Mandataire : gestion des démarches MyGuichet.lu au nom d’une autre personne
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Résumé :
Si vous connaissez une personne (par exemple, un membre de votre famille ou un ami proche) qui a besoin d’aide pour effectuer des démarches en ligne sur MyGuichet.lu, il est possible de créer ce qu’on appelle un "mandat numérique".
Grâce à ce mandat (également appelé "procuration" dans le langage courant), vous pouvez vous connecter à MyGuichet.lu avec votre propre produit d’authentification (par exemple, votre produit LuxTrust) afin d’accéder à l’espace privé d’une autre personne. Cela vous permet d’effectuer des démarches administratives en ligne en son nom. Vous prenez ainsi le rôle de mandataire et l’autre personne celui de mandant.
Ce texte explique comment, en tant que mandataire, créer un mandat numérique afin que vous puissiez effectuer des démarches administratives en ligne via MyGuichet.lu au nom d’une autre personne.
Pour les personnes placées sous tutelle au Luxembourg, la procédure de création d’un mandat numérique est différente. Si vous êtes concerné par cette situation, veuillez consulter le texte explicatif dédié à ce sujet :
Personnes concernées
Toute personne physique, qu’elle réside ou non au Luxembourg, qui :
- est majeure ; et
- dispose d’un numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule).
Le mandat numérique n’est pas disponible pour les personnes mineures émancipées. Elles ne peuvent ni déléguer à une autre personne la gestion de leurs démarches en ligne via MyGuichet.lu, ni effectuer des démarches en ligne au nom d’une autre personne.
Selon le rôle, certaines restrictions s’appliquent au mandant et au mandataire.
- Mandant
- Mandataire
Le mandat numérique n’est actuellement pas disponible pour :
- les personnes placées sous tutelle à l’étranger ;
- les personnes sous curatelle (que ce soit au Luxembourg ou à l’étranger).
Cependant, il est possible de créer un mandat numérique pour effectuer des démarches en ligne via MyGuichet.lu au nom d’une personne placée sous tutelle au Luxembourg. Si vous êtes concerné par cette situation, veuillez consulter le texte explicatif dédié à ce sujet :
Les personnes placées sous tutelle ou curatelle (que ce soit au Luxembourg ou à l’étranger) ne peuvent en aucun cas effectuer des démarches en ligne au nom d’une autre personne.
| Mandant | Mandataire | |
|---|---|---|
| Personne capable majeure | Oui | Oui |
| Personne mineure émancipée | Non | Non |
| Personne placée sous tutelle au Luxembourg | Oui | Non |
| Personne placée sous tutelle à l’étranger | Non | Non |
| Personne sous curatelle | Non | Non |
Démarches préalables
Mandataire
En tant que mandataire, vous devez disposer de votre propre espace privé sur MyGuichet.lu pour que le mandat numérique puisse être créé.
Mandant
Si la personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne est sous tutelle, les démarches décrites ci-dessous ne s’appliquent pas. Si vous n’êtes pas son tuteur, vous ne pouvez pas créer de mandat numérique, car seul le tuteur en a le droit.
Si la personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne (c’est à dire le mandant) a déjà un espace privé et qu’elle ne rencontre pas de problèmes pour se connecter, vous pouvez passer directement à la partie "Modalités pratiques".
Si elle n’a pas encore d’espace privé ou si elle en a un mais qu’elle n’arrive plus à se connecter à MyGuichet.lu, vous trouvez ci-dessous toutes les informations concernant les démarches à suivre en fonction de sa situation.
- Le mandant n’a pas encore d’espace privé.
- Le mandant a déjà un espace privé, mais il n’arrive plus à se connecter.
Si votre mandant n’a pas encore d’espace privé, ce n’est pas un problème : son espace privé peut être créé lors de la mise en place du mandat. Dans ce cas, il doit se rendre en personne à l’accueil physique de Guichet.lu. L’agent de l’accueil physique peut alors créer un espace privé pour lui directement sur place et, en même temps, le mandat numérique.
Il est obligatoire qu’il se présente en personne à l’accueil physique de Guichet.lu. Vous pouvez bien sûr l’accompagner pour l’assister, mais il n’est pas possible que vous vous en chargez à sa place.
Lorsque votre mandant a créé son espace privé, un identifiant unique a été attribué automatiquement à l’espace. Cet identifiant est nécessaire à la création du mandat numérique. Il peut consulter cet identifiant uniquement dans son espace privé, ce qui n’est toutefois pas possible, car il ne peut plus se connecter.
Si votre mandant se trouve dans cette situation, il faut d’abord demander l’identifiant de son espace afin que le mandat numérique puisse ensuite être créé. Il peut faire la demande lui-même ou vous confier cette tâche.
Étape 1 : Demande d’un identifiant d’espace
Pour connaître l’identifiant de son espace, il faut faire une demande :
- auprès du Helpdesk de Guichet.lu via le formulaire de contact ;
- en personne à l’accueil physique de Guichet.lu.
Dans la demande, il faut :
- préciser que la personne concernée ne peut plus accéder à son espace privé et qu’elle a besoin de l’identifiant de son espace dans le cadre de la création d’un mandat numérique ;
- renseigner :
- le numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule) de la personne concernée ; et
- l’adresse e-mail à laquelle l’identifiant doit être envoyé.
Pour que la demande puisse être traitée, il faut également prouver l’identité de la personne concernée au moyen d’une pièce d’identité valide.
Une fois la demande traitée, l’identifiant sera envoyé par e-mail.
Même en cas de demande à l’accueil physique, l’identifiant d’espace n’est pas fourni directement sur place. Il faut indiquer une adresse e-mail à laquelle l’identifiant sera envoyé une fois la demande traitée.
Étape 2 : Création du mandat numérique
Une fois que votre mandant connaît l’identifiant de son espace privé, il doit se rendre à l’accueil physique de Guichet.lu pour créer le mandat numérique.
Délais
Vous pouvez créer un mandat numérique pour une durée minimale d’un mois et une durée maximale de 12 mois.
Aucun rappel n’est envoyé avant l’expiration du mandat numérique.
- Date de prise d’effet
- Date d’expiration
La simple création du mandat ne suffit pas pour que vous puissiez effectuer des démarches en ligne au nom de l’autre personne. Si vous, en tant que mandataire, créez le mandat, elle doit d’abord accepter la demande pour que le mandat prenne effet.
La date de prise d’effet correspond donc à la date à laquelle votre mandant accepte le mandat.
Il n’est pas possible de sélectionner une date de prise d’effet située dans le futur.
La date d’expiration est toujours calculée :
- à partir de la date de création et non à partir de la date de prise d’effet ;
- en fonction de la période de validité sélectionnée lors de la création du mandat.
La personne qui crée le mandat (que ce soit le mandant ou le mandataire) peut choisir la période de validité.
En tant que mandataire, vous :
- ne pouvez pas modifier la période de validité ;
- pouvez annuler le mandat à tout moment.
Votre mandant reçoit une notification par e-mail (et une notification push s’il utilise l’application mobile MyGuichet.lu) lorsque vous avez annulé le mandat.
Votre mandant peut à tout moment :
- modifier la période de validité (en respectant la durée minimale et maximale du mandat) ;
- annuler le mandat.
Il peut faire ces 2 opérations :
- en ligne via son espace privé MyGuichet.lu ;
- à l’accueil physique de Guichet.lu.
Vous recevez une notification par e-mail (et une notification push si vous utilisez l’application mobile MyGuichet.lu) lorsque votre mandant a modifié la période de validité ou annulé le mandat.
| Mandant | Mandataire | |
|---|---|---|
| Choix de la période de validité lors de la création | Oui | Oui |
| Modification ultérieure de la période de validité | Oui | Non |
| Annulation du mandat numérique | Oui | Oui |
Modalités pratiques
Périmètre du mandat et responsabilité légale
Le mandat numérique sur MyGuichet.lu est un mandat générique. Plus de détails sur le périmètre et la responsabilité légale sont disponibles sur guichet.lu/mandat-numerique.
Création d’un mandat
Si la personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne (c’est-à-dire le mandant) n’a pas encore d’espace privé ou si elle en a un mais qu’elle n’arrive plus à se connecter à MyGuichet.lu, elle doit créer elle-même le mandat en personne à l’accueil physique de Guichet.lu. Toutes les informations nécessaires se trouvent dans le texte explicatif dédié aux mandants :
Si la personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne a déjà un espace privé et qu’elle peut toujours se connecter, elle peut créer elle-même le mandat ou vous confier cette tâche.
En tant que mandataire, vous pouvez créer le mandat numérique en ligne via MyGuichet.lu (voir "Services en ligne et formulaires"). Pour ce faire, vous avez besoin des informations suivantes sur la personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne :
- son numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule) ; et
- l’identifiant de son espace privé (également appelé "ID" ou, dans le langage courant luxembourgeois, "Espace-ID").
Consultez également notre tutoriel qui vous guide, étape par étape et à l’aide de captures d’écran, tout au long de la procédure de création d’un mandat numérique en tant que mandataire.
La personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne reçoit un e-mail qui l’informe qu’une demande de mandat lui a été adressée. Cet e-mail est d’office envoyé à l’adresse e-mail que votre mandant a renseignée dans son espace privé.
Acceptation d’un mandat
La simple création du mandat ne suffit pas pour que vous puissiez effectuer des démarches en ligne au nom de l’autre personne. Elle doit d’abord accepter la demande via son espace privé sur MyGuichet.lu pour que le mandat prenne effet.
Vous recevez une notification par e-mail (et une notification push si vous utilisez l’application mobile MyGuichet.lu) lorsque le mandant a accepté le mandat.
Une fois que le mandant a accepté la demande, le mandat numérique reste actif pendant sa période de validité.
Refus et annulation du mandat
- Refus
- Annulation
Si l’autre personne ne veut pas que vous puissiez effectuer des démarches en ligne en son nom et ne veut pas être votre mandant, elle peut refuser la demande dans son espace privé sur MyGuichet.lu.
Vous recevez une notification par e-mail (et une notification push si vous utilisez l’application mobile MyGuichet.lu) lorsque l’autre personne a refusé le mandat.
Une fois qu’elle a refusé la demande, il n’est plus possible d’envoyer la même demande à nouveau. Pour faire une nouvelle tentative, vous devez créer un nouveau mandat.
Les 2 parties peuvent annuler le mandat numérique à tout moment. Plus de détails sur l’annulation sont disponibles sous "Délais › Date d’expiration".
Expiration et prolongation
- Expiration
- Prolongation
Si le mandat numérique n’est ni prolongé ni renouvelé, il prend fin automatiquement à la fin de la période de validité choisie lors de sa création.
Aucun rappel n’est envoyé avant l’expiration du mandat numérique.
Si la durée initiale du mandat a été fixée à moins d’un an, seul votre mandant peut prolonger le mandat en modifiant la période de validité :
- à condition que cette modification soit effectuée avant la date d’expiration ; et
- dans le respect de la durée minimale et maximale du mandat qui est toujours calculée à partir de la date de création initiale.
La durée totale d’un mandat ne peut en aucun cas dépasser un an.
En tant que mandataire, vous ne pouvez pas prolonger le mandat.
Renouvellement
Le mandat numérique sur MyGuichet.lu prend fin automatiquement à la fin de la période de validité. Si vous souhaitez renouveler le mandat, il faut créer un nouveau mandat.
Bon à savoir
Démarches mandatables en cours
Les démarches que vous n’avez pas transmises avant l’expiration du mandat sont conservées dans l’espace privé de votre mandant. Une fois le mandat prolongé ou renouvelé, vous pouvez simplement les reprendre sans que les données saisies ne soient perdues.
Si, au moment de l’expiration du mandat, des démarches transmises sont en cours de traitement par l’administration :
- votre mandant peut poursuivre lui-même ; ou
- l’une des 2 parties peut renouveler le mandat afin que vous puissiez poursuivre.
Journal des mandats
Dans le journal des mandats (voir "Services en ligne et formulaires") sur MyGuichet.lu, vous pouvez :
- consulter la liste des personnes dont vous avez actuellement accès à l’espace privé (c’est-à-dire les mandats actifs) ;
- voir tous les mandats qui ont été refusés, annulés ou qui ont expiré ;
- télécharger une preuve de mandat pour tous les mandats actifs qui vous autorisent à accéder à l’espace privé d’une autre personne.
Preuve de mandat
La preuve de mandat est un document officiel qui :
- atteste que vous êtes autorisé à agir au nom de votre mandant ;
- est valable uniquement pour les démarches administratives effectuées dans le cadre du mandat numérique sur MyGuichet.lu ;
- ne peut pas être utilisé pour justifier le mandat en dehors de MyGuichet.lu (par exemple, en personne dans une administration ou dans une banque).
Sur la preuve de mandat figure un code QR GouvCheck qui permet de vérifier gratuitement et en temps réel l’authenticité d’un document officiel émis au Luxembourg.
Services en ligne et formulaires
Services en ligne
Organismes de contact
- Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE)
- Adresse principale :
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11, rue Notre-Dame
L-2240
Luxembourg
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- Prendre rendez-vous
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Pour éviter d’éventuels temps d’attente, vous pouvez prendre rendez-vous en ligne via MyGuichet.lu.
- Informations supplémentaires :
-
Les agent·es de notre accueil physique n’ont pas accès à vos dossiers déposés auprès des organismes luxembourgeois (y compris ceux que vous avez transmis via MyGuichet.lu). Pour toute question spécifique, veuillez vous adresser directement à l’organisme destinataire.
- Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE)
- Tél. :
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(+352) 247 82 000
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Notre Helpdesk n’a pas accès à vos dossiers déposés auprès des organismes luxembourgeois (y compris ceux que vous avez transmis via MyGuichet.lu). Pour toute question spécifique, veuillez vous adresser directement à l’organisme destinataire.
Démarches et liens associés
Démarches
Liens
Informations complémentaires
sur le site du Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE)
