Subvention pour l’organisation d’un congrès de tourisme

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Demande d'aide financière pour l'organisation d'un congrès (Pdf, 328 Ko)

Les subventions destinées au tourisme de congrès visent à encourager l’organisation de congrès ou manifestations similaires (colloques, conférences, etc.) afin de :

  • contribuer à la promotion du Luxembourg en tant que destination de congrès ;
  • multiplier les retombées économiques locales.

Elles sont accordées par la Direction générale du tourisme du ministère de l’Économie.

Personnes concernées

Entreprises concernées

Peuvent bénéficier de ces subventions :

  • les associations privées ;
  • les établissements publics ;
  • les organisations ou institutions internationales.

Manifestations éligibles

Peuvent recevoir ce type de soutien financier :

  • les congrès ;
  • les conférences ;
  • les colloques ; ou
  • toute manifestation comparable dans un contexte d’affaires.

Conditions préalables

Envergure de la manifestation

Pour bénéficier de l’aide, les manifestations doivent cumuler les conditions suivantes :

  • au minimum 75 participants ;
  • au minimum 75 nuitées enregistrées dans les hôtels d’hébergement.

Lieu et hébergement

La manifestation doit être organisée au Luxembourg et l’hébergement des participants en provenance de l’étranger doit avoir lieu au Luxembourg.

Seules les nuitées au Luxembourg sont prises en compte pour le calcul de l’aide.

Image de marque

Les manifestations dont le contenu ou la thématique risquent d’avoir des répercussions négatives sur l’image de marque du Luxembourg ne sont pas éligibles.

Délais

Toute demande de subvention pour tourisme de congrès doit être introduite au plus tard 6 semaines avant la manifestation.

En cas d’acceptation de la demande par le ministère de l’Économie, les organisateurs sont invités à soumettre au plus tard dans les 3 mois suivant la tenue de la manifestation :

  • un bilan d'activité ;
  • un rapport financier ;
  • un relevé des nuitées enregistrées ;
  • ainsi que les factures concernant le programme-cadre touristique.

Le montant définitif de l’aide est calculé et versé en fonction des documents fournis.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

Le demandeur doit adresser une demande de subvention pour tourisme de congrès dûment complétée à la Direction générale du tourisme du ministère de l’Économie.

La demande doit être accompagnée :

  • d’une présentation du projet indiquant :
    • l’organisateur de la manifestation ;
    • le profil de la manifestation : concept, public cible, objectifs, programme prévisionnel, intervenants, nombre de participants ;
    • les descriptifs et estimations:
      • des retombées économiques pour la destination ; 
      • de l’impact pour le secteur concerné (know-how, networking, etc.) ;
      • des retombées médiatiques et / ou répercussions pour l’image de marque du Luxembourg ;
  • d’un plan de financement du projet, c’est-à-dire :
    • budget prévisionnel détaillé des recettes et dépenses ;
    • co-financements envisagés et / ou acquis.

Les demandes sont acceptées sous réserve expresse de disponibilité budgétaire.

Montant de l’aide

Aide forfaitaire par nuitée passée dans les hébergements marchands luxembourgeois

Une aide forfaitaire de 25 euros par nuitée enregistrée dans les hébergements marchands luxembourgeois est accordée aux manifestations ayant lieu :

  • entre le 1er mars et le 14 juillet ;
  • entre le 16 septembre et le 31 décembre.

Le montant de l’aide est plafonné à 20.000 euros.

Afin d’encourager la tenue de congrès pendant les périodes creuses de l’année et de contribuer à un meilleur taux de remplissage des structures de congrès et de l’hôtellerie, une aide forfaitaire de 35 euros par nuitée enregistrée dans les hôtels luxembourgeois est accordée aux manifestations ayant lieu :

  • entre le 15 juillet et le 15 septembre ;
  • entre le 1er janvier et le 28 février.

Le montant de l’aide est plafonné à 25.000 euros.

Afin d’encourager spécifiquement les congrès en milieu rural, un forfait de 35 euros par nuitée enregistrée est appliqué toute l’année sans distinction saisonnière.

Le montant de l’aide est plafonné à 25.000 euros.

Les congrès dépassant les 1.500 nuitées enregistrées dans les hôtels luxembourgeois peuvent bénéficier d’une aide forfaitaire supplémentaire de 10.000 euros.

Aide sur programme-cadre touristique

Dans le cadre des programmes touristiques, sont remboursés à raison de 50 % maximum :

  • les frais de location de guide touristiques diplômés ;
  • les frais de transports (exemple : location d’un autocar).

Le remboursement des frais est plafonné à 2.500 euros. Ce montant est compris dans le plafond de l’aide forfaitaire, et ne s'ajoute donc pas en plus des 20.000 ou 25.000 euros de cette dernière.

Montant maximum des aides

Le total des aides versées ne sera jamais supérieur à 25 % du total des frais engagés par l’organisateur du congrès.

Tableau récapitulatif
  Luxembourg-ville Luxembourg-ville Milieu rural
Date de l’évènement 01.03 - 14.07 et 16.09 - 31.12 01.01 - 29.02 et 15.07 - 15.09 toute l’année  
Aide forfaitaire par nuitée enregistrée dans l’hébergement marchand luxembourgeois 25 euros par nuitée et maximum 20.000 euros 35 euros par nuitée et maximum 25.000 euros 35 euros par nuitée et maximum 25.000 euros
Aide sur programme-cadre touristique 50 % des frais réels de guides et transport (maximum 2.500 euros) 50 % des frais réels de guides et transport (maximum 2.500 euros) 50 % des frais réels de guides et transport (maximum 2.500 euros)
Aide totale (A+B) plafonnée à 20.000 euros 25.000 euros 25.000 euros    
Forfait supplémentaire à partir de 1.500 nuitées 10.000 euros 10.000 euros 10.000 euros
Montant maximum des aides 25 % des frais engagés 25 % des frais engagés 25 % des frais engagés

Services en ligne et formulaires

Formulaires à télécharger

Note : consultez notre article d’aide sur l’utilisation des formulaires PDF.

Demande d'aide financière pour l'organisation d'un congrès

Dernière modification le 18.10.2023

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