Toute personne qui exerce une activité professionnelle doit en principe être affiliée à la sécurité sociale pour bénéficier d’une protection sociale en cas de maladie, de chômage, d’accident du travail, de pension, etc.

A cet effet, l’employeur doit, chaque mois, déclarer les rémunérations brutes versées aux salariés ainsi que le nombre exact d’heures de travail prestées auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) .

Sur base de ces rémunérations, le CCSS calcule mensuellement le montant des cotisations sociales relatif à chaque salarié et transmet à l’employeur le montant total des cotisations sociales à payer. Ce montant inclut les cotisations à la charge du salarié ainsi que les cotisations sociales à la charge de l’employeur.

Les cotisations sociales dues par les salariés sont directement prélevées sur le salaire par l’employeur qui assume la responsabilité de leur versement global au vu de la facture mensuelle que lui a adressée le CCSS.

Personnes concernées

Dans le cadre du paiement des cotisations sociales, sont concernés :

• l'employeur qui doit payer les cotisations sociales au CCSS ;
• le cas échéant, des spécialistes de la paie (fiduciaires, etc.) mandatés par l’employeur.

Conditions préalables

Payer les cotisations sociales présuppose :

• qu’un contrat de travail scelle la relation entre l’employeur et le salarié ;
• que l’employeur ait inscrit son entreprise à la sécurité sociale (pour pouvoir embaucher du personnel)  ;
• que l’employeur ait déclaré l’entrée du salarié à la sécurité sociale ;
• que l’employeur ait déclaré les rémunérations mensuelles brutes versées aux salariés pour le mois écoulé au CCSS.

Modalités pratiques

Taux de cotisation applicables

Les taux applicables ainsi que les changements éventuels sont communiqués par courrier par le CCSS à l’employeur.

Répartition de la charge des cotisations entre l’employeur et le salarié

L’employeur retient la part incombant aux salariés sur chaque salaire brut au moment du calcul de salaire.

L’assiette de cotisation mensuelle ne peut être inférieure au salaire social minimum pour travailleur de 18 ans et plus non qualifié ou, le cas échéant, au salaire minimum applicable aux travailleurs adolescents.

L’assiette de cotisation mensuelle maximum ne peut, en principe, pas être supérieure à 5 fois le salaire social minimum pour travailleur de 18 ans et plus non qualifié.

Assurance accident

Le CCSS informe automatiquement l'Association d'assurance accident lors de toute inscription d'un nouvel employeur auprès de la sécurité sociale.

Les cotisations de l’assurance accident sont intégralement à la charge de l’employeur.

Mutualité des employeurs

Toute entreprise doit s’affilier à la Mutualité des employeurs (MDE). Cette mutualité est notamment financée par une cotisation à la charge des employeurs. La gestion des affiliations ainsi que la perception des cotisations sont assurées par le CCSS.

Les entreprises sont réparties en 4 classes de cotisation en fonction du taux d’absentéisme financier de leurs salariés au cours de l’année précédente.

Ne sont pas prises en compte pour ce calcul :

• les incapacités de travail pour cause de maladie pendant la période d’essai jusqu’à concurrence d’un maximum de 3 mois ;
• les incapacités de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ;
• les absences correspondant à un congé maternité ou d’accueil ;
• les absences correspondant à un congé pour raisons familiales ;
• les absences correspondant à un congé d’accompagnement.

Le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) calcule le montant mensuel total des cotisations sociales, sur la base des rémunérations mensuelles brutes déclarées par l'employeur par le biais des listes de salaires. Il envoie ensuite un extrait de compte avant le 15 de chaque mois à l’employeur sur lequel est indiqué le montant total des cotisations sociales à payer (cotisations patronales et salariales).

Versement des cotisations sociales

Extrait de compte du CCSS

L’extrait de compte comporte toujours 3 parties bien distinctes :

Partie "débit"

Dans cette partie, peuvent notamment figurer les éléments suivants :

• le solde débiteur de l’extrait précédent ;
• les cotisations ventilées par organisme de sécurité sociale pour le mois indiqué (mois M) ;
• le montant des sommes correspondant aux redressements éventuels de cotisations opérés pour des périodes antérieures au mois M ;
• les intérêts moratoires éventuellement échus ;
• le cas échéant, les amendes infligées.

Partie "crédit"

Dans cette partie, peuvent notamment figurer les éléments suivants :

• le solde créditeur de l’extrait précédent ;
• le montant du paiement ou bien le montant cumulé des paiements comptabilisés après l’édition de l’extrait précédent ;
• un remboursement éventuel de cotisations ou une extourne d’un paiement ;
• un transfert de crédit d’un compte vers un autre compte.

Partie "solde"

Le solde global correspondant au montant des cotisations sociales à payer est indiqué en bas de l’extrait de compte et résulte de la somme des éléments figurant dans les parties "débit" et "crédit".

Paiement

L’employeur doit régler le solde indiqué sur la facture mensuelle du CCSS sous 10 jours à compter de la date d’émission de l’extrait de compte-cotisations du CCSS. Ce délai doit être respecté quelles que soient les éventuelles contestations de l’employeur relatives au calcul des cotisations sociales.

Les contestations fondées feront l’objet d’un redressement ultérieur.

Afin de permettre au CCSS de comptabiliser correctement les paiements, l’employeur doit :

• indiquer son numéro d’immatriculation sur l’ordre de virement ou de versement ;
• payer chaque extrait de compte de manière séparée, dans l’hypothèse où les salariés sont affiliés sous différents numéros d’immatriculation d’employeur.

Par ailleurs, l’employeur peut simplifier les opérations de paiement en accordant une autorisation de prélèvement bancaire au CCSS.

Les cotisations non payées à l’échéance sont productives d’intérêts moratoires commençant à courir le 1^er jour du 1^er mois qui suit l’échéance des cotisations. Le taux des intérêts moratoires est fixé à 0,6 % par mois entier de calendrier, les fractions de mois étant négligées.

Recouvrement forcé des cotisations

Le CCSS met en œuvre systématiquement la procédure du recouvrement forcé des cotisations si les arriérés atteignent le seuil de 4 mois de retard.

La procédure de recouvrement forcé commence par une sommation adressée par lettre recommandée au retardataire l'invitant :

• soit à s'acquitter des cotisations échues dans les quinze jours suivant la réception de la sommation ;
• soit à accepter le délai de paiement proposé par le CCSS.

L'employeur peut solliciter un délai de paiement plus long que celui proposé. Celui-ci ne sera par contre accordé qu'à titre exceptionnel.

Si le débiteur ne respecte pas le délai de paiement qui lui a été accordé ou s'il n'a pas accepté le délai de paiement proposé, le CCSS procède au recouvrement forcé des créances au moyen d'une contrainte administrative rendue exécutoire et notifiée au débiteur par lettre recommandée. Un huissier de justice exécute cette contrainte. Lorsque celui-ci constate que le recouvrement forcé s'avère impossible, le CCSS transmet le dossier à un avocat en vue d'une assignation en faillite.

Services en ligne / Formulaires

Organismes de contact