Legen Sie das Datum, die Uhrzeit und den Streckenverlauf der Veranstaltung fest und achten Sie darauf, dass dieser für unterschiedliche Kompetenzniveaus und Sicherheitsstufen geeignet ist.

Kontaktieren Sie die örtlichen Behörden, um eine offizielle Genehmigung zu erhalten. Sie müssen insbesondere Einzelheiten zur Veranstaltung bereitstellen, einschließlich der Sicherheits- und Notfallpläne.

Beantragen Sie eine Änderung der Verkehrsführung und die Sperrung der für die Veranstaltung benötigten Straßen. Geben Sie die Anfangs- und Endzeiten der Verkehrsänderung an, um die Auswirkungen auf den örtlichen Verkehr möglichst gering zu halten.

Wenn Sie für die Veranstaltung werben oder den Sponsoren Sichtbarkeit verschaffen möchten, müssen Sie eine Genehmigung für das Aufstellen von Werbetafeln entlang der Strecke beantragen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die angebrachten Werbeträger den örtlichen Werbe- und Sicherheitsvorschriften entsprechen.

Wenn Sie am Tag der Veranstaltung von Freiwilligen unterstützt werden, haben diese unter bestimmten Bedingungen Anspruch auf Sporturlaub.

Sie können einen Antrag (Schreiben oder E-Mail) vorbereiten, in dem Sie den Nutzen der Veranstaltung für die Gemeinschaft hervorheben, um Zuschüsse von Ihrer Gemeinde und/oder dem Ministerium für Sport zu erhalten.

Wenn Sie vorhaben, während des Events alkoholische Getränke zu verkaufen, vergewissern Sie sich, dass Sie die dafür erforderlichen Lizenzen besitzen und die örtlichen Vorschriften einhalten (Beispiel: Antrag auf individuelle Ausnahme von den normalen Öffnungszeiten (nuit blanche)).

Die Essensverkäufer auf Ihrer Veranstaltung müssen die geltenden Gesundheitsstandards einhalten und über die erforderlichen Zertifizierungen verfügen.