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Se faire embaucher comme sportif ou entraîneur ressortissant de pays tiers

Dernière modification le 10.07.2023

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Le ressortissant de pays tiers qui souhaite s’installer au Luxembourg pour une durée supérieure à 3 mois pour y exercer une activité de sportif ou d’entraîneur doit suivre une procédure composée de 2 étapes consécutives :

1^re étape : avant l’entrée sur le territoire :
- demander une autorisation de séjour temporaire auprès de la Direction générale de l’immigration du ministère des Affaires intérieures ;
- être en possession d’un passeport valide ;
- pour les personnes soumises à l'obligation de visa : après obtention de l’autorisation de séjour temporaire, demander un visa de type D.
2^e étape : après l’entrée sur le territoire :
- effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence au Luxembourg ;
- se soumettre à un contrôle médical ;
- puis demander un titre de séjour pour sportif.

Sont concernés :

le sportif ou l’entraîneur ressortissant de pays tiers (c’est-à-dire d’un Etat non membre de l’Union européenne ou non assimilé - Islande, Liechtenstein, Norvège ou Suisse) qui souhaite, pour une durée supérieure à 3 mois, établir sa résidence et exercer une activité professionnelle de sportif ou d’entraîneur sur le territoire luxembourgeois ;
la fédération agréée luxembourgeoise ou le club affilié qui :
- envisage l’embauche d’un sportif ou entraîneur ressortissant de pays tiers ;
- envisage l’embauche d’un sportif ou entraîneur ressortissant de pays tiers déjà légalement basé au Luxembourg.

La demande d'autorisation de séjour doit être introduite par le ressortissant de pays tiers. Il peut toutefois mandater une tierce personne, par exemple le club ou la fédération agréée, pour effectuer les démarches nécessaires.

Le ressortissant de pays tiers a besoin d'une autorisation de séjour puis d'un titre de séjour pour établir sa résidence au Luxembourg et y travailler en tant que sportif ou entraîneur.

À noter que l'autorisation de séjour et le titre de séjour sont accordés pour exercer, à titre exclusif, une activité de sportif ou d'entraîneur.

Le ressortissant de pays tiers qui est membre de famille d'un citoyen UE (ou d'un pays assimilé) résidant au Luxembourg n'a pas besoin d'une autorisation spécifique pour exercer une activité rémunérée.

Le ressortissant de pays tiers doit au préalable :

être en possession d’un passeport en cours de validité ;
vérifier s’il est soumis à l’obligation de visa pour entrer dans l’Espace Schengen ;

Le demandeur doit également disposer d’un contrat de travail avec une fédération agréée, ou un club y affilié, avec une rémunération fixée au contrat qui ne doit pas être inférieure au salaire social minimum fixé pour un travail à temps plein.

Démarches préalables

La fédération agréée ou le club affilié employant un ressortissant d'un pays tiers doit :

solliciter la présentation de l'autorisation / titre de séjour du sportif avant le début de la prestation de travail ;
demander la délivrance d'une copie de l'autorisation / titre de séjour du sportif, qu'il devra conserver pendant toute la durée de la période d'emploi ;
notifier le début de la période d'emploi au MAI dans un délai de 3 jours ouvrables à compter du 1^er jour de travail.

La fédération agrée ou le club doit notifier le début de la période d'emploi à la Direction générale de l'immigration de manière écrite (courrier, email ou fax) en indiquant :

l'identité du sportif ainsi que son numéro d'identification national (matricule à 13 chiffres) ;
la date de début de l'emploi ;
l'identité de la fédération ou du club effectif.

La fédération ou le club affilié qui a occupé un ou plusieurs ressortissants de pays tiers en séjour irrégulier s'expose à des sanctions administratives et pénales.

1^re étape : avant l'entrée sur le territoire luxembourgeois

Autorisation de séjour

Le futur salarié sportif ou entraîneur ressortissant de pays tiers doit adresser une demande d’autorisation de séjour (sur papier libre) depuis son pays d'origine :

à la Direction générale de l'immigration ; ou
à une représentation diplomatique ou consulaire du Luxembourg, respectivement à une mission diplomatique ou consulaire représentant le Luxembourg.

Sauf cas exceptionnels (exemple : ressortissant de pays tiers disposant déjà d'un titre de séjour au Luxembourg), la demande doit être introduite et accordée avant l'entrée du le territoire. Une demande introduite sur le territoire est déclarée irrecevable.

La demande d’autorisation de séjour temporaire indique l’identité du demandeur (nom, prénoms et adresse exacte) et doit être accompagnée des documents suivants :

une copie de l’intégralité du passeport en cours de validité ;
un extrait de casier judiciaire ou un affidavit (déclaration sous serment) établi dans son pays de résidence ;
un curriculum vitae ;
un contrat de travail conforme au droit luxembourgeois avec une fédération agréée ou un club affilié luxembourgeois, daté et signé par lui et son employeur, portant sur une rémunération équivalente ou supérieure au salaire social minimum en vigueur pour un travail à temps plein ;
la preuve d’une assurance maladie couvrant tous les risques sur le territoire luxembourgeois ;
s'il s'agit d'un entraîneur : une copie des qualifications professionnelles ;
le cas échéant, un mandat.

Mandat :
Le ressortissant de pays tiers peut conférer mandat à une personne tierce (par exemple son futur employeur) l’autorisant à introduire la demande à sa place. Dans ce cas, le mandataire, à l’exception des conseils juridiques, doit justifier du mandat par une procuration dûment datée et signée par le mandant, la signature devant nécessairement être précédée de la formule manuscrite "bon pour procuration".

Seules les demandes complètes sont traitées. Les demandes incomplètes sont retournées au demandeur.

Si les documents ne sont pas rédigés dans les langues allemande, française ou anglaise, une traduction certifiée conforme par un traducteur assermenté doit être jointe.

En cas de doute sur l’authenticité d’un document, le ministère pourra demander à ce que celui-ci soit authentifié par l’autorité locale compétente et légalisé par l’ambassade (ou à ce qu’il y soit apposé l’apostille prévue par la Convention de la Haye du 5 octobre 1961 supprimant la légalisation des actes publics étrangers).

Le délai de réponse du ministère des Affaires intérieures est en principe de 3 mois maximum. En cas d'absence de réponse dans ce délai, le requérant peut considérer sa réponse comme rejetée.

En cas d'accord, le ressortissant de pays tiers obtient une "autorisation de séjour temporaire" envoyée par voie postale. Cette autorisation de séjour temporaire sera valide pendant une durée de 90 jours. Pendant ce temps, le ressortissant de pays tiers doit :

soit, s'il est soumis à l'obligation de visa, solliciter le visa d'entrée dans l'Espace Schengen ;
soit, s'il n'est pas soumis à l'obligation de visa, entrer sur le territoire luxembourgeois et faire une déclaration d'arrivée auprès de l'administration communale de son lieu de résidence.

Après son entrée au Luxembourg, le ressortissant de pays tiers doit faire les démarches afin d'obtenir un titre de séjour.

Passeport et visa

S'il n'est pas soumis à une obligation de visa, le ressortissant de pays tiers peut entrer au Luxembourg muni de son autorisation de séjour et de son passeport valide.

Si le ressortissant de pays tiers est soumis à l'obligation de visa, il doit, muni de son autorisation de séjour, introduire avant son voyage et depuis son pays d’origine, une demande de visa de type D auprès de la représentation diplomatique ou consulaire du Luxembourg dans son pays d'origine, ou, à défaut, auprès de l’ambassade ou du consulat du pays de l'Espace Schengen qui y représente le Luxembourg en matière de délivrance de visa (ambassade ou consulat belge uniquement).

Le visa, d’une validité maximale de 3 mois, est apposé dans son passeport sous forme de vignette.

Si le passeport du requérant expire dans moins de 6 mois, il est conseillé d’en demander le renouvellement avant l’entrée sur le territoire luxembourgeois.

Si le ressortissant de pays tiers dispose d'une carte de séjour de membre de famille d’un citoyen de l’Union ou d’un titre de séjour en cours de validité délivré par un autre Etat membre de l'UE, le visa n’est pas requis. Le ressortissant de pays tiers doit toutefois disposer de l'autorisation de séjour temporaire au Luxembourg.

2^e étape : après l'entrée sur le territoire luxembourgeois

Déclaration d’arrivée

Lors de son entrée sur le territoire, le ressortissant de pays tiers doit se munir d'un titre de voyage valable (passeport et le cas échéant, visa) ainsi que son autorisation de séjour temporaire.

Dans les 3 jours de son arrivée au Luxembourg, il doit effectuer une déclaration d’arrivée auprès de sa nouvelle commune de résidence en présentant notamment :

un titre de voyage valable (passeport et, le cas échéant, visa ou carte de séjour ou titre de séjour délivré par un autre Etat membre de l'UE) ;
l’original de l’autorisation de séjour temporaire ;
le cas échéant, un justificatif de domicile (ex : contrat de bail, facture d'électricité, etc.).

Le déclarant reçoit alors une copie de sa déclaration d’arrivée en guise de récépissé.

La copie de la déclaration d’arrivée accompagnée de l’autorisation de séjour vaut à la fois autorisation de travail (pour l'activité sportive visée) et autorisation de séjour jusqu’à la délivrance du titre de séjour.

Contrôle médical

Le salarié ressortissant de pays tiers doit, avant de solliciter la délivrance du titre de séjour, se soumettre à un contrôle médical des étrangers composé :

d’un examen médical auprès d’un médecin établi au Luxembourg et autorisé à y exercer en tant que médecin généraliste, médecin spécialiste en médecine interne ou médecin spécialiste en pédiatrie ; et
d’un dépistage de la tuberculose réalisé auprès d’un laboratoire d’analyses médicales (avec ordonnance du médecin qui a réalisé l’examen médical) ou de la Ligue médico-sociale (LMS), pour toute personne âgée de 2 ans et plus ; et
d’un dépistage de la tuberculose par un test tuberculinique auprès de la Ligue médico-sociale (LMS) pour les enfants entre 2 mois et 2 ans.

Suite aux résultats de ces examens, l'Inspection sanitaire de la Direction de la Santé émettra un certificat médical qui sera transmis à la Direction générale de l’immigration en vue du traitement de la demande de titre de séjour.

Demande de titre de séjour

Le ressortissant de pays tiers doit introduire, dans les 3 mois de son arrivée au Luxembourg, une demande de titre de séjour pour ressortissant de pays tiers auprès du ministère des Affaires intérieures.

La demande de titre de séjour peut se faire en ligne via MyGuichet.lu ou par courrier via un formulaire spécifique (voir "Services en ligne et formulaires").

Introduction de la demande en ligne

La demande de titre de séjour est accessible via MyGuichet.lu. La démarche en ligne peut être effectuée :

avec authentification avec :
- un produit LuxTrust (Smartcard, Signing Stick ou Token) ; ou
- une carte d'identité électronique (eID) ; ou
sans authentification.

La demande peut également être introduite via l’application mobile MyGuichet.lu. Pour ce faire, le demandeur doit :

disposer d’un espace privé (Pdf, 3,02 Mo) ; et
coupler son espace privé avec l’application mobile MyGuichet.lu.

Les pièces justificatives mentionnées ci-dessous sont à joindre à la demande en ligne.

Introduction de la demande par courrier

En cas de demande par courrier, le formulaire de demande et les pièces justificatives mentionnées ci-dessous sont à envoyer au ministère des Affaires intérieures.

Pièces justificatives

Les documents suivants doivent être joints à la demande :

une copie de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
une copie de la déclaration d’arrivée établie par l’administration communale ;
la preuve d’un logement approprié (contrat de bail, acte de propriété, etc.) ;
la preuve du virement d’une taxe de 80 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL, bénéficiaire : ministère des Affaires intérieures, Direction générale de l’Immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).

Lorsque la demande est accordée, le demandeur reçoit un courrier l’invitant à prendre un rendez-vous auprès de la Direction générale de l’immigration, aux fins de la prise d’une photo et des empreintes digitales qui seront incorporées dans le titre de séjour. Le demandeur peut également se munir d’une photo récente, conforme aux normes de l’OACI/ICAO ("standard passeport biométrique").

Quelques jours après la saisie des données biométriques, le demandeur peut retirer son titre de séjour personnellement à la Direction générale de l’immigration, sur rendez-vous.

Le titre de séjour se présente sous la forme d’une carte à puce avec des données biométriques. Il inclut l’autorisation de travail pour l'activité sportive visée.

Le titre de séjour contient des informations sur le détenteur du titre (nom(s), prénom(s), nationalité, date et lieu de naissance), ainsi que des informations spécifiques sur le titre de séjour (catégorie du titre, date de début et de fin de validité du titre).

Certaines catégories de titres de séjour contiennent des informations supplémentaires (Pdf, 330 Ko), indiquées dans le champ "observation" du titre de séjour.

Validité et renouvellement du titre

Validité du titre de séjour

La durée de validité du titre de séjour court à partir de la date de déclaration d'arrivée à la commune. Tant que les conditions d'obtention restent remplies, le titre est renouvelable sur demande.

Attention : l'étranger qui a l'intention de quitter le Grand-Duché de Luxembourg pour une durée supérieure à 6 mois doit remettre son titre de séjour au ministère des Affaires intérieures et faire une déclaration de départ auprès de l'administration communale où il a séjourné.

Le titre de séjour pour "sportif" est valable pour une durée maximale d’un an, renouvelable pour la même période de validité, tant que les conditions d’obtention restent remplies.

Par exception, le sportif ou entraîneur ressortissant de pays tiers qui a obtenu le statut de résident longue durée dans un autre Etat membre de l’UE et qui a obtenu une autorisation de séjour en tant que sportif ou entraîneur au Luxembourg, préalablement à son entrée sur le territoire luxembourgeois, peut demander sur papier libre la délivrance d’un titre de séjour pour résident de longue durée (Pdf, 92 Ko) valable pour une durée de 5 ans et renouvelable de plein droit sur demande.

Renouvellement du titre

Le ressortissant de pays tiers doit introduire sa demande de renouvellement de titre de séjour auprès de la Direction générale de l’immigration du ministère des Affaires intérieures dans les 2 mois précédant la date d’expiration du titre de séjour.

La demande de renouvellement peut se faire selon les mêmes modalités que celles pour la demande de titre de séjour, détaillées ci-dessus, à savoir en ligne via MyGuichet.lu ou par courrier via un formulaire spécifique (voir "Services en ligne et formulaires"). Elle doit être accompagnée des documents suivants :

d'une copie de l'intégralité du passeport en cours de validité ;
d’un contrat conforme au droit du travail luxembourgeois, en cours de validité, conclu avec une fédération agrée ou un club affilié, portant sur une rémunération équivalente ou supérieure au salaire social minimum en vigueur pour un travail à temps plein ;
un certificat d’affiliation reprenant l’intégralité des affiliations du salarié auprès de la sécurité sociale luxembourgeoise et le certificat de revenu délivré par le Centre commun de la Sécurité sociale ;
un extrait récent du casier judiciaire luxembourgeois ;
la preuve du virement d’une taxe de 80 euros sur le compte IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC : CCPLLULL, bénéficiaire : ministère des Affaires intérieures, Direction générale de l’immigration ; communication : titre de séjour dans le chef de…).

Après 5 ans de séjour régulier et ininterrompu sur le territoire luxembourgeois, le ressortissant de pays tiers peut demander le statut de résident de longue durée.

Perte, vol ou détérioration du titre de séjour

En cas de perte, vol ou détérioration du titre de séjour, une procédure spécifique est à effectuer.

Services en ligne

Demande d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers

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Demande de renouvellement d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers - sportif

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