Subvention pour l’organisation d’un événement professionnel
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Résumé :
Afin de contribuer à la promotion du Luxembourg en tant que destination d’événements professionnels, vous pouvez percevoir une subvention dans le cadre de l’organisation d’un événement professionnel (congrès, conférence, etc.).
Les subventions destinées à l’organisation d’un événement professionnel visent à encourager l’organisation de congrès, de conférences ou de manifestations similaires (colloques, symposiums, etc.) afin de :
- contribuer à la promotion du Luxembourg en tant que destination d’événements professionnels ;
- multiplier les retombées économiques locales.
Elles sont accordées par le ministère de l’Économie.
Personnes concernées
Entreprises concernées
Les subventions sont destinées :
- aux associations sans but lucratif ;
- aux établissements publics ;
- aux organisations ou institutions internationales.
Manifestations éligibles
Les manifestations suivantes sont concernées :
- les congrès ;
- les conférences ;
- les colloques ; ou
- toute manifestation comparable dans un contexte d’affaires.
Conditions préalables
Envergure de la manifestation
Pour bénéficier de l’aide, les manifestations doivent cumuler les conditions suivantes :
- au minimum 75 participants ;
- au minimum 75 nuitées enregistrées dans les hôtels d’hébergement.
Lieu et hébergement
La manifestation doit être organisée au Luxembourg.
L’hébergement des participants en provenance de l’étranger doit avoir lieu au Luxembourg.
Seules les nuitées au Luxembourg sont prises en compte pour le calcul de l’aide.
Image de marque
Les manifestations dont le contenu ou la thématique risquent d’avoir des répercussions négatives sur l’image de marque du Luxembourg ne sont pas éligibles.
Délais
Toute demande de subvention pour l’organisation d’un événement professionnel doit être introduite au plus tard 6 semaines avant la manifestation.
Modalités pratiques
Introduction de la demande
Vous devez adresser une demande de subvention pour l’organisation d’un événement professionnel dûment complétée au ministère de l’Économie :
- par e-mail à l’adresse : mice@eco.etat.lu ; ou
- par envoi postal à l’adresse :
Ministère de l’Économie
Direction générale du tourisme
L-2937 Luxembourg
Pièces justificatives
Vous devez joindre à votre demande :
- une présentation du projet qui indique :
- l’organisateur de la manifestation ;
- le profil de la manifestation : concept, public cible, objectifs, programme prévisionnel, intervenants, nombre de participants ;
- les descriptifs et estimations :
- des retombées économiques pour la destination ;
- de l’impact pour le secteur concerné : savoir-faire ("know-how"), mise en réseau ("networking"), etc. ;
- des retombées médiatiques et/ou répercussions pour l’image de marque du Luxembourg ;
- un plan de financement du projet, c’est-à-dire :
- budget prévisionnel détaillé des recettes et des dépenses ;
- co-financements envisagés et/ou acquis.
Les demandes sont acceptées sous réserve expresse de disponibilité budgétaire.
Obligations
En cas d’acceptation de la demande, vous devez soumettre au plus tard dans les 3 mois qui suivent la tenue de la manifestation :
- le formulaire de décompte ;
- un bilan d’activité ;
- un rapport financier ;
- un décompte des nuitées enregistrées dans le cadre de la manifestation, certifié et signé par l’organisateur ;
- les factures acquittées qui concernent le programme-cadre touristique ;
- si tel est le cas, la preuve de l’obtention du logo "Green Business Events".
Le montant définitif de l’aide est calculé et versé en fonction des documents fournis.
Montant de l’aide
Aide forfaitaire par nuitée passée dans les hébergements marchands luxembourgeois
Une aide forfaitaire de 25 euros par nuitée enregistrée dans les hébergements marchands luxembourgeois est accordée.
Le montant de l’aide est plafonné à 25.000 euros.
Forfait supplémentaire à partir de 1.500 nuitées
Les événements professionnels qui dépassent 1.500 nuitées, enregistrées dans les hébergements marchands luxembourgeois, peuvent bénéficier d’une aide forfaitaire supplémentaire de 10.000 euros.
Le montant est plafonné à 35.000 euros.
Aide sur programme-cadre touristique
Dans le cadre des programmes touristiques, les frais suivants sont remboursés à raison de 50 % au maximum :
- les frais de location de guide touristiques diplômés ;
- les frais de transports (exemple : location d’un autocar).
Le remboursement des frais est plafonné à 2.500 euros. Ce montant :
- est compris dans le plafond de l’aide forfaitaire ; et
- ne s’ajoute donc pas au montant de 25.000 euros maximum de cette aide forfaitaire.
Booster "Green Business Events"
Afin d’encourager l’organisation d’événements éco-responsables, le ministère de l’Économie en collaboration avec l’Oekozenter Pafendall ASBL a mis en place l’initiative "Green Business Events".
Un "booster" de 1.500 euros est accordé à l’organisateur de l’événement qui a obtenu le logo "Green Business Events".
Montant maximum des aides
| Types d’aide | Montants |
|---|---|
| Aide forfaitaire par nuitée enregistrée dans l’hébergement marchand luxembourgeois | 25 euros / nuitée |
| Aide sur programme-cadre touristique | 50 % des frais réels de guides et transport (maximum 2.500 euros) |
| Aide totale plafonnée à : | 25.000 euros |
| Forfait supplémentaire à partir de 1.500 nuitées | 10.000 euros |
| Aide plafonnée à : | 35.000 euros |
| Booster "Green Business Events" | 1.500 euros |
Services en ligne et formulaires
Organismes de contact
-
Ministère de l'Economie Direction générale - Tourisme - Subvention
- Adresse :
-
19-21, boulevard Royal
L-2449
Luxembourg
Luxembourg
B.P. 86 - L-2937 Luxembourg
- Tél. :
- (+352) 247 84756
- E-mail :
- mice@eco.etat.lu
- Site web :
- https://meco.gouvernement.lu/fr.html
