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Self-employed
SMEs
Specific sector
Horeca (hotel, restaurant, café)
In order to operate a cafe/tearoom, restaurant or accommodation establishment, the manager must hold a business permit.
The business permit is granted to the business (either the business manager operating under their own name, or the company they run) provided that:
- the business executive meets the legal requirements in terms of qualification and professional integrity;
- the business has a fixed physical establishment in Luxembourg (no so-called 'letterbox companies').
Compliance with these provisions is verified by the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises at the time the application for a business permit is submitted.
Depending on the legal form chosen, the applicant must proceed with different registrations/affiliations before starting their activity.
Traders from the Horeca sector who are
legally established abroad (on the territory of the Swiss Confederation or in a country of the European Economic Area) may provide
temporary and occasional services in Luxembourg.
Who is concerned
The activities of traders running a licensed or unlicensed establishment (café, tearoom) include:
- selling hot and cold drinks to be consumed on the premises or for take away;
- incidental selling of hot dishes to be consumed on the premises or for take away;
- where applicable, selling various other products (sweets and candy, crisps, tobacco products, etc.).
The activities of traders who are operating an eating establishment (restaurant) include:
- selling prepared dishes to be consumed on the premises, for take away or delivery to the end-consumer;
- selling alcoholic and non-alcoholic drinks on the premises or for take away;
- where applicable, selling various other products (tobacco products, sweets and candy, postcards, souvenirs, etc.).
The activities of traders operating an accommodation establishment (hotel, boarding house) include:
- leasing furnished rooms;
- serving breakfast, hot dishes and meals on the premises to their lodgers;
- selling alcoholic and non-alcoholic drinks on the premises or to take away;
- where applicable, selling various other products to the lodgers of the rooms (toiletries, sweets and candy, tobacco products, postcards, souvenirs, etc.);
- the organisation of package holidays or related travel services.
The activities of traders in the Horeca sector do not include delicatessen and related catering services (traiteur), which are subject to a business permit for a main craft activity.
Prerequisites
In order to justify the qualifications for access to a profession in the Horeca sector, applicants may present:
- a copy of a previously held business permit;
- a certificate of successful completion of the final exam which completes the course for access to professions in the Horeca sector organised by the Chamber of Commerce through the House of Training.
Costs
The stamp duty for the issue of a business permit amounts to EUR 24.
If the establishment is moving to another address, the applicant must notify this, free of charge, to the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises. In this case, the applicant will receive a new business permit free of charge.
How to proceed
Filing an application
The applicant can submit their application for a business permit in 2 ways:
- by applying in person for a business permit online via MyGuichet.lu, using a LuxTrust product.
The system determines which supporting documents need to be attached to the application depending on the information entered by the applicant; - by sending the business permit application by postal mail to the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises.
Anyone can get help with their business permit application by:
- the 'House of Entrepreneurship' of the Chamber of Commerce and making an appointment at one of their 3 reception desks;
- contacting the "Contact Entreprise" team of the Chamber of Skilled Trades and Crafts;
- calling the telephone hotline at the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises;
- making an appointment at the Reception desk of the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises at the 'House of Entrepreneurship'.
Supporting documents
Documentary proof of qualification
To provide proof of the professional qualifications, the applicant must attach to their file a copy of their certificate of successful completion of the training course 'Accès aux professions de l'Horeca' (Access to professions in the Horeca sector) provided by the House of Training (or an equivalent training course).
Documents attesting to professional integrity
If the applicant has been residing in Luxembourg for more than 10 years, they must demonstrate their professional integrity by:
- a sworn declaration concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
- an extract from the criminal record no. 3.
If the applicant is a non-resident or has been a resident in Luxembourg for less than 10 years, they must demonstrate their professional integrity by providing:
- a sworn declaration concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
- a declaration of non-bankruptcy made before a notary;
- an extract from the criminal record no. 3 or equivalent issued by the country or countries in which the applicant has resided during the 10 years prior to the application.
This sworn declaration must state that the applicant has not been involved in the bankruptcy of a business in their own name nor in the bankruptcy of a company.
Failing this, an affidavit (sworn statement) must be provided.
All attached documents must be less than 3 months old.
Other documents to be submitted with the application
The applicant must also attach the following documents to their application:
- for citizens of Luxembourg, the European Union, or the European Economic Area (Iceland, Liechtenstein, Norway) or Switzerland: a copy of the applicant's ID card or passport;
- for citizens of third countries: a written confirmation from the Minister responsible for immigration that the applicant meets all the conditions for obtaining the residence permit they applied for;
- proof of payment of stamp duty (droit de chancellerie), in the form of:
- either a tax stamp, value EUR 24, purchased at the Registration Duties, Estates and VAT Authority (AED);
- or the proof of payment of EUR 24 into the IBAN account LU76 0019 5955 4404 7000, BIC code: BCEELULL of the Diekirch Revenue Office, with the following communication: 'autorisation de commerce'.
The hotel operator must provide a certificate of guarantee against insolvency and for repatriation if they organise package holidays or provide linked travel arrangements.
In the event of an
online application for a business permit via MyGuichet.lu (with a LuxTrust product), the system will automatically generate the list of
supporting documents to be attached to the application, which may vary depending on the data entered by the applicant.
It should be noted that for applications submitted in the context of a business set up in the form of an SARL-S, the applicant must forward the draft constitutional documents of the SARL-S to the Ministry of the Economy.
Application processing time
Applications will usually be processed within 3 months from the receipt of the complete application. The absence of a response before the end of that period is equivalent to a tacit authorisation.
Appeal
A negative decision regarding an application for a business permit is an administrative decision against which the usual means of appeal (informal appeal, judicial appeal) can be used, provided the legal deadlines are complied with.
It is also possible to turn to the Ombudsman.
Registrations/affiliations depending on the legal form of the company
Sole proprietorship
After obtaining a business permit, the head of a sole proprietorship must:
- report to the Joint Social Security Centre in order to:
- pick up their business permit;
- join as a self-employed person;
- submit an operating declaration to the social security administration (if they intend to hire staff);
- register for VAT;
- register as an establishment in the food sector with the Food Safety Unit.
Partnerships (SCS, SENC)
After obtaining a business permit, the executives(s) of a partnership (SCS, SENC) must:
- submit an operating declaration to the social security administration (if they intend to hire staff);
- register themselves as employees (or self-employed workers) with social security;
- register for VAT;
- register as an establishment in the food sector with the Food Safety Unit.
Capital companies (SA, SARL, SECA, SE)
After obtaining a business permit, the director(s) of a capital company (SA, SARL, SECA, SE) must:
- submit an operating declaration to the social security;
- register themselves as employees (or self-employed workers) with social security;
- register for VAT;
- register as an establishment in the food sector with the Food Safety Unit.
Simplified limited liability company (SARL-S)
After obtaining a non-definitive copy of the establishment permit, the manager(s) of a simplified limited liability company (SARL-S) must:
- file the constitutional documents (statutes, articles of association) of the company with the Trade and Companies Register;
- submit an operating declaration to the social security;
- register themselves as employees (or self-employed workers) with social security;
- register for VAT;
- register as an establishment in the food sector with the Food Safety Unit.
It should be noted that managers of an SARL-S do not need to incorporate their company before a notary. A private deed will suffice.
Sale of alcohol to be consumed on the premises
If the applicant intends to sell alcoholic beverages they will need:
- a licence to serve and sell alcohol (concession de cabaretage or 'Schanklizenz');
- an assistant manager authorised to sell such drinks in their absence.
As the number of licences to sell and serve alcohol in Luxembourg is limited, certain intermediaries (namely breweries) offer to make their licence available against a combined lease and alcohol supply contract.
Business managers who sell
beverages to be consumed on the premises are required to comply with the obligations concerning the
management of a drinking establishment
.
Hotels, motels, inns and restaurants
In order to use certain names such as 'hotel', 'motel', 'pension de famille' (boarding house), 'auberge' (inn) or 'restaurant', the business manager must have the hotel status.
In addition, the applicant offering
traveller accommodation services must request an access to the
accommodation forms system in order to declare the persons accommodated. These services also include temporary room rental above a bar.
Obligations of all professionals
Each professional must comply with the following throughout their existence:
- all requirements with respect to obtaining a business permit;
- all laws and regulations with respect to business management.
Sanctions
Professionals without a business permit run the risk of criminal sanctions (imprisonment and fines) and the temporary closure of the establishment.
Forms / Online services
Business permit application
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Demande d’autorisation d’établissement
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Antrag auf Niederlassungsgenehmigung
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Business permit application (including the declaration of honour)
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Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
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Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
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Demande d'autorisation d'établissement (y inclus la déclaration sur l'honneur)
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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung (einschließlich der eidesstattlichen Erklärung)
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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Supplementary declaration of honour
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Déclaration sur l'honneur supplémentaire
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Zusätzliche Eidesstattliche Erklärung
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Application for an extract from the police records for a natural person - online service
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Demande d'extrait de casier judiciaire pour personne physique - service en ligne
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Beantragung eines Auszugs aus dem Strafregister für natürliche Personen - Online-Vorgang
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Who to contact
-
Ministry of the Economy
General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises (Department for Authorisations of Establishment)
Postal address :
B.P. 535 / L-2937 Luxembourg
Phone : (+352) 247-74 700The telephone helpline is open Monday to Friday, from 9.00 to 12.00 and 13.00 to 17.00 (not on public holidays).
-
House of Entrepreneurship14, rue Erasme
L-1468 Luxembourg
Luxembourg
Opening hours : from 8.30 to 17.00Phone : (+352) 42 39 39 - 330
-
Horesca7, rue Alcide de Gasperi
L-1615 Luxembourg
Luxembourg
Phone : (+352) 42 13 55-1Fax : (+352) 42 13 55-299