Declaring the holding of social elections

The purpose of social elections is the election of the members of the staff delegation within the company in which the workers are employed.

The specific mission of the staff delegation is to safeguard and defend the interests of their company's personnel.

As a rule, the election of the members of the delegation takes place every 5 years.

Companies involved in the organisation of social elections will receive one or more letters from the Inspectorate of Labour and Mines (Inspection du travail et des mines - ITM) regarding these elections.

Who is concerned

Social elections must be held in all companies, public or private, which have had at least 15 workers on an employment contract during the 12 months preceding the first day of the month of the posting which announces the elections.

In the context of the social elections to be held every 5th calendar year, the companies concerned will be invited by the ITM by registered mail to organise social elections within their organisation.

When a company has fewer than 15 employees, or when it has already elected a staff delegation after 12 March 2018, it is required to declare this to the ITM by completing the candidate communication process.

It should be noted that companies that meet the criteria for organising elections, even after the official election date, are invited to contact the ITM to organise such elections.

Deadlines

The employer must inform the employees of the company by posting the holding of the social elections at least one month before the election, and must also inform the ITM using the available electronic assistant on MyGuichet.lu.

Three weeks prior to the election, the employer must inform the company's employees by posting a notice informing them of the possibility to present a complaint against the electoral lists (alphabetical lists of employees who meet the conditions of active and passive electorate) to both the employer and the ITM (for information purposes) within 3 working days of the submission of these lists.

The poster relating to the deadline for complaint against the electoral lists must be communicated to the ITM via the electronic assistant available on MyGuichet.lu.

How to proceed

Certification of the professional eSpace of the company

In order to carry out the electronic procedures related to the social elections, the ITM has sent 2 access codes to each company concerned, allowing them to certify their professional eSpace in order to carry out the electronic procedures concerning the holding of social elections.

One of these access codes, the "nominal token", is intended for the company itself.

The other access code, the "proxy token", is intended for the agent of the company in the event that the company decides to call on an external company for the organisation and monitoring of the electronic process (e.g. a fiduciary).

If the agent of a company initiates a procedure, he or she will have to finish the procedure in person. The principal (company) will no longer have access to the social election procedures that have been initiated, but will be able to access these procedures once they have been submitted.

Note that the agent of a company does not have access to other information about the company.

Submission of the declaration on the holding of social elections

The company or its agent must declare the holding social elections via the MyGuichet.lu assistant, using a LuxTrust certificate.

Certain information must be indicated in this declaration, for example:

  • the place and date of the election;
  • the opening and closing times of the voting operations.
  • the number of regular and substitute delegates to elect;
  • the number of employees used to calculate the number of staff employed in the business;
  • the conditions for the passive electorate;
  • the place where interested employees can find the names of the candidates;

The submission of the social election declaration will allow the employer to print the election notice for posting purposes in the company.

Procedure for obtaining the poster relating to the deadline for complaint against the electoral lists

The company or its agent must carry out the procedure to obtain the poster relating to the deadline for complaint against the electoral lists via a MyGuichet.lu assistant, using a LuxTrust certificate.

If an employee notices an error in the alphabetical lists with the persons who meet the conditions of passive and active electorate, a complaint can be addressed to the employer and, for information to the ITM, within 3 working days from the submission of these lists.

Sanctions

Are punishable with a fine of EUR 251 to EUR 15,000 any person who is intentionally trying to undermine:

  • the constitution of a staff delegation or a delegation at the level of the economic and social entity; or
  • the free appointment of members of the delegation; or
  • the regular operation of the delegation; or
  • the appointment of an equal opportunities officer; or
  • the appointment of a safety and health representative; or
  • the exercise of the mission of the delegation.

Forms / Online services

ITM: Election notice

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ITM : Avis d'élection

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ITM: Wahlankündigung

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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ITM: Notice – Deadline for lodging complaints against the alphabetical lists

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ITM : Avis - Délai de réclamation contre les listes alphabétiques

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ITM: Mitteilung – Frist für die Einreichung von Beschwerden gegen die alphabetischen Listen

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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