Licenciement avec préavis

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L'employeur qui licencie un salarié pour une raison autre qu'une faute grave doit lui accorder un préavis ainsi que, en cas d'ancienneté de service de 5 ans ou plus, une indemnité de licenciement.

Le licenciement avec préavis doit être motivé par une ou plusieurs raisons :

  • d'ordre personnel (inhérents à la personne du salarié) ; ou
  • liées aux nécessités de fonctionnement de l'entreprise et non à la personne du salarié.

Si l'entreprise compte :

  • plus de 150 salariés : le licenciement doit être précédé d'un entretien préalable avec le salarié à licencier ;
  • au moins 15 salariés : l’entreprise doit notifier au Comité de Conjoncture chaque licenciement effectué pour des raisons non inhérentes à la personne du salarié.

Par ailleurs, l'employeur doit recourir à la procédure de licenciement collectif s’il envisage de licencier pour des raisons non inhérentes à leur personne :

  • au moins 7 salariés sur une période de 30 jours ; ou
  • au moins 15 salariés sur une période de 90 jours.

Personnes concernées

L'employeur peut en principe seulement licencier avec préavis un salarié sous contrat de travail à durée indéterminée. Ainsi, il ne peut, en principe, pas licencier avec préavis un salarié en :

  • contrat à durée déterminée avant le terme : s’il le fait, l’employeur doit dédommager le salarié en lui versant le salaire qu’il aurait touché jusqu'à la fin du contrat. Ce montant est toutefois limité au salaire correspondant au préavis qui aurait dû être respecté dans le cas d'un CDI ;
  • congé de maternité ;
  • congé parental.

A noter que les délégués du personnel titulaires et suppléants, ainsi que les délégués à l'égalité, à la santé et à la sécurité ne peuvent pas faire l'objet d'un licenciement, ni être convoqués à un entretien préalable au licenciement pendant :

  • toute la durée légale de leur mandat (5 ans) ;
  • les 6 premiers mois qui suivent l'expiration ou la cessation de leur mandat ;
  • 3 mois avant les élections du personnel dès la présentation de leur candidature.

Toute procédure de licenciement à leur encontre sera nulle.

Conditions préalables

Motifs d’ordre personnel

Les motifs personnels sont liés :

  • à l'aptitude du salarié, c'est-à-dire :
    • la qualité ou quantité insuffisante du travail fourni par le salarié ;
    • les absences fréquentes et/ou prolongées pour cause d'incapacités de travail non professionnelles. Si le licenciement est motivé par la désorganisation grave de l'entreprise due à l'absentéisme répété, voire prolongé du salarié, l’employeur peut licencier le salarié soit :
  • à la conduite du salarié, c'est-à-dire :
    • le comportement du salarié vis-à-vis de son employeur, ses collègues de travail ou encore ses clients ;
    • le fait d'arriver systématiquement en retard ;
    • les faits relatifs à la vie privée du salarié qui ont une incidence sur son travail.

Le licenciement doit intervenir dans un délai raisonnable après la constatation des faits reprochés au salarié. Si les faits les plus récents remontent à plusieurs mois, le licenciement pourrait être considéré comme abusif.

Motifs liés aux nécessités de fonctionnement de l'entreprise

Les motifs d’un licenciement avec préavis peuvent être économiques et liés au fait que l'employeur souhaite restructurer son entreprise ainsi que supprimer des postes de travail.

L'employeur doit pouvoir expliquer de manière précise et factuelle :

  • la raison qui l'amène à prendre des mesures de restructuration : des difficultés économiques, la sauvegarde de la compétitivité de l'entreprise en cas de ralentissement de l'activité, etc. ;
  • l'incidence de ces mesures sur le poste de travail du salarié. L'employeur doit préciser clairement en quoi son activité ne lui permet plus de garder le salarié à ses services.

Lorsqu'une entreprise rencontre des difficultés économiques, la santé financière du groupe auquel elle appartient n'a en principe pas d'impact sur la décision de restructuration de l'employeur. En revanche, s’il s’agit d’une société luxembourgeoise qui n'a aucune autonomie administrative, juridique et financière par rapport au groupe auquel elle appartient, l'employeur doit faire référence dans la lettre de motivation aux difficultés économiques rencontrées par le groupe.

Dans ces cas précis de licenciements pour motif(s) économique(s), l'employeur :

  • a le choix du salarié à licencier et n'a donc pas à justifier ce choix ;
  • n'a aucune obligation de reclasser la personne licenciée au sein de son entreprise ou ailleurs.

Les salariés qui ont été licenciés pour des motifs liés aux nécessités de fonctionnement de l’entreprise bénéficient néanmoins d’une priorité de réembauchage dans l'entreprise.

Délais

Si l'entreprise occupe :

  • moins de 150 salariés : l'employeur peut, sans délai, notifier le licenciement avec préavis ;
  • 150 salariés et plus, la notification du licenciement doit alors avoir lieu :
    • au plus tôt : le jour suivant l'entretien préalable ;
    • au plus tard : 8 jours après l'entretien préalable.

Modalités pratiques

Étapes du licenciement

Etapes du licenciement selon l'effectif de l'entreprise

Effectif de l'entreprise

Motifs inhérents à la personne du salarié

(aptitude, conduite du salarié, absences fréquentes ou longue maladie)

Motifs non inhérents à la personne du salarié

(motifs liés aux nécessités de fonctionnement de l'entreprise)

< 15 salariés

Notification du licenciement au salarié

de 15 à 149 salariés

Notification du licenciement au salarié
  1. Notification du licenciement au comité de conjoncture
  2. Notification du licenciement au salarié

≥ 150 salariés
  1. Entretien préalable au licenciement
  2. Notification du licenciement au salarié
  1. Entretien préalable au licenciement
  2. Notification du licenciement au comité de conjoncture
  3. Notification du licenciement au salarié

Entretien préalable au licenciement

Effectif du personnel de l'entreprise

Si l'employeur emploie au moins 150 salariés, il a l'obligation de convoquer le salarié à un entretien préalable avant de le licencier. A défaut, l'employeur peut devoir verser au salarié une indemnité, d’un mois de salaire maximum, pour irrégularité formelle du licenciement.

Pour déterminer l'effectif du personnel, il faut tenir compte de la totalité des personnes occupées dans les différentes sociétés d'un groupe considéré comme une seule entité économique et sociale.

Convocation à l'entretien préalable

L'employeur doit adresser :

  • une lettre de convocation au salarié :
    • par lettre recommandée ; ou
    • par la remise directe au salarié contre la signature :
      • d’un récépissé ; ou
      • du double de la lettre de convocation ;
  • une copie de la lettre de convocation à la délégation du personnel.

La lettre de convocation doit indiquer :

  • le motif de la convocation, c'est-à-dire le licenciement envisagé du salarié ;
  • la date, l'heure et le lieu où se déroulera l'entretien ;
  • la possibilité pour le salarié de se faire assister par :
    • un autre salarié de l'entreprise ; ou
    • un représentant d'une organisation syndicale représentative sur le plan national et représentée au sein de la délégation du personnel ;
  • la possibilité pour l'employeur de se faire assister par :
    • un membre du personnel ; ou
    • un représentant d'une organisation patronale.

Si l'employeur décide de se faire assister ou représenter, ce choix doit être :

  • mentionné dans la lettre de convocation à l'entretien ;
  • également accordé au salarié.

L'employeur n'est pas obligé d'indiquer dans la lettre de convocation les motifs du licenciement mais ils doivent exister au moment de la convocation.

Déroulement de l'entretien préalable

L'entretien préalable au licenciement peut avoir lieu au plus tôt le 2ème jour ouvrable travaillé après l’envoi de la lettre de convocation. Il a pour objectif :

  • d'informer le salarié du fait que son licenciement est envisagé ;
  • de lui en expliquer les raisons ;
  • de lui laisser la possibilité de s'expliquer.

A l'issu de l'entretien, l'employeur est libre de décider s'il licencie le salarié ou non.

À noter que dans une entreprise de moins de 150 salariés, l’employeur peut, s’il le souhaite, convoquer son salarié à un entretien préalable. Dans ce cas, le non-respect de la procédure de l’entretien préalable n’a pas d’incidence sur la validité du licenciement car elle n’était pas obligatoire.

Absence du salarié à l'entretien préalable

Deux raisons peuvent expliquer l'absence d'un salarié à l'entretien préalable :

  • il a décidé de ne pas se présenter : la procédure de licenciement suit son cours normal ; ou
  • il est en arrêt maladie : l'employeur doit prendre en compte 2 situations possibles :
    • le salarié l'a averti de son incapacité de travail et/ou lui a soumis un certificat médical avant l'envoi de la lettre de convocation : il ne peut pas être valablement convoqué à l'entretien préalable ;
    • le salarié est en arrêt maladie, informe l’employeur et/ou lui soumet un certificat médical après avoir reçu la lettre de convocation : la procédure de licenciement suit son cours normal.

Exception en cas d'une hospitalisation urgente : le salarié a 8 jours à compter de son hospitalisation pour présenter un certificat médical à son employeur.

Notification d'un licenciement au Comité de Conjoncture

Toute entreprise d’au moins 15 salariés doit informer le Comité de Conjoncture de chaque licenciement effectué pour des raisons non liées à la personne du salarié (motifs économiques, mesures de redressement ou de réorganisation, etc.).

L'effectif de 15 salariés se base sur les critères rendant obligatoire l'organisation d'élections sociales.

La notification doit :

  • avoir lieu au plus tard au moment de l’envoi au salarié de la lettre de licenciement ;
  • être faite :
    • au secrétariat du Comité de Conjoncture par le biais du formulaire de notification des licenciements ;
    • de préférence par email à l'adresse : emploi@eco.etat.lu ;
  • indiquer notamment :
    • la dénomination de l'entreprise et son code NACE ;
    • le numéro de matricule de l'employeur ;
    • le nombre total de salariés avant les licenciements ;
    • le nombre de licenciements depuis la dernière notification réparti par type de licenciement ;
    • les dates d'engagement et de notification du licenciement pour chaque salarié licencié ;
    • la date de la précédente notification de licenciements au Comité de Conjoncture.

Notification du licenciement au salarié

Forme de la notification

L'employeur adresse la lettre de licenciement par écrit au salarié :

  • par lettre recommandée ; ou
  • par remise de la lettre en mains propres au salarié qui doit signer un récépissé ou le double du courrier.

La lettre doit mentionner qu'il s'agit d'un licenciement avec préavis. Elle peut éventuellement mentionner :

  • le délai de préavis auquel le salarié a droit en fonction de son ancienneté dans l'entreprise ;
  • le cas échéant, la dispense de travail.

La lettre de licenciement doit être rédigée dans une langue comprise par le salarié.

En cas de changement d'adresse en cours de contrat, le salarié doit en informer son employeur. Ainsi, si l'employeur envoie le courrier recommandé à l’adresse communiquée par son salarié, la notification doit être considérée comme valable.

Communication des motifs de licenciement sur demande du salarié

L'employeur n'est pas obligé d'indiquer dans la lettre de licenciement les motifs à la base de sa décision. En effet, si le salarié licencié souhaite les connaître, il peut les demander :

  • par lettre recommandée ;
  • dans un délai d'un mois à partir du jour où il a reçu la lettre de licenciement.

L'employeur est alors tenu de répondre au salarié :

  • par lettre recommandée ;
  • dans un délai d'un mois à compter du jour où il a reçu la demande du salarié ;
  • en énonçant avec précision les motifs du licenciement liés au salarié ou au fonctionnement de l’entreprise ;
  • dans une langue comprise par le salarié.

Préavis

Début du préavis

Le préavis débute, quelle que soit la date de réception de la lettre par le salarié :

  • le 15 du mois en cours, si la lettre de licenciement est envoyée avant le 15 ;
  • le 1er jour du mois suivant, si la lettre de licenciement est envoyée entre le 15ème et le dernier jour du mois.

Le point de départ du préavis se détermine en principe en fonction :

  • du jour de l'envoi en recommandé de la lettre de licenciement ; ou
  • de la remise en mains propres contre récépissé au salarié.

Exemples

L'employeur poste la lettre de licenciement :

  • le 23 juillet : le préavis débute le 1 er août ;
  • le 31 juillet : le préavis débute le 1 er août ;
  • le 1 er août : le préavis débute le 15 août.
Si l'employeur ne respecte pas le délai de préavis, il doit verser au salarié une indemnité compensatoire de préavis correspondant à la rémunération due pour la période de préavis non respectée.

Durée du préavis

La durée du préavis dépend de l'ancienneté du salarié au moment de la notification du licenciement. Ainsi, si l’ancienneté est de :

  • moins de 5 ans : le délai de préavis est de 2 mois ;
  • 5 à moins de 10 ans : le délai de préavis est de 4 mois ;
  • 10 ans et plus : le délai de préavis est de 6 mois.

Le délai de préavis est un délai fixe. Son échéance ne peut pas être prolongée en cas de maladie, d'accident ou de congés.

Dispense de travail

L'employeur peut demander au salarié de ne pas prester son préavis, en totalité ou en partie. Pour ce faire, l'employeur doit :

  • notifier la dispense de travail par écrit :
    • dans la lettre de licenciement ; ou
    • dans un courrier ultérieur ;
  • continuer à :
    • verser au salarié l'intégralité de sa rémunération et de ses autres avantages, à l'exception des frais occasionnés par le travail (par exemple, les indemnités de repas, de déplacement, etc.) ;
    • faire bénéficier le salarié des augmentations de salaire intervenues au cours de la période de préavis.

La dispense de travail est considérée comme une période de travail effectif.

Le salarié licencié qui preste son préavis peut demander à son employeur un congé pour la recherche d'un nouvel emploi au cours de sa période de préavis.

Congés restant dus

L'employeur ne peut pas obliger le salarié à prendre ses congés durant le préavis. En effet, le salarié peut opter pour le paiement d'une indemnité pour congé non pris.

Cependant, si le salarié souhaite prendre ses congés avant la fin du préavis, il doit le demander à son employeur. Ce dernier peut les refuser et invoquer les besoins du service ou les priorités accordées à d'autres salariés. Dans ce cas, le salarié doit continuer à travailler jusqu'à la fin du préavis. Les congés non pris sont alors payés par l'employeur.

Indemnités de départ

Conditions

L'employeur doit verser une indemnité de départ :

  • à tout salarié licencié avec préavis ayant au moins 5 ans d'ancienneté de service dans l'entreprise ;
  • à la fin du délai de préavis (qu'il soit presté ou non).

L'indemnité de départ n'est soumise ni à l'impôt sur le revenu, ni aux cotisations sociales.

L'employeur et le salarié licencié peuvent également convenir du versement d'indemnités bénévoles de licenciement. Ces indemnités sont, sous conditions, exemptées d'impôt dans la limite de 12 fois le salaire social mensuel minimum pour travailleurs non qualifiés. L'employeur peut appliquer cette exemption sans demande préalable auprès de l'Administration des contributions directes.

Montant de l'indemnité

L'indemnité de départ dépend de l'ancienneté du salarié à la date de l'expiration du délai de préavis (qu'il soit presté ou non).

Par ailleurs, les entreprises occupant moins de 20 salariés peuvent :

  • verser l'indemnité de départ ; ou
  • prolonger le délai de préavis du salarié licencié.

L'employeur doit exprimer son choix dans la lettre de licenciement.

Indemnité de départ et préavis en fonction de l'ancienneté

Ancienneté de service du salarié

Indemnité de départ
avec préavis normal

Option sans indemnité
(entreprises - de 20 salariés)

Indemnité de départ (salaire)

Préavis

Préavis prolongé sans indemnité

Moins de 5 ans

0

2 mois

/

Entre 5 et moins de 10 ans

1 mois

4 mois

5 mois

Entre 10 et moins de 15 ans

2 mois

6 mois

8 mois

Entre 15 et moins de 20 ans

3 mois

6 mois

9 mois

Entre 20 et moins de 25 ans

6 mois

6 mois

12 mois

Entre 25 et moins de 30 ans

9 mois

6 mois

15 mois

A partir de 30 ans et plus

12 mois

6 mois

18 mois

Base de calcul de l'indemnité

L'indemnité est calculée sur base des salaires ou traitements effectivement versés au salarié pour les 12 derniers mois précédant celui de la résiliation.

Ces salaires/traitement :

  • comprennent :
    • les indemnités pécuniaires de maladie ;
    • les primes et suppléments courants, etc. ;
  • ne comprennent pas :
    • les rémunérations pour heures supplémentaires ;
    • les gratifications ;
    • les indemnités pour frais accessoires.

Si le salarié a travaillé successivement à temps plein et à temps partiel, l'indemnité de départ est calculée proportionnellement aux différentes périodes d'emploi.

Exemple

Un salarié est licencié par son employeur pour lequel il a travaillé pendant 5 ans à temps plein et 15 ans à temps partiel (20 heures par semaine).

Au moment de la résiliation de son contrat de travail, le salarié travaille à temps partiel et touche un salaire mensuel brut de 1.500 euros.

Son indemnité de départ se calcule comme suit :

  • durée totale de travail dans l'entreprise : 20 ans ;
  • durée du travail à temps plein : 5 ans soit ¼ de la durée totale ;
  • durée du travail à temps partiel : 15 ans soit ¾ de la durée totale ;
  • salaire touché à temps partiel : 1.500 euros, soit un salaire fictif à temps plein de : 1.500 x 2 = 3.000 euros

Le montant mensuel d'indemnité de départ à verser au salarié est de :

  • pour le travail effectué à temps plein : ¼ de 3.000 euros soit 750 euros ;
  • pour le travail effectué à temps partiel : ¾ de 1.500 euros soit 1.125 euros.

Soit 750 + 1.125 = 1.875 euros

En raison de son ancienneté de service de 20 ans, le salarié a droit à une indemnité de départ de 6 mois de salaire brut.

En conséquence, le salarié licencié a droit à une indemnité totale de départ de 1.875 x 6 = 11.250 euros.

Liquidation du compte épargne-temps

En cas de licenciement, l’employeur doit liquider, s’il existe, le compte épargne-temps de son salarié par le paiement d’une indemnité compensatoire.

Services en ligne et formulaires

Formulaires à télécharger

Modèle de lettre de licenciement avec préavis

sur le site de l'ITM
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Autre(s) langue(s)

Organismes de contact

Ministère de l'Économie - Comité de conjoncture

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