Plan de formation

La formation professionnelle continue couvre toute action dans le cadre des activités de l'entreprise visant l'adaptation, le réorientation ou la promotion du salarié. 

Le plan de formation de l'entreprise est donc un élément clé. Son objectif est d'optimiser la mise en œuvre de la formation en déterminant notamment les besoins de l'entreprise en matière de formation et en planifiant, dans la mesure du possible, les orientations en la matière, pour au moins l'année à venir.

Le plan de formation se présente sous la forme d'un document contractuel qui lie les différents acteurs concernés. La réalisation d'un plan de formation comprend plusieurs étapes qui doivent s'enchaîner de manière logique, tout en permettant une certaine souplesse pour éventuellement intégrer en cours d'année les besoins en formation non identifiés au moment de sa construction.

Personnes concernées

Plusieurs acteurs sont impliqués dans la réalisation du plan de formation :

  • l'employeur, responsable de la définition et de l'orientation à donner à la politique de formation. Si la taille de la société le permet, l'employeur peut confier la réalisation, la mise en œuvre et le suivi du plan de formation à un responsable formation ;
  • les formateurs internes, c'est-à-dire des salariés identifiés au sein de l'entreprise pour animer des formations en interne ;
  • le comité mixte ou, à défaut, la délégation du personnel.
A noter que les comités mixtes cesseront d'exister à partir des élections sociales qui se déroulement après le 1er janvier 2016. A compter de ces élections, les prérogatives attribuées aux comités mixtes seront exercées par les délégations du personnel mises en place dans les entreprises occupant au mois 150 salariés durant les 12 mois précédant le 1er jour du mois de l'affichage annonçant les élections.

En attendant les prochaines élections, les comités mixtes mis en place à ce jour conservent leurs attributions.

Conditions préalables

Les salariés qui vont bénéficier des formations doivent être :

Modalités pratiques

Conception d'un plan de formation

Identification des besoins

Lorsqu'un employeur décide de mettre en place un plan de formation, il doit préalablement établir un diagnostic des besoins de formation et des compétences présentes au sein de son entreprise.

Pour ce faire, l'employeur peut choisir plusieurs outils, qu'il privilégiera suivant les moyens (temps, budget, effectifs) dont il dispose. Ces outils sont notamment :

  • l'analyse d'écart de compétences ;
  • l'analyse des formulaires d'évaluation ;
  • l'observation directe sur le poste de travail ;
  • les outils d'auto-évaluation ;
  • les entrevues formelles ou informelles, etc.

A l'issue du diagnostic, l'employeur dispose d'informations suffisantes pour mettre en lumière les écarts entre les compétences présentes dans l'entreprise et celles dont il aura besoin à plus ou moins long terme pour réaliser la stratégie de son entreprise. Ces écarts seront ainsi comblés, soit par des projets de formation (comprenant les personnes concernées et les budgets), soit par des recrutements externes.

Catégorisation et consolidation des besoins

L'employeur doit ensuite organiser toute l'information recueillie et structurer les besoins en formation selon 7 catégories de projet :

  • langues ;
  • informatique/bureautique ;
  • technique/métiers ;
  • management/GRH ;
  • finance/comptabilité/droit ;
  • qualité/ISO/sécurité ;
  • adaptation au poste de travail (nouvelle embauche, mutation).

D'autres catégories, telles que les priorités fixées dans la politique de formation de l'entreprise (par exemple, l'importance de privilégier des cours techniques, etc.), peuvent compléter la catégorisation prévue par l'Institut national pour le développement de la formation professionnelle continue (INFPC), et permettre à l'employeur d'opérer certains recoupements.

A terme, la consolidation des besoins permettra à l'employeur de répartir les budgets formation de façon logique et efficace.

Construction du plan

Le plan de formation se présente comme un tableau à 2 entrées mentionnant en horizontal les diverses actions de formation, et en vertical les rubriques suivantes, à mentionner obligatoirement si l'employeur souhaite bénéficier d'un cofinancement de ses investissements en formation :

  • les objectifs de formation (c'est-à-dire la traduction des besoins en termes de nouvelles compétences attendues) ;
  • la durée et la planification du plan de formation ;
  • le budget du plan prévu par l'entreprise ;
  • l'avis de la délégation du personnel ou du comité mixte d'entreprise (jusqu'aux prochaines élections sociales) ;
  • les renseignements fournis en matière de formation professionnelle continue par l'employeur aux salariés d'une entreprise de moins de 15 salariés.

Le plan doit être réajusté après la 1ère année de mise en œuvre, afin de l'aligner avec les moyens à disposition.

Budget

Pour établir le budget formation, l'employeur doit prendre plusieurs éléments clés en considération et définir les éléments suivants :

  • les critères à utiliser : le nombre de jours de formation et/ou le coût maximum de formation par salarié ;
  • l'enveloppe budgétaire : enveloppe budgétaire prédéfinie (en fonction de l'année précédente) ou détermination du budget en fonction des besoins identifiés ;
  • les coûts : frais d'inscription, temps de travail, déplacements et hébergement, etc.

Quel que soit le budget estimé, il est utile pour l'employeur de comparer le coût global des actions de formation aux avantages qu'il en retire pour son organisation. On parle de retour sur investissement pour les actions de formations.

Planification des formations

Une fois le budget estimé, l'employeur peut compléter le plan de formation et mettre en place le calendrier des formations.

Lors de cet exercice, il doit tenir compte des différentes contraintes de l'entreprise, telles que :

  • les périodes habituelles de congés ;
  • les impératifs liés à la charge de travail ;
  • la disponibilité des formateurs, etc.

Approbation du plan de formation

Avant sa mise en œuvre, le plan de formation doit obligatoirement être soumis pour avis au comité mixte (jusqu'aux prochaines élections sociales) ou, à défaut, à la délégation du personnel.

En cas d'absence de réponse endéans un mois, le plan est considéré comme étant accepté.

Si l'entreprise compte moins de 15 salariés, l'employeur doit informer l'ensemble de ses salariés au moins 15 jours ouvrables avant la mise en œuvre du plan.

Si le Service des ressources humaines est en charge du plan de formation, il est indispensable de le présenter à la direction de l'entreprise pour obtenir son approbation. En effet, plus la direction soutiendra la politique de formation, plus la mise en œuvre du plan de formation sera efficace.

Mise en œuvre du plan de formation

Modalités d'organisation des formations

Une fois le plan de formation approuvé, l'employeur définit les modalités d'organisation des formations, telles que :

  • l'identification des formateurs. Il en existe plusieurs types :
    • formateur interne : il s'agit d'un membre du personnel qui dispense une formation destinée à des membres du personnel de l'entreprise pour laquelle il travaille et qui devient, de ce fait, formateur occasionnel ;
    • formateur externe : il s'agit d'un prestataire qui dispense la formation au sein de l'entreprise ou dans des locaux externes. L'employeur doit à ce stade lancer une procédure d'appel d'offre. Plusieurs types de formateurs externes sont à distinguer :
      • organisme de formation professionnelle continue : c'est un prestataire de formation agréé, dont le siège se situe au Grand-Duché de Luxembourg ou qui dispose de l'autorisation ministérielle d'exercer l'activité de gestionnaire d'un organisme de formation professionnelle continue ;
      • fournisseur formateur : c'est une entreprise fournisseur de matériel ou de services qui dispense une formation en relation avec ces matériels ou services. Son activité de base n'étant pas la formation, elle est dispensée d'autorisation d'établissement en qualité d'offreur de formation ;
      • formateur de la société mère : il doit être considéré comme un formateur externe. En effet, il n'est pas salarié de l'entreprise candidate au cofinancement ;
    • autoformation : il s'agit d'une méthode d'apprentissage individuelle pouvant s'appliquer à différents thèmes de formation. L'autoformation inclut l'"e-learning", c'est-à-dire l'apprentissage électronique qui utilise des technologies de l'information et de la communication.
  • les aspects logistiques (lieu, hébergement, etc.) ;
  • le choix de la langue ;
  • le choix de la structure des cours (objectifs pédagogiques), etc.

Communication du plan de formation

La communication entre les différentes parties concernées est importante tout au long du processus de formation.

Lorsque le plan de formation a été validé et ses modalités de mise en œuvre définies, l'employeur doit faire une annonce officielle à l'ensemble des salariés.

La communication du plan de formation peut se faire au travers de plusieurs supports tels que :

  • le portail intranet de l'entreprise ;
  • des courriers internes ou des e-mails ;
  • une campagne d'affichage ;
  • des sessions d'information, etc. 

Evaluation du plan

L'évaluation du plan et des formations permet à l'employeur de mesurer si les objectifs des formations ont été atteints. En attribuant une valeur aux composantes du programme, tels que le contenu, les techniques, les formateurs, l'employeur est à même de prendre certaines décisions concernant le plan de formation en cours ou les futurs plans de formation.

La valeur d'une formation peut se mesurer comme suit :

  • chercher à connaître le degré de satisfaction des participants par rapport à la formation suivie, grâce à un questionnaire à remplir à l'issue de la session de formation ;
  • observer les changements attendus chez le participant et se produisant ou non après sa formation (par exemple, au cours de l'entretien d'évaluation) ;
  • analyser les améliorations constatées par certains indicateurs comme la fréquence des absences, etc.

Services en ligne / Formulaires

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