Vorbereitung und Validierung der Konten auf der Plattform zur elektronischen Erhebung von Finanzdaten (eCDF)

Personen, die verpflichtet sind, ihre Konten gemäß dem Standardkontenplan (SKP) darzustellen, müssen die Konten auf der Plattform zur elektronischen Erhebung von Finanzdaten (eCDF) vorbereiten, bevor sie sie im Handels- und Firmenregister (RCS) hinterlegen.

Diese vom Staat verwaltete elektronische Plattform ermöglicht die Vorbereitung der elektronischen Hinterlegung von strukturierten Finanzinformationen auf standardisierten Formularen (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Standardkontenplan) im RCS.

Zielgruppe

Unternehmen, die den Regeln des Standardkontenplans unterliegen, müssen ihre Konten in elektronischer Form auf der Plattform eCDF vorbereiten und validieren, bevor sie diese elektronisch im RCS hinterlegen.

Dabei handelt es sich grundsätzlich um folgende Unternehmen:

Folgende Unternehmen sind nicht betroffen:

  • natürliche Personen in ihrer Eigenschaft als Kaufleute und Personengesellschaften (SENC, SCS) mit einem Jahresumsatz (ohne Mehrwertsteuer) von weniger als 100.000 Euro, es sei denn, die unbeschränkt haftenden Gesellschafter sind SA, SARL oder SCA oder Gesellschaften ausländischen Rechts mit vergleichbarer Rechtsform;
  • Kreditinstitute;
  • Versicherungs- und Rückversicherungsgesellschaften;
  • bestimmte Unternehmen des Finanzsektors.

Beteiligungsgesellschaften unterliegen dem Standardkontenplan seit 2020.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Um die Plattform eCDF benutzen zu können, muss der Nutzer zuerst einen Antrag auf Eröffnung eines eCDF-Kontos stellen. Es sind 3 Szenarien zu unterscheiden:

  1. eCDF-Konto für ein professionelles LuxTrust-Zertifikat mit Überprüfung der „Organizational Unit“ (OU)
    Der Antragsteller (zukünftige Kontoinhaber), bei dem es sich um eine juristische oder eine natürliche Person handeln kann, kann ein eCDF-Konto für eines der folgenden professionellen LuxTrust-Zertifikate beantragen:
    • Smartcard Pro (Chipkarte für professionelle Zwecke); oder
    • Signing Stick Pro (USB-Stick für professionelle Zwecke); oder
    • Token Pro.

    Auf dieser Art von Konto können folgende Personen Hinterlegungen vornehmen:

    • der Kontoinhaber;
    • andere Erklärende.
  2. eCDF-Konto für ein privates LuxTrust-Zertifikat
    Der Antragsteller, der eine natürliche Person ist, kann ein eCDF-Konto für eines der folgenden privaten LuxTrust-Zertifikate beantragen:
    • Smartcard Private; oder
    • Stick Private; oder
    • Token Private.

    Auf dieser Art von Konto kann nur der Kontoinhaber Hinterlegungen vornehmen.

  3. eCDF-Konto für ein eIDAS-Zertifikat
    Der Antragsteller (juristische oder natürliche Person) kann ein eCDF-Konto mit einem eIDAS-Zertifikat erstellen. Dabei handelt es sich um ein privates Zertifikat.

    Auf dieser Art von Konto kann nur der Kontoinhaber Hinterlegungen vornehmen.

In allen 3 Fällen erhält der auf dem Antragsformular angegebene eCDF-Benutzer/Hauptzugangsverwalter eine Aktivierungs-E-Mail mit einem Link von security.public.lu. Der Benutzer muss auf diesen Link klicken, um die Erstellung der Zugangsrechte für eCDF fertigzustellen.

Solange der Benutzer diese E-Mail nicht aktiviert hat, kann nicht auf das eCDF-System zugegriffen werden.

Weitere Informationen zum Antrag auf Eröffnung eines eCDF-Kontos stehen im Informationstext „eCDF – Anmeldung und Zugang zum System“.

Vorgehensweise und Details

Elektronische Validierung der Rechnungsunterlagen auf eCDF

Die Standardisierung mittels der Plattform eCDF betrifft die folgenden Rechnungsunterlagen:

  • Bilanz;
  • Gewinn- und Verlustrechnung;
  • Kontensaldo.

Diese Dokumente bilden zusammen mit den Dokumenten, die sich auf die Jahresabschlüsse des Unternehmens für ein gegebenes Geschäftsjahr beziehen, die Buchhaltungsunterlagen.

Die Vorbereitung der Rechnungsunterlagen auf der Plattform eCDF erfolgt unter Verwendung standardisierter Formulare.

Die Plattform eCDF bietet der meldenden Person 2 Möglichkeiten:

  • die Eingabe der Finanzdaten über die standardisierten Formulare (PDF), die auf der Plattform eCDF verfügbar sind;
  • die Übertragung der Daten in Form einer XML-Datei, die von der Buchführungssoftware der meldenden Person generiert wird.

Elektronische Hinterlegung der Buchhaltungsunterlagen im RCS

Sobald die Rechnungsunterlagen auf der Plattform eCDF validiert wurden, muss das Unternehmen die Buchhaltungsunterlagen (strukturierte Rechnungsunterlagen + sonstige, nicht strukturierte Unterlagen) in elektronischer Form im RCS hinterlegen.

Die Luxembourg Business Registers (LBR) rufen dann automatisch die strukturierten Finanzdaten über die Plattform eCDF ab.

Archivierung der Daten durch die Bilanzzentrale

Die auf diese Weise standardisierten und strukturierten Finanzdaten werden danach von der Bilanzzentrale auf elektronischen Datenträgern archiviert und aufbewahrt.

Die Bilanzzentrale gewährleistet demnach:

  • die Weitergabe der Finanzinformationen an die Behörden (direkte Steuern, MwSt. usw.), sodass die Unternehmen ihre Finanzdaten nicht mehr an mehrere Behörden übermitteln müssen;
  • die Weitergabe der Finanzinformationen an Dritte (Gläubiger, Mitbewerber, alle interessierten Dritten) im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen;
  • zeitlich befristet die Bereitstellung von Unterlagen zur Finanzanalyse.

Zuständige Kontaktstellen

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