Congé individuel de formation

Dernière modification le 06.10.2022

Le congé individuel de formation est un congé spécial qui permet aux personnes intéressées :

  • de participer à des cours, se préparer puis participer à des examens ; ou
  • d’accomplir toute autre activité en relation avec une formation éligible.

La formation effectuée permet à ces personnes de :

  • réorienter leur vie professionnelle ;
  • augmenter leur compétitivité ;
  • perfectionner leurs connaissances.

Le congé individuel de formation est indemnisé :

  • par l’employeur pour un salarié ;
  • par l’État pour un travailleur indépendant.

Ce congé est différent du congé sans solde pour formation.

Personnes concernées

Les personnes suivantes peuvent bénéficier d’un congé individuel de formation :

  • le salarié qui :
    • occupe un poste dans le secteur privé dont le lieu de travail est situé au Luxembourg (quel que soit son lieu de résidence) ; et
    • est lié par un contrat de travail à une entreprise ou association légalement établie et active au Luxembourg ; et
    • a une ancienneté de service d’au moins 6 mois auprès de son employeur au moment de la demande de congé ;
  • l’indépendant (ou la personne qui exerce une profession libérale) :
    • affilié depuis 2 ans au moins à la sécurité sociale luxembourgeoise ; et
    • domicilié professionnellement au Luxembourg ; et
    • actif sur le territoire luxembourgeois ;
  • les personnes :
    • sous contrat d'apprentissage ; et
    • qui se préparent et se présentent à un championnat mondial, européen ou luxembourgeois des métiers.

L’employeur doit donner son avis suite à la demande du salarié.

Conditions préalables

Les formations éligibles sont celles proposées au Luxembourg ou à l'étranger par :

  • les chambres professionnelles ;
  • les fondations, les personnes physiques et les associations privées agrées par le ministre de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse (MENEJ) ;
  • les institutions qui :
    • bénéficient du statut d'école publique ou privée reconnues par les autorités publiques ;
    • délivrent les certificats validés par ces mêmes autorités ;
  • les communes ;
  • les ministères, administrations et établissements publics.

Le congé individuel de formation ne peut pas être demandé pour les formations :

Délais

La demande doit être introduite 2 mois avant le début du congé sollicité.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

La demande peut être introduite :

Il n'est pas nécessaire que la formation ait un lien direct avec le poste de travail occupé. Elle peut avoir lieu pendant les heures de travail, le soir ou le week-end.

Pièces justificatives

Le demandeur doit joindre à sa demande :

  • un certificat d’inscription à la formation qui indique le nombre total d’heures (cours, examen, etc.) ; et
  • un certificat d’affiliation à la sécurité sociale ; et
  • une copie du contrat de travail pour le salarié.

Avis négatif de l’employeur

L'employeur ne peut pas s'opposer à la demande de congé-formation, mais il peut exprimer un avis négatif sur le formulaire.

En cas d'avis négatif :

  • le congé peut être différé :
    • une seule fois ; et
    • si l’absence du salarié peut porter préjudice :
      • au bon fonctionnement de l’entreprise ; ou
      • au planning du congé annuel du reste du personnel ;
  • le salarié peut tout de même envoyer sa demande remplie au ministère. Dans ce cas, le ministre :
    • transmet la demande à une commission consultative pour avis sur les délais de report ; et
    • prend sa décision en fonction de cet avis.

Délai de réponse

Le demandeur et son employeur reçoivent en principe une réponse à la demande au moins 2 semaines avant le début du congé.

Si le demandeur doit se présenter à un examen, il peut bénéficier de dérogations aux délais prévus. Dans ce cas, il est préférable qu’il présente sa demande dès qu'il a connaissance du ou des jour(s) d'examen.

Obligations de la personne qui a suivi la formation

La personne qui a suivi la formation doit se faire remettre par l’organisme de formation une attestation en triple exemplaire qui stipule que le congé a bien été utilisé dans le but déclaré.

Une fois reçue, cette attestation doit immédiatement être remise à l’employeur en 2 exemplaires.

Calcul du nombre de jours de congé individuel de formation

Le nombre total de jours de congé-formation auquel le bénéficiaire peut avoir droit dépend du nombre d’heures investies dans la formation. Ce nombre d’heures est :

  • défini par l’organisme de formation ; ou
  • déterminé sur la base des horaires de cours de l’école ou institut de formation.

Le nombre d’heures investies est converti en nombre de journées de travail, à savoir :

  • le nombre d'heures de formation est divisé par 8 heures pour un salarié à plein temps pour obtenir le nombre de jours de formation ;
  • le nombre de jours de formation est ensuite divisé par 3 pour obtenir le nombre de jours de congé-formation ;
  • le résultat est, si nécessaire, arrondi à l'unité inférieur.

Exemple :

Le bénéficiaire suit une formation de 30 heures, à savoir :

  • 30 / 8 = 3,75 journées de travail ;
  • 3,75 / 3 = 1,25 jours de congé-formation ;
  • à arrondir à l’unité inférieure, soit 1 jour de congé individuel de formation.

Une formation de 30 heures donne donc droit à 1 jour de congé individuel de formation.

Durée du congé individuel de formation

La durée du congé-formation :

Durée maximum

Chaque travailleur dispose de 80 jours de congé-formation à prendre tout au long de sa carrière professionnelle.

Ces jours peuvent être pris en plusieurs fois à raison de 20 jours de congé-formation au maximum sur une période de 2 ans.

Chaque période de 2 ans commence avec l’année du 1er congé individuel de formation.

Un régime particulier existe pour les personnes atteintes d'une maladie évolutive qui les contraint à suivre une formation spécifique afin d'assurer :

  • leur maintien dans l'emploi ; ou
  • leur capacité à trouver un emploi.

Ces personnes peuvent bénéficier de jours de congé-formation supplémentaires, indépendamment du nombre d'heures investies dans leur formation.

Durée minimum

La durée minimale du congé-formation est de 1 jour.

L’intéressé doit donc s’inscrire à une formation qui comprend au moins 24 heures de cours, afin d’être éligible au congé individuel (24 heures / 8 = 3 jours de travail / 3 = 1 jour de congé formation).

Rémunération du congé individuel de formation

Une indemnité compensatoire pour chaque journée de congé individuel de formation est :

  • avancée au salarié par son employeur. Cette indemnité :
    • est égale au salaire journalier moyen ;
    • ne peut pas dépasser 4 fois le salaire social minimum pour travailleurs non qualifiés ;
  • payée directement par l'État pour les personnes qui exercent une activité professionnelle indépendante ou libérale. L'indemnité :
    • est fixée sur la base du revenu qui a servi pour le dernier exercice cotisable comme assiette de cotisation pour l’assurance-pension ;
    • ne peut pas dépasser 4 fois le salaire social minimum pour travailleurs non qualifiés.

Remboursement

L'employeur / l’indépendant / la personne qui exerce une profession libérale doit faire une déclaration de remboursement. Cette dernière doit être remplie et envoyée :

L’employeur / l’indépendant / la personne qui exerce une profession libérale doit joindre à sa déclaration :

  • le certificat de participation qui a été remis au bénéficiaire du congé-formation ;
  • une copie de l'accord ministériel ;
  • pour les employeurs :
    • une copie des fiches de salaire pour la période qui correspond au congé ;
    • une attestation patronale qui indique la / les date(s) exacte(s) du / des jour(s) congé-formation effectivement pris ;
    • une copie du courrier du Centre commun de la sécurité sociale qui indique le taux de cotisation à la Mutualité des employeurs ; ou
  • pour les indépendants / professions libérales : un certificat de revenu qui a servi comme assiette de cotisation pour l'assurance-pension pour le dernier exercice cotisable.

L'employeur perçoit le montant de l'indemnité compensatoire ainsi que la part patronale des cotisations sociales.

Sanctions encourues en cas de fausses déclarations

En cas de déclarations inexactes ou incomplètes, le bénéficiaire doit :

  • restituer immédiatement les indemnités accordées ;
  • payer les intérêts au taux légal à partir du jour du paiement jusqu’au jour de la restitution.

Services en ligne / Formulaires

Demander l’octroi d’un congé de formation

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Déclaration de remboursement congé-formation

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Antrag auf Kostenerstattung für Bildungsurlaub

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Demande d'octroi d'un congé-formation (travailleur salarié)

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Antrag auf Bewilligung von Bildungsurlaub (Arbeitnehmer)

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Application for training leave (employee)

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Attestation patronale

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Arbeitgeberbescheinigung

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Employer's certificate

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Déclaration de remboursement (employeur)

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Bildungsurlaub - Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

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Request for reimbursement (employer)

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Demande d'octroi d'un congé-formation (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

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Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Selbständiger, Freiberufler)

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Request for training leave (self-employed)

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Déclaration de remboursement (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Kostenerstattungsantrag (Selbständiger, Freiberufler)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Request for reimbursement (self-employed)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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