Préparation et validation des comptes sur la plateforme de Collecte des Données Financières (eCDF)

Les personnes ayant obligation de présenter leurs comptes conformément au plan comptable normalisé (PCN) doivent les préparer sur la plateforme électronique de Collecte des Données Financières (eCDF), avant de les déposer au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS).

Cette plateforme électronique, gérée par l’État, permet de préparer le dépôt électronique au RCS d’informations comptables structurées sur des formulaires standardisés concernant le bilan, le compte de pertes et profits et le solde des comptes repris au PCN.

Personnes concernées

Les entreprises soumises aux règles du PCN doivent préparer et valider leurs comptes sous format électronique sur la plateforme de eCDF avant de les déposer par voie électronique au RCS.

Il s’agit en principe des entreprises suivantes :

Ne sont pas visées les entreprises suivantes :

  • les commerçants en tant que personnes physiques et les sociétés de personnes (SENC, SCS) avec un chiffre d’affaires annuel hors TVA inférieur à 100.000 euros, sauf si les associés indéfiniment responsables sont des SA, S.àr.l. ou SCA ou des sociétés de droit étranger à forme comparable ;
  • les établissements de crédit ;
  • les sociétés d'assurance et de réassurance ;
  • certaines entreprises du secteur financier.

Les sociétés de participation financière sont soumises au PCN depuis 2020.

Démarches préalables

Pour pouvoir utiliser la plateforme eCDF, l’utilisateur doit, au préalable, faire une demande d’ouverture de compte eCDF. Il y existe 3 cas de figure :

  1. Compte eCDF pour certificat LuxTrust professionnel avec contrôle du "organizational unit" ("OU")
    Le demandeur (futur titulaire du compte), personne morale ou personne physique, peut demander un compte eCDF pour un certificat LuxTrust professionnel de type :
    • Smartcard Pro (carte à puce professionnelle) ; ou
    • Signing Stick Pro (clé USB professionnelle) ; ou
    • Token Pro.

    Ce type de compte permet d’effectuer des dépôts pour :

    • le titulaire du compte ;
    • d’autres déclarants.
  2. Compte eCDF pour certificat LuxTrust privé
    Le demandeur, personne physique, peut demander un compte eCDF pour un certificat LuxTrust privé de type :
    • Smartcard Private ; ou
    • Stick Private ; ou
    • Token Private.

    Ce type de compte ne permet d’effectuer des dépôts que pour le titulaire du compte.

  3. Compte eCDF pour certificat eIDAS
    Le demandeur (personne morale ou personne physique) peut créer un compte eCDF avec un certificat eIDAS. Il s’agit d’un certificat privé.

    Ce type de compte ne permet d’effectuer des dépôts que pour le titulaire du compte.

Dans tous les 3 cas, l’utilisateur / gestionnaire principal eCDF mentionné sur le formulaire de demande reçoit de la part de security.public.lu un e-mail d’activation avec un lien. L’utilisateur doit cliquer sur ce lien afin de finaliser la création des droits d’accès à eCDF.

Tant que cet e-mail n’a pas été activé par l’utilisateur, l’accès à eCDF ne sera pas possible.

Plus de détails concernant une demande d’ouverture de compte eCDF sont disponibles dans le texte explicatif "Inscription et accès au système eCDF".

Modalités pratiques

Validation électronique des documents comptables sur eCDF

La standardisation par le biais de la plateforme eCDF vise les documents comptables suivants :

  • le bilan ;
  • le compte de pertes et profits ;
  • le solde des comptes.

Ces documents constituent la liasse comptable avec l’ensemble des documents se rapportant aux comptes annuels de l’entreprise pour un exercice donné.

La préparation des documents comptables sur la plateforme eCDF s’effectue par le biais de formulaires standardisés.

La plateforme eCDF offre 2 possibilités au déclarant :

  • la saisie des données financières via les formulaires (PDF) normalisés disponibles sur la plateforme eCDF ;
  • le transfert des données sous forme de fichier XML généré depuis l’outil comptable du déclarant.

Dépôt électronique de la liasse comptable au RCS

Une fois les documents comptables validés sur la plateforme eCDF, l’entreprise doit déposer la liasse comptable (documents comptables structurés + autres documents non structurés) par voie électronique au RCS.

Le Luxembourg Business Registers (LBR) récupère alors automatiquement les données comptables structurées depuis la plateforme eCDF.

Archivage des données par la Centrale des bilans

Les données comptables ainsi harmonisées et structurées sont ensuite archivées et conservées sur support informatique par la Centrale des bilans.

La Centrale des bilans assure alors :

  • la diffusion des informations comptables auprès des administrations (impôts directes, TVA, etc.) de sorte que les entreprises n’ont plus à transmettre leurs données comptables à différentes administrations ;
  • la diffusion des informations comptables auprès des tiers (créanciers, concurrents, tous tiers intéressés) dans les limites des dispositions légales ;
  • la mise à disposition, à terme, de dossiers d’analyse financière.

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