Les vacances scolaires sont l’occasion pour beaucoup d’élèves et étudiants de découvrir le monde du travail. Durant 2 mois par an maximum, ils peuvent acquérir une première expérience professionnelle rétribuée. Pour l’employeur, le recours à des élèves/étudiants constitue une opportunité pour remplacer du personnel en vacances.

L’employeur qui souhaite embaucher un élève/étudiant doit conclure un contrat d’engagement, soit avant, soit au moment même de l’entrée en service de l’élève/étudiant.

Ce contrat est un contrat spécifique. Il ne s'agit pas d'un contrat de travail.

Personnes concernées

Dans le cadre de l’établissement d’un contrat d’occupation d’élève/étudiant pendant les vacances scolaires, sont concernés :

• l’employeur qui souhaite embaucher, contre rémunération, un élève/étudiant pendant les vacances scolaires ;
• l'élève/étudiant qui souhaite travailler pendant les vacances scolaires moyennant rémunération et qui :
  
  • est âgé de 15 ans au moins et n’a pas dépassé l’âge de 27 ans accomplis (échéance à la date d’anniversaire) ;
  • est inscrit dans un établissement d’enseignement luxembourgeois ou étranger et suit de façon régulière un cycle d’enseignement à temps plein ; ou
    
  • dont l’inscription scolaire a pris fin depuis moins de 4 mois.

Modalités pratiques

Fonctionnement du contrat d’occupation d’étudiant

Au cours d’une même année civile (du 1^er janvier au 31 décembre), un élève/étudiant peut être embauché pour une durée maximale de 2 mois ou de 346 heures pendant les vacances scolaires.

L’employeur qui décide de recruter un élève/étudiant pendant les vacances scolaires doit établir un contrat d’engagement.

Congés et jours fériés légaux

L’élève/étudiant couvert par ce type de contrat bénéficie des mêmes conditions de travail que les salariés de l’entreprise.

Il n’a cependant pas droit au congé annuel payé de 26 jours par an, mais peut bénéficier, sans être rémunéré, des congés extraordinaires qui doivent être accordés par l’employeur.

De même, les jours de maladie de l'élève/étudiant ne sont en principe pas rémunérés.

Forme du contrat d’engagement

Le contrat d'engagement doit être établi :

• par écrit ;
• individuellement pour chaque élève/étudiant ;
• au plus tard au moment de l’entrée en service de l’élève/étudiant ;
• en triple exemplaire dont un est conservé par l’employeur et le 2^e exemplaire est remis à l’élève/étudiant.

En cas d’absence de contrat écrit ou si le contrat d’engagement a été réalisé tardivement, la relation de travail devient alors une relation de travail à durée indéterminée.

Contenu du contrat d’engagement

Le contrat d’engagement doit contenir obligatoirement les mentions suivantes :

• le nom, le prénom, la date de naissance et le domicile de l’élève/étudiant (à noter qu'en cas de changement d’adresse ultérieur, l'élève/étudiant doit en informer son employeur) ;
• le nom et l’adresse de l’employeur ;
• la date de début et de fin du contrat (celle-ci doit être stipulée de la manière suivante : jj/mm/aaaa) ;
• le lieu de travail ;
• la nature du travail à exécuter (qui ne doit pas nécessairement être en rapport avec la formation scolaire de l'élève/étudiant) ;
• la durée journalière et hebdomadaire du travail ;
• les modalités de paiement de la rémunération ;
• le lieu où est logé l’élève/étudiant, lorsque l’employeur s’est engagé à le loger.

Transmission du contrat d'engagement

L’employeur transmet le 3^e exemplaire à l’Inspection du travail et des mines (ITM), avec une copie de la carte d’identité de l’élève/étudiant concerné, dans les 7 jours qui suivent le début du travail. Cet envoi doit se faire par simple courrier. Il n’existe pas de formulaire spécifique.

Cotisations sociales

L’employeur doit déclarer l’entrée de l’étudiant auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS).

L’élève/étudiant est alors affilié au seul titre de l’assurance accident. L’employeur ne cotise donc que pour assurer le risque accident et n’a pas à verser de cotisations pour l’assurance maladie et l’assurance pension.

Rémunération et retenue à la source

Sur demande de l'employeur, les salaires attribués à l'élève/étudiant occupé pendant les vacances scolaires sont exemptés d’imposition s’ils ne dépassent pas 16 euros par heure. Dans ce cas, l’élève/étudiant ne doit pas remettre de fiche d’impôt à l’employeur.

À cet effet, l'employeur doit faire parvenir au bureau RTS compétent pour son siège, une demande de dispense de retenue d’impôt pour la rémunération de l'élève/étudiant. Cette demande doit être faite sur papier libre et mentionne les informations suivantes de l'élève/étudiant :

• ses noms et prénoms ;
• son matricule ou à défaut sa date de naissance ;
• son adresse ;
• les dates de début et de fin du contrat ;
• le montant de la rémunération mensuelle ou journalière.

L'employeur doit également fournir une copie du certificat scolaire de l'élève/étudiant.

Si le salaire versé dépasse 16 euros de l’heure, les rémunérations versées sont soumises à la retenue à la source. L'élève/étudiant doit donc remettre une fiche de retenue d'impôt à l'employeur.

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