Communication des candidats et des résultats des élections sociales

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Les élections sociales ont pour but d’élire les membres de la délégation du personnel dans l’entreprise dans laquelle les salariés sont employés.

La délégation du personnel a notamment pour objectif la sauvegarde et la défense des intérêts du personnel de l’entreprise.

L’élection des membres de la délégation se fait en principe tous les 5 ans.

La date des prochaines élections est fixée au 12 mars 2024.

Dans le cadre de ces élections, l’entreprise organisatrice est tenue de communiquer à l’Inspection du travail et des mines (ITM) l’identité des candidats à l’élection, les résultats des votes, ainsi que la fonction que chaque candidat élu tiendra au sein de la délégation du personnel.

Personnes concernées

Des élections sociales doivent être organisées dans toutes les entreprises, publiques ou privées, qui ont occupé au moins 15 salariés liés par un contrat de travail durant les 12 mois qui précèdent le 1er jour du mois de l’affichage qui annonce les élections.

Dans le contexte des élections sociales devant être organisées chaque 5e année civile, les entreprises concernées seront invitées par l’Inspection du travail et des mines (ITM), par courrier recommandé, à organiser des élections sociales au sein de leur structure.

Les entreprises qui remplissent les critères d’organisation des élections et qui n’ont pas reçu de courrier recommandé de la part de l’ITM en vue d’organiser les élections sociales, sont invitées à prendre contact avec l’ITM pour obtenir les codes d’accès requis.

Lorsqu’une entreprise compte moins de 15 salariés, elle doit déclarer cet état de fait à l’ITM en réalisant la démarche de communication des candidats.

A noter que les entreprises qui rentrent dans les critères d’organisation des élections, même après la date officielle des élections, sont invitées à prendre contact avec l’ITM pour organiser des élections.

Conditions préalables

Création d’un espace professionnel sur MyGuichet.lu

Les entreprises concernées doivent s’enregistrer sur MyGuichet.lu et créer un espace professionnel.

Comment créer un espace professionnel sur MyGuichet.lu ?

2 cas de figures se présentent :

  1. La personne qui introduit la demande est un nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu. Elle doit :
    • d’abord s’enregistrer sur MyGuichet.lu ; et
    • créer ensuite un espace professionnel.
  2. La personne qui introduit la demande est déjà titulaire d’un espace privé. Elle n’a pas besoin de s’enregistrer à nouveau, mais peut directement créer un espace professionnel.

De plus amples informations et des tutoriels sont disponibles sur notre page d’aide dédiée à l’espace professionnel.

Certification de l’espace professionnel de l’entreprise

Afin de réaliser les démarches électroniques liées aux élections sociales, l’ITM a envoyé à chaque entreprise concernée 2 codes d’accès qui permettent de certifier l’espace professionnel pour la réalisation des démarches électroniques relatives aux élections sociales.

L’un de ces codes d’accès, le "token titulaire", est destiné à l’entreprise elle-même.

L’autre code d’accès, le "token mandataire", est destiné au mandataire de l’entreprise dans l’hypothèse où l’entreprise décide de faire appel à une société externe pour l’organisation et le suivi du processus électronique (par exemple une fiduciaire).

Si le mandataire d’une entreprise initie une démarche, il doit lui-même la terminer. En effet, l’entreprise mandante n’aura plus accès aux démarches en cours d’exécution qui concernent les élections sociales, mais pourra avoir accès aux démarches lorsque celles-ci auront été transmises.

À noter que le mandataire d’une entreprise n’a pas accès aux autres informations relatives à l’entreprise.

Délais

La communication des noms des candidats à l’ITM doit se faire au plus tard 4 jours ouvrés avant la tenue des élections sociales.

En cas d’élection avec vote par correspondance, il est recommandé d’effectuer la communication des noms des candidats à l’ITM dès l’arrêt des candidatures, afin d’avoir accès aux documents générés par la démarche, notamment l’affichage des candidatures et le modèle de bulletin de vote, ceux-ci devant être envoyé aux votants pas correspondance 10 jours avant le scrutin.

Les résultats des élections doivent être communiqués à l’ITM le jour de la tenue des élections. En cas de scrutin s’étalant sur plusieurs jours, les résultats des élections doivent également être communiquées à l’ITM au même moment.

La réunion constituante qui acte la répartition des fonctions au sein de la délégation du personnel doit se tenir dans le mois qui suit la date de l’élection.

Modalités pratiques

Communication des candidats

L’entreprise doit communiquer la liste des candidats qui se présentent aux élections sociales dans son entreprise via un assistant MyGuichet.lu (voir sous "Services en ligne et formulaires"). Il s’agit d’une démarche avec authentification qui nécessite un produit LuxTrust ou une carte d’identité électronique (eID).

L’entreprise doit indiquer plusieurs informations qui concernent les candidats aux élections sociales, notamment :

  • la présence ou non de candidats ;
  • le nombre de salariés qui entrent en ligne de compte pour le calcul des effectifs du personnel occupé dans l’entreprise ;
  • dans l’hypothèse où il y a des candidats :
    • leurs nom et prénom ;
    • leur numéro d’identification national ;
    • leur profession ;
    • leur nationalité ;
    • leur sexe ;
    • le cas échéant, le syndicat qui a présenté leur candidature ;
    • en cas d’élections selon les règles de la représentation proportionnelle : la dénomination et le numéro d’ordre de la liste ;
    • le cas échéant, en cas d’élection d’office, indiquer que les candidats ont trouvé un accord sur la répartition des mandants et indiquer le ou les délégués effectifs ainsi que le ou les suppléants, ainsi que l’ordre dans lequel le ou les suppléants sont appelés à remplacer le ou les délégués effectifs (dans ce cas l’entreprise ne procède pas à la déclaration de résultat, mais doit par contre effectuer la déclaration de fonctions).

La démarche de déclaration des candidats ne doit être transmise que si la liste des candidats est complète. Tant que cette liste n’est pas complète, veuillez s’il vous plait utiliser la fonctionnalité "Reprendre plus tard" pour sauvegarder et reprendre votre démarche ultérieurement.

Après transmission de la démarche, aucune modification ne peut être effectuée.

Suite à la transmission de la démarche relative aux candidats, l’ITM transmet à l’entreprise un certain nombre de documents par voie électronique, en fonction du type d’élection déclaré :

  • liste des candidats pour affichage ;
  • modèle "template" de bulletin de vote (utilisation facultative) ;
  • procès-verbal de dépouillement vierge pour le bureau principal ;
  • procès-verbal de dépouillement vierge pour chaque bureau supplémentaire déclaré ;
  • procès-verbal d’élection d‘office ;
  • procès-verbal de carence (absence de candidats).

Ces documents sont disponibles dans l’onglet "Mes communications" de l’espace professionnel de l’entreprise.

Merci de noter qu’en cas de nombre important de listes de candidats présentées dans votre entreprise, les documents "Template de bulletin de vote" et "Liste des candidats pour affichage" risquent de poser des problèmes de lisibilité en raison du volume important d’information.

Veuillez dans ce cas prendre contact avec l’ITM au (+352) 247 76100 ou par le formulaire de contact.

Déclaration des résultats

La déclaration des résultats se fait sur MyGuichet.lu, à l’aide d’un assistant de saisie (voir sous "Services en ligne et formulaires "). Il s’agit également d’une démarche avec authentification.

Si nécessaire, l’entreprise communique à l’ITM plusieurs données qui concernent les élections qui ont eu lieu, parmi lesquelles :

  • le nombre d’électeurs inscrits ;
  • le nombre de votants ;
  • le nombre de votants par correspondance ;
  • le nombre de bulletins dans l’urne ;
  • le nombre de bulletins valables, etc.

Pour chaque candidat, l’entreprise doit encore indiquer le nombre de voix obtenues et mentionner s’il a été élu en tant que titulaire ou suppléant, ou s’il n’a pas été élu.

Suite à la transmission de la démarche relative aux résultats, l’ITM fournit à l’entreprise une synthèse des résultats que l’entreprise peut afficher dans ses locaux.

Ce document est disponible dans l’onglet "Message" de l’espace professionnel de l’entreprise.

Déclaration des fonctions au sein de la délégation du personnel

La déclaration des fonctions au sein de la délégation se fait sur MyGuichet.lu, à l’aide d’un assistant de saisie (voir sous "Services en ligne et formulaires"). Il s’agit aussi d’une démarche avec authentification.

Cette déclaration doit être effectuée dans les 5 jours qui suivent la communication écrite, faite au chef d’entreprise par le président de la délégation du personnel, des délégués désignés aux différentes fonctions lors de la réunion constituante.

Ainsi, l’entreprise doit indiquer à l’ITM la répartition des fonctions de la délégation, à savoir :

  • le président ;
  • le vice-président ;
  • le secrétaire ;
  • le délégué à la santé et à la sécurité ;
  • le délégué à l’égalité ;
  • le cas échéant, les membres supplémentaires du bureau.

À noter qu’une personne élue peut remplir plusieurs fonctions.

Le président, le vice-président et le secrétaire doivent être désignés parmi les membres effectifs de la délégation. Le délégué à l’égalité peut être désigné parmi les membres effectifs ou suppléants. Le délégué à la sécurité et à la santé peut être désigné parmi les membres effectifs ou suppléants, ou parmi les autres salariés de l’entreprise.

Pièces justificatives

Pour la transmission des résultats des élections

Des pièces justificatives doivent être jointes à la déclaration de résultat.

Après avoir saisi les différents champs de l’assistant MyGuichet.lu, un PDF de synthèse des résultats est généré. Ce PDF, signé à la main, doit être joint lors de la transmission électronique de la démarche à l’ITM.

L’entreprise ou son mandataire doit de plus joindre à sa démarche électronique :

  • le procès-verbal de dépouillement du bureau de vote principal ; et
  • le cas échéant, le ou les procès-verbaux des bureaux de vote supplémentaires, signé(s) à la main.

Pour la déclaration des fonctions au sein de la délégation du personnel

Après avoir rempli les différents champs de l’assistant MyGuichet.lu, un PDF est généré. Ce PDF, signé à la main, doit être joint lors de la transmission électronique de la démarche à l’ITM, quel que soit le mode d’élection vote à l’urne ou élection d’office en cas d’insuffisance de candidature.

Sanctions

Toute entrave apportée intentionnellement :

  • à la constitution d’une délégation du personnel ou d’une délégation au niveau de l’entité économique et sociale ; ou
  • à la libre désignation de membres de la délégation ; ou
  • au fonctionnement régulier de la délégation ; ou
  • à la désignation d’un délégué à l’égalité ; ou
  • à la désignation d’un délégué à la sécurité et à la santé ; ou
  • à l’exercice de la mission de la délégation ;

est punie d’une amende de 251 à 15.000 euros.

Bon à savoir

Afin de pouvoir réaliser les démarches életroniques liées aux élections sociales, l'entreprise doit certifier son espace professionnel MyGuichet.lu en utilisant les codes d'accès envoyés par l'ITM.

Pour toute question concernant les codes d'accès, il est possible de prendre contact avec l'ITM au (+352) 247 76100 ou par le formulaire de contact.

Services en ligne et formulaires

Organismes de contact

Inspection du travail et des mines

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Démarches et liens associés

Démarches

Déclaration relative à la tenue d’élections sociales

Liens

Informations complémentaires

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