Das Handels- und Firmenregister (Registre de commerce et des sociétés - RCS) enthält die Informationen über Kaufleute und Gesellschaften, für welche die Veröffentlichung vorgeschrieben ist.

Die Veröffentlichung erfolgt über eine Publikationsplattform namens „Elektronische Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen“ (Recueil électronique des sociétés et associations - RESA). Zur Erinnerung: Die RESA ersetzt das ehemalige Amtsblatt „Mémorial C“.

Es handelt sich um Informationen, welche die Identifizierung der Kaufleute bzw. Gesellschaften ermöglichen, wie beispielsweise: die Satzung einer Gesellschaft, Informationen zu ihrer Funktionsweise, die Zuständigkeiten der Unternehmensleiter oder auch die Konten der Gesellschaft. Die zu veröffentlichenden Informationen unterscheiden sich entsprechend der gewählten Rechtsform der Gesellschaft, ihrer Größe oder ihrem Tätigkeitsbereich.

Alle nachträglichen Änderungen an den ursprünglich veröffentlichten Informationen müssen ebenfalls im Handels- und Firmenregister veröffentlicht werden.

Diese Änderungen oder eventuelle Berichtigungen dienen der Vervollständigung und Korrektur von bereits im Handels- und Firmenregister veröffentlichten Informationen.

Zielgruppe

Sämtliche Personen, Unternehmen und Vereinigungen, deren Eintragung im Handels- und Firmenregister erforderlich ist.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Damit eine Hinterlegung zum Zwecke der Berichtigung erfolgen kann, muss zuvor im Zuge einer Hinterlegung ein materieller Fehler unterlaufen sein.

Voraussetzung für eine Hinterlegung zum Zwecke der Änderung ist, dass eine Änderung der zuvor im Handels- und Firmenregister hinterlegten Informationen erfolgt ist.

Fristen

Eintragungen, Registrierungen und Mitteilungen haben binnen eines Monats nach dem jeweiligen Ereignis zu erfolgen.

Kosten

Die Gebühren für die Eintragung und Hinterlegung können auf der Seite Tarife des Handels- und Firmenregisters (RCS) eingesehen werden.

Die Zahlung erfolgt grundsätzlich online. Die Kosten können aber ausnahmsweise beim Assistenzschalter der Luxembourg Business Registers (LBR) in bar beglichen werden.

Die Gebühr ist für jede Hinterlegung einzeln fällig. Bei regelmäßigen und wiederkehrenden Hinterlegungen ist es jedoch möglich, einen Antrag auf Zulassung zur Zahlung auf monatliche Rechnung bei den LBR einzureichen.

Die Gebühren für Hinterlegungen, die im Assistenzbüro durchgeführt werden, erhöhen sich wie folgt:

• +20 Euro für die Eintragung einer Vereinigung ohne Gewinnzweck (asbl), einer Stiftung, einer landwirtschaftlichen Genossenschaft (association agricole) oder von Kaufleuten, die natürliche Personen sind;
• +10 Euro für jede andere Hinterlegung im Hinblick auf eine Vereinigung ohne Gewinnzweck, Stiftung, landwirtschaftliche Genossenschaft oder Kaufleute, die natürliche Personen sind;
• +80 Euro für alle anderen Hinterlegungen.

Vorgehensweise und Details

Folgende Unterlagen sind beim Handels- und Firmenregister zu hinterlegen:

Folgende Informationen, Unterlagen und Änderungen sind beim Handels- und Firmenregister zu hinterlegen:

• Auszüge aus den Urkunden betreffend die Bestellung und die Amtsaufgabe von Unternehmensleitern, Geschäftsführern, Verwaltungsratsmitgliedern, Rechnungsprüfern oder Wirtschaftsprüfern;
• die Auflösung einer Gesellschaft sowie der Liquidator;
• der Hinterleger (bei Aktiengesellschaften (sociétés anonymes - SA));
• bestimmte gerichtliche Entscheidungen;
• die Gesellschaftssatzung;
• die Jahresabschlüsse.

Die speziellen Formulare für die verschiedenen Vorgänge in Zusammenhang mit Hinterlegungen zum Zwecke der Berichtigung oder Änderung sind auf der Website der LBR verfügbar.

Die Hinterlegung erfolgt elektronisch.

Hinterlegungen können wie folgt vorgenommen werden:

• persönlich;
• durch einen Bevollmächtigten;
• durch den Notar, der die Urkunde erstellt hat;
• durch die Handelskammer (Chambre de Commerce);
• durch die Handwerkskammer (Chambre des Métiers).

Notfalls kann sich der Hinterleger nach Terminvereinbarung an das Assistenzbüro für Hinterlegungen wenden, das in den Räumlichkeiten der LBR eingerichtet wurde, um dort unter Anleitung des Personals der LBR die Hinterlegung durchzuführen.

Hinterlegung zum Zwecke der Berichtigung

Berichtigende Hinterlegungen können nur zum Zwecke der Berichtigung materieller Fehler vorgenommen werden.

Aus dem Berichtigungsschreiben muss klar hervorgehen, dass es sich um die Berichtigung eines zuvor hinterlegten Dokuments handelt.

Auf dem Berichtigungsschreiben sind die zu berichtigenden Angaben der jeweiligen Hinterlegung anzuführen.

Die Buchhaltungsunterlagen können Gegenstand einer Hinterlegung zum Zwecke der Berichtigung sein.

Hinterlegung zum Zwecke der Änderung privatschriftlicher Urkunden

Um eine Hinterlegung zum Zwecke der Änderung privatschriftlicher Urkunden vorzunehmen, muss der Hinterleger das für diesen Vorgang vorgesehene Eintragungsformular verwenden. Dieses auf der Website der LBR zur Verfügung stehende Formular informiert den Hinterleger über alle Angaben, die entsprechend der Rechtsform der Gesellschaft bereitzustellen sind.

Die folgenden 8 Vorgänge können beantragt werden:

• Eintragung/Registrierung;
• Änderung;
• Streichung;
• Änderung der Rechtsform;
• Insolvenzverfahren;
• ausländisches Verfahren;
• Kündigung von Bevollmächtigten, von mit der Prüfung des Abschlusses beauftragten Personen oder von ständigen Vertretern;
• Vereinbarung über die Domizilierung.

Nach der Hinterlegung erhält der Hinterleger eine Empfangsbestätigung in elektronischer Form. Im Falle einer Satzungsänderung muss die Gesellschaft außerdem eine koordinierte Satzung aufsetzen und diese in das Handels- und Firmenregister eintragen lassen.

Notarielle Urkunden

Im Falle einer notariellen Urkunde hat der Notar das Original dieser Urkunde in Papierform zu hinterlegen.

Anschließend muss der Notar die Urkunde binnen eines Monats nach der Unterzeichnung der Satzung auf elektronischem Weg zu Veröffentlichungszwecken in das Handels- und Firmenregister (RCS) eintragen lassen.

Nach der Hinterlegung erhält der Hinterleger eine Empfangsbestätigung in elektronischer Form.

Gerichtliche Entscheidungen

Informationen zu gerichtlichen Entscheidungen betreffend eine eingetragene Person, deren Hinterlegung und auszugsweise Veröffentlichung gesetzlich vorgeschrieben ist, müssen hinterlegt werden. Die Hinterlegung hat für jede von der Entscheidung betroffene eingetragene Person zu erfolgen.

Einsichtnahme

Infolge der Hinterlegung der Urkunde im Handels- und Firmenregister wird sie in der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (Recueil électronique des sociétés et associations -RESA) veröffentlicht:

• entweder am Tag der Hinterlegung oder;
• an einem vom Hinterleger anlässlich der Erstellung seines Hinterlegungsantrags gewählten Datum, das höchstens 15 Tage nach der Hinterlegung liegen darf.

Die Satzungen/Auszüge aus der Satzung können dann folgendermaßen aufgerufen werden:

• entweder über die Rubrik „Suche“ auf der Website des RCS;
• oder in der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen.

Die Urkunden sind Dritten gegenüber erst ab ihrer Veröffentlichung in der RESA wirksam.

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