Communication des candidats et des résultats des élections sociales

Les élections sociales ont pour but d’élire les membres de la délégation du personnel dans l’entreprise dans laquelle les salariés sont employés.

La délégation du personnel a notamment pour objectif la sauvegarde et la défense des intérêts du personnel de l’entreprise.

L’élection des membres de la délégation se fait en principe tous les 5 ans.

Dans le cadre de ces élections, l’entreprise organisatrice est tenue de communiquer à l’Inspection du travail et des mines (ITM) l’identité des candidats à l’élection, les résultats des votes, ainsi que la fonction que chaque candidat élu tiendra au sein de la délégation du personnel.

Personnes concernées

Des élections sociales doivent être organisées dans toutes les entreprises, publiques ou privées, qui ont occupé au moins 15 salariés liés par un contrat de travail durant les 12 mois qui précèdent le 1er jour du mois de l’affichage qui annonce les élections.

Dans le contexte des élections sociales devant être organisées chaque 5e année civile, soit entre le 1er février 2019 et le 31 mars 2019 pour les prochaines élections, les entreprises concernées seront invitées par l’Inspection du travail et des mines (ITM), par courrier recommandé, à organiser des élections sociales au sein de leur structure.

Les entreprises qui remplissent les critères d’organisation des élections et qui jusqu’au 15 janvier 2019 n’ont pas reçu de courrier recommandé de la part de l’ITM en vue d’organiser les élections sociales pour le 12 mars 2019, sont invitées à prendre contact avec l’ITM pour obtenir les codes d’accès requis.

Lorsqu’une entreprise compte moins de 15 salariés, ou lorsqu’elle a déjà procédé à l’élection d’une délégation du personnel après le 12 mars 2018, elle doit déclarer cet état de fait à l’ITM en réalisant la démarche de communication des candidats.

A noter que les entreprises qui rentrent dans les critères d’organisation des élections, même après la date officielle des élections, sont invitées à prendre contact avec l’ITM pour organiser des élections.

Délais

En cas d’élection sans vote par correspondance, la communication des noms des candidats à l’ITM doit se faire 4 jours ouvrés avant la tenue des élections sociales.

En cas d’élection avec vote par correspondance, la communication des noms des candidats à l’ITM doit se faire 10 jours avant la tenue des élections sociales.

Les résultats des élections doivent être communiqués à l’ITM le jour de la tenue des élections. En cas de scrutin s’étalant sur plusieurs jours (entre le 10 mars et le 12 mars 2019), les résultats des élections doivent également être communiquées à l’ITM le 12 mars 2019.

La réunion constituante qui acte la répartition des fonctions au sein de la délégation du personnel doit se tenir dans le mois qui suit la date de l’élection.

Modalités pratiques

Certification de l’espace professionnel de l’entreprise

Afin de réaliser les démarches électroniques liées aux élections sociales, l’ITM a envoyé à chaque entreprise concernée 2 codes d’accès permettant de certifier l’espace professionnel pour la réalisation des démarches électroniques relatives aux élections sociales.

L’un de ces codes d’accès, le "token titulaire", est destiné à l’entreprise elle-même

L’autre code d’accès, le "token mandataire", est destiné au mandataire de l’entreprise dans l’hypothèse où l’entreprise décide de faire appel à une société externe pour l’organisation et le suivi du processus électronique (par exemple une fiduciaire).

Si le mandataire d’une entreprise initie une démarche, il devra lui-même la terminer. L’entreprise mandante n’aura pas accès aux démarches en cours d’exécution concernant les élections sociales, mais pourra avoir accès à celles-ci lorsqu’elles auront été transmises.

A noter que le mandataire d’une entreprise n’a pas accès aux autres informations relatives à l’entreprise.

Communication des candidats

L’entreprise doit communiquer la liste des candidats qui se présentent aux élections sociales dans son entreprise via un assistant MyGuichet.lu, à l’aide d’un certificat LuxTrust.

L’entreprise devra indiquer plusieurs informations concernant les candidats aux élections sociales, notamment :

  • la tenue d’une élection après le 12 mars 2018 ;
  • la présence ou non de candidats ;
  • le nombre de salariés qui entrent en ligne de compte pour le calcul des effectifs du personnel occupé dans l’entreprise ;
  • dans l’hypothèse où il y a des candidats :
    • leurs nom et prénom ;
    • leur numéro d’identification national ;
    • leur profession ;
    • leur nationalité ;
    • leur sexe ;
    • le cas échéant, le syndicat dont ils font partie ;
    • en cas d’élections selon les règles de la représentation proportionnelle : la dénomination et le numéro d’ordre de la liste.

Suite à la transmission de la démarche relative aux candidats, l’ITM transmettra à l’entreprise un certain nombre de documents par voie électronique, en fonction du type d’élection déclaré :

  • liste des candidats pour affichage ;
  • modèle "template" de bulletin de vote (utilisation facultative) ;
  • procès-verbal de dépouillement vierge pour le bureau principal ;
  • procès-verbal de dépouillement vierge pour chaque bureau supplémentaire déclaré ;
  • procès-verbal d’élection d‘office ;
Ces documents seront disponibles dans l’onglet "Message" de l’espace professionnel de l’entreprise.

Déclaration des résultats

La déclaration des résultats se fait sur MyGuichet.lu, à l’aide d’un assistant de saisie.

Si nécessaire, l’entreprise communique à l’ITM plusieurs données qui concernant les élections qui ont eu lieu, parmi lesquelles :

  • le nombre d’électeurs inscrits ;
  • le nombre de votants ;
  • le nombre de votants par correspondance ;
  • le nombre de bulletins dans l’urne ;
  • le nombre de bulletins valables, etc.

Pour chaque candidat, l’entreprise doit encore indiquer le nombre de voix obtenues et mentionner s’il a été élu en tant que titulaire ou suppléant, ou s’il n’a pas été élu.

Suite à la transmission de la démarche relative aux résultats, l’ITM fournira à l’entreprise une synthèse des résultats que l’entreprise pourra afficher dans ses locaux.

Ce document sera disponible dans l’onglet "Message" de l’espace professionnel de l’entreprise.

Déclaration des fonctions au sein de la délégation du personnel

La déclaration des fonctions au sein de la délégation se fait sur MyGuichet.lu, à l’aide d’un assistant de saisie. Cette déclaration doit être effectuée dans les 5 jours qui suivent la communication écrite, faite au chef d’entreprise par le président de la délégation du personnel, des délégués désignés aux différentes fonctions lors de la réunion constituante.

Ainsi, l’entreprise est dans l’obligation d’indiquer à l’ITM la répartition des fonctions de la délégation, à savoir :

  • le président ;
  • le vice-président ;
  • le secrétaire ;
  • le délégué à la santé et à la sécurité ;
  • le délégué à l’égalité ;
  • les membres supplémentaires du bureau.
A noter qu’une personne élue peut remplir plusieurs fonctions.

Le président, le vice-président et le secrétaire doivent être désignés parmi les membres effectifs de la délégation. Le délégué à l’égalité peut être désigné parmi les membres effectifs ou suppléants. Le délégué à la sécurité et à la santé peut être désigné parmi les membres effectifs ou suppléants, ou parmi les autres salariés de l’entreprise.

Pièces justificatives

Pour la transmission des résultats des élections

Selon le type d’élections auxquelles a procédé l’employeur, des pièces justificatives doivent être jointes.

Ainsi, en cas d’élection d’après le système de la majorité relative ou d’élection selon les règles de la représentation proportionnelle, après avoir saisi les différents champs de l’assistant, un PDF de synthèse des résultats est généré.

Ce PDF, signé à la main, doit être joint lors de la transmission électronique de la démarche à l’ITM. L’entreprise ou son mandataire doit de plus joindre à sa démarche électronique le procès-verbal de dépouillement du bureau de vote principal et, le cas échéant, le ou les procès-verbaux des bureaux de vote supplémentaires, signé(s) à la main.

Pour la déclaration des fonctions au sein de la délégation du personnel

Après avoir rempli les différents champs de l’assistant, un PDF est généré. Ce PDF, signé à la main, doit être joint lors de la transmission électronique de la démarche à l’ITM, quel que soit le mode d’élection vote à l’urne ou élection d’office en cas d’insuffisance de candidature.

Sanctions

Est punie d’une amende de 251 à 15.000 euros toute entrave apportée intentionnellement :

  • à la constitution d’une délégation du personnel ou d’une délégation au niveau de l’entité économique et sociale, ou ;
  • à la libre désignation de membres de la délégation, ou ;
  • au fonctionnement régulier de la délégation, ou ;
  • à la désignation d’un délégué à l’égalité, ou ;
  • à la désignation d’un délégué à la sécurité et à la santé, ou ;
  • à l’exercice de la mission de la délégation.

Services en ligne / Formulaires

ITM : Déclaration des candidats à l'élection sociale

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ITM: Meldung der Kandidaten für die Betriebsratswahl

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ITM: Candidate application for the social elections

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