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Self-employed
SMEs
Specific sector
Trader
In order to operate as a trader, business managers must have a business permit.
The business permit is granted to the business (either the business manager operating under their own name, or the company they run) provided that:
- the business executive meets the legal requirements in terms of professional integrity;
- the business has a fixed physical establishment in Luxembourg (no so-called 'letterbox companies').
The fulfilment of the conditions for access to the profession is checked by the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises at the time the business permit application is submitted.
Depending on the legal form chosen, the applicant must proceed with different registrations/affiliations before starting their activity.
Traders who are legally established abroad (in the Swiss confederation or a country of the European Economic Area) may provide occasional and/or temporary services in Luxembourg without a business permit.
Who is concerned
The business permit for traders includes activities which are not specifically regulated by law, such as:
- wholesale trade;
- retail trade;
- provision of commercial services;
- the sale of beverages for take away;
- services which are intellectual in nature and provided by a commercial company;
- industrial activities;
- trade authorising the handling of articles and items for the purposes of sale, preparation and repair, with the exception of proper craftwork repairs;
- travel organisation activities.
It should be noted that the former business permits for travel agents remain valid. Holders of these permits
need not submit a new application for a business permit for commercial activity. Persons who
currently do not hold a permit and who wish to
market package holidays must first obtain a business permit for commercial activities. Applicants must enclose the
certificate of insolvency and repatriation guarantee to their application.
The activities of traders do not include:
- specially regulated commercial activities which are subject to a specific business permit (e.g. professions in the real estate sector, professions in the Horeca sector, etc.);
- intellectual services which fall under:
Prerequisites
The business manager must meets the requirements in terms of professional integrity in order to access the profession as a trader.
Costs
The stamp duty for the issue of a business permit amounts to EUR 24.
If the establishment is moving to another address, the applicant must notify this, free of charge, to the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises. In this case, the applicant will receive a new business permit free of charge.
How to proceed
Filing an application
The applicant can submit their application for a business permit in 2 ways:
- by applying in person for a business permit online via MyGuichet.lu, using a LuxTrust product.
The system determines which supporting documents need to be attached to the application depending on the information entered by the applicant; - by sending the business permit application by postal mail to the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises.
Anyone can get help with their business permit application by:
- the 'House of Entrepreneurship' of the Chamber of Commerce and making an appointment at one of their 3 reception desks;
- contacting the "Contact Entreprise" team of the Chamber of Skilled Trades and Crafts;
- calling the telephone hotline at the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises;
- making an appointment at the Reception desk of the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises at the 'House of Entrepreneurship'.
Supporting documents
Documents attesting professional integrity
If the applicant has been residing in Luxembourg for more than 10 years, they must demonstrate their professional integrity with:
- a sworn declaration concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
- an extract from the criminal record no. 3.
If the applicant is a non-resident or has been a resident in Luxembourg for less than 10 years, they must demonstrate their professional integrity by providing:
- a sworn declaration concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
- a declaration of non-bankruptcy made before a notary;
- an extract from the criminal record no. 3 or equivalent issued by the State(s) in which the applicant has resided during the 10 years prior to the application.
This sworn declaration must state that the applicant has not been involved in the bankruptcy of a business in their own name nor in the bankruptcy of a company.
Failing this, an affidavit (sworn statement) must be provided.
All attached documents must be less than 3 months old.
Other documents to be submitted with the application
The applicant must also attach the following documents to their application:
- for citizens of Luxembourg, the European Union, or the European Economic Area (Iceland, Liechtenstein, Norway) or Switzerland: a copy of their ID card or passport;
- for citizens of third countries: a written confirmation from the Minister responsible for immigration that the applicant meets all the conditions for obtaining the residence permit they applied for;
- proof of payment of stamp duty (droit de chancellerie), in the form of:
- either a tax stamp, value EUR 24, purchased from the Registration Duties, Estates and VAT Authority (AED);
- or the proof of payment of EUR 24 into the IBAN account LU76 0019 5955 4404 7000, BIC code: BCEELULL of the Diekirch Revenue Office, with the following communication: 'autorisation de commerce';
In the event of an
online application for a business permit via MyGuichet.lu (with a LuxTrust certificate), the system will automatically generate the list of
supporting documents to be attached to the application, which may vary depending on the data entered by the applicant.
It should be noted that for applications submitted in the context of a business set up in the form of an SARL-S, the applicant must forward the draft constitutional documents of the SARL-S to the Ministry of the Economy.
Application processing time
Applications will usually be processed within 3 months from the receipt of the complete application. The absence of a response before the end of the 3-month period is equivalent to a tacit authorisation.
Appeal
A negative decision regarding an application for a business permit is an administrative decision against which the usual means of appeal (informal appeal, judicial appeal) can be used, provided the legal deadlines are complied with.
It is also possible to turn to the Ombudsman.
Registrations/affiliations depending on the legal form of the company
Sole proprietorship
After obtaining a business permit, the head of a sole proprietorship must:
- report to the Joint Social Security Centre in order to:
- pick up their business permit; and
- join as a self-employed person;
- submit an operating declaration to the social security administration (if they intend to hire staff);
- register with the Trade and Companies Register;
- register for VAT.
Partnerships (SCS, SENC)
After obtaining a business permit, the executive(s) of a partnership (SCS, SENC) must:
- file the constitutional documents (statutes, articles of association) of the company with the Trade and Companies Register;
- submit an operating declaration to the social security administration (if they intend to hire staff);
- register themselves as employees (or self-employed workers) with the social security;
- register for VAT.
Capital companies (SA, SARL, SCA, SE)
After obtaining a business permit, the manager(s) of a capital company (SA, SARL, SCA, SE) must:
- submit an operating declaration to the social security;
- register themselves as employees (or self-employed workers) with the social security;
- register for VAT.
Simplified limited liability company (SARL-S)
After obtaining a non-definitive copy of the establishment permit, the manager(s) of a simplified limited liability company (SARL-S) must:
- submit the copy of the business permit that is pending approval to the Trade and Companies Register. Once this has been done, the applicant receives the definitive permit from the Ministry of the Economy;
- file the constitutional documents (statutes, articles of association) of the company with the Trade and Companies Register;
- submit an operating declaration to the social security;
- register themselves as employees (or self-employed workers) with the social security administration;
- register for VAT.
It should be noted that managers of an SARL-S do not need to incorporate their company before a notary. A private deed will suffice.
Other registrations depending on the activity
Depending on the planned activity, the business manager is required to request different registrations and certificates, namely:
- operators in the food sector have to register as a food establishment with the Food safety Unit (Division de la Sécurité alimentaire) - e.g.: grocery stores, night shops, wholesale trade, retail food trade, marketing of packaging materials that come into contact with food, etc.;
- producers and importers of cosmetic products are required to notify the initial placing on the EU market of a cosmetic product to the Department of Pharmacy and Medicine (Division de la Pharmacie et des Médicaments - DPM), etc.
Transfer of the company
In the event of death, occupational invalidity, duly established incapacity or retirement of the manager of a commercial business, the business permit may be transferred to:
- the spouse; or
- an ascendant; or
- a descendant; or
- a direct relative or relative by marriage up to the third degree.
Providing temporary services in Luxembourg
Accountants legally established abroad (in the Swiss confederation or in a country of the European Economic Area) may freely offer their services in Luxembourg. There is no need for a business permit or a specific notification to the Ministry of the Economy.
However, when active in Luxembourg, the service provider is subject to the national rules of professional, regulatory or administrative conduct directly related to their professional qualifications. The service provider is also subject to the disciplinary provisions that apply to Luxembourg professionals.
If the trader:
- provides services on their own, they have to contact the Registration Duties, Estates and VAT Authority (AED);
- provides services with one or more employees, they have to contact the Inspectorate of Labour and Mines (ITM).
Obligations of all professionals
Each professional must comply with the following throughout their existence:
- all requirements with respect to obtaining a business permit;
- all laws and regulations with respect to business management.
Sanctions
Professionals without a business permit run the risk of criminal sanctions (imprisonment and fines) and the temporary closure of the establishment.
Forms / Online services
Business permit application
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Demande d’autorisation d’établissement
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Antrag auf Niederlassungsgenehmigung
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Application for an extract from the police records for a natural person - online service
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Demande d'extrait de casier judiciaire pour personne physique - service en ligne
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Beantragung eines Auszugs aus dem Strafregister für natürliche Personen - Online-Vorgang
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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Business permit application (including the declaration of honour)
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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
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Demande d'autorisation d'établissement (y inclus la déclaration sur l'honneur)
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung (einschließlich der eidesstattlichen Erklärung)
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Supplementary declaration of honour
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
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Déclaration sur l'honneur supplémentaire
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Zusätzliche Eidesstattliche Erklärung
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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Who to contact
-
Ministry of the Economy
General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises (Department for Authorisations of Establishment)
Postal address :
B.P. 535 / L-2937 Luxembourg
Phone : (+352) 247-74 700The telephone helpline is open Monday to Friday, from 9.00 to 12.00 and 13.00 to 17.00 (not on public holidays).
-
House of Entrepreneurship14, rue Erasme
L-1468 Luxembourg
Luxembourg
Opening hours : from 8.30 to 17.00Phone : (+352) 42 39 39 - 330