Fortbildungsplan

Die berufliche Weiterbildung beinhaltet sämtliche Maßnahmen im Rahmen der Tätigkeiten des Unternehmens, die auf die Anpassung, die Neuorientierung oder die Förderung der Arbeitnehmer ausgerichtet sind.  

Der Fortbildungsplan des Unternehmens spielt dabei eine Schlüsselrolle. Ziel ist eine optimale Umsetzung der Weiterbildung, indem der Weiterbildungsbedarf des Unternehmens bestimmt wird und, sofern dies möglich ist, die diesbezüglichen Orientierungen zumindest für das kommende Jahr geplant werden.

Der Fortbildungsplan nimmt die Form eines vertraglichen Dokuments an, durch welches die einzelnen betroffenen Akteure gebunden sind. Die Ausarbeitung eines Fortbildungsplans umfasst mehrere Etappen, die in einer logischen Reihenfolge aufeinander folgen und gleichzeitig eine gewisse Flexibilität ermöglichen müssen, um im Laufe des Jahres auch einen zum Zeitpunkt der Aufstellung des Plans noch nicht ermittelten Weiterbildungsbedarf befriedigen zu können.

Zielgruppe

An der Ausarbeitung des Fortbildungsplans sind mehrere Akteure beteiligt:

  • der Arbeitgeber, der für die Bestimmung und die Orientierung der Weiterbildungspolitik verantwortlich ist. Sofern die Größe des Unternehmens es gestattet, kann der Arbeitgeber die Ausarbeitung, die Umsetzung und die Weiterverfolgung des Fortbildungsplans einem Fortbildungsbeauftragten übertragen;
  • interne Fortbilder, d. h. Arbeitnehmer, die innerhalb des Unternehmens ermittelt wurden, um interne Fortbildungen zu leiten;
  • der gemischte Betriebsausschuss oder, in Ermangelung eines solchen, der Betriebsrat;
Es sei angemerkt, dass die gemischten Betriebsausschüsse nach den Betriebsratswahlen, die nach dem 1. Januar 2016 stattfinden, wegfallen werden. Ab diesen Betriebsratswahlen werden die Vorrechte, die bisher den gemischten Betriebsausschüssen zuteil wurden, in Unternehmen, die während der 12 Monate vor dem 1. Tag des Aushangs zur Ankündigung der Wahlen mindestens 150 Arbeitnehmer beschäftigt haben, von den Betriebsräten ausgeübt.

Bis zu den nächsten Wahlen behalten die eingesetzten gemischten Betriebsausschüsse ihre Zuständigkeiten.

Voraussetzungen

Die Arbeitnehmer, die in den Genuss der Fortbildungen gelangen, müssen:

Vorgehensweise und Details

Konzipierung eines Fortbildungsplans

Ermittlung des Bedarfs

Beschließt ein Arbeitgeber, einen Fortbildungsplan auszuarbeiten, muss er im Vorfeld eine Diagnose des Weiterbildungsbedarfs und der innerhalb seines Unternehmens vorhandenen Kompetenzen erstellen.

Hierzu muss der Arbeitgeber mehrere Werkzeuge auswählen, die er entsprechend den ihm zur Verfügung stehenden Mitteln (Zeit, Budget, Personalbestand) einsetzt. Dabei handelt es sich um:

  • Analyse von Kompetenzabweichungen;
  • Analyse der Bewertungsformulare;
  • direkte Beobachtung am Arbeitsplatz;
  • Selbstbewertungswerkzeuge;
  • formale oder informelle Gespräche usw.

Nach der Diagnose verfügt der Arbeitgeber über ausreichend Informationen, um die Abweichungen zwischen den im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen und den zur Umsetzung der Unternehmensstrategie mehr oder weniger langfristig benötigten Kompetenzen festzustellen. Diese Abweichungen müssen demnach entweder durch Fortbildungsprojekte (welche die betroffenen Personen und die Budgets betreffen) oder durch externe Personalbeschaffung ausgeglichen werden.

Kategorisierung und Konsolidierung des Bedarfs

Anschließend muss der Arbeitgeber die gesammelten Informationen entsprechend dem Weiterbildungsbedarf in 7 Projektkategorien organisieren und einstufen:

  • Sprachen;
  • Informatik/Bürowesen;
  • Technik/Handwerke;
  • Management/Personalverwaltung;
  • Finanzen/Buchführung/Recht;
  • Qualität/ISO/Sicherheit;
  • Anpassung an den Arbeitsplatz (Neueinstellung, Versetzung).

Weitere Kategorien, wie die in der Weiterbildungspolitik des Unternehmens festgelegten Prioritäten (beispielsweise die Wichtigkeit der Bevorzugung technischer Kurse usw.), können die vom Nationalen Institut für die Förderung der beruflichen Weiterbildung (Institut national pour le développement de la formation professionnelle continue - INFPC) vorgesehene Kategorisierung ergänzen und dem Arbeitgeber ermöglichen, bestimmte Kategorien zusammenzulegen.

Am Ende ermöglicht die Konsolidierung des Bedarfs dem Arbeitgeber, die Weiterbildungsbudgets logisch und effizient zu verteilen.

Aufbau des Plans

Der Fortbildungsplan ist eine zweidimensionale Tabelle, in deren Spalten die einzelnen Fortbildungsmaßnahmen aufgeführt sind, während die Zeilen die folgenden Rubriken enthalten müssen, wenn der Arbeitgeber eine Subventionierung seiner Weiterbildungsinvestitionen beantragen möchte:

  • Fortbildungsziele (d. h. die Angabe des Bedarfs in Form von erwarteten neuen Kompetenzen);
  • Dauer und Planung des Fortbildungsplans;
  • vom Unternehmen vorgesehenes Budget für den Plan;
  • Stellungnahme des Betriebsrats oder des gemischten Betriebsausschusses (bis zu den nächsten Betriebsratswahlen);
  • bei Unternehmen mit weniger als 15 Arbeitnehmern, Auskünfte des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer in Sachen berufliche Weiterbildung.

Der Plan muss nach dem ersten Umsetzungsjahr angepasst werden, um ihn mit den zur Verfügung stehenden Mitteln in Einklang zu bringen.

Budget

Um das Weiterbildungsbudget aufzustellen, muss der Arbeitgeber mehrere Schlüsselelemente berücksichtigen und die folgenden Elemente festlegen:

  • die zu verwendenden Kriterien: Anzahl der Fortbildungstage und/oder maximale Fortbildungskosten pro Arbeitnehmer;
  • die Budgetmittel: vorgegebene Budgetmittel (dem Vorjahr entsprechend) oder Festlegung des Budgets entsprechend dem ermittelten Bedarf;
  • die Kosten: Anmeldegebühren, Arbeitszeit, Fahrt- und Unterkunftskosten usw.

Egal wie hoch das geschätzte Budget ist, der Arbeitgeber sollte die Gesamtkosten für die Fortbildungsmaßnahmen mit den Vorteilen vergleichen, die sich dadurch für sein Unternehmen ergeben. Bei den Fortbildungsmaßnahmen spricht man von einer Investitionsrendite.

Planung der Fortbildungen

Sobald die Budgeteinschätzung beendet ist, kann der Arbeitgeber den Fortbildungsplan abschließen und einen Terminplan für die Fortbildungen ausarbeiten.

Dabei muss er die einzelnen Verpflichtungen des Unternehmens berücksichtigten, wie beispielsweise:

  • die üblichen Urlaubszeiten;
  • die mit der Arbeitslast verbundenen Erfordernisse;
  • die Verfügbarkeit der Fortbilder usw.

Billigung des Fortbildungsplans

Vor seiner Umsetzung muss der Fortbildungsplan dem Betriebsrat (bis zu den nächsten Betriebsratswahlen) oder, gegebenenfalls, dem gemischten Betriebsausschuss vorgelegt werden.

In Ermangelung einer Antwort innerhalb eines Monats gilt der Plan als angenommen.

Zählt das Unternehmen weniger als 15 Arbeitnehmer, muss der Arbeitgeber alle Arbeitnehmer mindestens 15 Werktage vor der Umsetzung des Plans informieren.

Fällt der Fortbildungsplan in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung, muss er der Geschäftsleitung zwecks Billigung vorgelegt werden. Je mehr die Geschäftsleitung die Weiterbildungspolitik unterstützt, umso effizienter wird die Umsetzung des Fortbildungsplans.

Umsetzung des Fortbildungsplans

Modalitäten bezüglich der Organisation der Fortbildungen

Sobald der Fortbildungsplan gebilligt ist, legt der Arbeitgeber die Modalitäten bezüglich der Organisation der Fortbildungen fest, d. h.:

  • die Auswahl der Fortbilder. Es gibt mehrere Arten von Fortbildern:
    • interne Fortbilder: dabei handelt es sich um Angestellte des Unternehmens, die den anderen Angestellten Fortbildungen erteilen und somit zu gelegentlichen Fortbildern werden;
    • externe Fortbilder: dabei handelt es sich um Dienstleister, die im Unternehmen oder in externen Räumlichkeiten Fortbildungen erteilen. Der Arbeitgeber muss hierfür ein Ausschreibungsverfahren einleiten. Bei den externen Fortbildern müssen mehrere Arten unterschieden werden:
      • berufliche Weiterbildungseinrichtungen, d. h. zugelassene Weiterbildungsdienstleister, die ihren Sitz in Luxemburg haben oder die über eine ministerielle Genehmigung zur Ausübung der Tätigkeit eines Verwalters einer beruflichen Weiterbildungseinrichtung verfügen;
      • Fortbilder der jeweiligen Anbieter: d. h. Anbieter von Material oder Dienstleistungen, die eine Fortbildung im Zusammenhang mit diesem Material oder diesen Dienstleistungen erteilen. Da ihre Haupttätigkeit nicht in der Weiterbildung besteht, sind sie von der Pflicht zur Niederlassungsgenehmigung als Fortbildungsanbieter befreit;
      • Fortbilder des Mutterunternehmens: die als externe Fortbilder gelten, da sie keine Arbeitnehmer des Unternehmens sind, das eine Subventionierung beantragt;
    • Selbstfortbildung: dabei handelt es sich um eine individuelle Lernmethode, die in verschiedenen Fortbildungsbereichen angewandt werden kann. Die Selbstfortbildung beinhaltet das E-Learning, d. h. das elektronisch unterstützte Lernen, bei dem auf Informations- und Kommunikationstechnologien zurückgegriffen wird.
  • die logistischen Aspekte (Ort, Unterkunft usw.);
  • die Wahl der Sprache;
  • die Wahl der Kursstruktur (pädagogische Ziele) usw.

Bekanntgabe des Fortbildungsplans

Die Kommunikation zwischen den einzelnen betroffenen Parteien ist während des gesamten Fortbildungsprozesses wichtig.

Sobald der Fortbildungsplan bestätigt wurde und die Umsetzungsmodalitäten festgelegt wurden, muss der Arbeitgeber eine offizielle Ankündigung an die Gesamtheit seiner Arbeitnehmer vornehmen.

Die Bekanntgabe des Fortbildungsplans kann auf mehreren Kommunikationswegen stattfinden, wie z. B.:

  • auf dem Intranetportal des Unternehmens;
  • durch interne Post oder E-Mails;
  • durch Aushänge;
  • in Informationssitzungen usw. 

Bewertung des Plans

Die Bewertung des Plans und der Fortbildungen ermöglicht dem Arbeitgeber, zu prüfen, ob die Fortbildungsziele erreicht wurden. Indem er den Bestandteilen des Fortbildungsprogramms, d. h. dem Inhalt, den Techniken, den Fortbildern, einen gewissen Wert beimisst, kann der Arbeitgeber verschiedene Entscheidungen bezüglich des laufenden Fortbildungsplans oder der zukünftigen Fortbildungspläne treffen.

Der Wert einer Fortbildung lässt sich folgendermaßen messen:

  • Feststellung des Grades an Zufriedenheit der Teilnehmer mit der erteilten Fortbildung anhand eines am Ende der Fortbildung auszufüllenden Fragebogens;
  • Beobachtung der von den Teilnehmern erwarteten Änderungen, die nach der Fortbildung eintreten oder nicht (beispielsweise im Laufe eines Bewertungsgesprächs);
  • Analyse der festgestellten Verbesserungen anhand von bestimmten Indikatoren, wie die Häufigkeit der Abwesenheiten usw.

Formulare/Online-Dienste

Weiterbildung auf der Internetseite von Lifelong-learning

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