Faire valider les comptes sur la plateforme électronique de Collecte des Données Financières (eCDF)
Dernière modification le 03.09.2019
Les personnes physiques ou morales ayant l’obligation de présenter leurs comptes conformément au plan comptable normalisé (PCN) doivent les préparer sur la plateforme électronique de Collecte des Données Financières (eCDF), préalablement à leur dépôt auprès du RCS.
Cette plateforme en ligne, gérée par l’Etat, permet de préparer le dépôt électronique au RCS d’informations comptables structurées sur des formulaires standardisés concernant :
- le bilan ;
- le compte de pertes et profits ;
- le solde des comptes repris au PCN.
Personnes concernées
Les entreprises visées par le code de commerce suivantes :
- les personnes physiques exerçant en tant que commerçants ;
- les sociétés commerciales dotées de la personnalité morale, c’est-à-dire les :
- société anonyme (SA) ;
- société européenne (SE) ;
- société à responsabilité limitée (SARL) ;
- société coopérative (SCOP) ;
- société en commandite simple (SCS) ;
- société en commandite par actions (SCA) ;
- société en nom collectif (SENC) ;
- les groupements européens d’intérêt économique (GEIE) ;
- les groupements d’intérêt économique de droit luxembourgeois (GIE) ;
- les succursales de sociétés établies à l’étranger.
Ces entreprises sont en principe obligées d’utiliser le Plan comptable normalisé (PCN).
Les entreprises suivantes, par contre, ne sont pas visées :
- les personnes physiques exerçant en tant que commerçants et les sociétés de personnes (SENC, SCS) avec un chiffre d’affaires annuel hors TVA inférieur à 100.000 euros (sauf si les associés indéfiniment responsables sont des SA , SARL ou SCA ou des sociétés de droit étranger à forme comparable) ;
- les établissements de crédit ;
- les sociétés d'assurance et de réassurance ;
- certaines entreprises du secteur financier.
Démarches préalables
Pour pouvoir utiliser la plateforme eCDF, l’utilisateur doit au préalable :
- disposer d’une carte LuxTrust professionnelle ou d'un signing stick professionnel activés ;
- transmettre une demande d’utilisation eCDF - comptes annuels au Helpdesk eCDF en précisant si les données comptables seront transmises :
- via les formulaires PDF standardisés disponibles sur la plateforme et/ou ;
- via une interface de transfert de fichiers XML à partir d’un outil comptable.
Le "gestionnaire principal des utilisateurs du système" reçoit alors ses accès :
- à la plateforme eCDF ;
- à l’application de gestion des utilisateurs internes (CIGUE) qui lui permet de définir les accès pour ses collègues ;
- à l’application de gestion des clients qui lui permet de définir les entreprises pour lesquelles il agit en tant que déposant.
Modalités pratiques
Obligations
Les entreprises soumises aux règles du PCN doivent :
- préparer et valider leurs comptes sous format électronique sur la plateforme de Collecte des Données Financières (eCDF) ;
- avant de les déposer par voie électronique au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS).
Validation électronique des documents comptables sur eCDF
La standardisation par le biais de la plateforme eCDF vise les documents comptables suivants :
- le bilan ;
- le compte de pertes et profits ;
- le solde des comptes.
Ces documents comptables constituent la liasse comptable avec l’ensemble des documents se rapportant aux comptes annuels de l’entreprise pour un exercice donné.
La préparation des documents comptables sur la plateforme eCDF s’effectue par le biais de formulaires standardisés.
La plateforme eCDF offre 2 possibilités au déclarant :
- soit une saisie des données financières via les formulaires (PDF) normalisés disponibles sur la plateforme eCDF ;
- soit un transfert des données sous forme de fichier XML généré depuis l’outil comptable du déclarant.
Dépôt électronique de la liasse comptable au RCS
Une fois que les documents comptables sont validés sur la plateforme eCDF, l’entreprise doit déposer la liasse comptable (documents comptables structurés + autres documents non structurés) par voie électronique au RCS.
Le Luxembourg Business Registers (LBR) récupère alors automatiquement les données comptables structurées depuis la plateforme eCDF.
Archivage des données par la Centrale des bilans
Les données comptables ainsi harmonisées et structurées sont ensuite archivées et conservées sur support numérique par la Centrale des bilans.
La Centrale des bilans assure :
- la diffusion des informations comptables auprès des administrations (impôts directs, TVA, etc.) de sorte que les entreprises n’ont pas à transmettre leurs données comptables à différentes administrations ;
- la diffusion des informations comptables auprès des tiers (créanciers, concurrents, tous tiers intéressés) dans les limites des dispositions légales ;
- la mise à disposition, à terme, de dossiers d’analyse financière.
Services en ligne / Formulaires
eCDF - Formulaire de demande d'accès à la plateforme de collecte des données financières
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Démarche en ligne
eCDF - Plateforme de collecte des données financières
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Démarche en ligne
Organismes de contact
-
House of Entrepreneurship – One-Stop Shop14, rue Erasme
L-1468 Luxembourg
Luxembourg
Tél. : (+352) 42 39 39 - 330de 8h30 à 17h30
-
Equipe "Contact Entreprise" de la Chambre des Métiers Luxembourg2, Circuit de la foire internationale
L-1347 Luxembourg-Kirchberg
Luxembourg
Adresse postale :
B.P. 1604 / L-1016