Operator of an accommodation establishment
Last update 31.08.2023
In order to operate an accommodation establishment, the manager must hold a business permit.
The commercial activity of operators of accommodation establishments:
- consists in renting accommodation units; and
- takes place over 90 overnight stays or more, accumulated over the course of a year.
A breakdown of overnight stays must be drawn up for each accommodation unit. All overnight stays in all accommodation units are added together for each operator. This total number serves as the basis for calculating the 90-night threshold.
The one-year period is counted from the date of the last rental.
If the rental activity extends over a cumulative period of 90 nights or more in the course of a year, the operator must successfully complete an accelerated training course covering:
- knowledge of general food hygiene and safety rules;
- the procedures for verifying compliance with these rules;
- respect for human rights; and
- the protection of minors.
The operator must have successfully completed the training course no later than 6 months after reaching the 90-night threshold.
Renting to people who register with the commune as residents at the address in question is not considered transient/tourist accommodation.
Who is concerned
The activities of accommodation establishment operators (hotel, boarding house) include:
- leasing furnished rooms;
- serving breakfast, hot dishes and meals on the premises to their lodgers;
- selling alcoholic and non-alcoholic drinks on the premises or to take away;
- where applicable, selling various other products to the lodgers of the rooms (toiletries, sweets and candy, tobacco products, postcards, souvenirs, etc.);
- the organisation of package holidays or related travel services.
The activities of traders in the Horeca sector do not include catering services (traiteur), which are subject to a business permit for a main craft activity (A list).
Prerequisites
Sole proprietorship
Individuals who wish to operate accommodation establishments in their own name, as part of a sole proprietorship, must meet the legal conditions of professional integrity.
Company
A company operating an accommodation establishment must appoint at least one natural person, the manager, who must:
• meet the legal requirements in terms professional integrity;
• be physically present in the establishment at all times to ensure effective day-to-day management;
• have a real link with the business (owner or authorised representative); and
• have paid all social security contributions and taxes, either in their own name or through a company they manage or have managed.
Business permit
The business permit is issued to the company (either to the manager practising in their own name, or to the company they run) if the manager meets the legal conditions of professional integrity.
Please consult our page 'Applying for a business permit' for further information about this procedure.
Place of business
The company or sole proprietorship must have a fixed place of business in Luxembourg (no 'letter-box' companies).
Compliance with these provisions is verified by the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises at the time the application for a business permit is submitted.
Necessary qualifications
Applicants must prove that they have the qualifications required to access this profession in the Horeca sector by submitting:
• where applicable, a previously held business permit; or
• a certificate of successful completion of the final examination for the Horeca sector training course organised by the House of Training.
Please note: Applicants with one year's professional experience, documented by a certificate of affiliation from the Joint Social Security Centre or an EC certificate from their country of origin, may be exempted from the training course.
How to proceed
Registrations/affiliations depending on the legal form of the company
Sole proprietorship
After obtaining a business permit, the operator of a sole proprietorship must:
- go to the Joint Social Security Centre to register as self-employed;
- submit an operating declaration to the social security administration (if he intends to hire staff);
- register for VAT;
- register as an establishment in the food sector with the Food Safety Unit.
Company
After obtaining a business permit, the manager of a:
- partnership (SCS, SENC);
- capital company (SA, SARL, SECA, SE);
- simplified limited liability company (société à responsabilité limitée simplifiée - SARL-S);
must:
- submit an operating declaration to the social security administration (if they intend to hire staff);
- register themselves as employees (or self-employed) with the social security;
- register for VAT.
Please note: the manager of a simplified limited liability company must also file the draft articles of association of the company with the Trade and Companies Register. There is, however, no need to incorporate the company in the presence of a notary. A private deed will suffice.
Obligations of all professionals
Each professional must comply with the following throughout their existence:
- all requirements with respect to obtaining a business permit;
- all laws and regulations with respect to business management.
Sanctions
Professionals without a business permit run the risk of criminal sanctions (imprisonment and fines) and the temporary closure of the establishment.
Sale of alcohol to be consumed on the premises
If the applicant intends to sell alcoholic beverages they will need:
- a licence to serve and sell alcohol (concession de cabaretage or 'Schanklizenz');
- an assistant manager authorised to sell such drinks in their absence, if necessary.
As the number of licences to sell and serve alcohol in Luxembourg is limited, certain intermediaries (namely breweries) offer to make their licence available against a combined lease and alcohol supply contract.
Applicants who sell beverages to be consumed on the premises are required to comply with the obligations concerning the management of a drinking establishment.
Hotels, motels, inns and restaurants
In order to use certain names such as 'hotel', 'motel', 'pension de famille' (boarding house), 'auberge' (inn) or 'restaurant', the business manager must have the hotel status.
In addition, applicants offering traveller accommodation services must request an access to the accommodation forms system in order to declare the persons accommodated. These services also include temporary room rental above a bar.
Forms / Online services
Business permit application
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Demande d’autorisation d’établissement
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Antrag auf Niederlassungsgenehmigung
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Application for an extract from the police records for a natural person - online service
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Demande d'extrait de casier judiciaire pour personne physique - service en ligne
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Beantragung eines Auszugs aus dem Strafregister für natürliche Personen - Online-Vorgang
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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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Business permit application (including the declaration of honour)
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If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
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Demande d'autorisation d'établissement (y inclus la déclaration sur l'honneur)
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Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung (einschließlich der eidesstattlichen Erklärung)
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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Supplementary declaration of honour
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
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Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
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Déclaration sur l'honneur supplémentaire
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Zusätzliche Eidesstattliche Erklärung
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Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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Who to contact
-
Ministry of the Economy
General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises (Department for Authorisations of Establishment)
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