Mandataire : gestion des démarches MyGuichet.lu au nom d’une autre personne
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Summary:
Si vous connaissez une personne (par exemple, un membre de votre famille ou un ami proche) qui a besoin d’aide pour effectuer des démarches en ligne sur MyGuichet.lu, vous pouvez, avec son accord, créer ce qu’on appelle un "mandat numérique".
Grâce à ce mandat (également appelé "procuration" dans le langage courant), vous pouvez vous connecter à MyGuichet.lu avec votre propre produit d’authentification (par exemple, votre produit LuxTrust) afin d’accéder à l’espace privé d’une autre personne. Cela vous permet d’effectuer des démarches administratives en ligne en son nom. Vous prenez ainsi le rôle de mandataire et l’autre personne celui de mandant.
Ce texte explique comment, en tant que mandataire, créer un mandat numérique afin que vous puissiez effectuer des démarches administratives en ligne via MyGuichet.lu au nom d’une autre personne.
If a person has been placed under guardianship in Luxembourg, the procedure for setting up a digital power of attorney is different. If this is your case, please consult our dedicated information page on this subject:
Who is concerned
Any natural person, whether they reside in Luxembourg or not, and who:
- is of legal age; and
- has a 13-digit Luxembourg national identification number (Matricule).
The digital power of attorney is not available for emancipated minors. They cannot entrust another person with managing their online procedures on MyGuichet.lu, nor can they carry out online procedures in the name of another person.
Depending on their role, certain restrictions apply to the principal and the agent.
- Principal
- Agent
The digital power of attorney is currently not available to:
- people placed under guardianship abroad;
- people placed under curatorship (whether in Luxembourg or abroad).
However, it is possible to create a digital power of attorney in order to carry out online procedures via MyGuichet.lu in the name of a person placed under guardianship in Luxembourg. If this is your case, please consult our dedicated information page on this subject:
People under guardianship or curatorship (whether in Luxembourg or abroad) can never carry out online procedures in the name of another person.
| Principal | Agent | |
|---|---|---|
| Competent adult | Yes | Yes |
| Emancipated minor | No | No |
| Person under guardianship in Luxembourg | Yes | No |
| Person under guardianship abroad | No | No |
| Person under curatorship | No | No |
| Mandant | Mandataire | |
|---|---|---|
| Personne capable majeure | Oui | Oui |
| Personne mineure émancipée | Non | Non |
| Personne placée sous tutelle au Luxembourg | Oui | Non |
| Personne placée sous tutelle à l’étranger | Non | Non |
| Personne sous curatelle | Non | Non |
Démarches préalables
Setting up a private eSpace
Before setting up a digital power of attorney, both parties (i.e. the principal and the agent) must ensure they each have a private eSpace on MyGuichet.lu.
To create an eSpace, each one must have their own authentication product, i.e.:
- a LuxTrust product;
- a Luxembourg electronic identity card (eID); or
- an eIDAS-compliant means of authentication from another European country.
When creating a private eSpace, a unique identifier, known as eSpace identifier (also called 'ID' or 'Espace-ID' in Luxembourgish) is assigned to each private eSpace. The eSpace identifiers of both parties must be indicat-ed when the power of attorney is created.
Frequently asked questions
In the event of a problem with a LuxTrust product (e.g. forgotten password or product activation issues), please search the LuxTrust help section first, and where needed, contact LuxTrust's client service directly.
Problèmes d’accès à l’espace privé du mandant
La personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne se trouve dans la situation suivante : elle a créé, il y a longtemps, un compte MyGuichet.lu. Or, elle n’arrive plus à se connecter, par exemple parce que le produit d’authentification qu’elle utilisait à l’époque ne fonctionne plus ou n’est plus supporté. Elle dispose donc bien d’un espace privé, mais elle ne peut pas consulter l’identifiant attribué à cet espace. Dans ce cas, elle peut faire une demande pour connaître l’identifiant de son espace.
Elle peut faire la demande :
- auprès du Helpdesk de Guichet.lu via le formulaire de contact ;
- en personne à l’accueil physique de Guichet.lu.
Dans sa demande, elle doit :
- préciser qu’elle ne peut plus accéder à son espace privé et qu’elle a besoin de l’identifiant de son espace dans le cadre de la création d’un mandat numérique ;
- renseigner :
- son numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule) ; et
- l’adresse e-mail à laquelle l’identifiant doit être envoyé.
Pour que sa demande puisse être traitée, elle doit également prouver son identité au moyen d’une pièce d’identité valide :
- en cas de demande via le formulaire de contact, le Helpdesk la contactera afin qu’elle puisse lui envoyer une copie scannée ;
- en cas de demande à l’accueil physique, elle doit présenter sa pièce d’identité sur place.
Une fois sa demande traitée, elle recevra l’identifiant par e-mail.
Même en cas de demande à l’accueil physique, elle ne reçoit pas l’identifiant d’espace directement sur place. Elle doit indiquer une adresse e-mail à laquelle l’identifiant sera envoyé une fois sa demande traitée.
Vous pouvez également faire la demande pour la personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne. Dans ce cas, vous devez envoyer au Helpdesk une copie de sa pièce d’identité ou la présenter à l’accueil physique.
Deadlines
You can create a digital power of attorney for a minimum duration of one month and a maximum duration of 12 months.
No reminder will be sent prior to the expiry of the digital power of attorney.
- Date de prise d’effet
- Date d’expiration
La simple création du mandat ne suffit pas pour que vous puissiez effectuer des démarches en ligne au nom de l’autre personne. Si vous, en tant que mandataire, créez le mandat, elle doit d’abord accepter la demande pour que le mandat prenne effet.
La date de prise d’effet correspond donc à la date à laquelle votre mandant accepte le mandat.
Il n’est pas possible de sélectionner une date de prise d’effet située dans le futur.
La date d’expiration est toujours calculée :
- à partir de la date de création et non à partir de la date de prise d’effet ;
- en fonction de la période de validité sélectionnée lors de la création du mandat.
La personne qui crée le mandat (que ce soit le mandant ou le mandataire) peut choisir la période de validité.
En tant que mandataire, vous :
- ne pouvez pas modifier la période de validité ;
- pouvez annuler le mandat à tout moment.
Votre mandant reçoit une notification par e-mail (et une notification push s’il utilise l’application mobile MyGuichet.lu) lorsque vous avez annulé le mandat.
Votre mandant peut à tout moment :
- modifier la période de validité (en respectant la durée minimale et maximale du mandat) ;
- annuler le mandat.
Il peut faire ces 2 opérations :
- en ligne via son espace privé MyGuichet.lu ;
- à l’accueil physique de Guichet.lu.
Vous recevez une notification par e-mail (et une notification push si vous utilisez l’application mobile MyGuichet.lu) lorsque votre mandant a modifié la période de validité ou annulé le mandat.
| Mandant | Mandataire | |
|---|---|---|
| Choix la période de validité lors de la création | Oui | Oui |
| Modification ultérieure de la période de validité | Oui | Non |
| Annulation du mandat numérique | Oui | Oui |
How to proceed
Scope of the power of attorney and legal liability
The digital power of attorney on MyGuichet.lu is a generic power of attorney. Further details on the scope and legal liability can be found under guichet.lu/digital-power-of-attorney.
Création d’un mandat
La personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne peut créer elle-même le mandat, ou vous confier cette tâche.
Dans la suite de ce texte, nous vous expliquons comment créer le mandat numérique en tant que mandataire. Si l’autre personne préfère créér le mandat elle-même, toutes les informations nécessaires se trouvent dans le texte explicatif dédié aux mandants :
En tant que mandataire, vous pouvez créer le mandat numérique :
- en ligne via MyGuichet.lu ; ou
- en personne à l’accueil physique de Guichet.lu.
- MyGuichet.lu
- Accueil physique de Guichet.lu
Pour créer le mandat numérique en ligne via MyGuichet.lu (voir "Services en ligne et formulaires"), vous avez besoin des informations suivantes sur la personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne :
- son numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule) ; et
- l’identifiant de son espace privé.
Consultez également notre tutoriel qui vous guide, étape par étape et à l’aide de captures d’écran, tout au long de la procédure de création d’un mandat numérique en tant que mandataire.
Pour créer le mandat numérique en personne à l’accueil physique de Guichet.lu, il n’est pas nécessaire de prendre rendez-vous au préalable. La personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne n’a pas non plus besoin de vous accompagner sur place.
Lors de la création sur place, vous devez fournir les informations suivantes :
- sur vous-même :
- vos nom et prénom ;
- votre date et lieu de naissance ;
- votre numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule) ;
- l’identifiant de votre espace privé ; et
- sur la personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne :
- ses nom et prénom ;
- sa date et son lieu de naissance ;
- son Matricule ;
- l’identifiant de son espace privé.
Vous devez également avoir les documents suivants sur vous :
- votre carte d’identité ;
- une copie de la carte d’identité de la personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne.
À partir de ces informations, l’agent de l’accueil physique de Guichet.lu peut alors créer le mandat numérique pour vous.
Quelle que soit la manière dont vous avez créé le mandat numérique, la personne pour laquelle vous souhaitez effectuer des démarches en ligne reçoit un e-mail qui l’informe qu’une demande de mandat lui a été adressée. Cet e-mail est d’office envoyé à l’adresse e-mail que votre mandant a renseignée dans son espace privé.
Acceptation d’un mandat
La simple création du mandat ne suffit pas pour que vous puissiez effectuer des démarches en ligne en nom de l’autre personne. Elle doit d’abord accepter la demande via son espace privé sur MyGuichet.lu pour que le mandat prenne effet.
Vous recevez une notification par e-mail (et une notification push si vous utilisez l’application mobile MyGuichet.lu) lorsque le mandant a accepté le mandat.
Une fois que le mandant a accepté la demande, le mandat numérique reste actif pendant sa période de validité.
Refus et annulation du mandat
- Refus
- Annulation
Si l’autre personne ne veut pas que vous puissiez effectuer des démarches en ligne en son nom et ne veut pas être votre mandant, elle peut refuser la demande dans son espace privé sur MyGuichet.lu.
Vous recevez une notification par e-mail (et une notification push si vous utilisez l’application mobile MyGuichet.lu) lorsque l’autre personne a refusé le mandat.
Une fois qu’elle a refusé la demande, il n’est plus possible d’envoyer la même demande à nouveau. Pour faire une nouvelle tentative, vous devez créer un nouveau mandat (soit via MyGuichet.lu, soit à l’accueil physique de Guichet.lu).
Les 2 parties peuvent annuler le mandat numérique à tout moment. Plus de détails sur l’annulation sont disponibles sous "Délais › Date d’expiration".
Expiration et prolongation
- Expiration
- Prolongation
If the digital power of attorney is not extended or renewed, it will automatically expire at the end of the validi-ty period selected during its creation.
No reminder will be sent prior to the expiry of the digital power of attorney.
Si la durée initiale du mandat a été fixée à moins d’un an, seul votre mandant peut prolonger le mandat en modifiant la période de validité :
- à condition que cette modification soit effectuée avant la date d’expiration ; et
- dans le respect de la durée minimale et maximale du mandat qui est toujours calculée à partir de la date de création initiale.
La durée totale d’un mandat ne peut en aucun cas dépasser un an.
En tant que mandataire, vous ne pouvez pas prolonger le mandat.
Renewal
The digital power of attorney on MyGuichet.lu automatically expires at the end date of the period of validity. If you wish to renew the power of attorney, you must create a new power of attorney (either on MyGuichet.lu or at the Guichet.lu reception desk).
Bon à savoir
Démarches mandatables en cours
Les démarches que vous n’avez pas transmises avant l’expiration du mandat sont conservées dans l’espace privé de votre mandant. Une fois le mandat prolongé ou renouvelé, vous pouvez simplement les reprendre sans que les données saisies ne soient perdues.
Si, au moment de l’expiration du mandat, des démarches transmises sont en cours de traitement par l’administration :
- votre mandant peut poursuivre lui-même ; ou
- l’une des 2 parties peut renouveler le mandat afin que vous puissiez poursuivre.
Journal des mandats
Dans le journal des mandats (voir "Services en ligne et formulaires") sur MyGuichet.lu, vous pouvez :
- consulter la liste des personnes dont vous avez actuellement accès à l’espace privé (c’est-à-dire les mandats actifs) ;
- voir tous les mandats qui ont été refusés, annulés ou qui ont expiré ;
- télécharger une preuve de mandat pour tous les mandats actifs qui vous autorisent à accéder à l’espace privé d’une autre personne.
Preuve de mandat
La preuve de mandat est un document officiel qui :
- atteste que vous êtes autorisé à agir au nom de votre mandant ; et
- est valable uniquement pour les démarches administratives effectuées dans le cadre du mandat numérique sur MyGuichet.lu ;
- ne peut pas être utilisé pour justifier le mandat en dehors de MyGuichet.lu (par exemple, en personne dans une administration ou dans une banque).
Sur la preuve de mandat figure un code QR GouvCheck qui permet de vérifier gratuitement et en temps réel l’authenticité d’un document officiel émis au Luxembourg.
Online services and forms
Online services
Who to contact
Accueil physique de Guichet.lu
- Address:
- 11, rue Notre-Dame L-2240 Luxembourg
Ouvert ⋅ Ferme à 17h00
- Lundi :
- 8h00 à 17h00
- Mardi :
- 8h00 à 17h00
- Mercredi :
- 8h00 à 17h00
- Jeudi :
- 8h00 à 17h00
- Vendredi :
- 8h00 à 17h00
- Samedi :
- Fermé
- Dimanche :
- Fermé
Veuillez noter que l’accueil physique de Guichet.lu fournit des informations générales sur les démarches administratives. Il n’a pas accès aux dossiers que vous avez déposés auprès d’un organisme public luxembourgeois. En cas de questions spécifiques, il vous oriente vers l’administration compétente.
Related procedures and links
Démarches
Liens
Further information
-
Activation d’un produit LuxTrust
sur le site de LuxTrust
-
Code QR GouvCheck
sur le site du Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE)
-
Solutions pour le particuliers
sur le site de LuxTrust
-
eID – La carte d’identité électronique luxembourgeoise
sur le site du Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE)
