Aus Gründen der Transparenz und des Schutzes gegenüber Dritten müssen Unternehmen ihre Jahresabschlüsse online im Handels- und Firmenregister (Registre de commerce et des sociétés - RCS) hinterlegen und in der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (Recueil électronique des sociétés et associations - RESA) vermerken lassen.

Die Öffentlichkeit kann die hinterlegten Abschlüsse dann auf der Website des RCS einsehen.

Zielgruppe

Folgende Unternehmen müssen ihre Jahresabschlüsse im RCS hinterlegen:

• Kapitalgesellschaften (SA, SARL, SECA, Sociétés coopératives (Genossenschaften), europäische Gesellschaften (SE));
• Personengesellschaften (SENC und SECS) und Kaufleute, die natürliche Personen sind, mit einem Jahresumsatz von über 100.000 Euro ohne Mehrwertsteuer;
• luxemburgische Niederlassungen ausländischer Gesellschaften (ausgenommen Kreditinstitute und Versicherungs- und Rückversicherungsgesellschaften);
• Vereinigungen (GIE, GEIE) oder deren Niederlassungen.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Außer bei einer Genehmigung zur Anwendung der IFRS-Vorschriften müssen Unternehmen, die ihre Abschlüsse hinterlegen:

• ihren Kontensaldo gemäß dem standardisierten Kontenplan (plan comptable normalisé - PCN) vorlegen;
• und ihren Jahresabschluss auf der Plattform für die Erhebung von Finanzdaten (eCDF) vor der Hinterlegung im RCS validieren lassen.

Fristen

Der Jahresabschluss und die Ergebnisverwendung müssen binnen 6 Monaten nach dem Ende des Kalenderjahres (Kaufleute, die natürliche Personen sind) bzw. des Geschäftsjahres (juristische Personen) folgendermaßen genehmigt werden:

• bei einer SARL oder SARL-S durch die Hauptversammlung der Gesellschafter;
• bei einer SA durch die Hauptversammlung der Aktionäre;
• bei einer SECA (bzw. SCA) durch die Hauptversammlung der Aktionäre mit Zustimmung der Geschäftsführer;
• bei einer SENC durch die Geschäftsführer;
• bei einer im eigenen Namen tätigen Unternehmung durch den Kaufmann, der natürliche Person ist, selbst.

Die Jahresabschlüsse müssen binnen eines Monats nach ihrer Billigung, d. h. spätestens 7 Monate nach dem Ende des Kalenderjahres (Kaufleute, die natürliche Personen sind) bzw. des Geschäftsjahres (juristische Personen) hinterlegt werden.

Kosten

Die Gebühren für Eintragung und Hinterlegung können auf der Website des Handels- und Firmenregisters (RCS) eingesehen werden.

Die Zahlung erfolgt grundsätzlich online. Die Kosten können aber ausnahmsweise beim Assistenzschalter der Luxembourg Business Registers (LBR) bar gezahlt werden.

Die Gebühr ist für jede Hinterlegung einzeln fällig. Bei regelmäßigen und wiederkehrenden Hinterlegungen ist es hingegen möglich, bei den LBR einen Antrag auf Zulassung zur Zahlung auf monatliche Rechnung einzureichen.

Vorgehensweise und Details

Online-Einreichung

Das jeweilige Unternehmen muss seine Buchhaltungsunterlagen in elektronischer Form mithilfe eines LuxTrust-Zertifikats im Handels- und Firmenregister (RCS) hinterlegen.

Bei der Hinterlegung muss es insbesondere:

• gegebenenfalls durch Markierung des entsprechenden Feldes angeben, ob der Jahresabschluss auf der eCDF-Plattform validiert wurde, damit die LBR über die eCDF-Plattform automatisch die Finanzdaten erfassen können, d. h.:
  • die Bilanz;
  • die Gewinn- und Verlustrechnung;
  • und den Kontensaldo;
• im PDF/A-Format die sonstigen, nicht strukturierten Unterlagen beifügen, d. h.:
  • den Anhang;
  • den Bericht der Geschäftsführung;
  • den Bericht der mit der Prüfung des Abschlusses beauftragten Person;
  • den Jahresabschluss im Falle von Unternehmen, die den PCN nicht beachten müssen (z. B. Soparfi).

Der Vermerk der Hinterlegung eines Abschlusses wird anlässlich der Annahme des Antrags auf Hinterlegung des Jahresabschlusses automatisch vom RCS erstellt.

Sobald der Hinterlegungsvorgang abgeschlossen ist, können die hinterlegten Dokumente mit der virtuellen Etikette für den Nachweis der Hinterlegung beim RCS über den Menüpunkt „Meine Bestellungen“ im persönlichen Bereich der hinterlegenden Person heruntergeladen werden.

Veröffentlichung des Abschlusses und Einsichtnahme

Nach Hinterlegung des Abschlusses im Handels- und Firmenregister (RCS) wird der Vermerk der Hinterlegung des Abschlusses am gleichen Tag wie die Einreichung oder an einem bestimmten Datum, das die hinterlegende Person bei Erstellung ihres Hinterlegungsantrags wählen kann, wobei dieses Datum höchstens 15 Tage nach der Einreichung liegen kann, in der elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (RESA) veröffentlicht.

Der Hinterlegungsvermerk nimmt die Form einer in der elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen eingefügten Zeile an. Die Jahresabschlüsse können dann folgendermaßen abgefragt werden (außer per Gesetz ist eine Ausnahme vorgesehen):

• entweder in der Rubrik „Befragung einer Person“ auf der Website des RCS;
• oder zeitlich befristet in einem strukturierten Format (xls, xml) bei der Bilanzzentrale (Centrale des bilans).

Bei den folgenden Unternehmen wird der Hinterlegungsvermerk indessen nicht veröffentlicht und der Jahresabschluss kann nicht eingesehen werden:

• SENC und SECS, wenn nicht alle Gesellschafter SA, SARL, SCA (oder eine vergleichbare ausländische Rechtsform) sind oder wenn alle Gesellschafter SA, SARL, SCA (oder eine vergleichbare ausländische Rechtsform) sind und keiner von ihnen die Abschlüsse der Gesellschaft gemeinsam mit seinen eigenen Abschlüssen veröffentlicht;
• Kaufleute, die natürliche Personen sind;
• Interessengemeinschaften (Groupement d'intérêt économique - GIE).

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