S’affilier à la sécurité sociale et se faire rembourser ses soins de santé en tant que stagiaire

Cet article a plus de cinq ans

Toute personne souhaitant effectuer un stage auprès d'une entreprise ou d'un établissement d'accueil au Luxembourg, doit notamment être couverte contre le risque accident.

Les modalités d'affiliation, afin de bénéficier d’une couverture maladie et accident, dépendent de la nature du stage et de la situation personnelle du stagiaire.

L'affiliation à l'assurance maladie permet aux stagiaires de prétendre aux prestations de soins en nature tels que les soins médicaux et dentaires, le remboursement des médicaments ou la prise en charge des frais d’hospitalisation.

Personnes concernées

Tous les stagiaires effectuant un stage conventionné ou volontaire, quels que soient leur nationalité et leur lieu de résidence, doivent être protégés contre le risque de maladie, d'accident et de pension pendant la durée du stage.

Toutefois, les intéressés bénéficient de la dispense de l'assurance maladie et pension s'ils exercent leur activité uniquement de manière occasionnelle et non habituelle et ce pour une durée déterminée à l'avance, qui ne doit pas dépasser 3 mois par année de calendrier.

Conditions préalables

Le stage est généralement encadré par une convention de stage, en cas de stage prescrit par un établissement scolaire ou universitaire, ou par un contrat de stage lorsque le stage est effectué de manière volontaire.

Le stage est caractérisé par l'accomplissement d'un travail essentiellement éducatif. Il doit avoir un caractère d'information et le stagiaire ne doit pas être affecté à des tâches requérant un rendement comparable à celui d'un travailleur normal.

Il n'existe pas de durée minimale, ni de durée maximale pour un contrat de stage. Il n'existe ni de minimum, ni de maximum pour la fixation de l'indemnité de stage, celle-ci devant cependant essentiellement viser à couvrir les frais de logement et de repas supportés par le stagiaire pendant la durée de son stage.

Modalités pratiques

Stage obligatoire

Les stages obligatoires sont les stages effectués dans le cadre des études et donc prescrits par un établissement scolaire. Ils sont également appelés stages conventionnés.

Ces stages doivent être documentés par une convention contresignée par l'établissement d'enseignement. En outre, le stagiaire et l'employeur peuvent conclure une convention de stage réglementant les conditions du stage au sein de l'entreprise d'accueil.

Il convient de distinguer les stagiaires domiciliés et/ou inscrits dans un établissement scolaire au Luxembourg, des stagiaires domiciliés à l'étranger et effectuant un stage prescrit par un établissement situé à l'étranger.

Stagiaires ayant leur domicile au Luxembourg et/ou effectuant un stage prescrit par un établissement luxembourgeois

Dans ces deux situations, le stagiaire bénéficie d’un régime spécial, dans la mesure où l’employeur n’a aucune formalité particulière à effectuer. L’employeur n’a pas de déclaration d’entrée au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) à faire, ni de cotisations à payer.

Le stagiaire est protégé contre le risque maladie et accident pendant la durée de son stage.

Le bénéfice de ce régime spécial en matière d'assurance accident reste limité à :

  • l'enseignement organisé par un établissement d'enseignement établi sur le territoire luxembourgeois ;
  • l'enseignement suivi dans un établissement établi à l'étranger par des personnes ayant leur domicile légal au Grand-Duché de Luxembourg.

En ce qui concerne l’assurance accident :

  • le stagiaire est généralement couvert par l'assurance accident scolaire ;

En ce qui concerne l’assurance maladie :

  • le stagiaire est le plus souvent assuré obligatoirement auprès de l’assurance maladie en tant que coassuré (l’assuré principal étant son père ou sa mère). A ce titre, le stagiaire bénéficie des prestations de l’assurance maladie auprès de laquelle sont affiliés ses parents.
  • dans l’hypothèse où le stagiaire ne bénéficie pas du statut de coassuré et qu’il n’est pas non plus assuré à un autre titre, il doit alors s’affilier auprès du CCSS à titre volontaire.

Les modalités relatives au statut de coassuré varient selon que le stagiaire est résident ou non résident.

Le stagiaire résident (coassuré ou affilié à titre personnel) ou enfant d’un parent ayant droit à des prestations au Luxembourg recevra automatiquement une carte de sécurité sociale lui permettant de justifier du bénéfice des prestations de l’assurance maladie.

Le stagiaire résident ressortissant communautaire (EEE ou Suisse) disposera d’une carte européenne d’assurance maladie qui lui permettra de bénéficier au Luxembourg des prestations de l’assurance maladie.

En revanche, si le stagiaire n’est pas résident ressortissant communautaire (EEE ou Suisse), il pourra demander une attestation d’affiliation auprès de l’organisme compétent de son pays d’origine.

Stagiaires ayant leur domicile à l'étranger et suivant un stage au Luxembourg prescrit par un établissement scolaire étranger

Les stagiaires ayant leur domicile à l’étranger bénéficient généralement d’une protection contre les risques sociaux dans leur pays d’origine, de sorte que l’employeur luxembourgeois ne doit pas effectuer, en principe, une déclaration d’entrée du stagiaire auprès du Centre commun de la sécurité sociale.

Il appartient à l'employeur de vérifier la couverture régulière du stagiaire contre le risque accident. A cet effet, l'employeur peut se référer au contrat de stage proposé par l'établissement d'enseignement étranger, à défaut il peut inviter le stagiaire à se faire délivrer un certificat attestant l'assurance accident par l'organisme compétent dans le pays d'origine.

Le stagiaire ne bénéficiant pas d'une couverture contre le risque accident du travail dans son pays de résidence est alors assimilé à un salarié. L'employeur doit donc obligatoirement affilier le stagiaire à toutes les branches de la sécurité sociale en faisant une déclaration d'entrée auprès du Centre commun de la sécurité sociale.

La base de calcul du montant des cotisations à la sécurité sociale est le salaire social minimum pour travailleur non qualifié.

Cependant, le stagiaire exerçant une activité uniquement d'une façon occasionnelle, non habituelle et pour une durée ne dépassant pas 3 mois par année de calendrier, est dispensé de l'assurance maladie et pension.

Par exemple :

  • une personne travaille 3 mois pendant les vacances et fait ensuite un stage de 2 mois de septembre à octobre. Elle ne sera affiliée qu'à l'assurance accident pour le travail pendant les vacances, mais sera affiliée à toutes les branches de la sécurité sociale pour la durée du stage ;
  • une personne travaille régulièrement les week-ends et effectue un stage pendant l'été de 2 mois. Elle sera affiliée à toutes les branches de la sécurité sociale pour son travail des week-ends et pour la durée de son stage;
  • une personne ne preste aucune activité professionnelle pendant l'année et effectue un stage de 3 mois. Elle ne sera affiliée qu'à l'assurance accident pour la durée du stage.

En ce qui concerne l’assurance maladie :

  • le stagiaire est le plus souvent assuré auprès de l’assurance maladie en tant que coassuré (l’assuré principal étant son père ou sa mère) dans son pays d’origine. A ce titre, le stagiaire bénéficie des prestations de l’assurance maladie auprès de laquelle sont affiliés ses parents. Le stagiaire peut bénéficier des prestations en nature au Luxembourg au moyen de la carte d’assurance maladie européenne ou au moyen de tout autre document justifiant de sa couverture sociale.
  • si le droit aux prestations existe au Luxembourg, puisque l’un des parents est lui-même affilié à la sécurité sociale au Luxembourg, le stagiaire étranger est assuré comme un résident et bénéficie de ce fait des prestations de l’assurance maladie sans restriction.
  • dans le cas où le stagiaire ne peut pas bénéficier du statut de coassuré et qu’il n’est pas non plus assuré à un autre titre, il doit s’affilier à l’assurance maladie volontaire auprès du CCSS.

Stage volontaire

Est considéré comme stage volontaire, le stage n'étant pas conventionné par un établissement scolaire. Le stagiaire effectuant un stage de sa propre initiative doit alors être affilié à toutes les branches de la sécurité sociale (maladie, pension, accident et dépendance), comme un salarié.

Cependant, l'employeur occupant un stagiaire exerçant une activité uniquement d'une façon occasionnelle, non habituelle et pour une durée ne dépassant pas 3 mois par année de calendrier, ne doit pas l'affilier à l'assurance maladie et pension.

Le montant de la rémunération éventuelle du stagiaire et son lieu de résidence n'influent pas sur les conditions d'affiliation auprès de la sécurité sociale.

Stagiaires effectuant un stage d'une durée maximale de 3 mois

La personne exerçant une activité pour une durée maximale de 3 mois par an doit être seulement affiliée auprès de l'assurance accident dans le cadre de l'activité exercée.

Dans ce cas, l'activité doit avoir un caractère occasionnel, non habituel et ne dépassant pas 3 mois maximum.

Par exemple :

  • une personne travaille 3 mois pendant les vacances et fait ensuite un stage de 2 mois de septembre à octobre. Elle ne sera affiliée qu'à l'assurance accident pour le travail pendant les vacances, mais sera affiliée à toutes les branches de la sécurité sociale pour la durée du stage ;
  • une personne travaille régulièrement les week-ends et effectue un stage pendant l'été de 2 mois. Elle sera affiliée à toutes les branches de la sécurité sociale pour son travail des week-ends et pour la durée de son stage ;
  • une personne ne preste aucune activité professionnelle pendant l'année et effectue un stage de 3 mois. Elle ne sera affiliée qu'à l'assurance accident pour la durée du stage.

En ce qui concerne l’assurance maladie :

  • le stagiaire est le plus souvent assuré auprès de l’assurance maladie en tant que coassuré (l’assuré principal étant son père ou sa mère) dans son pays d’origine. A ce titre, le stagiaire bénéficie des prestations de l’assurance maladie auprès de laquelle sont affiliés ses parents. Le stagiaire peut bénéficier des prestations en nature au Luxembourg au moyen de la carte d’assurance maladie européenne ou au moyen de tout autre document justifiant de sa couverture sociale.
  • si le droit aux prestations existe au Luxembourg, puisque l’un des parents est lui-même affilié à la sécurité sociale au Luxembourg, le stagiaire étranger est assuré comme un résident et bénéficie de ce fait des prestations de l’assurance maladie sans restriction.
  • dans l’hypothèse où le stagiaire ne bénéficie pas du statut de coassuré et qu’il n’est pas non plus assuré à un autre titre, il doit s’affilier à l’assurance maladie volontaire auprès du CCSS.

Stagiaires effectuant un stage de plus de 3 mois

Les stagiaires, qu’ils soient rémunérés ou non, doivent être affiliés auprès de la caisse de maladie selon les mêmes modalités qu'un salarié, donc auprès de toutes les branches de la sécurité sociale.

Le montant des cotisations de sécurité sociale est calculé en fonction du montant de l'indemnité de stage. Si ce montant est inférieur au salaire social minimum pour travailleur non qualifié, le minimum cotisable sera appliqué à l'assiette de cotisations.

Remboursement des soins de santé

Procédure de remboursement des frais avancés par le stagiaire

Suite à la consultation auprès d'un professionnel de la santé, le stagiaire doit payer au prestataire ou au fournisseur les honoraires et factures par un paiement immédiat ou par un paiement ultérieur au moyen d’un virement bancaire.

L’assuré doit ensuite préparer un courrier adressé à la caisse de maladie auprès de laquelle il est affilié :

  • pour les stagiaires affiliés auprès d'une caisse de maladie luxembourgeoise, le courrier, envoyé sans affranchissement, doit mentionner, respectivement contenir :
    • l’identité et le numéro de matricule du stagiaire ;
    • les coordonnées bancaires de l’assuré, s'il s'agit d'une 1re demande ou en cas de changement des coordonnées bancaires ;
    • le mémoire d’honoraires original acquitté ou si le paiement a eu lieu ultérieurement la preuve de paiement sous forme de relevé de compte. Il est indifférent que le relevé soit une copie du relevé original ou une impression de web-banking. En revanche, un ordre de virement seul est insuffisant.
      Le remboursement est effectué par virement bancaire endéans quelques semaines. Le montant remboursé dépend du tarif conventionnel ou statutaire.
  • pour les stagiaires titulaires d’une carte d’assurance maladie européenne d’un autre Etat membre, la demande de remboursement des soins de santé peut être adressée indifféremment auprès de la CNS ou de la caisse de maladie du pays d'origine.
    Le stagiaire demandant son remboursement auprès de la CNS (sans y être affilié auparavant) doit mentionner, respectivement joindre à son courrier :
    • son identité (une copie de la carte d'identité peut être jointe) ;
    • un relevé d'identité bancaire précisant les codes IBAN et BIC ;
    • une copie de la carte européenne d'assurance maladie valable ;
    • une attestation relative à son assurance contre le risque accident à l'étranger ;
    • une copie du contrat de stage ;
    • le mémoire d’honoraires original acquitté ou, si le paiement a eu lieu ultérieurement, la preuve de paiement sous forme de relevé de compte. Il est indifférent que le relevé soit une copie du relevé original ou une impression de web-banking. En revanche, un ordre de virement seul est insuffisant.
      Le remboursement est effectué par virement bancaire endéans quelques semaines. Le montant remboursé dépend du tarif conventionnel ou statutaire.
  • pour les stagiaires affiliés auprès d'un pays tiers ayant conclu une convention en matière bilatérale en matière de sécurité sociale avec le Luxembourg, la demande de remboursement des soins de santé peut être adressée indifféremment auprès de la CNS ou de la caisse de maladie du pays d'origine.
    Le stagiaire demandant son remboursement auprès de la CNS (sans y être affilié auparavant) doit mentionner, respectivement joindre à son courrier :
    • son identité (une copie de la carte d'identité peut être jointe) ;
    • un relevé d'identité bancaire précisant les codes IBAN et BIC ;
    • une copie du formulaire conventionnel émis par l'organisme social du pays d'affiliation ;
    • une attestation relative à son assurance contre le risque accident à l'étranger ;
    • une copie du contrat de stage ;
    • le mémoire d’honoraires original acquitté ou si le paiement a eu lieu ultérieurement la preuve de paiement sous forme de relevé de compte. Il est indifférent que le relevé soit une copie du relevé original ou une impression de web-banking. En revanche, un ordre de virement seul est insuffisant.
      Le remboursement est effectué par virement bancaire endéans quelques semaines. Le montant remboursé dépend du tarif conventionnel ou statutaire.
  • pour les stagiaires affiliés auprès d'un Etat tiers à l'Union Européenne (UE) et à l'Espace économique européen (EEE), la demande de remboursement doit être adressée à la caisse de maladie du pays d'origine.

Paiement direct par la caisse de maladie

Dans certains cas, comme les frais d’hospitalisation ou de médicaments, l’assuré n’a pas à avancer l’entièreté des frais engagés. Ce système de paiement direct par la caisse de maladie compétente, dénommé système du tiers payant, est subordonné à la présentation de la carte de sécurité sociale ou le cas échéant de la carte européenne d'assurance maladie de l’assuré.

L’assuré ne doit ainsi régler au prestataire que la seule partie des frais demeurant à sa charge personnelle.

Si le stagiaire n'est pas affilié auprès d'une caisse de maladie européenne, il devra présenter une attestation d'affiliation régulière auprès d'une assurance maladie. Ce document, certifiant de son assurance maladie aussi à l'étranger, lui permettra de bénéficier du système du tiers-payant, s’il existe une convention bilatérale en matière de sécurité sociale entre le Luxembourg et le pays d’origine du stagiaire.

A défaut d'attestation d'affiliation à une assurance maladie, le stagiaire devra avancer les frais et demandera ultérieurement le remboursement auprès de la caisse de maladie de son pays d'origine.

Services en ligne / Formulaires

SOURCES AUTHENTIQUES

Caisse de maladie - Ma situation

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