Mise en place de la délégation du personnel (à partir du 1er février 2019)

Les élections sociales ont lieu tous les 5 ans. A cette occasion, les salariés votent pour élire les membres de la délégation du personnel dans leur entreprise.


Une fois les résultats connus, la nouvelle délégation doit être mise en place.
 

Personnes concernées

Les candidats élus doivent mettre en place la nouvelle délégation du personnel, avec l’aide de l’employeur.

Délais

Le salarié qui a obtenu le plus grand nombre de voix lors du suffrage doit convoquer la réunion constituante dans le mois qui suit les élections.

Coûts

Les coûts liés aux élections des délégués du personnel sont à la charge de l’employeur.

Modalités pratiques

Mise en place de la nouvelle délégation

Réunion constituante

Le salarié qui a obtenu le plus grand nombre de voix lors du suffrage doit convoquer la réunion constituante.

Lors de cette réunion, la délégation du personnel désigne parmi ses membres effectifs, au scrutin secret et selon les règles de la majorité relative :

  • un président ;
  • un vice-président ;
  • un secrétaire.

En cas de parité de voix, le plus âgé est élu.

Lors de la réunion constituante, chaque délégation du personnel désigne parmi ses membres ou parmi les autres salariés :

Dans les 3 jours qui suivent la réunion constituante, le président de la délégation communique par voie écrite au chef d’entreprise, les noms, prénoms et les matricules nationaux :

  • du vice-président ;
  • du secrétaire ;
  • des membres du bureau ;
  • du délégué à la sécurité et à la santé ;
  • du délégué à l’égalité.

Dans les 5 jours qui suivent la communication au chef d’entreprise des fonctions des délégués, le chef d’entreprise communique ces informations plus celles concernant le président à l’Inspection du travail et des mines (ITM) grâce à la démarche de déclaration des fonctions via la plateforme électronique MyGuichet.lu.

Composition du bureau

Pour l'expédition des affaires courantes et la préparation de ses réunions, la délégation du personnel désigne les membres du bureau parmi ses membres effectifs au scrutin secret et selon les règles de la représentation proportionnelle.

Le bureau se composera du président, du vice-président, du secrétaire et de :

  • un membre, lorsque la délégation du personnel se compose d'au moins 8 membres ;
  • 2 membres, lorsque la délégation se compose d'au moins 10 membres ;
  • 3 membres, lorsque la délégation se compose d'au moins 12 membres ;
  • 4 membres, lorsque la délégation se compose d'au moins 14 membres.

Pour ses missions en matière de participation à certaines décisions de l'entreprise dans les entreprises d'au moins 150 salariés, le bureau est élargi d'au moins un délégué du personnel.

Cet élargissement est effectué de façon proportionnelle aux votes obtenus, à partir de chaque liste représentée dans la délégation du personnel mais qui n'est pas déjà représentée dans le bureau.

Le président de la délégation doit communiquer au chef d'entreprise et à l'ITM par voie écrite dans les 3 jours qui suivent la réunion constituante, les noms :

  • du vice-président ;
  • du secrétaire ;
  • des membres du bureau.

Lors de la 1ère réunion qui suit la réunion de constitution de la délégation du personnel, l'employeur doit informer les membres élus de :

Convocation et réunion de la délégation du personnel

Convocation de la délégation

La délégation du personnel se réunit sur convocation écrite de son président au moins 6 fois par an.

De plus, le président de la délégation doit la convoquer lorsqu’au moins 1/3 des membres titulaires qui la composent lui en fait la demande par écrit.

A noter que l’entreprise doit mettre à disposition de la délégation du personnel un local approprié dont les fournitures (y compris le matériel informatique), les frais de bureaux, de chauffage et d’éclairage sont à la charge de l’employeur pour les réunions et les consultations de la délégation.

Réunion de la délégation

L’objet des délibérations de la délégation est fixé par un ordre du jour arrêté par le bureau de la délégation et communiqué aux membres au moins 5 jours avant la réunion.

Les réunions de la délégation du personnel se déroulent à huis-clos, et les décisions y sont prise à la majorité des membres présents.

La délégation du personnel peut décider, à la demande des délégués ou du chef d’entreprise, de confier des questions déterminées à l’examen en commun par une organisation professionnelle patronale et un syndicat qui jouit de la représentativité nationale générale ou sectorielle.

Participants aux réunions

Si la délégation du personnel ne comprend qu’un seul membre titulaire, son suppléant est autorisé de plein droit à participer aux réunions.

Le chef d’entreprise ou son représentant peuvent être invités à prendre part aux délibérations de la délégation, sans pouvoir assister au vote cependant.

Par ailleurs, dans les entreprises qui ont occupé au moins 51 salariés au cours des 12 mois qui précèdent le 1er jour de l’affichage annonçant des élections, des conseillers peuvent être invités aux réunions de la délégation pour l’examen de questions déterminées, lorsqu’une majorité des délégués le demande. Ces conseillers peuvent faire partie de l’entreprise ou non, et leur nombre ne peut pas dépasser le 1/3 des membres composant la délégation.

Dans les entreprises entre 51 et 150 salariés, les syndicats qui disposent d'au moins 1/3 des élus effectifs ont le droit de proposer des conseillers.

Dans les entreprises de plus de 150 salariés, les syndicats qui ont obtenu au moins 20 % des élus peuvent proposer des conseillers, et la délégation décide alors quels conseillers auront le droit d’assister aux réunions.

La délégation peut aussi décider de désigner un expert lorsqu’elle estime que la matière est déterminante pour l’entreprise ou les salariés.

Délégation au niveau de l'entité économique et sociale

Lorsque plusieurs entreprises constituent une entité économique et sociale (EES), une délégation peut être mise en place au niveau de l’entité économique et sociale si au moins 2 délégations de l’entité le demandent.

De telles demandes doivent être formulées dans un délai de 3 mois après les élections des délégations du personnel. Elles doivent être adressées aux employeurs respectifs des entités concernées.

La mission de la délégation au niveau de l'EES est de représenter les intérêts de l'ensemble des salariés occupés dans les diverses entreprises de l'EES.

L'unique attribution des membres de la délégation de l'EES est d'assurer l'échange d'information entre les différentes délégations du personnel dont elle est issue.

La délégation au niveau de l'EES se compose de délégués effectifs et suppléants de chacune des entreprises séparées ayant une délégation du personnel.

Le nombre de délégués par entreprise est fonction de l'effectif des salariés :

  • pour les entreprises occupant entre 15 et 100 salariés : un délégué effectif et un délégué suppléant ;
  • pour les entreprises occupant entre 101 et 500 salariés : 2 délégués effectifs et 2 délégués suppléants ;
  • pour les entreprises occupant plus de 500 salariés : 3 délégués effectifs et 3 délégués suppléants.

Les membres de la délégation au niveau de l'EES sont élus par les délégations du personnel selon le système de la majorité relative au scrutin secret de liste, parmi les membres qui les composent.

Si, parmi les entreprises qui constituent une EES figure une ou plusieurs entreprises qui occupent moins de 15 salariés et n'ont pas de délégation du personnel, l'ensemble des salariés de cette ou de ces entreprises désigne un représentant qui participe aux réunions de la délégation au niveau de l'EES.

Ce représentant bénéficie de la moitié des heures de formation dont bénéficient les délégués titulaires.

Les entreprises constituant une EES et ne disposant pas de délégation du personnel ont la possibilité de demander l'institution d'une délégation du personnel au niveau de l'EES, si au moins 3 entreprises :

  • occupent chacune moins de 15 salariés ;
  • constituent une EES ;
  • et occupent ensemble au moins 15 salariés.

Une telle demande pour établir une délégation au niveau de l'EES devra dans ce cas être introduite auprès de l'ITM par au moins 15 salariés.

L'ITM fixe la date de ces élections qui auront lieu selon le système de la majorité relative.

Les mêmes dispositions légales que celles pour la délégation du personnel s'appliquent à la délégation de l'EES, à l'exception des dispositions concernant :

  • l'information et la consultation en matière technique, économique et financière ;
  • la participation à certaines décisions de l'entreprise ;
  • le délégué à la sécurité et à la santé, le délégué à l'égalité.

Les membres de la délégation au niveau de l'EES bénéficient des mêmes droits et devoirs que les membres des délégations du personnel, sauf en matière de droit à la formation.

Ce droit à la formation ne peut pas compter plus d'heures que celui dont bénéficient les délégués suppléants.

Cas spécifique : le transfert d’entreprise

En cas de transfert d’entreprise, d’établissement, de partie d’entreprise ou d’établissement, le statut et la fonction de la délégation du personnel subsistent dans la mesure où l’autonomie est conservée.

En cas de perte d’autonomie, les membres de la délégation du personnel feront de plein droit partie de la délégation du personnel qui accueille les salariés transférés.

La délégation ainsi élargie procèdera dans le mois qui suit le transfert à la désignation :

  • d’un président ;
  • d’un vice-président ;
  • d’un secrétaire ;
  • d’un bureau.

Si les salariés de l’entreprise, de l’établissement, de la partie d’entreprise ou d’établissement qui perd son autonomie sont accueillis dans une structure qui ne possède pas de délégation du personnel, la délégation de l’entité transférée fait office de délégation commune.

Organismes de contact

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