Les personnes physiques ou morales ayant l’obligation de présenter leurs comptes conformément au plan comptable normalisé (PCN) doivent les préparer sur la plateforme électronique de Collecte des Données Financières (eCDF), préalablement à leur dépôt auprès du RCS.

Cette plateforme en ligne, gérée par l’Etat, permet de préparer le dépôt électronique au RCS d’informations comptables structurées sur des formulaires standardisés concernant :

• le bilan ;
• le compte de pertes et profits ;
• le solde des comptes repris au PCN.

Personnes concernées

Démarches préalables

Pour pouvoir utiliser la plateforme eCDF, l’utilisateur doit au préalable :

• disposer d’une carte LuxTrust professionnelle ou d'un signing stick professionnel activés ;
• transmettre une demande d’utilisation eCDF - comptes annuels au Helpdesk eCDF en précisant si les données comptables seront transmises :
  • via les formulaires PDF standardisés disponibles sur la plateforme et/ou ;
  • via une interface de transfert de fichiers XML à partir d’un outil comptable.

Le "gestionnaire principal des utilisateurs du système" reçoit alors ses accès :

• à la plateforme eCDF ;
• à l’application de gestion des utilisateurs internes (CIGUE) qui lui permet de définir les accès pour ses collègues ;
• à l’application de gestion des clients qui lui permet de définir les entreprises pour lesquelles il agit en tant que déposant.

Modalités pratiques

Obligations

Les entreprises soumises aux règles du PCN doivent :

• préparer et valider leurs comptes sous format électronique sur la plateforme de Collecte des Données Financières (eCDF) ;
• avant de les déposer par voie électronique au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS).

Validation électronique des documents comptables sur eCDF

La standardisation par le biais de la plateforme eCDF vise les documents comptables suivants :

• le bilan ;
• le compte de pertes et profits ;
• le solde des comptes.

Ces documents comptables constituent la liasse comptable avec l’ensemble des documents se rapportant aux comptes annuels de l’entreprise pour un exercice donné.

La préparation des documents comptables sur la plateforme eCDF s’effectue par le biais de formulaires standardisés.

La plateforme eCDF offre 2 possibilités au déclarant :

• soit une saisie des données financières via les formulaires (PDF) normalisés disponibles sur la plateforme eCDF ;
• soit un transfert des données sous forme de fichier XML généré depuis l’outil comptable du déclarant.

Dépôt électronique de la liasse comptable au RCS

Une fois que les documents comptables sont validés sur la plateforme eCDF, l’entreprise doit déposer la liasse comptable (documents comptables structurés + autres documents non structurés) par voie électronique au RCS.

Le Luxembourg Business Registers (LBR) récupère alors automatiquement les données comptables structurées depuis la plateforme eCDF.

Archivage des données par la Centrale des bilans

Les données comptables ainsi harmonisées et structurées sont ensuite archivées et conservées sur support numérique par la Centrale des bilans.

La Centrale des bilans assure :

• la diffusion des informations comptables auprès des administrations (impôts directs, TVA, etc.) de sorte que les entreprises n’ont pas à transmettre leurs données comptables à différentes administrations ;
• la diffusion des informations comptables auprès des tiers (créanciers, concurrents, tous tiers intéressés) dans les limites des dispositions légales ;
• la mise à disposition, à terme, de dossiers d’analyse financière.

Services en ligne / Formulaires

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