposés seront alors consultables :

• soit via la rubrique "Recherche" du site du RCS ;
• soit au Recueil électronique des sociétés et associations.

Les actes ne sont opposables aux tiers qu'à partir de leur publication au RESA.

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