In Luxemburg neu gegründete Gesellschaften müssen sich in das Handels- und Firmenregister (Registre de commerce et des sociétés - RCS) eintragen lassen, indem sie ihre Gründungsurkunde zu Veröffentlichungszwecken dort einreichen.

Die Einreichung und Veröffentlichung der Gründungsurkunde in der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (Recueil électronique des sociétés et associations - RESA) sind zwingend erforderlich, damit die Existenz der Gesellschaft Dritten gegenüber geltend gemacht werden kann.

Bei einer Änderung der Satzung ist ebenfalls eine Veröffentlichung erforderlich.

Zielgruppe

Alle Gesellschaften sind verpflichtet, ihre Gründungsurkunde (Satzung) und deren Änderungen zu Veröffentlichungszwecken beim Handels- und Firmenregister einzureichen.

Die Unterzeichner von privatschriftlichen Urkunden (das heißt ohne Heranziehung eines Notars) müssen ihre Urkunden innerhalb eines Monats nach Unterzeichnung zu Veröffentlichungszwecken einreichen.

Vor einem Notar aufgenommene Urkunden müssen innerhalb von 15 Tagen nach Unterzeichnung vom Notar bei der Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung (Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA) eingetragen werden. Anschließend kümmert der Notar sich um ihre Hinterlegung und Veröffentlichung in der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (RESA).

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Die Gründungsurkunde und ihre Änderungen müssen schriftlich verfasst und:

• vor einem Notar aufgenommen werden, wenn es sich um eine Gesellschaft mit beschränkten Risiken handelt:
  • Société anonyme;
  • Société à responsabilité limitée;
  • Société en commandite par actions;
  • Europäische Gesellschaft (société européenne);
• oder aber durch eine privatschriftliche Urkunde gegründet werden, wenn es sich um eine andere Gesellschaftsform handelt:
  • Société en nom collectif;
  • Société en commandite simple;
  • Société civile;
  • Société coopérative.

Kosten

Die Gebühren für Eintragung und Hinterlegung können auf der Website des Handels- und Firmenregisters (RCS) eingesehen werden.

Die Zahlung erfolgt grundsätzlich online. Die Kosten können aber ausnahmsweise beim Assistenzschalter der Luxembourg Business Registers (LBR) bar gezahlt werden.

Die Gebühr ist für jede Hinterlegung einzeln fällig. Bei regelmäßigen und wiederkehrenden Hinterlegungen ist es hingegen möglich, bei den LBR einen Antrag auf Zulassung zur Zahlung auf monatliche Rechnung einzureichen.

Werden die Hinterlegungen im Assistenzbüro in den Räumlichkeiten der LBR durchgeführt, erhöhen sich die Gebühren wie folgt.

• + 20 Euro für die Eintragung einer Vereinigung ohne Gewinnzweck (ASBL), Stiftung (fondation), einer landwirtschaftlichen Genossenschaft (association agricole) oder von Kaufleuten, die natürliche Personen sind;
• + 10 Euro für jede andere Hinterlegung im Hinblick auf eine Vereinigung ohne Gewinnzweck, Stiftung, landwirtschaftliche Genossenschaft oder Kaufleute, die natürliche Personen sind;
• + 80 Euro für alle anderen Hinterlegungen.

Vorgehensweise und Details

Privatschriftliche Urkunden

Durch privatschriftliche Urkunden aufgenommene Satzungen und ihre Änderungen muss der Anmelder spätestens binnen eines Monats nach Unterzeichnung mittels eines LuxTrust-Zertifikats elektronisch bei den LBR einreichen.

Dazu sind folgende Unterlagen beizufügen:

• das vom System für die elektronische Hinterlegung erstellte ordnungsgemäß ausgefüllte Eintragungsformular;
• die im PDF/A-Textformat eingescannte einzureichende Urkunde (oder der Auszug der Urkunde).

Nach seiner Hinterlegung erhält die einreichende Person eine Empfangsbestätigung in elektronischer Form.

Notarielle Urkunden

Notarielle Urkunden müssen zuerst in der Originalpapierform vom Notar eingetragen werden.

Anschließend muss der Notar die Urkunde binnen eines Monats nach Unterzeichnung auf elektronischem Weg zu Veröffentlichungszwecken in das Handels- und Firmenregister (RCS) eintragen lassen.

Nach seiner Hinterlegung erhält die einreichende Person eine Empfangsbestätigung in elektronischer Form.

Veröffentlichung und Einsicht in die Satzung

Nach Hinterlegung der Urkunde im Handels- und Firmenregister (RCS) wird sie am gleichen Tag wie die Einreichung oder an einem bestimmten Datum, das die hinterlegende Person bei Erstellung ihres Hinterlegungsantrags wählen kann, wobei dieses Datum höchstens 15 Tage nach der Einreichung liegen kann, in der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (RESA) veröffentlicht.

Gründungsurkunden werden bei folgenden Gesellschaften ganz veröffentlicht:

• Société anonyme;
• Europäische Gesellschaft (société européenne);
• Société en commandite par actions;
• Société à responsabilité limitée;
• Société coopérative;
• Société civile.

Bei folgenden Gesellschaftsformen können die Gründungsurkunden auszugsweise veröffentlicht werden:

• Société en nom collectif;
• Société en commandite simple;
• Société civile familiale.

Die Satzungen/Auszüge aus der Satzung können dann folgendermaßen abgefragt werden:

• entweder über die Rubrik „Suche“ auf der Website des RCS;
• oder in der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen.

Die Urkunden sind Dritten gegenüber erst ab ihrer Veröffentlichung in der RESA wirksam.

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