Déclaration relative à la tenue d’élections sociales
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Tout autre type d’encodage, comme par exemple le fait de recourir au "copier-coller", risque de compromettre la qualité des documents générés qui vous seront retournés (modèle de bulletin de vote, affichage des candidatures etc.).
Les élections sociales ont pour but d’élire les membres de la délégation du personnel dans l’entreprise dans laquelle les salariés sont employés.
La délégation du personnel a notamment pour objectif la sauvegarde et la défense des intérêts du personnel de l’entreprise.
L’élection des membres de la délégation se fait en principe tous les 5 ans.
La date des prochaines élections est fixée au 12 mars 2024.
Les entreprises concernées par l’organisation d’élections sociales reçoivent un/des courriers de la part de l’Inspection du travail et des mines au sujet de ces élections.
Personnes concernées
Des élections sociales doivent être organisées dans toutes les entreprises, publiques ou privées, qui ont occupé au moins 15 salariés liés par contrat de travail durant les 12 mois qui précèdent le 1er jour du mois de l’affichage qui annonce les élections.
Dans le contexte des élections sociales devant être organisées chaque 5ème année civile, les entreprises concernées seront invitées par l’Inspection du travail et des mines (ITM), par courrier recommandé, à organiser des élections sociales au sein de leur structure.
Lorsqu’une entreprise compte moins de 15 salariés, elle doit déclarer cet état de fait à l’ITM en réalisant la démarche de communication des candidats.
À noter que les entreprises qui rentrent dans les critères d’organisation des élections, même après la date officielle des élections, sont invitées à prendre contact avec l’ITM pour organiser des élections.
Conditions préalables
Création d’un espace professionnel sur MyGuichet.lu
Les entreprises concernées doivent s’enregistrer sur MyGuichet.lu et créer un espace professionnel.
Comment créer un espace professionnel sur MyGuichet.lu ?
2 cas de figures se présentent :
- Vous êtes un nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu. Vous devez :
- d’abord vous enregistrer sur MyGuichet.lu ; et
- créer ensuite un espace professionnel.
- Vous êtes déjà titulaire d’un espace privé. Vous n’avez pas besoin de vous enregistrer à nouveau, mais pouvez directement créer un espace professionnel.
De plus amples informations et des tutoriels sont disponibles sur notre page d’aide dédiée à l’espace professionnel.
Certification de l’espace professionnel de l’entreprise
Afin de réaliser les démarches électroniques liées aux élections sociales, l’ITM a envoyé à chaque entreprise concernée 2 codes d’accès qui permettent de certifier l’espace professionnel pour la réalisation des démarches électroniques relatives aux élections sociales.
L’un de ces codes d’accès, le "token titulaire", est destiné à l’entreprise elle-même.
L’autre code d’accès, le "token mandataire", est destiné au mandataire de l’entreprise dans l’hypothèse où l’entreprise décide de faire appel à une société externe pour l’organisation et le suivi du processus électronique (par exemple une fiduciaire).
Si le mandataire d’une entreprise initie une démarche, il doit lui-même la terminer. En effet, l’entreprise mandante n’aura plus accès aux démarches en cours d’exécution qui concernent les élections sociales, mais pourra avoir accès aux démarches lorsque celles-ci auront été transmises.
À noter que le mandataire d’une entreprise n’a pas accès aux autres informations relatives à l’entreprise.
Délais
Au moins un mois avant l’élection, l’employeur doit :
- informer les salariés de l’entreprise, par voie d’affichage, de la tenue des élections sociales ;
- en informer l’ITM à l’aide de l’assistant électronique disponible sur MyGuichet.lu (voir sous "Services en ligne et formulaires") ;
- le cas échéant, introduire une demande d'autorisation ministérielle pour le vote par correspondance des salariés absents (voir sous "Services en ligne et formulaires"). La délégation du personnel dispose également de cette faculté.
Trois semaines avant le jour des élections, l’employeur doit :
- déposer les listes alphabétiques des salariés qui remplissent les conditions de l’électorat actif et passif, aux fins de consultation ;
- informer les salariés de l’entreprise, par voie d’affichage, qu’il peuvent présenter à l’employeur et, pour information à l’ITM, une réclamation contre les listes électorales dans un délai de 3 jours ouvrables après le dépôt de ces listes.
Les affichages qui annoncent les élections ainsi que le délai de réclamation contre les listes électorales sont communiqués à l’ITM à l’aide de l’assistant électronique disponible sur MyGuichet.lu (voir sous "Services en ligne et formulaires").
Modalités pratiques
Introduction de la déclaration sur la tenue d’élections sociales
L’entreprise ou son mandataire doit effectuer sa déclaration de tenue d’élections sociales via un assistant MyGuichet.lu (voir sous "Services en ligne et formulaires"). Il s’agit d’une démarche avec authentification qui nécessite un produit LuxTrust ou une carte d’identité électronique (eID).
Plusieurs informations sont à indiquer dans cette déclaration, comme par exemple :
- la date et le lieu de la tenue des élections ;
- l’heure à laquelle les opérations électorales commencent et se terminent ;
- le nombre de délégués du personnel effectifs et suppléants à élire ;
- le nombre de salariés qui entrent en ligne de compte pour le calcul des effectifs du personnel occupé dans l’entreprise ;
- les conditions de l’électorat passif ;
- le lieu où les salariés peuvent prendre connaissance des noms des candidats.
L’introduction de la déclaration sur la tenue d’élections sociales permettra à l’employeur d’imprimer l’avis d’élection aux fins d’affichage dans l’entreprise.
Démarche en vue de l’obtention de l’affiche relative au délai de réclamation contre les listes électorales
L’entreprise ou son mandataire doit effectuer sa démarche en vue de l’obtention de l’affiche relative au délai de réclamation contre les listes électorales via un assistant MyGuichet.lu (voir sous "Services en ligne et formulaires"). Il s’agit également d’une démarche avec authentification.
En cas d’erreur remarquée par les salariés dans les listes alphabétiques des salariés qui remplissent les conditions de l’électorat passif et actif, une réclamation peut être adressée à l’employeur et, pour information à l’ITM, dans les 3 jours ouvrables suite au dépôt de ces listes.
Sanctions
Toute entrave apportée intentionnellement :
- à la constitution d’une délégation du personnel ou d’une délégation au niveau de l’entité économique et sociale ; ou
- à la libre désignation de membres de la délégation ; ou
- au fonctionnement régulier de la délégation ; ou
- à la désignation d’un délégué à l’égalité ; ou
- à la désignation d’un délégué à la sécurité et à la santé ; ou
- à l’exercice de la mission de la délégation ;
est punie d'une amende de 251 à 15.000 euros.
Services en ligne et formulaires
Organismes de contact
-
Inspection du travail et des mines (ITM)
- Adresse :
-
3, rue des Primeurs
L-2361
Strassen
Luxembourg
B.P. 27, L-2010 Luxembourg
- Tél. :
- (+352) 247 76 100
- Fax :
- (+352) 247 96 100
- E-mail :
- contact@itm.etat.lu
- Site web :
- http://www.itm.lu/home.html
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Inspection du travail et des mines (ITM) Guichet Diekirch
- Adresse :
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2, rue Clairefontaine
L-9220
Diekirch
B.P. 27, L-2010 Luxembourg
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- (+352) 247 76 100
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- (+352) 247 96 100
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- Mercredi:
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-
Inspection du travail et des mines (ITM) Guichet Esch-sur-Alzette
- Adresse :
-
1, boulevard de la Porte de France
L-4360
Esch-sur-Alzette
B.P. 27, L-2010 Luxembourg
- Tél. :
- (+352) 247 76 100
- Fax :
- (+352) 247 96 100
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Inspection du travail et des mines (ITM) Guichet Strassen
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3, rue des Primeurs
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Strassen
B.P. 27, L-2010 Luxembourg
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Inspection du travail et des mines (ITM) Guichet Wiltz
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20, route de Winseler
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Wiltz
B.P. 27, L-2010 Luxembourg
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Démarches et liens associés
Démarches
Liens
Informations complémentaires
sur le site de l'Inspection du travail et des mines (ITM)
Références légales
- Code du travail - Livre IV, Titre I
-
Règlement grand-ducal du 11 septembre 2018
concernant les opérations électorales pour la désignation des délégués du personnel
-
Arrêté ministériel du 13 octobre 2023
portant fixation de la date pour le renouvellement des délégations du personnel pour la période de 2024 à 2029
