Déclaration relative à la tenue d’élections sociales
Les élections sociales ont pour but d’élire les membres de la délégation du personnel dans l’entreprise dans laquelle les salariés sont employés.
La délégation du personnel a notamment pour objectif la sauvegarde et la défense des intérêts du personnel de l’entreprise.
L’élection des membres de la délégation se fait en principe tous les 5 ans.
Les entreprises concernées par l’organisation d’élections sociales recevront un/des courriers de la part de l’Inspection du travail et des mines concernant ces élections.
Personnes concernées
Des élections sociales doivent être organisées dans toutes les entreprises, publiques ou privées, qui ont occupé au moins 15 salariés liés par contrat de travail durant les 12 mois qui précèdent le 1er jour du mois de l’affichage qui annonce les élections.
Dans le contexte des élections sociales devant être organisées chaque 5ème année civile, les entreprises concernées seront invitées par l’Inspection du travail et des mines (ITM), par courrier recommandé, à organiser des élections sociales au sein de leur structure.
Lorsqu’une entreprise compte moins de 15 salariés, ou lorsqu’elle a déjà procédé à l’élection d’une délégation du personnel après le 12 mars 2018, elle doit déclarer cet état de fait à l’ITM en réalisant la démarche de communication des candidats.
Délais
Au moins un mois avant l’élection, l’employeur doit informer les salariés de l’entreprise par voie d’affichage de la tenue des élections sociales, et doit aussi en informer l’ITM à l’aide de l’assistant électronique disponible sur MyGuichet.lu.
Trois semaines avant le jour des élections, l’employeur doit informer les salariés de l’entreprise par voie d’affichage qu’il leur est possible de présenter à l’employeur et, pour information à l’ITM, une réclamation contre les listes électorales (listes alphabétiques des salariés qui remplissent les conditions pour exercer l’électorat actif et passif) dans un délai de 3 jours ouvrables après le dépôt de ces listes.
L’affiche relative au délai de réclamation contre les listes électorales est communiquée à l’ITM à l’aide de l’assistant électronique disponible sur MyGuichet.lu.
Modalités pratiques
Certification de l’espace professionnel de l’entreprise
Afin de réaliser les démarches électroniques liées aux élections sociales, l’ITM a envoyé à chaque entreprise concernée 2 codes d’accès permettant de certifier l’espace professionnel pour la réalisation des démarches électroniques relatives aux élections sociales.
L’un de ces codes d’accès, le "token titulaire", est destiné à l’entreprise elle-même.
L’autre code d’accès, le "token mandataire", est destiné au mandataire de l’entreprise dans l’hypothèse où l’entreprise décide de faire appel à une société externe pour l’organisation et le suivi du processus électronique (par exemple une fiduciaire).
Si le mandataire d’une entreprise initie une démarche, il devra lui-même la terminer. L’entreprise mandante n’aura plus accès aux démarches en cours d’exécution concernant les élections sociales, mais pourra avoir accès aux démarches lorsque celles-ci auront été transmises.
A noter que le mandataire d’une entreprise n’a pas accès aux autres informations relatives à l’entreprise.
Introduction de la déclaration sur la tenue d’élections sociales
L’entreprise ou son mandataire doit effectuer sa déclaration de tenue d’élections sociales via un assistant MyGuichet.lu, à l’aide d’un certificat LuxTrust.
Plusieurs informations seront à indiquer dans cette déclaration, comme par exemple :
- la date et le lieu de la tenue des élections ;
- l’heure à laquelle les opérations électorales commenceront et se termineront ;
- le nombre de délégués du personnel effectifs et suppléants à élire ;
- le nombre de salariés qui entrent en ligne de compte pour le calcul des effectifs du personnel occupé dans l’entreprise ;
- les conditions de l’électorat passif ;
- le lieu où les salariés pourront prendre connaissance des noms des candidats.
L’introduction de la déclaration sur la tenue d’élections sociales permettra à l’employeur d’imprimer l’avis d’élection aux fins d’affichage dans l’entreprise.
Démarche en vue de l’obtention de l’affiche relative au délai de réclamation contre les listes électorales
L’entreprise ou son mandataire doit effectuer sa démarche en vue de l’obtention de l’affiche relative au délai de réclamation contre les listes électorales via un assistant MyGuichet.lu, à l’aide d’un certificat LuxTrust.
En cas d’erreur remarquée par les salariés dans les listes alphabétiques des salariés qui remplissent les conditions de l’électorat passif et actif, une réclamation peut être adressée à l’employeur et, pour information à l’ITM, dans les 3 jours ouvrables suite au dépôt de ces listes.
Sanctions
Est punie d’une amende de 251 à 15.000 euros toute entrave apportée intentionnellement :
- à la constitution d’une délégation du personnel ou d’une délégation au niveau de l’entité économique et sociale, ou ;
- à la libre désignation de membres de la délégation, ou ;
- au fonctionnement régulier de la délégation, ou ;
- à la désignation d’un délégué à l’égalité, ou ;
- à la désignation d’un délégué à la sécurité et à la santé, ou ;
- à l’exercice de la mission de la délégation.
Services en ligne / Formulaires
ITM : Avis d'élection
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ITM: Election notice
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ITM : Avis - Délai de réclamation contre les listes alphabétiques
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ITM: Mitteilung – Frist für die Einreichung von Beschwerden gegen die alphabetischen Listen
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ITM: Notice – Deadline for lodging complaints against the alphabetical lists
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