Toute entreprise ou établissement intervenant dans la chaîne alimentaire doit être connu des autorités compétentes afin de :

• garantir la conformité des denrées alimentaires ainsi que des matériaux et objets entrant en contact avec les denrées alimentaires avec la législation nationale et européenne ; et
• permettre une organisation efficace des contrôles officiels des établissements de la chaîne alimentaire.

Pour cela, les exploitants doivent notifier auprès de l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) les activités de chacun des établissements sous leur responsabilité, qui mettent en œuvre l’une des étapes de la production, de la transformation et de la distribution des denrées alimentaires.

Personnes concernées

Établissements concernés

Toute entreprise (publique ou privée, avec ou sans but lucratif) ou établissement exerçant une activité de production, transformation ou distribution de denrées alimentaires ou de matériaux et d'objets destinés à entrer en contact avec les denrées alimentaires.

Les abattoirs ou les établissements du secteur de l’alimentation animale ne sont pas concernés alors qu’ils sont soumis à d’autres types d’enregistrement.

Informations notifiées

L’exploitant notifie les informations suivantes :

• l’enseigne commerciale de l’établissement ;
• l’adresse physique où ont lieu les activités ;
• les activités liées aux étapes de la production, de la transformation et de la distribution des denrées alimentaires.

Remarque : L’indication de l’adresse d’une fiduciaire qui héberge le siège social de la société est non-conforme.

Par ailleurs, les coordonnées de contact et l’adresse de l’exploitant alimentaire doivent être notifiées afin de :

• désigner un responsable du maintien des exigences réglementaires en matière de sécurité alimentaire ;
• de définir :
  • un destinataire des rapports des contrôles officiels ; et
  • des interlocuteurs en cas d’alertes rapides ou d’incidents liés aux denrées alimentaires ainsi qu'aux matériaux et objets destinés à entrer en contact avec les denrées alimentaires.

En outre, lorsque l’exploitant est une personne morale, il désigne au moins une personne physique comme destinataire des rapports et interlocuteur en cas d’incident pour le compte de cette personne morale.

À défaut, le destinataire est :

• le dirigeant de l’entreprise ; ou
  
• à défaut, les mandataires sociaux.

Modalités pratiques

Procédure d’enregistrement

Le requérant doit effectuer une demande d'enregistrement en ligne via MyGuichet.lu :

• soit en utilisant la démarche avec authentification LuxTrust ;
• soit en utilisant la démarche sans authentification LuxTrust.

Notification de modification ou de cessation de l’activité

Toute modification ou cessation d'activité(s) doit être notifiée par l'exploitant auprès de l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) via la demande d'enregistrement en ligne sur MyGuichet.lu avec authentification LuxTrust. La procédure est la même que pour l'enregistrement.

Pour effectuer cette démarche via MyGuichet.lu, le requérant doit disposer d'un espace professionnel certifié par l’ALVA. Il peut demander un code d'accès par mail à l'adresse enreg@alva.etat.lu.

En cas de notification d'une cessation d'activité, le requérant doit notamment indiquer une date de début de l'inactivité.

L'exploitant peut également notifier la cessation de son activité auprès de l’ALVA par e-mail à l'adresse enreg@alva.etat.lu, en précisant les informations suivantes :

• nom et adresse de l'établissement ;
• numéro d'enregistrement national (LU-XXXXX-Et ou LU-XXXXX-En).

Confirmation de la notification

Dans les 15 jours ouvrables qui suivent la notification, l’exploitant reçoit de l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) :

• soit un accusé de réception de la notification où figure le numéro d’enregistrement national de l’exploitant (exemple LU-XXXXX-Et ou LU-XXXXX-En) ;
• soit un courrier demandant une modification de la notification.

Enregistrement des données

L’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) tient un fichier des établissements dans lequel figurent les données notifiées.

Les données, régulièrement mises à jour, sont conservées pendant une durée maximale de 5 années après la fin des activités liées aux étapes de la production, de la transformation et de la distribution des denrées alimentaires.

Consultation en ligne des données d'enregistrement

Sur demande faite par e-mail à l'adresse enreg@alva.etat.lu, un code d'accès est envoyé à l'exploitant par voie postale. Ce code lui permet de consulter ses données d'enregistrement en ligne sur MyGuichet.lu, de les modifier et de les envoyer à l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA).

Pour cela, l’exploitant doit indiquer dans l’e-mail :

• son numéro d’enregistrement national (LU-XXXXX-Et ou LU-XXXXX-En) ; ou
• le nom et l’adresse de l’établissement alimentaire.

Cette fonctionnalité est expliquée dans un tutoriel.

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