Conclure une convention de stage avec un élève ou un étudiant

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De nombreux établissements scolaires et d’enseignement supérieur intègrent la réalisation de stages dans leur programme éducatif. Il s’agit là de stages obligatoires dans le cadre du cursus scolaire. Ces stages permettent à l’élève ou à l’étudiant :

  • de découvrir le monde du travail ; et
  • d’acquérir une première expérience professionnelle.

Par ailleurs, un élève ou étudiant peut souhaiter faire un stage facultatif/volontaire en vue d’acquérir une certaine expérience professionnelle.

Tout stage doit faire l’objet d’une convention de stage.

Par ailleurs, ces 2 types de stage sont clairement encadrés tant en ce qui concerne :

  • l’indemnisation des stagiaires ;
  • la durée du stage ;
  • le contenu de la convention de stage.

Les stages effectués par les élèves et étudiants ne doivent pas être confondus par l’emploi des élèves et étudiants pendant les vacances scolaires.

Personnes concernées

Personnes concernées

La convention de stage est signée par :

  • le patron de stage (c’est-à-dire le chef d’entreprise ou son délégué) ;
  • le stagiaire ou son représentant légal s’il est mineur ;
  • le cas échéant, le responsable de stage (c’est-à-dire l’enseignant qui assure le suivi de l’élève ou de l’étudiant au sein de l’établissement scolaire ou d’enseignement supérieur pendant la durée du stage).

Stages concernés

2 types de stages sont concernés, à savoir :

  • le stage prévu par un établissement d’enseignement luxembourgeois ou étranger : il s’agit d’un stage obligatoire qui fait partie intégrante de la formation en fonction du programme de l’établissement d’enseignement luxembourgeois ou étranger, notamment les stages prescrits dans le cadre d’un Bachelor ou Master ; et
  • le stage volontaire pratique en vue de l’acquisition d’une expérience professionnelle effectué par :
    • un élève ou étudiant qui :
      • est inscrit dans un établissement d’enseignement luxembourgeois ou étranger ; et
      • suit de façon régulière un cycle d’enseignement ;
    • une personne qui :
      • est titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires luxembourgeois ou équivalent ; ou
      • a accompli avec succès un premier cycle de l’enseignement supérieur ou universitaire (par exemple, Bachelor).

Dans ces 2 derniers cas, la totalité de la durée du stage doit se situer dans les 12 mois qui suivent la fin de la dernière inscription scolaire qui a permis d’obtenir un des diplômes mentionnés ci-dessus.

Le stage pratique ne peut pas dépasser 6 mois sur une période de 24 mois auprès d’un même patron de stage.

Stages exclus

Les stages obligatoires exclus sont ceux effectués dans le cadre :

  • de la formation professionnelle, c’est-à-dire tous les stages effectués en vue de l’obtention d’un :
    • diplôme d’aptitude professionnelle (DAP) ;
    • diplôme de technicien (DT) ;
    • brevet de technicien supérieur (BTS) en apprentissage transfrontalier ;
  • de l’orientation scolaire ou professionnelle ;
  • d’une formation spécifique en vue de l’accès à une profession régie par des dispositions légales ou règlementaires (comme par exemple les professions de médecin, d’avocat, d’instituteur, etc.).

Modalités pratiques

Signature d’une convention de stage

L’employeur qui souhaite embaucher un stagiaire doit, quel que soit le type de stage, signer une convention de stage.

La convention de stage doit être signée entre :

  • le patron de stage ;
  • le stagiaire ou son représentant légal, s’il est mineur ;
  • le cas échéant, l’établissement d’enseignement en cas de stage obligatoire dans le cadre du parcours scolaire.

La convention de stage doit obligatoirement mentionner :

  • les activités confiées au stagiaire ;
  • les dates de début et de fin du stage ;
  • la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;
  • les modalités d’autorisation d’absence, notamment pour se présenter auprès d’un employeur potentiel ;
  • l’indemnisation du stagiaire s’il en perçoit une ;
  • la désignation d’un tuteur ;
  • les avantages éventuels dont peut bénéficier le stagiaire ;
  • le régime de protection sociale dont le stagiaire bénéficie, notamment en matière d’assurance-accident ;
  • les modalités de résiliation unilatérale ou d’un commun accord de la convention de stage avant la fin du stage.

En cas de stage obligatoire, l’établissement d'enseignement propose généralement un modèle standard de convention de stage.

Rémunération et retenue à la source

Durée du stage

La rémunération du stagiaire dépend de la durée du stage. La rémunération est échelonnée comme suit :

Attention : en cas de stage pratique, si le stagiaire a accompli avec succès un premier cycle de l’enseignement supérieur ou universitaire (Bachelor), le salaire de référence est le SSM pour salarié qualifié.

En cas de stage à temps partiel, la durée maximale du stage est calculée en heures et l’indemnisation est proratisée.

Exonération de rémunération

Dans le cadre d’un stage obligatoire, le patron de stage n’est pas obligé d’indemniser le stagiaire si l’établissement d’enseignement :

  • prévoit expressément une interdiction de rémunération dans la convention de stage ; et
  • fait du respect de cette interdiction une condition de reconnaissance du stage.

Remarque : les 2 conditions susmentionnées doivent être remplies cumulativement. Il ne suffit pas que la convention de stage prévoit uniquement une interdiction d'indemnisation du stage.

Dans ce cas, l’élève ou l’étudiant doit envoyer sa demande d'attestation d'exonération d'indemnisation ainsi que la convention de stage, par courrier ou par e-mail à l'adresse stage@mt.etat.lu (sous format .PDF), avant le début du stage, au ministère ayant le Travail dans ses attributions. Si les conditions sont respectées, le ministère délivre une attestation à l'élève ou à l'étudiant. Cette attestation vaut exonération de l’obligation d’indemnisation pour le patron de stage.

Retenue à la source

Pour un stagiaire résident qui fait un stage pratique, l’employeur est tenu d’appliquer la retenue d’impôts sur la rémunération allouée. Le stagiaire a la possibilité, sous conditions, de régulariser sa situation fiscale en fin d’année au moyen d’un décompte annuel (ou d'une déclaration d'impôt).

Les indemnités allouées durant la période de stage sont dispensées de la retenue d’impôts pour :

  • un stagiaire résident qui effectue un stage obligatoire ;
  • un stagiaire non résident qui effectue un stage volontaire ou obligatoire.

À cet effet, l’employeur doit faire parvenir au bureau RTS compétent pour son siège, une demande de dispense de retenue d’impôt pour la rémunération du stagiaire. Cette demande doit être faite sur papier libre et être accompagnée :

  • d’une copie de la carte d’identité du stagiaire ;
  • de l’adresse du stagiaire ;
  • selon le cas, une copie du certificat d’étude ou de la confirmation de l’établissement d’enseignement que le stage est effectué dans le cadre des études.

À défaut de demande de l'employeur, le stagiaire a également la possibilité, sous conditions, de régulariser sa situation fiscale en fin d’année au moyen d’un décompte annuel (ou d’une déclaration d’impôt).

Le taux applicable à un revenu annuel (indemnités de stage, rémunérations occasionnels d'étudiants, salaires etc.) inférieur au minimum vital est de zéro.

Affiliation à la sécurité sociale

Principe

L’employeur doit affilier le stagiaire au régime général d’assurance accident à moins qu’il soit déjà couvert par l’assurance des parents et/ou de l’établissement scolaire.

L’employeur doit ainsi effectuer une déclaration d'entrée au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS).

La base de calcul du montant des cotisations à la sécurité sociale est le salaire social minimum pour travailleur non qualifié.

Stagiaire qui réside à l'étranger

Les stagiaires qui ont leur domicile à l’étranger bénéficient généralement d’une protection contre les risques sociaux dans leur pays d’origine. Ainsi, l’employeur luxembourgeois ne doit pas effectuer, en principe, une déclaration d’entrée du stagiaire auprès du Centre commun de la sécurité sociale.

L'employeur doit vérifier la couverture régulière du stagiaire contre le risque accident. À cet effet, l'employeur peut :

  • se référer au contrat de stage proposé par l'établissement d'enseignement étranger ; ou
  • inviter le stagiaire à se faire délivrer un certificat attestant l'assurance accident par l'organisme compétent dans le pays d'origine.

Pour le stagiaire qui ne bénéficie pas d'une couverture contre le risque accident du travail dans son pays de résidence, l'employeur doit donc obligatoirement affilier le stagiaire en faisant une déclaration d'entrée auprès du CCSS.

Tuteur

Le patron de stage attribue à chaque stagiaire un tuteur qui est chargé :

  • d’intégrer au mieux le stagiaire dans l’entreprise ;
  • d’assurer son suivi régulier ;
  • de répondre à ses questions ;
  • de le conseiller et le guider ;
  • d’émettre, en fin de stage et pour les stages d’une durée de 4 semaines au moins, une appréciation critique et circonstanciée.

Limitations

Le nombre de personnes qui effectuent un stage pratique dans une entreprise ne peut pas dépasser 10 % de son effectif total.

Dans les entreprises de moins de 10 salariés, le maximum est fixé à un stage.

Ces limitations ne s’appliquent pas pendant la période allant du 1er juillet au 30 septembre inclus.

Obligations

Pendant toute la durée du stage, l’employeur ne doit pas affecter le stagiaire à des tâches requérant un rendement comparable à celui d’un "travail normal". Le stage doit essentiellement permettre d’informer et d’orienter le stagiaire.

L’employeur ne doit pas avoir recours à un stagiaire pour :

  • suppléer des emplois permanents ;
  • remplacer un salarié temporairement absent ;
  • faire face à des surcroîts de travail temporaires.

Le patron de stage doit tenir un registre des stages qui :

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