Déterminez la date, l'heure, le parcours de la manifestation, en veillant à ce qu'il soit adapté à différents niveaux de compétence et sécurité.

Adressez-vous aux autorités locales pour obtenir une autorisation officielle. Vous devrez notamment fournir les détails de l'événement, y compris les plans de sécurité et de gestion des urgences.

Faites une demande pour modifier la circulation et fermer les routes nécessaires pendant l'événement. Précisez les heures de début et de fin de la modification de circulation pour minimiser l'impact sur le trafic local.

Si vous souhaitez promouvoir l'événement ou donner une visibilité aux sponsors, vous devez demander l'autorisation d'installer des panneaux publicitaires le long du parcours. Il faut également vous assurer que ces installations respectent les réglementations locales en matière de publicité et de sécurité.

Si des bénévoles vous aident le jour de l'événement, ces derniers peuvent bénéficier sous certaines conditions d'un congé sportif.

Il est possible de préparer une demande (lettre ou e-mail) pour obtenir des subsides de la part de votre commune et/ou du ministère des sports, en mettant en avant les bénéfices communautaires de l'événement.

Si vous prévoyez de vendre des boissons alcoolisées lors de l'événement, assurez-vous d'obtenir les licences nécessaires et de respecter les réglementations locales (par exemple : nuit blanche).

Lors de votre événement, les vendeurs de nourriture doivent respecter les normes sanitaires en vigueur et posséder les certifications nécessaires.