Eintragung des Unternehmens und Veröffentlichung im Handels- und Firmenregister (RCS)

Das Handels- und Firmenregister (Registre de commerce et des sociétés - RCS) ist öffentlich einsehbar. Es enthält Informationen zu Kaufleuten und Gesellschaften, für die die Veröffentlichung vorgeschrieben ist. Die Veröffentlichung erfolgt über die Publikationsplattform RESA, die Elektronische Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (Recueil électronique des sociétés et associations), die das ehemalige Amtsblatt Mémorial C ersetzt. Die Verwaltung des RCS obliegt den Luxembourg Business Registers (LBR).

Die veröffentlichten Informationen, darunter beispielsweise die Satzung einer Gesellschaft, Informationen zu ihrer Funktionsweise, die Zuständigkeiten der Geschäftsführer oder auch die Jahresabschlüsse, ermöglichen die Identifizierung der Kaufleute bzw. Gesellschaften.

Die zu veröffentlichenden Informationen unterscheiden sich entsprechend der für die jeweilige Tätigkeit gewählten Rechtsform, der Größe oder dem Tätigkeitsbereich des Unternehmens.

In Luxemburg neu gegründete Gesellschaften müssen sich in das Handels- und Firmenregister eintragen lassen und dort, je nach Rechtsform, entweder Auszüge aus der Satzung oder die gesamte Satzung hinterlegen.

Bei nachträglichen Änderungen der veröffentlichten Informationen ist ebenfalls eine Veröffentlichung erforderlich.

Die LBR sorgen im Rahmen des Systems der Registervernetzung für die Interoperabilität des RCS mit den Registern der anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union.

Zielgruppe

Im Gesetz sind die Personen angeführt, deren Eintragung im RCS erforderlich ist. Dazu zählen:

Gewerbliche Arbeitsgemeinschaften (sociétés commerciales momentanées) sowie Unternehmensbeteiligungsgesellschaften (sociétés commerciales en participation) sind nicht zur Eintragung verpflichtet.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Gründung einer Gesellschaft

Die Gründungsurkunde der Gesellschaft und ihre Änderungen müssen schriftlich verfasst werden.

Die Gründungsurkunde muss vor einem Notar aufgesetzt werden, wenn es sich um Gesellschaften mit beschränktem Risiko handelt:

Im Falle einer notariellen Urkunde hat der Notar das Original dieser Urkunde vor der Eintragung der Gesellschaft in Papierform zu hinterlegen.

Wenn es sich um eine andere Gesellschaftsform handelt, ist eine privatschriftliche Urkunde als Gründungsurkunde ausreichend:

Überprüfung der Verfügbarkeit der Bezeichnung

Neue Unternehmen müssen sich hinsichtlich ihrer Gesellschaftsbezeichnung, Firma oder Handelsbezeichnung eindeutig von anderen Unternehmen unterscheiden. Der Unternehmensgründer hat die Verfügbarkeit der Bezeichnung (Handels- oder Gesellschaftsbezeichnung), die er seinem Unternehmen geben möchte, zu überprüfen, indem er (auf elektronischem Weg) einen Antrag auf ein Verfügbarkeitszertifikat für eine Bezeichnung bei den LBR stellt.

Kosten

Die Gebühren für Eintragung und Hinterlegung können auf der Seite Tarife des Handels- und Firmenregisters (RCS) eingesehen werden.

Die Zahlung erfolgt grundsätzlich online. Die Kosten können aber ausnahmsweise beim Assistenzschalter der Luxembourg Business Registers (LBR) in bar beglichen werden.

Die Gebühren für Hinterlegungen, die im Assistenzbüro durchgeführt werden, erhöhen sich wie folgt:

  • + 20 Euro für die Eintragung einer Vereinigung ohne Gewinnzweck (asbl), einer Stiftung, einer landwirtschaftlichen Vereinigung (association agricole) oder von Kaufleuten, die natürliche Personen sind;
  • + 10 Euro für jede andere Hinterlegung im Hinblick auf eine Vereinigung ohne Gewinnzweck, Stiftung, landwirtschaftliche Vereinigung oder Kaufleute, die natürliche Personen sind;
  • + 80 Euro für alle anderen Hinterlegungen.

Die Gebühr ist für jede Hinterlegung einzeln fällig. Bei regelmäßigen und wiederkehrenden Hinterlegungen ist es hingegen möglich, einen Antrag auf Zulassung zur Zahlung auf monatliche Rechnung bei den LBR einzureichen.

Vorgehensweise und Details

Für die Eintragung bereitzustellende Informationen

Im Hinblick auf die Eintragung hat jede Handelsgesellschaft folgende Informationen zur Verfügung zu stellen:

  • Gesellschaftsbezeichnung oder Firma und gegebenenfalls die verwendete Handelsbezeichnung;
  • Rechtsform;
  • genaue Anschrift des Gesellschaftssitzes;
  • Angabe des Gesellschaftszwecks;
  • Gründungsdatum und Dauer.

Entsprechend der Rechtsform sind jeweils unterschiedliche zusätzliche Informationen erforderlich, darunter Informationen betreffend:

  • das Kapital;
  • die Gesellschafter und ihre finanzielle Beteiligung;
  • die Geschäftsführer und ihre Befugnisse, die Gesellschaft zu verpflichten;
  • die mit der Aufsicht über die Gesellschaft betrauten Personen;
  • das Geschäftsjahr, wenn die Veröffentlichung des Jahresabschlusses erforderlich ist.

Bei folgenden Gesellschaften wird die vollständige Gründungsurkunde veröffentlicht:

  • Aktiengesellschaften;
  • Europäische Gesellschaften;
  • Kommanditgesellschaften auf Aktien;
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung;
  • Genossenschaften;
  • Gesellschaften bürgerlichen Rechts.

Bei folgenden Gesellschaftsformen können die Gründungsurkunden auszugsweise veröffentlicht werden:

  • offenen Handelsgesellschaften;
  • einfachen Kommanditgesellschaften;
  • Familiengesellschaften bürgerlichen Rechts (sociétés civiles familiales).

Eintragungsverfahren

Physische Hinterlegung im Handels- und Firmenregister

Der Hinterleger kann sich nach Terminvereinbarung an das Assistenzbüro für Hinterlegungen wenden, das in den Räumlichkeiten des RCS eingerichtet wurde, um dort unter Anleitung des Personals des RCS die privatschriftlichen Urkunden zu hinterlegen.

Bei dieser Vorgehensweise fallen höhere Kosten an.

Elektronische Hinterlegung

Durch privatschriftliche Urkunden aufgenommene Satzungen müssen spätestens binnen eines Monats nach deren Unterzeichnung mittels eines LuxTrust-Zertifikats elektronisch im RCS hinterlegt werden.

Dazu sind folgende Unterlagen beizufügen:

  • das vom System für die elektronische Hinterlegung erstellte, ordnungsgemäß ausgefüllte Eintragungsformular;
  • die im PDF-Format einzureichende Urkunde (oder der Auszug der Urkunde).

Die Formulare sind in elektronischer Form auf der Website der LBR verfügbar. Sie müssen elektronisch ausgefüllt und über die Website der LBR übermittelt werden.

Bei notariellen Urkunden hat die Übermittlung durch den Notar zu erfolgen, der:

  • die Eintragung vornimmt;
  • spätestens einen Monat nach der Unterzeichnung der Satzung die notarielle Urkunde zu Veröffentlichungszwecken elektronisch im RCS hinterlegt.

Infolge der Hinterlegung wird:

  • dem Hinterleger eine Empfangsbestätigung in elektronischer Form übermittelt;
  • die Urkunde in der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (RESA) veröffentlicht:
    • entweder am Tag der Hinterlegung oder;
    • an einem vom Hinterleger anlässlich der Erstellung seines Hinterlegungsantrags gewählten Datum, das höchstens 15 Tage nach der Hinterlegung liegen darf.

Die Urkunden sind Dritten gegenüber erst ab ihrer Veröffentlichung in der RESA wirksam.

Sonstige Hinterlegungen und Veröffentlichungen

Eine Hinterlegung im RCS besteht in der Übermittlung von Unterlagen, deren Bekanntgabe gesetzlich vorgeschrieben ist, an das RCS.

Nur Urkunden, Auszüge von Urkunden, Protokolle und Unterlagen, deren Hinterlegung oder Veröffentlichung gesetzlich vorgeschrieben ist, werden vom Verwalter des RCS zum Zwecke der Hinterlegung entgegengenommen.

Die Formulare für die verschiedenen Hinterlegungen können über die Website der LBR heruntergeladen werden.

Einsichtnahme in das Handels- und Firmenregister

Das RCS ist öffentlich zugänglich, und die Einsichtnahme kann vor Ort erfolgen.

Die Satzungen/Auszüge aus der Satzung können folgendermaßen abgefragt werden:

  • entweder über die Rubrik „Suche“ auf der Website des LBR;
  • oder in der RESA.

Darüber hinaus finden Sie auf der Website der LBR Informationen betreffend:

  • die Niederlassungsgenehmigung;
  • die Mehrwertsteuernummer;
  • den NACE-Code;
  • manche Urteile und Beschlüsse betreffend die Gesellschaft oder ihre Geschäftsführer;
  • Beschlüsse betreffend die freiwillige Auflösung einer Gesellschaft;
  • finanzielle Informationen, die je nach Art der Gesellschaft unterschiedlich ausfallen.

Sonstige Vorgänge

Um eine Gesellschaft einzutragen bzw. die Satzung einer Gesellschaft einzureichen und veröffentlichen zu lassen, ist keine Niederlassungsgenehmigung erforderlich. Falls jedoch für die Ausübung der beabsichtigten Tätigkeit eine Niederlassungsgenehmigung oder sonstige spezielle Genehmigungen oder Zulassungen benötigt werden, kann sich der Geschäftsführer im Vorfeld vergewissern, dass die für die Verwaltung oder Leitung des Unternehmens zuständige Person die Bedingungen für den Zugang zum jeweiligen Beruf erfüllt.

Nach der Eintragung in das Handels- und Firmenregister muss sich die Gesellschaft in der Regel bei der Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung (Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA) zur Mehrwertsteuer (MwSt.) anmelden.

Im Falle einer Satzungsänderung muss die Gesellschaft außerdem eine koordinierte Satzung aufsetzen und diese in das RCS eintragen lassen.

Formulare/Online-Dienste

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