Bei den Luxembourg Business Registers (LBR) handelt es sich um eine Interessengemeinschaft (groupement d’intérêt économique - GIE), die folgende Mitglieder zusammenschließt:

• den luxemburgischen Staat;
• die Handelskammer (Chambre de commerce);
  
• die Handwerkskammer (Chambre des métiers).

Die LBR stehen unter der Aufsicht des Ministers der Justiz und verwalten folgende Register:

• das Handels- und Firmenregister (Registre de commerce et des sociétés - RCS);
• das Register der wirtschaftlichen Eigentümer (Registre des bénéficiaires effectifs - RBE);
• die Elektronische Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (Recueil électronique des sociétés et associations - RESA).

Das RCS ist das offizielle Verzeichnis der Unternehmen, das die Identifizierung derjenigen Personen sicherstellt, die sich von Rechts wegen immatrikulieren oder anmelden müssen. Das RCS trägt durch eine Information an Dritte zu einer höheren Sicherheit bei Transaktionen bei.

Bestimmte Unternehmen müssen ihre Jahresabschlüsse online im RCS hinterlegen und in der RESA vermerken lassen, dass diese Hinterlegung stattgefunden hat.

Auch die in der RESA zu veröffentlichenden Informationen sind per Gesetz festgelegt.

Die Hinterlegung von Buchhaltungsinformationen von Unternehmen im RCS bedeutet nicht, dass diese alle in der RESA öffentlich zugänglich sind.

Zielgruppe

Folgende Unternehmen müssen ihre Jahresabschlüsse im RCS hinterlegen:

• Kapitalgesellschaften (SA, SARL, SECA, SCOP, SE);
• Personengesellschaften (SENC und SCS) und Kaufleute, die natürliche Personen sind, mit einem Jahresumsatz von über 100.000 Euro ohne Mehrwertsteuer;
• luxemburgische Niederlassungen ausländischer Gesellschaften (ausgenommen Kreditinstitute und Versicherungs- und Rückversicherungsgesellschaften);
• Vereinigungen (GIE, GEIE) oder deren Niederlassungen.

Für folgende Gesellschaften gelten spezifische Vorschriften:

• Investmentunternehmen;
• Finanzbeteiligungsgesellschaften;
• Versicherungsgesellschaften;
• Bankgesellschaften;
• Rentensparkassen.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Jedes Unternehmen muss im Vorfeld im RCS immatrikuliert werden.

Außer bei einer Genehmigung zur Anwendung der IFRS-Vorschriften müssen Unternehmen, die ihre Abschlüsse hinterlegen:

• ihre Kontensalden grundsätzlich gemäß dem standardisierten Kontenplan (plan comptable normalisé - PCN) darstellen, sofern sie diesem unterliegen;
• ihre Jahresabschlüsse auf der Plattform zur elektronischen Erhebung von Finanzdaten (eCDF) erstellen und bestätigen lassen, bevor sie sie im RCS hinterlegen.

Alle anderen Unternehmen, die ihre Jahresabschlüsse hinterlegen müssen, können dies direkt im RCS tun.

Fristen

Nach der Hinterlegung im Handels- und Firmenregister (RCS) wird der Vermerk der Hinterlegung der Abschlüsse in der RESA veröffentlicht, dies:

• am Tag der Hinterlegung oder;
• an einem im Voraus vom Hinterleger bei der Erstellung seines Hinterlegungsantrags gewählten Datum, wobei dieses höchstens 15 Tage nach der Hinterlegung liegen kann.

Kosten

Die Kosten für die Eintragung und Hinterlegung sind auf der Website der Luxembourg Business Registers (LBR) verfügbar.

Die Zahlung erfolgt grundsätzlich online. Die Kosten können aber ausnahmsweise am Serviceschalter der Luxembourg Business Registers (LBR) bar gezahlt werden.

Die Veröffentlichung in der RESA ist kostenlos.

Die Gebühr ist für jede Hinterlegung einzeln fällig. Bei regelmäßigen und wiederkehrenden Hinterlegungen ist es hingegen möglich, bei den LBR einen Antrag auf Zulassung zur Zahlung auf monatliche Rechnung einzureichen.

Die RESA kann frei und ohne Authentifizierung online eingesehen werden. Die Einsichtnahme ist kostenlos.

Vorgehensweise und Details

Verpflichtungen

Im Allgemeinen sind nur die Buchhaltungsunterlagen im RCS zu hinterlegen, deren Hinterlegung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Alle Unternehmen, die Jahresabschlüsse erstellen müssen, müssen diese im RCS hinterlegen.

Für bestimmte Unternehmen gibt es jedoch Maßnahmen zur Vereinfachung dieser Aufgabe.

Online-Hinterlegung

Das jeweilige Unternehmen muss seine Buchhaltungsunterlagen in elektronischer Form mithilfe eines LuxTrust-Zertifikats im Handels- und Firmenregister (RCS) hinterlegen.

Veröffentlichung des Abschlusses und Einsichtnahme in der RESA

In der Regel sind die im RCS hinterlegten Buchhaltungsunterlagen anhand eines Hinterlegungsvermerks in der RESA zu veröffentlichen.

Es gibt jedoch Ausnahmen zu dieser Regel. Bei hinterlegten Unterlagen, die nicht öffentlich zugänglich sind, handelt es sich um Hinterlegungen, die zu rein administrativen Zwecken vorgenommen wurden.

Das im standardisierten Kontenplan angegebene Kontensaldo wird nicht veröffentlicht.

Es gibt eine Sonderregelung für kleine Unternehmen, die nicht an einem geregelten Markt öffentlich gehandelt werden und 2 der folgenden 3 Kriterien bezüglich der Größe erfüllen:

• Bilanzsumme von 4,4 Millionen Euro;
• Nettoumsatz von 8,8 Millionen Euro;
• durchschnittlicher Personalbestand (Vollzeit) von 50 Personen.

Diese Unternehmen können entscheiden, Folgendes nicht zu veröffentlichen:

• ihre Gewinn- und Verlustrechnung;
• ihren Geschäftsbericht;
• den Bericht der mit der Prüfung des Abschlusses beauftragten Person.

Auch die Buchhaltungsunterlagen der folgenden Unternehmen und Personen werden nicht veröffentlicht:

• der wirtschaftlichen Interessenvereinigungen, der Europäischen wirtschaftlichen Interessenvereinigung (EWIV) und ihrer Niederlassungen;
• der Kaufleute, die natürliche Personen sind, und der luxemburgischen Niederlassungen von ausländischen Kaufleuten, die natürliche Personen sind, mit einem Jahresumsatz von über 100.000 Euro ohne Mehrwertsteuer;
• der offenen Handelsgesellschaften (SENC) und der einfachen Kommanditgesellschaften (SCS), außer wenn es sich bei allen unbeschränkt haftenden Gesellschaftern um SA, SARL oder SCA oder Gesellschaften ausländischen Rechts mit einer vergleichbaren Rechtsform handelt;
• der Renten-/Pensionsfondsvereinigungen (associations d’éparne-pension);
• der Pensionsfondsgesellschaften mit veränderlichem Kapital (sociétés d’épargne pension à capital variable);
• der luxemburgischen Niederlassungen ausländischer Gesellschaften, mit Ausnahme der außerhalb der Europäischen Union niedergelassenen Gesellschaften mit einer vergleichbaren Rechtsform.

Der Hinterlegungsvermerk nimmt die Form einer in der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (RESA) eingefügten Zeile an.

Die Jahresabschlüsse können dann als PDF-Datei in der Rubrik „Befragung einer Person“ auf der Website des RCS abgerufen werden (außer per Gesetz ist eine Ausnahme vorgesehen).

Die Urkunden sind Dritten gegenüber erst ab ihrer Veröffentlichung in der RESA wirksam.

Zuständige Kontaktstellen