Les entreprises luxembourgeoises doivent, en principe, présenter leurs comptes conformément au plan comptable normalisé (PCN).
Après clôture de l'exercice, elles doivent :
- préparer et valider leurs comptes sous format électronique sur la plateforme de Collecte des Données Financières (eCDF) ;
- avant de les déposer par voie électronique au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS).
Les données comptables ainsi harmonisées et structurées seront archivées et conservées sur support informatique par la Centrale des bilans.
Personnes concernées
La validation préalable des comptes sur la plateforme eCDF est obligatoire pour :
- toutes les entreprises soumises au plan comptable normalisé (PCN) ;
- ainsi que les sociétés de participation financière (Soparfi) qui n’utilisent pas les normes IFRS.
Les entreprises qui ne sont pas soumises au PCN (ou Soparfi utilisant les IFRS) peuvent directement déposer leurs comptes par voie électronique au RCS sans passer par la plateforme eCDF.
Démarches préalables
Pour pouvoir utiliser la plateforme eCDF, l’utilisateur doit au préalable :
- disposer d’une carte LuxTrust professionnelle ou d'un signing stick professionnel activés ;
- et transmettre une demande d’utilisation eCDF- comptes annuels au Helpdesk eCDF en précisant si les données comptables seront transmises :
- via les formulaires PDF standardisés disponibles sur la plateforme ;
- et/ou via une interface de transfert de fichiers XML à partir d’un outil comptable.
Les développeurs d'outils "comptables" qui veulent réaliser une interface XML entre leur outil (outil comptable du marché ou outil interne) et le système eCDF peuvent demander un accès développeur sur la plateforme eCDF. Les interfaces seront testées avec le CTIE avant leur utilisation.
Le “gestionnaire principal des utilisateurs du système” reçoit alors ses accès :
- à eCDF ;
- à l’application de gestion des utilisateurs internes (CIGUE) qui lui permet de définir les accès pour ses collègues ;
- à l’application de gestion des clients qui lui permet de définir les entreprises pour lesquelles il agit en tant que déposant.
Modalités pratiques
Validation électronique des documents comptables sur eCDF
L'entreprise soumise au PCN (ou Soparfi n’utilisant pas les IFRS) doit préparer ses documents comptables (bilan, comptes de profits et pertes et solde des comptes conforme au PCN) sur la plateforme eCDF :
- soit en utilisant les formulaires de collecte des données PDF standardisés ;
- soit en transférant des fichiers XML vers la plateforme eCDF.
La plateforme eCDF procède alors à des contrôles des données saisies.
Seuls le bilan, le compte de profits et pertes et le solde des comptes doivent être validés de façon structurée sur la plateforme eCDF.
Les autres documents non structurés (annexe, rapport de gestion, rapport de contrôle, mention de dépôt, etc.) sont directement déposés au format pdf/A au RCS.
Dépôt électronique de la liasse comptable au RCS
Une fois les documents comptables validés sur la plateforme eCDF, l’entreprise doit déposer la liasse comptable (documents comptables structurés + autres documents non structurés) par voie électronique au RCS.
Le Luxembourg Business Registers (LBR) récupère alors automatiquement les données comptables structurées depuis la plateforme eCDF.
Archivage des données par la Centrale des bilans
Les données comptables ainsi harmonisées et structurées seront ensuite archivées et conservées sur support informatique par la Centrale des bilans.
La Centrale des bilans assurera :
- la diffusion des informations comptables auprès des administrations (impôts directes, TVA, etc.) de sorte que les entreprises n’auront plus à transmettre leurs données comptables à différentes administrations ;
- la diffusion des informations comptables auprès des tiers (créanciers, concurrents, tous tiers intéressés) dans les limites des dispositions légales ;
- la mise à disposition, à terme, de dossiers d’analyse financière.
Services en ligne / Formulaires
eCDF - Formulaire de demande d'accès à la plateforme de collecte des données financières
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Démarche en ligne
eCDF - Plateforme de collecte des données financières
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Tél. : (+352) 2680 3760Fax : (+352) 2680 3761lundi, uniquement sur rendez-vous
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Guichet d'assistance au dépôt : du lundi au vendredi, uniquement sur rendez-vous
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Helpdesk eCDF1, rue Mercier
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