Trader

In order to operate as a trader, business managers must have a business permit.

The business permit is granted to the business (either the business manager operating under his own name, or the company he runs) provided:

  • the business manager meets the legal requirements in terms of qualification and professional integrity;
  • and the business has a fixed physical establishment in Luxembourg (no so-called 'letterbox companies').

Compliance with these provisions is verified by the General Directorate - SMEs, Entrepreneurship and the Internal Market at the time the application for a business permit is submitted.

After the business permit has been obtained and depending on the legal form of company chosen, the establishment has to proceed with various registrations/affiliations before it can start up business.

Traders who are legally established on the territory of the Swiss Confederation or in a country of the European Economic Area (EEA) may provide temporary and occasional services in Luxembourg without business permit and without giving prior notification.

Who is concerned

The activities of traders include:

  • wholesale trade;
  • retail trade;
  • provision of commercial services;
  • selling beverages and hot dishes that are not consumed on the premises (e.g.: selling food from a food truck);
  • services which are intellectual in nature and provided by a commercial company;
  • industrial activities.
  • travel agency activities.
It should be noted that the old business permits for travel agents remain valid. Holders of this type of permit do not need to submit a new application for a business permit for a commercial activity. Persons without a permit who intend to organise package holidays have to apply for a business permit for commercial activities. The application has to be accompanied by proof of insolvency and repatriation insurance.

The activities of traders do not include:

Prerequisites

In order to comply with the qualifications required to become a trader, business managers must have:

  • either a vocational diploma (diplôme d'aptitude professionnelle - DAP) or similar (vocational skills certificate - CATP, CAP, etc.) or higher (secondary school graduation diploma, Bachelor's degree, Master's degree etc.);
  • or any professional experience of at least 3 years in an EU Member State;
  • or a certificate of successful completion of the final exam which completes the course for access to the profession of trader organised by the Chamber of Commerce via the House of Training or any other similar training course provided in another EU Member State;
  • or a copy of a previously held business permit.

Persons wishing to access the profession may, if needed, request the recognition of their professional qualifications from the department for the recognition of diplomas (Service de la reconnaissance des diplômes) before sending their business permit application.

Traders who carry out their activity exclusively in fairs and markets or public places do not have to provide proof of their professional qualifications.

Preliminary steps

If the manager intends to operate an establishment where some of the activities/installations have not yet been authorised, they must apply for an operating permit for classified establishments.

Examples of activities/installations that are subject to authorisation:

  • production and processing of food products;
  • worksites and development works;
  • creation/development of activity areas;
  • shopping centres, shops and stores with a surface exceeding 600 m2;
  • garages, covered car parks;
  • office buildings;
  • elevators, service lifts;
  • work processes, establishments or projects that may cause substantial neighbourhood annoyance or specific hazards to the safety and health of employees, etc.
The application procedure for operating permits for classified establishments may take several months. It is therefore recommended to submit the application at the very beginning of the project.

How to proceed

Business permit application in Luxembourg

Documentary proof of qualification

In order to provide proof of the professional qualification to operate as a trader, the business manager must attach the following to their application for a business permit:

Documents attesting professional integrity

In order to provide proof of professional integrity, business managers must attach the following to their business permit application:

  • applicants residing in Luxembourg for more than 5 years:
  • applicants who do not reside in Luxembourg or have been residing in the country for less than 5 years:
    • a sworn declaration concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
    • a declaration of non-bankruptcy (recent and unlimited) before a notary;
    This sworn declaration must state that the applicant has not been involved in the bankruptcy of a business in his own name nor in the bankruptcy of a company.
  • an extract from the criminal record or equivalent issued by the state(s) in which the applicant has resided during 10 years prior to the application (including, where applicable, an extract from the criminal record in Luxembourg).

    Failing that, an affidavit (sworn declaration).

Other documents to be submitted with the application

The following documents must also be attached to the business permit application:

  • a copy of the manager's identity card;
  • proof of payment of stamp duty (droit de chancellerie), in the form of:
    • either a tax stamp, value EUR 24, purchased at the Indirect Tax Authority (AED) ;
    • or the proof of payment of EUR 24 into the IBAN account LU09 1111 7026 5281 0000, BIC code: CCPLLULL of the Diekirch Revenue Office, with the following communication: 'autorisation de commerce';
  • in the event of an application for a business (legal person), the company's draft articles of association which have been filed with the Trade and Companies Register.
In the event of an online application for a business permit via MyGuichet.lu (with a LuxTrust card), the system will automatically generate the list of supporting documents to be attached to the application and which may vary depending on the data entered by the applicant.
 
It should be noted that for applications submitted in the context of a business set up in the form of an SARL-S, the applicant must forward the draft constitutional documents of the SARL-S to the Ministry of the Economy.
The Ministry of the Economy will send the applicant a copy of the business permit which is not yet valid and which must be presented to the Trade and Companies Register. Once these formalities have been concluded with the Trade and Companies Register, the applicant receives the final business permit from the Ministry of the Economy.

Registrations/affiliations depending on the legal form of the company

After the business manager has received the business permit, he must complete several administrative procedures which depend on the legal form of business chosen.

Sole proprietorship (Entreprise individuelle)

In the case of a sole proprietorship, the manager has to:

Partnerships (SENC, SECS)

In the case of a partnership (SECS, SENC), the executives have to:

Capital companies (SA, SARL, SECA, SE)

In the case of a capital company (SA, SARL, SECA, SE), the managers have to:

It should be noted that managers of an SARL-S do not need to incorporate their company before a notary. A private deed is enough.

Other registrations depending on the activity

Depending on the planned activity, the business manager is required to request different registrations and certificates, namely:

  • operators in the food sector have to register as a food establishment with the Food Safety Unit (example: grocery shops, night shops, wholesale and retail trade in food products, food packaging establishments, etc.);
  • producers and importers of cosmetic products are required to notify the initial placing on the EU market of a cosmetic product to the Department of Pharmacy and Medicine (Division de la Pharmacie et des Médicaments -DPM), etc.

Authorised activities

A business permit for traders grants the right to carry out the activity indicated on the permit and also:

  • to use the articles and items concerned by the authorised trade for the purposes of sale, preparation and repair, with the exception of proper craftwork repairs;
  • to carry out the authorised activity in fairs, markets and public places.

The business permit entitled 'trader' is not limited to one commercial branch in particular: it gives the right to carry out all commercial activities except those that are specially regulated.

Transfer of the company

In the event of death, occupational invalidity, duly established incapacity or retirement of the manager of a commercial business, the business permit may be transferred to:

  • their spouse;
  • an ascendant;
  • a descendant;
  • a direct relative or relative by marriage up to the third degree.

Forms / Online services

Business permit - online application

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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

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Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Autorisation d’établissement - service en ligne

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung – Online-Vorgang

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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Autorisation d'établissement

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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung

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Déclaration sur l'honneur

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Eidesstattliche Versicherung

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Extract from the criminal record of a natural person - online service

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Extrait de casier judiciaire pour personne physique - service en ligne

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Auszug aus dem Strafregister für natürliche Personen – Online-Vorgang

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