Enregistrement des établissements du secteur alimentaire

Toute entreprise ou établissement intervenant dans la chaîne alimentaire doit être connu des autorités compétentes afin de :

  • garantir la conformité des denrées alimentaires ainsi que des matériaux et objets entrant en contact avec les denrées alimentaires avec la législation nationale et européenne ; et
  • permettre une organisation efficace des contrôles officiels des établissements de la chaîne alimentaire.

Pour cela, les exploitants doivent notifier auprès de l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) les activités de chacun des établissements sous leur responsabilité, qui mettent en œuvre l’une des étapes de la production, de la transformation et de la distribution des denrées alimentaires.

Personnes concernées

Établissements concernés

Toute entreprise (publique ou privée, avec ou sans but lucratif) ou établissement exerçant une activité de production, transformation ou distribution de denrées alimentaires ou de matériaux et d'objets destinés à entrer en contact avec les denrées alimentaires.

Exemples : épiceries, restaurants, crèches, entreprises prestant une activité d’emballage, exportation ou importation de produits alimentaires, producteurs de matériaux d'emballages alimentaires, etc.

Les abattoirs ou les établissements du secteur de l’alimentation animale ne sont pas concernés alors qu’ils sont soumis à d’autres types d’enregistrement.

Informations notifiées

L’exploitant notifie les informations suivantes :

  • l’enseigne commerciale de l’établissement ;
  • l’adresse physique où ont lieu les activités ;
  • les activités liées aux étapes de la production, de la transformation et de la distribution des denrées alimentaires.

Remarque : L’indication de l’adresse d’une fiduciaire qui héberge le siège social de la société est non-conforme.

Par ailleurs, les coordonnées de contact et l’adresse de l’exploitant alimentaire doivent être notifiées afin de :

  • désigner un responsable du maintien des exigences réglementaires en matière de sécurité alimentaire ;
  • de définir :
    • un destinataire des rapports des contrôles officiels ; et
    • des interlocuteurs en cas d’alertes rapides ou d’incidents liés aux denrées alimentaires ainsi qu'aux matériaux et objets destinés à entrer en contact avec les denrées alimentaires.

En outre, lorsque l’exploitant est une personne morale, il désigne au moins une personne physique comme destinataire des rapports et interlocuteur en cas d’incident pour le compte de cette personne morale.

À défaut, le destinataire est :

  • le dirigeant de l’entreprise ; ou
  • à défaut, les mandataires sociaux.

Modalités pratiques

Procédure d’enregistrement

Le requérant doit effectuer une demande d'enregistrement en ligne via MyGuichet.lu :

  • soit en utilisant la démarche avec authentification LuxTrust ;
  • soit en utilisant la démarche sans authentification LuxTrust.

Notification de modification ou de cessation de l’activité

Toute modification ou cessation d'activité(s) doit être notifiée par l'exploitant auprès de l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) via la demande d'enregistrement en ligne sur MyGuichet.lu avec authentification LuxTrust. La procédure est la même que pour l'enregistrement.

Pour effectuer cette démarche via MyGuichet.lu, le requérant doit disposer d'un espace professionnel certifié par l’ALVA. Il peut demander un code d'accès par mail à l'adresse enreg@alva.etat.lu.

En cas de notification d'une cessation d'activité, le requérant doit notamment indiquer une date de début de l'inactivité.

L'exploitant peut également notifier la cessation de son activité auprès de l’ALVA par e-mail à l'adresse enreg@alva.etat.lu, en précisant les informations suivantes :

  • nom et adresse de l'établissement ;
  • numéro d'enregistrement national (LU-XXXXX-Et ou LU-XXXXX-En).

Confirmation de la notification

Dans les 15 jours ouvrables qui suivent la notification, l’exploitant reçoit de l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) :

  • soit un accusé de réception de la notification où figure le numéro d’enregistrement national de l’exploitant (exemple LU-XXXXX-Et ou LU-XXXXX-En) ;
  • soit un courrier demandant une modification de la notification.
L’exploitant peut commencer l’activité dès l’envoi de la notification et sans devoir attendre l’accusé de réception ou le courrier modificatif.

Enregistrement des données

L’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) tient un fichier des établissements dans lequel figurent les données notifiées.

Les données, régulièrement mises à jour, sont conservées pendant une durée maximale de 5 années après la fin des activités liées aux étapes de la production, de la transformation et de la distribution des denrées alimentaires.

Consultation en ligne des données d'enregistrement

Sur demande faite par e-mail à l'adresse enreg@alva.etat.lu, un code d'accès est envoyé à l'exploitant par voie postale. Ce code lui permet de consulter ses données d'enregistrement en ligne sur MyGuichet.lu, de les modifier et de les envoyer à l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA).

Pour cela, l’exploitant doit indiquer dans l’e-mail :

  • son numéro d’enregistrement national (LU-XXXXX-Et ou LU-XXXXX-En) ; ou
  • le nom et l’adresse de l’établissement alimentaire.

Cette fonctionnalité est expliquée dans un tutoriel.

MyGuichet.lu : Comment certifier votre espace professionnel ?

Pour certifier votre espace professionnel et ainsi consulter en ligne les données d'enregistrement, vous devez d’abord effectuer plusieurs étapes. Trois cas de figures se présentent :

1. Vous êtes nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu et ne disposez donc pas encore d’espace professionnel :

La création de l’espace se fait en 2 étapes :

  • enregistrement de l’utilisateur ; et
  • création de l’espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF vous guide.

2. Vous êtes déjà utilisateur de MyGuichet.lu et disposez d’un espace privé : vous devez créer un espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF vous guide.

3. Vous disposez déjà d’un espace professionnel pour l’entreprise dont vous voulez consulter les données d’enregistrement : l'espace professionnel existant peut être utilisé.

Ensuite, pour certifier votre espace professionnel vous avez besoin d’un code d’accès :

Consultez l’aide MyGuichet.lu.

Services en ligne / Formulaires

Enregistrement des établissements du secteur alimentaire - demande en ligne

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Registrierung der Lebensmittelbetriebe - Online-Antrag

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Registration of businesses in the food sector - online application

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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