Droits et devoirs de la délégation du personnel et de ses membres

Dernière modification le

Les élections sociales ont lieu tous les 5 ans. À cette occasion, les salariés votent pour élire les membres de la délégation du personnel dans leur entreprise.

Les personnes qui sont élues lors de ces élections ont plusieurs missions et possèdent également certains droits pour mener à bien leurs missions.

Personnes concernées

Les membres de la délégation du personnel ainsi que l’employeur sont soumis à plusieurs obligations.

Modalités pratiques

Rôles de la délégation du personnel

La délégation du personnel tient plusieurs rôles au sein de l’entreprise.

Attributions générales

La mission générale de la délégation du personnel est de sauvegarder et défendre les intérêts des salariés de l’établissement en matière de conditions de travail, de sécurité de l’emploi et de statut social.

Elle joue ainsi le rôle de médiateur entre les salariés et leur employeur.

Il appartient notamment à la délégation du personnel de :

  • présenter à l’employeur toute réclamation, individuelle ou collective ;
  • veiller à la bonne application des lois, règlements et conventions collectives de travail (CCT) ainsi qu’au respect rigoureux de l’égalité de traitement des salariés de l’entreprise ;
  • de rendre son avis sur l’élaboration ou la modification du règlement d’ordre intérieur ;
  • prévenir et régler les différends individuels ou collectifs entre l’employeur et les salariés ;
  • à défaut de règlement des différends, saisir l’Inspection du travail et des mines (ITM) ;
  • veiller au respect de l’égalité de traitement en ce qui concerne l’accès à l’emploi, à la formation professionnelle ou encore la rémunération et les conditions de travail des salariés.

Le chef d’entreprise est tenu de communiquer à la délégation du personnel les renseignements nécessaires à la bonne exécution de sa mission et qui sont susceptibles d’éclairer les membres qui la composent sur la marche et la vie de l’entreprise (dont l’évolution récente et l’évolution probable de ses activités, ainsi que de sa situation économique).

Dans les entreprises de plus de 150 salariés, la communication des informations se fait mensuellement ou à la demande de la délégation. Pour les autres entreprises, elle se fait lors des 3 réunions que la délégation doit avoir, par an, avec la direction de l’entreprise.

Si la délégation du personnel estime que les informations fournies ne sont pas suffisantes, elle peut demander un complément d’information.

Les membres de la délégation du personnel ont le droit d’entrer en contact avec tous les salariés de l’entreprise. Ils peuvent notamment se déplacer librement dans l’entreprise ou sur les chantiers et avoir un contact avec les salariés, après en avoir informé l’employeur.

Information et consultation sur la vie de l’entreprise

La délégation du personnel a notamment pour mission de :

  • rendre son avis :
    • et formuler des propositions pour l’amélioration des conditions de travail, d’emploi et de la situation sociale du personnel salarié de l’entreprise ;
    • et formuler des propositions pour l’élaboration ou la modification du règlement intérieur de l’entreprise. L’employeur doit, dans un délai de 2 mois, prendre une décision sur la proposition de modifications ;
    • sur des questions relatives au temps de travail ;
    • sur la mise en place ou la suppression d’un régime complémentaire de pension ;
  • participer :
    • à la formation des apprentis (si l’entreprise dépasse 100 salariés) et aux mesures en faveur des jeunes ;
    • à la mise en œuvre de la politique de prévention du harcèlement et de la violence au travail ;
  • collaborer à l’établissement de tout régime de formation professionnelle initiale et continue, etc.

Participation à certaines décisions de l’entreprise

Dans les entreprises de plus de 150 salariés, au cours de l’année qui précède le premier jour du mois de l’affichage des élections, la délégation du personnel et l’employeur prennent en commun les décisions portant notamment sur :

  • l’introduction ou l’application d’installations techniques qui ont pour but de contrôler le comportement et les performances du salarié à son poste de travail ;
  • l’introduction ou la modification de mesures qui concernent la santé et la sécurité des salariés ainsi que la prévention des maladies professionnelles ;
  • l’établissement ou la modification des critères généraux :
    • concernant la sélection personnelle en cas d’embauchage, promotion, licenciement, etc. ;
    • d’appréciation des salariés, etc.

À ce titre, une réunion doit avoir lieu, au moins une par trimestre, entre l’employeur et la délégation du personnel afin de discuter de ces points et de parvenir à un accord. L’employeur y est représenté par le chef d’entreprise ou son délégué, ainsi que, s’ils le désirent, par des personnes de leur choix.

Le nombre de représentants de l’entreprise ne peut pas dépasser le nombre des délégués du personnel élus.

L’ordre du jour est fixé d’un commun accord entre le chef d’entreprise et le Président de la délégation. Il doit être communiqué aux membres de la délégation du personnel au moins 5 jours avant la date de la réunion.

Si aucun accord n’est trouvé, la délégation du personnel donne mandat au bureau de mener les négociations et de prendre une décision avec l’employeur.

Les réunions se tiennent à huis clos pendant les heures de service, dans un local mis à disposition par l’employeur, avec les fournitures nécessaires.

Affichage des communications de la délégation

La délégation du personnel peut afficher ses communications, rapports et prises de positions dans les locaux de l’entreprise, sur divers supports (y compris électroniques) accessibles au personnel de l’entreprise.

Les délégués élus peuvent afficher librement des communications syndicales sur les supports réservés à cet usage dans l’entreprise s’ils sont issus d’une liste présentée par :

  • un syndicat qui jouit de la représentativité nationale ou sectorielle ; ou
  • un syndicat de salariés représentant la majorité absolue des membres de la délégation.

Lors de l’affichage, un exemplaire de la communication est transmis au chef d’entreprise.

Ces mêmes délégués peuvent aussi diffuser librement des publications et tracts de nature syndicale aux salariés de l’entreprise :

  • dans l’enceinte de celle-ci ; et
  • dans des endroits à fixer d’un commun accord avec l’employeur.

Décisions importantes concernant les matières technique, économique et financière

Le chef d’entreprise doit :

  • informer et consulter la délégation du personnel avant de prendre une décision importante qui concerne :
    • la construction, transformation ou extension des installations de production ou d’administration ;
    • l’introduction, l’amélioration, le renouvellement ou la transformation de l’équipement ;
    • l’introduction, l’amélioration, le renouvellement ou la transformation des méthodes de travail et des procédés de production à l’exception des secrets de fabrication ;
      Il doit aussi informer la délégation sur les incidences de ces mesures précitées sur les conditions et l’environnement de travail ;
  • informer et consulter la délégation, au moins une fois par an, sur les besoins actuels et prévisibles en main-d’œuvre dans l’entreprise et notamment sur les mesures de formation et de rééducation professionnelle ;
  • informer et consulter en principe au préalable la délégation sur toutes décisions d’ordre économique et financier qui peuvent avoir une incidence sur la structure de l’entreprise ou le niveau de l’emploi, comme par exemple :
    • le volume de la production et des ventes ;
    • les projets d’arrêts ou de transfert de l’entreprise ou de partie de l’entreprise ;
    • les projets de restriction ou d’extension de l’activité de l’entreprise, etc.

L’employeur peut cependant déroger à ce principe d’information et de consultation préalable si ces dernières risquent d’entraver la gestion de l’entreprise ou de compromettre la réalisation d’une opération envisagée. Dans ce cas, il doit, dans les 3 jours, donner à la délégation du personnel toutes les informations et explications nécessaires sur la décision prise ;

  • informer la délégation par écrit, au moins 2 fois par an, de l’évolution économique et financière de l’entreprise. Il adresse ainsi un rapport d’ensemble sur l’activité de l’entreprise, le chiffre d’affaires, les résultats globaux de la production et de l’exploitation, l’évolution de la structure et du montant des rémunérations du personnel, etc.

Si la société est constituée sous forme de société par actions, association sans but lucratif, coopérative ou fondation, la direction doit communiquer à la délégation de personnel, avant leur présentation à l’assemblée générale des actionnaires ou l’organe de décision, le compte des profits et pertes, le bilan annuel, le rapport des commissaires aux comptes, tout autre document soumis aux organes de décision.

Droits de la délégation du personnel et de ses membres

Exercice des fonctions

Le chef d’entreprise doit laisser aux membres de la délégation le temps nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et rémunérer ce temps comme temps de travail, sans préjudice de son obligation d’accorder aux délégués un crédit d’heures rémunérées proportionnel à son effectif.

Les crédits d’heures sont rémunérés et répartis, proportionnellement aux voix reçues, entre toutes les listes qui ont obtenu au moins 20 % des sièges au moment de l’élection.

Effectif de moins de 150 salariés

Le chef d'entreprise accorde à la délégation du personnel un crédit d'heures total proportionnel à l'effectif des salariés qu'elle représente. La base du crédit étant de 40 heures par semaine pour 500 salariés.

Exemple :

Une entreprise a un effectif total de 100 salariés.

Le crédit d'heures total accordé à la délégation du personnel se calcule de la manière suivante : 100 x 40/500 soit un total de 8 heures.

Ces 8 heures sont accordées à l'ensemble des membres composant la délégation. La répartition du crédit d'heures doit se faire proportionnellement entre les listes ayant obtenu au moins 20 % des sièges aux élections.

Effectif entre 150 et 249 salariés

Le chef d'entreprise accorde à la délégation du personnel un crédit d'heure total proportionnel à l'effectif des salariés qu'elle représente sur la base d'un crédit de 40 heures par semaine à raison de 250 salariés.

Exemple :

Une entreprise a un effectif total de 200 salariés.

Le crédit d'heures total accordé à la délégation du personnel se calcule de la manière suivante : 200 x 40/250 soit un total de 32 heures.

Ces 32 heures sont accordées à l'ensemble des membres composant la délégation. Les heures sont ensuite réparties proportionnellement aux voix reçues entre toutes les listes ayant obtenu au moins 20 % des suffrages au moment de l'élection.

Effectif de 250 salariés au moins

Le chef d’entreprise doit accorder une dispense permanente de service à un nombre de délégué qui est fixé en fonction de la taille de l’entreprise :

Effectif de l'entreprise
Nombre de délégués à plein temps
250 - 500
1
501 - 1.000
2
1.001 - 2.000
3
2.001 - 3.500
4

Pour les entreprises dont l'effectif est supérieur à 3.500 salariés, un délégué supplémentaire est désigné par tranche de 1.500 salariés.

Exemple :

Une entreprise a un effectif total de 11.000 salariés.

Nombre de délégués à plein temps :
4 délégués à plein temps (car effectif supérieur à 3.500) + 5 délégués : (11.000-3.500) / 1.500 = 5

Total = 9 délégués libérés de tout travail pour effectuer leur tâche de représentant à plein temps.

Ces délégués sont en principe désignés par les membres de la délégation du personnel. Si l’effectif de la société dépasse 1.000 salariés, les organisations syndicales désignent chacune un des délégués si elles :

  • jouissent de la représentativité nationale ; et
  • sont représentées dans l’entreprise.

Réunions de la délégation du personnel

La délégation du personnel peut se réunir une fois par mois pendant les heures de service. La délégation doit prévenir la direction de sa réunion au moins 5 jours ouvrables avant, sauf accord sur un délai plus court.

Elle a, par ailleurs, l’obligation de se réunir au moins 6 fois par an, dont 3 fois avec la direction de l’entreprise.

Le temps qui est passé dans les réunions est considéré comme du temps de travail.

La délégation du personnel peut aussi se réunir en assemblée plénière avec le personnel salarié de l’entreprise une fois par année. La réunion se tient à huis clos et le chef d’entreprise ou son représentant peut y être invité.

Consultation

La délégation du personnel peut prévoir des heures de consultation pour les salariés de l’entreprise.

Dans les entreprises de plus de 250 salariés, ces consultations sont menées par le(s) délégué(s) dispensé(s) :

  • pendant les heures de travail ;
  • à des heures fixées par la délégation ;
  • communiquées au chef d’entreprise.

Dans les entreprises de moins de 250 salariés, la délégation peut prévoir des heures de consultation pendant ou en dehors des horaires de travail. Si les consultations se font pendant les heures de travail, la délégation doit se mettre d’accord avec le chef d’entreprise sur l’horaire et les modalités d’organisation des consultations. Les heures de consultations sont imputées sur le crédit d’heure de la délégation.

Protection spéciale des membres de la délégation du personnel

Les membres titulaires ou suppléants de la délégation ne peuvent pas faire l’objet :

  • d’une modification d’une clause essentielle de leur contrat ;
  • d’un licenciement, même pour faute grave, pendant la durée de leur mandat, ainsi que pendant les 6 premiers mois qui suivent l’expiration ou la cessation de leur mandat.

Si l’employeur licencie tout de même le délégué ou modifie une clause substantielle de son contrat, le délégué peut introduire un recours en référé devant le Président du Tribunal du travail pour demander la nullité du licenciement ou de la modification du contrat de travail.

Les candidats à un poste de délégué du personnel sont aussi protégés dès la présentation de leur candidature et ce, pour une durée de 3 mois.

L’employeur a cependant la possibilité de prononcer la mise à pied du délégué, en invoquant une faute grave de la part du délégué.

Maintien de la rémunération

Le chef d’entreprise doit laisser aux membres de la délégation le temps nécessaire à l’exercice de leurs fonctions, et rémunérer ce temps comme temps de travail, sans préjudice de son obligation d’accorder aux délégués un crédit d’heures rémunérées proportionnel à son effectif.

Les membres de la délégation du personnel ont de plus le droit de quitter leur poste de travail pour l’accomplissement de leurs missions, sans perte de salaire, si :

  • ils en ont informé au préalable le chef d’entreprise ; et
  • cela ne pose pas de problème à la bonne marche du service.

Congé-formation

Le congé-formation désigne le temps que l’employeur doit laisser aux délégués du personnel pour participer, pendant les heures de travail, à des formations organisées par les organisations syndicales ou par des institutions spécialisées et destinées à perfectionner leurs connaissances économiques, sociales et techniques.

Les délégués n’ont pas de perte de rémunération pendant le temps de congé-formation.

Le temps de congé-formation des membres de la délégation du personnel est fixé de la manière suivante :

  • si l’entreprise compte entre 15 et 49 salariés, chaque membre titulaire a droit à une semaine de travail de congé-formation au cours de son mandat. Les dépenses de rémunération liées au congé-formation sont prises en charge par l’État ;
  • si l‘entreprise compte entre 50 et 150 salariés, chaque membre titulaire a droit à 2 semaines de travail de congé-formation au cours de son mandat. Les dépenses de rémunération liées à une semaine du congé-formation sont prises en charge par l’État ;
  • si l’entreprise compte plus de 150 salariés, chaque membre a droit à une semaine de travail de congé-formation par année de mandat.

Les délégués qui sont élus pour la 1re fois ont droit à un supplément 16 heures de congé de formation au cours de la 1re année de leur mandat.

Les délégués suppléants ont droit à la moitié des heures de formation auxquelles ont droit les délégués titulaires.

Le congé-formation doit être accordé par le chef d’entreprise aux délégués qui désirent effectuer des stages de formation agréés. Chaque année, une liste de formation est établie d’un commun accord entre les organisations professionnelles des employeurs et les organisations syndicales, les plus représentatives sur le plan national.

La durée du congé-formation ne peut pas être déduite de la durée du congé annuel payé : elle est assimilée à une période de travail.

Obligations de l’employeur

L’employeur est tenu à certaines obligations envers la délégation et les délégués du personnel. Il doit notamment :

  • communiquer à la délégation du personnel :
    • tous les renseignements nécessaires à la bonne exécution de ses missions ;
    • si l’entreprise occupe moins de 150 salariés au cours de l’année qui précède le premier jour du mois de celui de l’affichage des élections : au moins une fois par an, par écrit, l’évolution économique et financière ainsi que les activités récentes et futures de l’entreprise. Il s’agit d’un rapport d’ensemble sur l’activité de l’entreprise, le chiffre d’affaires, l’évolution de la structure et du montant des rémunérations du personnel, etc ;
  • informer et consulter la délégation du personnel sur :
    • les décisions qui peuvent entraîner des modifications importantes dans l’organisation du travail ou dans les contrats de travail, y compris les licenciements collectifs, le maintien des droits en cas de transfert d’entreprise, ou encore le recours à des salariés intérimaires ;
    • la gestion des œuvres sociales mises en œuvre dans l’entreprise au bénéfice des salariés ou de leurs familles. L’employeur doit transmettre à la délégation un compte rendu de gestion au moins une fois par an ;
  • communiquer à la délégation et au délégué à la sécurité et à la santé :
    • les risques pour la sécurité et la santé ainsi que les mesures et activités de protection et prévention qui concernent tant l’entreprise que les divers postes de travail et fonctions ;
    • les mesures de protection à prendre et, si nécessaire, le matériel de protection à utiliser ;
    • l’évolution du taux d’absence.

Ces informations (sauf celles sur le taux d’absentéisme) doivent aussi être communiquées à l’employeur des salariés qui interviennent dans l’entreprise. Celui-ci doit les transmettre à sa propre délégation du personnel ;

  • informer et consulter la délégation du personnel et le délégué à l’égalité sur :
    • la situation, la structure et l’évolution probable de l’emploi au sein de l’entreprise, notamment en cas de menace sur l’emploi. Pour ce faire, il doit communiquer semestriellement des statistiques ventilées par sexe sur les recrutements, promotions, mutations, licenciements, rémunérations et formations des salariés de l’entreprise ;
    • la conclusion de contrats d’appui-emploi et de contrats d’initiation à l’emploi ;
  • mettre un local équipé à disposition de la délégation du personnel pour ses réunions.

Obligations des membres de la délégation du personnel

Les membres de la délégation du personnel doivent respecter le règlement intérieur de l’entreprise.

Les délégués du personnel sont tenus au secret professionnel :

  • pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication ;
  • des informations qui présentent un caractère confidentiel, selon le chef d’entreprise, que ce soit envers les salariés de l’entreprise ou des personnes tierces, sauf si ces salariés ou personnes tierces sont également soumis à une clause de confidentialité.

Litiges entre la délégation du personnel et le chef d’entreprise

Concernant les matières technique, économique et financière

En cas de points de vue différents entre la délégation du personnel et le chef d’entreprise, le conseil d’administration, le ou les gérant(s), ou, dans le cas d’une société par action, le chef d’entreprise (s’il n’a pas participé personnellement aux délibérations), en sont informés.

La délégation est ensuite informée de la suite qui sera donnée.

Concernant la participation à la vie de l’entreprise

Lorsque qu’il n’y a pas d’accord sur les décisions à prendre, la délégation du personnel peut donner mandat au bureau de la délégation du personnel pour continuer les discussions avec l’employeur.

Si aucun accord n’est trouvé, l’employeur ou la délégation peuvent soumettre le problème à une commission de médiation instituée dans le cadre de la convention collective à laquelle l’entreprise est soumise.

Si l’entreprise n’est pas soumise à une convention collective, le médiateur peut être nommé par l’Inspection du travail et des mines, sur demande de l’employeur ou de la délégation du personnel.

Organismes de contact

  • Inspection du travail et des mines (ITM)

    Adresse :
    3, rue des Primeurs L-2361 Strassen Luxembourg
    B.P. 27 L-2010 Luxembourg
    Tél. :
    (+352) 247 76 100
    du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 16h30
    Fax :
    (+352) 247 96 100
    E-mail :
    contact@itm.etat.lu
    Site web :
    https://itm.public.lu/fr.html
    Ouvert Ferme à 17h00
    Jeudi:
    8h30 à 11h30 , 14h00 à 17h00
    Vendredi:
    8h30 à 11h30 , 14h00 à 17h00
    Samedi:
    Fermé
    Dimanche:
    Fermé
    Lundi:
    8h30 à 11h30 , 14h00 à 17h00
    Mardi:
    8h30 à 11h30 , 14h00 à 17h00
    Mercredi:
    8h30 à 11h30 , 14h00 à 17h00

  • Inspection du travail et des mines (ITM) Siège régional Diekirch

    Adresse :
    2, rue Clairefontaine L-9220 Diekirch
    B.P. 27 L-2010 Luxembourg
    Tél. :
    (+352) 247 76 100
    du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 16h30
    Fax :
    (+352) 247 96 100
    E-mail :
    contact@itm.etat.lu
    Site web :
    https://itm.public.lu/fr/nous-connaitre/guichets/diekirch.html
    Ouvert Ferme à 17h00
    Jeudi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Vendredi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Samedi:
    Fermé
    Dimanche:
    Fermé
    Lundi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Mardi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Mercredi:
    Fermé

  • Inspection du travail et des mines (ITM) Siège régional Esch-sur-alzette

    Adresse :
    1, boulevard de la Porte de France L-4360 Esch-sur-Alzette
    B.P. 27 L-2010 Luxembourg
    Tél. :
    (+352) 247 76 100
    du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 16h30
    Fax :
    (+352) 247 96 100
    E-mail :
    contact@itm.etat.lu
    Site web :
    https://itm.public.lu/fr/nous-connaitre/guichets/esch-alzette.html
    Ouvert Ferme à 17h00
    Jeudi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Vendredi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Samedi:
    Fermé
    Dimanche:
    Fermé
    Lundi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Mardi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Mercredi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00

  • Inspection du travail et des mines (ITM) Siège régional Strassen

    Adresse :
    3, rue des Primeurs L-2361 Strassen
    B.P. 27 L-2010 Luxembourg
    Tél. :
    (+352) 247 76 100
    du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 16h30
    Fax :
    (+352) 247 96 100
    E-mail :
    contact@itm.etat.lu
    Site web :
    https://itm.public.lu/fr/nous-connaitre/guichets/strassen.html
    Ouvert Ferme à 17h00
    Jeudi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Vendredi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Samedi:
    Fermé
    Dimanche:
    Fermé
    Lundi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Mardi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00
    Mercredi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00

  • Inspection du travail et des mines (ITM) Siège régional Wiltz

    Adresse :
    20, route de Winseler L-9577 Wiltz
    B.P. 27 L-2010 Luxembourg
    Tél. :
    (+352) 247 76 100
    du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 16h30
    Fax :
    (+352) 247 96 100
    E-mail :
    contact@itm.etat.lu
    Site web :
    https://itm.public.lu/fr/nous-connaitre/guichets/wiltz.html
    Fermé ⋅ Ouvre Mercredi à 8h30
    Jeudi:
    Fermé
    Vendredi:
    Fermé
    Samedi:
    Fermé
    Dimanche:
    Fermé
    Lundi:
    Fermé
    Mardi:
    Fermé
    Mercredi:
    8h30 à 11h30, 14h00 à 17h00

Vous voyez 2 des 5 organismes

Démarches et liens associés

Démarches

Liens

Informations complémentaires

Élections sociales

sur le site de l'Inspection du travail et des mines (ITM)

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