Écouter

Service d'éducation et d'accueil pour enfants - agrément

Dernière modification le 31.05.2021

Service d'éducation et d'accueil - Demande en vue de l’obtention d’un agrément gouvernemental (MENJE) (Pdf, 519 Ko)

Accéder aux services en ligne et formulaires

En tant qu’acteur de l’éducation non-formelle, le service d’éducation et d’accueil (SEA) pour enfants offre un encadrement dans le cadre de sa mission éducative.

Un agrément ministériel écrit est indispensable pour toute personne physique ou morale qui souhaite exploiter, contre rémunération, un SEA pour enfants.

En vue de l’obtention d’un agrément, le gestionnaire adresse une demande d'agrément pour service d’éducation et d’accueil accompagnée de pièces justificatives au Service de l’éducation et de l’accueil du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse.

Les SEA pour enfants qui souhaitent devenir prestataire du chèque-service accueil doivent en faire la demande. Il s'agit d'une demande distincte de la demande d'agrément, à savoir une demande en vue de l'obtention de la reconnaissance du prestataire du chèque-service accueil. Cette demande peut se faire simultanément avec la demande d'agrément.

Un agrément ministériel est requis pour toute personne physique ou morale qui souhaite exploiter, contre rémunération, un service d’éducation et d’accueil (SEA) pour enfants de plus de 3 enfants en journée.

Au niveau des SEA pour enfants, 2 types d’agréments sont à distinguer :

jeunes enfants non soumis à l'obligation scolaire ;
enfants scolarisés de moins de 12 ans ou fréquentant l’enseignement fondamental ou un Centre de compétences en psychopédagogie spécialisée en faveur de l'inclusion scolaire.

Les enfants âgés de 3 à 4 ans qui fréquentent l’éducation précoce peuvent être encadrés par ces 2 types de services.

Conditions à respecter par les SEA pour enfants en vue de l'obtention de l'agrément

Prestations à fournir

Le SEA pour enfants garantit au moins les prestations suivantes :

la détente et le repos ;
une restauration équilibrée ;
des études surveillées qui consistent à offrir aux enfants scolarisés un cadre favorable à l’exécution des devoirs à domicile au calme et de façon autonome avec une surveillance et un soutien minimal ;
des activités qui sont établies et mises en œuvre conformément aux champs d’action définis par le cadre de référence national "éducation non formelle des enfants et des jeunes", à savoir :
- émotions et relation sociales ;
- valeurs, participation et démocratie ;
- langue, communication et médias ;
- esthétique, créativité et art ;
- mouvement, conscience corporelle et santé ;
- sciences naturelles et technique.

L'offre des prestations doit être adaptée à l’âge des enfants accueillis.

Le SEA pour enfants garantit l’offre des prestations pendant 46 semaines au moins par année civile selon des plages horaires journalières comprises entre 5 heures et 23 heures, à fixer par le gestionnaire.

Conditions d’honorabilité

Chaque membre du gestionnaire et du personnel du SEA (personnel dirigeant, personnel d'encadrement, cuisinier, femme de ménage, etc.) doit remplir les conditions d’honorabilité.

Le contrôle des conditions d’honorabilité du gestionnaire et du personnel dirigeant a lieu lors de l'introduction de la demande d’agrément par les agents du ministère compétent. Le cas échéant, un contrôle du personnel d'encadrement peut avoir lieu en vue de l'obtention de l'agrément.

Le gestionnaire est responsable du contrôle de l’honorabilité du personnel engagé.

Les agents du ministère compétent peuvent à tout moment procéder à un contrôle d’honorabilité du personnel du SEA ainsi que du gestionnaire.

Le ressortissant luxembourgeois (gestionnaire, membre du personnel dirigeant ou d’encadrement) est tenu de remettre les bulletins récents numéros 3 et 5 du casier judiciaire.

Dans le cadre du recrutement du personnel responsable du transport des enfants pris en charge par le service, auquel cas la détention d’un permis de conduire valable constitue une condition indispensable à l’exercice de l’activité professionnelle et est exigée dans le contrat de travail, l’employeur est en droit de demander au candidat intéressé la production d’un bulletin n°4 récent.

Le ressortissant non-luxembourgeois est tenu de remettre également les bulletins ou extraits récents du casier judiciaire ou d’un document similaire du ou des pays dont il a la nationalité et dans lesquels il a séjourné à partir de l’âge de 18 ans.

On entend par un bulletin du casier judiciaire récent ou d’un document similaire récent, celui qui date de moins de 2 mois à compter de la date de son établissement.

Chaque membre du personnel d'un service qui fait l’objet d’une inculpation ou d’une condamnation pour des faits commis à l’égard d’un mineur ou qui impliquent un mineur est tenu d’en informer son employeur sans délai.

En vue de l’expiration du délai de conservation du bulletin, l’employeur est tenu d’indiquer dans le dossier du membre de personnel, qu’il a procédé au contrôle de l’honorabilité des personnes visées et que sur présentation des bulletins du casier judiciaire, il a pu constater que la personne en question remplit les conditions d’honorabilité.

En cas de modification dans la composition des organes dirigeants du gestionnaire, ces derniers doivent remplir les conditions d’honorabilité et font l’objet d’un contrôle d’honorabilité.

Qualifications du personnel

Le personnel dirigeant, le personnel d’encadrement et le personnel de cuisine doivent remplir les conditions de qualification.

Conditions linguistiques

Le personnel d’encadrement pédagogique du service d’éducation et d’accueil doit être composé de manière à ce que les 3 langues du pays (luxembourgeois, français et allemand) puissent être pratiquées au sein du service. Cette condition doit être attestée formellement par le gestionnaire.

Les 3 langues ne doivent pas nécessairement être parlées par chacun des membres du personnel, mais elles doivent toutes les 3 être utilisées au sein du service. Les compétences linguistiques sont évaluées par le gestionnaire (contrairement au programme de l’éducation plurilingue pour lequel une attestation officielle est indispensable). Les documents relatifs aux compétences linguistiques sont à conserver dans le dossier du personnel.

Cette condition doit être attestée formellement par le gestionnaire.

Le niveau de compétence à certifier dans chacune de ces 3 langues doit être au minimum :

niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL) pour la compréhension de l'oral ;
niveau A2 du même cadre pour l'expression orale.

Nombre minimal du personnel pédagogique

Le ratio d’encadrement pédagogique détermine le nombre minimal du personnel d’encadrement à engager par le gestionnaire pour assurer le fonctionnement d’un service.

Nombre maximal d'enfants par agent d'encadrement pour chaque tranche d'âge
Enfants de moins de 2 ans	6
Enfants de 2 à 4 ans	8
Enfants de plus de 4 ans	11

Formule de calcul du nombre de personnes d'encadrement (NPE)
NPE = x/6 + y/8 + z/11 dont x, y et z sont les nombres d’enfants inscrits selon les classes d'âges respectives.

Le NPE minimal obtenu est arrondi au nombre entier supérieur.

L’organisation des ressources humaines tient compte des besoins du service, des prestations offertes et du nombre d'enfants effectivement présents au service à un moment donné de la journée. Le gestionnaire est obligé de respecter ce ratio d'encadrement pédagogique à tout moment.

Capacité d’accueil maximale d'un service

La capacité d’accueil maximale du service accordée par arrêté ministériel est à respecter à tout moment.

Elle est déterminée, entre autres, en divisant la surface nette des locaux de séjour disponibles pour l’exécution des prestations par le nombre de mètres carrés attribué par enfant :

pour les jeunes enfants (non soumis à l'obligation scolaire) :
- 4m² par enfant dans les locaux de séjour ;
- au moins 2m² par enfant de moins de 2 ans concernant les dortoirs (les dortoirs ne sont pas pris en considération pour le calcul de la capacité d’accueil maximale) ;
  
  Tout en respectant la condition des 4m² par enfant, les locaux qui servent à l’exécution des prestations peuvent accueillir :
- maximum 12 enfants de moins de 2 ans ;
- maximum 16 enfants entre 2 et 4 ans ;
- maximum 12 enfants dans le cas d’un groupe de différentes classes d’âge ;

pour les enfants scolarisés :
- au moins 3m² par enfant.

La surface occupée par des meubles (bloc cuisine, grandes armoires, etc.) ainsi que la surface non disponible aux enfants sont déduites de la surface nette prise en compte pour le calcul. Les couloirs, vestiaires, sanitaires, etc. ainsi que les salles sans lumière naturelle directe ne sont pas prises en considération pour la capacité d’accueil. Uniquement les salles qui disposent de lumière naturelle directe et dont l’aménagement correspond aux exigences de l’éducation non formelle sont prises en considération pour le calcul de la capacité maximale d’accueil.

Le service doit également disposer d’une aire de jeux extérieure adjacente (directement accessible depuis le SEA) et privative d’au moins 5m² par enfant. L'aménagement de la partie extérieure doit être conforme aux lignes directrices du Cadre de référence national sur l'éducation non-formelle des enfants et des jeunes et doit être adapté à l'âge des enfants. Le recours à des matériaux naturels est fortement recommandé. L'accès à l'aire de jeux doit être assuré sans devoir passer par une autre salle de séjour.

La capacité d’accueil maximale d’enfants ainsi que les normes d’encadrement légales en vigueur doivent être affichées visiblement dans le hall d’entrée du service.

Normes minima de sécurité et salubrité

L’infrastructure du SEA doit répondre aux normes minima de sécurité et de salubrité ainsi qu’aux besoins des enfants.

Ceci doit être attesté par l’Inspection du travail et des mines (ITM) et, le cas échéant, par le Service national de la Sécurité dans la fonction publique.

Les infrastructures (intérieures et extérieures) doivent être appropriées à un encadrement d'enfants et doivent être choisies, construites et équipées de façon à ce que les enfants ne soient pas exposés à des nuisances telles que :

des bruits excessifs ;
des odeurs ;
des vibrations désagréables ;
des émanations nocives ;
des courants d’air ;
d’autres désagréments.

Une aération suffisante et une bonne qualité acoustique de tous les locaux doivent être assurées. Les locaux destinés aux prestations (y compris les dortoirs) ainsi que les locaux destinés au personnel doivent impérativement disposer de lumière naturelle directe.

Les infrastructures utilisées dans le cadre de l’activité du service ne peuvent pas être utilisées à des fins étrangères par rapport à leur destination prévue dans le cadre de l’agrément, par exemple à d’autres fins commerciales ou à des fins privées.

Exigences hygiéniques, sanitaires et relatives à la sécurité alimentaire

L’infrastructure du SEA doit être conforme aux exigences hygiéniques et sanitaires et répondre à la réglementation relative à la sécurité alimentaire. Cette conformité doit être attestée par le ministre ayant la Santé dans ses attributions.

Accessibilité aux usagers

Le gestionnaire s’engage qu'il "garantit aux usagers l'accessibilité aux activités indépendamment de toutes considérations d'ordre idéologique, philosophique et religieux et que l'usager du service a droit à la protection de sa vie privée et au respect de ses convictions religieuses ou philosophiques".

Généralités concernant les infrastructures

Salles accessibles aux enfants et aire de jeu du service

Toutes les salles accessibles aux enfants ainsi que l'aire de jeu du service doivent être aménagées conformément aux lignes directrices du "Cadre de référence de l'éducation non-formelle". L’aménagement doit être adapté à l’âge des enfants et aux normes d’un accueil professionnel.

À défaut d’un aménagement adéquat de l’espace intérieur et extérieur, l’agrément ne pourra pas être délivré.

Vu les prestations à offrir et étant donné que les enfants doivent avoir à tout moment accès à celles-ci, un SEA pour enfants scolarisés doit avoir au moins 2 salles de séjours.

Local de restauration pour enfants scolarisés

Le local attribué à la restauration des enfants scolarisés doit disposer d’une bonne acoustique et doit être subdivisé en plusieurs espaces de restauration par des séparations optiques et acoustiques, sans que le nombre d’enfants accueillis au total et en même temps dans cette salle à manger ne puisse dépasser 60 enfants.

Cependant, il est recommandé de prévoir un maximum de 30 places par restaurant pour les enfants des cycles 2 à 4 et un maximum de 20 enfants pour les enfants du cycle 1. Il y a lieu d’adapter le nombre de places disponibles en fonction de la surface de la salle et en vue d’accorder aux enfants le temps nécessaire pour manger à leur propre rythme. Ceci permet de créer une atmosphère détendue pour les enfants et le personnel en favorisant l’échange durant du repas.

Il est également recommandé d’y prévoir d’autres prestations afin d’augmenter l’attractivité de la salle en dehors du repas.

Dortoirs / espaces de repos

Le SEA pour enfants doit disposer :

pour les jeunes enfants de moins de 2 ans (Pdf, 100 Ko), d’au moins un dortoir au même étage que le séjour ou à l’étage immédiatement inférieur ou supérieur. Ce dortoir doit :
- avoir une surface d’au moins 2m² par enfant de moins de 2 ans ;
- être équipé de dispositifs acoustiques de surveillance à distance ;
- permettre un sommeil sans perturbations ;
pour les enfants de plus de 2 ans, des espaces de repos et de détente doivent être disponibles. Ils peuvent faire partie d’une conception paysagère de l’espace de séjour principal. Il est recommandé de prévoir une salle séparée pour le repos qui pourra également servir à l’offre d’autres prestations.

Sanitaires

Pour les jeunes enfants, la salle de bains du SEA pour enfants doit disposer :

d’au moins une cuve de toilette et un robinet accessibles aux enfants par tranche entamée de 10 enfants (soit 2 à partir de 11 enfants, 3 à partir de 21 enfants, etc.) ;
d'une table à langer sécurisée et adaptée à l'âge des enfants ;
d'un robinet hygiénique pour le personnel près de la table à langer.

Une cuve de toilette n’est pas obligatoire pour les enfants de moins de 2 ans.

Les tables à langer rabattables ou pliables ne sont pas acceptées. La taille du/des lavabos est à adapter en fonction du nombre de robinets.

La salle de bain doit se trouver au même étage que le/les local/locaux de séjour et doit être séparée des salles ou des parties communes par une porte.

Pour les enfants scolarisés, les sanitaires doivent :

disposer d’au moins une cuve de toilette et un robinet accessibles aux enfants par tranche entamée de 15 enfants ;
se trouver à proximité des locaux de séjour ;
disposer de cabines de toilettes entièrement fermées.

Il est recommandé de séparer les toilettes pour garçons et pour filles à partir de l’âge de 6 ans au plus tard.

La taille du/des lavabos est à adapter en fonction du nombre de robinets.

Les installations sanitaires sont à adapter à la taille des enfants accueillis. L’intimité des enfants doit être respectée indépendamment de l’âge.

Les urinoirs ne sont pas pris en considération.

Chaque service d’éducation et d’accueil pour enfants doit disposer d’au moins une cabine de toilette pour les adultes, de préférence à proximité des salles de séjours.

Cuisine

Un SEA pour enfants doit offrir une alimentation équilibrée, basée sur des produits frais et adapté à l'âge des enfants.

Cette disposition concerne également le petit-déjeuner ainsi que tout autre collation servie.

Le SEA doit être doté d’une cuisine de production ou d’une cuisine de distribution. Les repas peuvent être préparés sur place ou livrés par un sous-traitant. Dans les 2 cas, les installations doivent être conformes aux exigences hygiéniques et sanitaires et répondre aux obligations en matière de sécurité alimentaire définies par l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA).

Pour ce faire, les exploitants d'un SEA pour enfants sont invités à consulter le guide des bonnes pratiques pour une bonne hygiène alimentaire.

Conformément au règlement 852/2004/CE, les SEA sont des exploitants du secteur alimentaire puisqu’ils exercent une activité en lien avec la production, la manipulation et la distribution d’aliments. Ils sont ainsi obligés soit de mettre en place des procédures permanentes fondées sur les principes HACCP soit d’appliquer les consignes d’un guide de bonnes pratiques pour leur secteur comme mentionné à l’article 5§5. Tout SEA est tenu à s’y conformer.

Le personnel des SEA susceptible de s’occuper d’enfants allergiques dans le cadre de la gestion de l’alimentation doit suivre une formation sur les allergènes d’au moins 2 heures reprenant la caractérisation des allergènes, l’explication de la différence entre un régime simple et un régime strict et leurs conséquences sur les enfants en cas de consommation de l’allergène interdit.

Pour les jeunes enfants âgés de moins de 2 ans, le service d’éducation et d’accueil doit disposer d’une cuisine ou d’un bloc kitchenette au même étage que le local de séjour.

Le bloc kitchenette doit être équipé :

d'un plan de travail ;
d'un point de chauffe pour le biberons ;
d'un espace de rangement (armoire) ;
d'un lavabo pour le personnel avec un robinet hygiénique ;
de savon et de papier.

Local administratif et autres locaux

Le SEA pour enfants doit disposer des espaces suivants :

un local séparé pour la gestion administrative avec lumière naturelle directe ;
un local séparé pour la préparation pédagogique avec lumière naturelle directe ainsi que le dépôt des affaires personnelles des salariés fermant à clé ;
un espace pour parents dans l’aire centrale ;
un espace de stockage pour landaus et poussettes facilement accessible pour les services accueillant les jeunes enfants ;
un espace de rangement des affaires personnelles pour chaque enfant qui fréquente le service au moins une fois par semaine.

Démarches préalables

Autorisation d’exploitation pour établissement classé

Avant de demander l’agrément, le requérant doit demander une autorisation d’exploitation pour établissement classé (classe 3A) auprès de l'Inspection du Travail et des Mines (ITM).

Les conditions types à respecter par un SEA sont :

les prescriptions de sécurité incendie générales :
- pour bâtiments bas (ITM-SST 1501) ; ou
- pour bâtiments moyens (ITM-SST 1502) ; et
les prescriptions de sécurité et de santé spécifiques :
- aux services d’éducation et d’accueil pour enfants non-scolarisés (ITM-SST 1514) ; et/ou
- aux structures d’éducation et d’accueil pour enfants scolarisés et enfants précoces (ITM-SST 1524).

Le gestionnaire doit adresser sa demande d’autorisation d’exploitation pour un service d’éducation et d’accueil pour enfants à l'ITM accompagnée des pièces mentionnées dans le formulaire-type.

Dès réception de l'autorisation d'exploitation pour établissement classé, l'exploitant peut débuter les travaux d'aménagement / construction.

L'autorisation fixe les conditions d'exploitation de l'établissement (des locaux). Sa durée de validité est illimitée, même en cas de changement d'exploitant.

Plans d’aménagements

Avant d’introduire sa demande d’agrément, le gestionnaire doit contacter l’Administration communale compétente afin de vérifier si le plan d’aménagement général (PAG) et le plan d’aménagement particulier (PAP) permettent l’exploitation d’un service d’éducation et d’accueil pour enfants dans le bâtiment en question.

L’administration communale lui fournira alors un certificat attestant la conformité du service par rapport au PAG.

Si le projet exige des transformations, le gestionnaire devra également s’assurer d’obtenir une autorisation de bâtir.

Exigences de santé et sécurité

Avant de commencer les travaux, le gestionnaire doit contacter :

la Direction de la Santé afin de se mettre en conformité avec les exigences hygiéniques et sanitaires ; et
l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) pour les obligations en matière de sécurité alimentaire.

Pour ce faire, le gestionnaire est invité à consulter les modalités concernant l'avis de la Division de l'Inspection Sanitaire (Pdf, 429 Ko) de la Direction de la Santé.

Ouverture d'une structure

La procédure d'autorisation d'exploitation pour établissement classé peut prendre 2 à 3 mois.

Il est conseillé d'introduire la demande dès le début du projet ou avant le début des travaux.

La durée de la procédure d'agrément dépend du dépôt d'un dossier complet. Le délai d’instruction administrative est de 3 mois et commence au moment où tous les documents nécessaires ont été fournis au ministre compétent. Lorsque la complexité du dossier le justifie, le délai d’instruction administrative peut être prolongé une seule fois et pour une durée limitée. La décision de prolongation du délai ainsi que sa durée sont dûment motivées par le ministre et notifiées au demandeur avant l’expiration du délai initial.

Il est fortement conseillé de prendre en considération les délais concernant la procédure du prestataire du chèque-service accueil.

Renouvellement de l’agrément

Le gestionnaire désireux de renouveler l’agrément du service est tenu d’en faire la demande écrite au ministre ayant l’Enfance dans ses attributions au plus tard 3 mois avant l’échéance de l’agrément.

Demande d’agrément SEA

La demande d’agrément datée, signée est à envoyer au Service de l’éducation et de l'accueil du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse accompagnée des pièces justificatives suivantes:

une demande d'agrément pour service d’éducation et d’accueil pour enfants ;
une copie du certificat de conformité par rapport au PAG délivré par l'administration communale ;
une attestation (rapport de synthèse muni du visa de l’ITM et autorisation d’exploitation) émanant de l’Inspection du travail et des mines pour les services régis par la classe 3A des établissements classés établissant que l’infrastructure dans laquelle le requérant exerce ses activités correspond aux normes minima de sécurité et de salubrité ainsi qu’aux besoins des enfants ;
le cas échéant, une attestation du Service national de la sécurité dans la fonction publique pour les institutions relevant du champ d’application de la loi modifiée du 19 mars 1988 concernant la sécurité dans la fonction publique établissant que l’infrastructure dans laquelle le requérant exerce ses activités correspond aux normes minima de sécurité et de salubrité ainsi qu’aux besoins des enfants ;
une copie de l'avis du ministère de la Santé et de la Sécurité sociale attestant que l’infrastructure est conforme aux exigences hygiéniques et sanitaires et répond à la réglementation relative à la sécurité alimentaire ;
une copie de la lettre adressée au service d'incendie et de sauvetage pour les informer de l'existence et de l'emplacement du service ;
un document renseignant sur l'utilisation de l'espace reprenant la mise en œuvre des prestations obligatoires accompagné :
- d'un plan détaillé des infrastructures avec leurs fonctions correspondantes ;
- d'un plan de l'aire de jeux extérieure ;
les extraits de casier judiciaire récents du gestionnaire ou de ses représentants et du personnel dirigeant :
- pour les ressortissants luxembourgeois: bulletin n°3 et bulletin n°5 "Protection des mineurs" ;
- pour les ressortissants non-luxembourgeois et les personnes disposant de la double nationalité: les extraits de casier judiciaire (bulletin "classique" et bulletin renseignant les condamnations pour des faits commis à l'égard d'un mineur ou impliquant un mineur) du ou des pays dont ils ont la nationalité et dans lesquels ils ont séjournés à partir de l’âge de 18 ans ;
un budget prévisionnel et des pièces afférentes documentant la situation financière ;
un engagement écrit du gestionnaire selon lequel il "garantit que les activités agréées sont accessibles aux usagers indépendamment de toutes considérations d'ordre idéologique, philosophique et religieux et que l'usager du service a droit à la protection de sa vie privée et au respect de ses convictions religieuses ou philosophiques" ;
un engagement écrit du gestionnaire concernant le régime des langues pratiquées au sein du service et les compétences linguistiques du personnel d’encadrement ;
les documents relatifs à l’identité et à la qualification du personnel dirigeant ;
les documents relatifs à l’identité du gestionnaire.

Si le gestionnaire est une personne morale :

la demande d'agrément doit être introduite et signée par la ou les personnes autorisées à représenter la personne morale en justice ;
le dossier d'agrément contient également une copie des statuts ou de l'acte constitutif de la personne morale ;
les conditions d’honorabilité s’apprécient dans le chef de la personne habilitée à représenter la personne morale lorsque :
- le gestionnaire est :
  - une société anonyme, une société à responsabilité limitée ou une société européenne : l’administrateur, le directeur ou le gérant du service qui ayant reçu délégation de pouvoirs à cet effet par le conseil d’administration ou en vertu des statuts ;
  - un établissement public ou association sans but lucratif : le président de son conseil d’administration ;
  - une commune : les membres du collège des bourgmestres et échevins ;
  - un syndicat intercommunal : les membres de son bureau ;
- l’administrateur ou le membre du directoire responsable est une personne morale : le représentant permanent de la personne morale.

Demande de réception et visite d’agrément

Une fois les travaux de construction et d'aménagement finalisés, le gestionnaire doit demander :

un rendez-vous avec un organisme de contrôle agréé pour une première réception du bâtiment et des annexes aménagés (contrôle des normes de sécurité, de salubrité et d'hygiène fixées par l’autorisation d’exploitation pour établissement classé de l’ITM) ;
le cas échéant, un rendez-vous auprès du service national de la Sécurité dans la fonction publique ;
un rendez-vous auprès de la Direction de la Santé afin de recevoir un avis après l’achèvement des travaux ;
un rendez-vous avec le Service de l’éducation et de l’accueil du ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse pour une visite d’agrément (contrôle des infrastructures, de leur conformité aux prestations obligatoires et détermination de la capacité d'accueil maximale).

 Attention : pour la visite d’agrément les locaux doivent être aménagés !

Rapport de synthèse (par un organisme de contrôle agréé par l’ITM)

L'organisme de contrôle agréé émettra un rapport final (ou rapport de synthèse) qui pourra faire état :

d’une ou plusieurs non-conformités majeures ("remarque à 0 jour") ; ou
de certaines non conformités mineures assorties d'un délai de mise en conformité (ex. : "remarque à 90 jours") ; ou
d’aucune remarque.

Non-conformités majeures

Lorsque le rapport de réception contient une ou plusieurs non-conformités majeures ("remarques à 0 jour"), le service d'accueil et d'éducation ne pourra pas recevoir d'agrément. Le gestionnaire devra :

effectuer les travaux de mise en conformité ;
demander une nouvelle réception auprès d'un organisme de contrôle agréé.

Non-conformités mineures

Lorsque le rapport de réception contient des non-conformités mineures ("remarques à 90 jours") mais aucune non-conformité majeure ("remarques à 0 jour"), le gestionnaire transmet :

l’attestation (ou rapport de synthèse) fournie par l’organisme de contrôle à l’ITM afin qu’elle y appose son visa ;
cette même attestation (munie du visa de l’ITM) au Service de l'éducation et de l'accueil pour compléter la demande d’agrément.

Il obtiendra alors un agrément provisoire sous réserve que :

le dossier de demande soit complet ;
la visite d’agrément du ministère n'ait donné lieu à aucune observation.

Il pourra alors ouvrir son service, après que l’agrément ait été accordé, mais devra :

se mettre en conformité dans les délais indiqués ;
demander une nouvelle réception ;
transmettre le rapport de réception au Service de l’éducation et de l’accueil du ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse.

Aucune non-conformité

Lorsque le rapport ne contient aucune remarque, le gestionnaire transmet :

l’attestation (ou rapport de synthèse) fournie par l’organisme de contrôle à l’ITM afin qu’elle y appose son visa ;
l'attestation (munie du visa de l’ITM) au Service de l’éducation et de l'accueil pour compléter la demande d’agrément. Il obtiendra alors un agrément sous réserve que :
- le dossier de demande soit complet ;
- la visite d’agrément du Service de l’éducation et de l’accueil n'ait donné lieu à aucune observation.

Il pourra alors ouvrir son service, après que l’agrément ait été accordé.

La mention de l’agrément doit figurer sur toutes les lettres, factures ou autres pièces destinées aux usagers ou au public.

Validité de l’agrément

En cas de modification des conditions sur la base desquelles l’agrément a été accordé, le gestionnaire doit demander un nouvel agrément.

Renouvellement de l’agrément

La demande de renouvellement est à accompagner des pièces suivantes :

une attestation établissant que l’infrastructure dans laquelle le requérant exerce ses activités correspond aux normes minima de sécurité et de salubrité ainsi qu’aux besoins des enfants, émanant :
- de l’Inspection du travail et des mines pour les services régis par la classe 3A des établissements classés ;
- le cas échéant du Service de la sécurité dans la fonction publique ;
une copie de l’avis émanant du ministre ayant la Santé dans ses attributions attestant que l’infrastructure est conforme aux exigences hygiéniques et sanitaires et répond à la réglementation relative à la sécurité alimentaire.

En cas de besoin, le gestionnaire doit également fournir :

un document renseignant sur l’utilisation de l’espace ;
une copie du certificat établi par l’administration communale attestant la conformité du service par rapport au PAG.

Changement de gestionnaire

Lorsque le service change de gestionnaire, il convient d’introduire une nouvelle demande d’agrément (ainsi qu’une nouvelle demande prestataire chèque-service accueil) avec toutes les pièces justificatives.

Rénovation ou aménagements substantiels des infrastructures

En cas de rénovation ou d’aménagement substantiels des infrastructures dans lesquelles se déroulent des activités, le gestionnaire est tenu d’introduire une demande de renouvellement d’agrément auprès du ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse en joignant les pièces suivantes :

une attestation établissant que l’infrastructure dans laquelle le requérant exerce ses activités correspond aux normes minima de sécurité et de salubrité ainsi qu’aux besoins des enfants, émanant :
- soit de l’Inspection du travail et des mines pour les services régis par la classe 3A des établissements classés ;
- soit du Service de la sécurité dans la fonction publique ;
un document renseignant sur l'utilisation de l'espace ;
une copie de l’avis émanant du ministre ayant la Santé dans ses attributions attestant que l’infrastructure est conforme aux exigences hygiéniques et sanitaires et répond à la réglementation relative à la sécurité alimentaire.

En cas de besoin, il doit également fournir :

une copie du certificat établi par l’administration communale attestant la conformité du service par rapport au plan d’aménagement général de la commune ;
une copie de la lettre adressée au service d’incendie et de sauvetage renseignant sur l’existence et l’emplacement d’un service.

Sous le terme « rénovation et aménagement substantiel des infrastructures » on entend des rénovations ou aménagements engendrant :

une modification au niveau de l’offre ;
une modification (augmentation ou diminution) de la capacité maximale d’accueil ;
une réaffectation des locaux du service rendant nécessaire une réévaluation de la sécurité au sein du service

Dérogations

En cas d’un accueil d’enfants en pleine nature, des dérogations visant la surface nette des locaux de séjour, la taille de l’aire de jeu extérieure et l’infrastructure peuvent être accordées.

Les demandes doivent être motivées et sont accordées au cas par cas en fonction de la situation du service.