Horeca (hotel, restaurant and café)

In order to operate a cafe/tearoom, restaurant or accommodation establishment, the manager must hold a business permit.

The business permit is granted to the business (either the business manager operating under his own name, or the company he runs) provided that:

  • the business executive meets the legal requirements in terms of qualification and professional integrity;
  • the business has a fixed physical establishment in Luxembourg (no so-called 'letterbox companies').

Compliance with these provisions is verified by the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises at the time the application for a business permit is submitted.

Depending on the legal form chosen, the applicant must proceed with different registrations/affiliations before starting their activity.

Traders from the Horeca sector who are legally established abroad (on the territory of the Swiss Confederation or in a country of the European Economic Area) may provide temporary and occasional services in Luxembourg.

Who is concerned

The activities of traders running a licensed or unlicensed establishment (café, tearoom) include:

  • selling hot and cold drinks to be consumed on the premises or for take away;
  • incidental selling of hot dishes to be consumed on the premises or for take away;
  • where applicable, selling various other products (sweets and candy, crisps, tobacco products, etc.).

The activities of traders who are operating an eating establishment (restaurant) include:

  • selling prepared dishes to be consumed on the premises, for take away or delivery to the end-consumer;
  • selling alcoholic and non-alcoholic drinks on the premises or for take away;
  • where applicable, selling various other products (tobacco products, sweets and candy, postcards, souvenirs, etc.).

The activities of traders operating an accommodation establishment (hotel, boarding house) include:

  • leasing furnished rooms;
  • serving breakfast, hot dishes and meals on the premises to their lodgers;
  • selling alcoholic and non-alcoholic drinks on the premises or to take away;
  • where applicable, selling various other products to the lodgers of the rooms (toiletries, sweets and candy, tobacco products, postcards, souvenirs, etc.);
  • the organization of package holidays or related travel services.

The activities of traders in the Horeca sector do not include delicatessen and related catering services (traiteur), which are subject to a business permit for a main craft activity.

Prerequisites

In order to justify the qualifications for access to a profession in the Horeca sector, applicants can have:

Costs

The stamp duty for the issue of a business permit amounts to EUR 24.

If the establishment is moving to another address, the applicant must notify this, free of charge, to the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises. In this case, the applicant will receive a new business permit free of charge.
 

How to proceed

Filing an application

The applicant can submit his application for a business permit in 3 ways:

 

Anyone can get help preparing their application for authorization by:

Supporting documents

Documentary proof of qualification

To provide proof of the professional qualifications, the applicant must attach to their file a copy of their certificate of successful completion of the training course 'Accès aux professions de l'Horeca' (Access to professions in the Horeca sector) provided by the House of Training (or an equivalent training course).

Documents attesting to professional integrity

If the applicant has been residing in Luxembourg for more than 10 years, he must demonstrate his professional integrity by:

  • an affidavit (sworn statement) concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
  • an extract from the criminal record no. 3.

If the applicant is a non-resident or has been a resident in Luxembourg for less than 10 years, he must demonstrate his professional integrity by:

  • a sworn declaration (affidavit) concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
  • a declaration of non-bankruptcy made before a notary;
  • an extract from the criminal record no. 3 or equivalent issued by the country or countries in which the applicant has resided during the 10 years prior to the application.

This sworn declaration must state that the applicant has not been involved in the bankruptcy of a business in his own name nor in the bankruptcy of a company.

Failing this, an affidavit (sworn statement) must be provided.

All attached documents must be less than 3 months old.

Other documents to be submitted with the application

The applicant must also attach the following documents to his application:

  • for Luxembourg citizens, the European Union, or the European Economic Area (Iceland, Liechtenstein, Norway, Switzerland): a copy of the applicant's ID card or passport;
  • for citizens of third countries: a written confirmation from the Minister responsible for immigration that the applicant meets all the conditions for obtaining the residence permit he applied for;
  • proof of payment of stamp duty (droit de chancellerie), in the form of:
    • either a tax stamp, value EUR 24, purchased at the Registration Duties, Estates and VAT Authority (AED);
    • or the proof of payment of EUR 24 into the IBAN account LU09 1111 7026 5281 0000, BIC code: CCPLLULL of the Diekirch Revenue Office, with the following communication: 'autorisation de commerce'.

The hotelier must provide a guarantee certificate against insolvency and for repatriation if he organizes package holidays or provides related travel services.

In the event of an online application for a business permit via MyGuichet.lu (with a LuxTrust card), the system will automatically generate the list of supporting documents to be attached to the application, which may vary depending on the data entered by the applicant.

It should be noted that for applications submitted in the context of a business set up in the form of an SARL-S, the applicant must forward the draft constitutional documents of the SARL-S to the Ministry of the Economy.

Registrations/affiliations depending on the legal form of the company

Sole proprietorship

After obtaining a business permit, the head of a sole proprietorship must:

Partnerships (SENC, SECS)

After obtaining a business permit, the executives(s) of a partnership (SECS, SENC) must:

Capital companies (SA, SARL, SECA, SE)

After obtaining a business permit, the director(s) of a capital company (SA, SARL, SECA, SE) must:

Simplified limited liability company (SARL-S)

After obtaining a non-definitive copy of the establishment permit, the manager(s) of a simplified limited liability company (SARL-S) must:

It should be noted that managers of an SARL-S do not need to incorporate their company before a notary. A private deed will suffice.  

Sale of alcohol to be consumed on the premises

If the applicant intends to sell alcoholic beverages he will need:

As the number of licences to sell and serve alcohol in Luxembourg is limited, certain intermediaries (namely breweries) offer to make their licence available against a combined lease and alcohol supply contract.

Business managers who sell beverages to be consumed on the premises are required to comply with the obligations concerning the management of a drinking establishment .

Hotels, motels, inns and restaurants

In order to use certain names such as "hotel", "motel", "pension de famille" (boarding house), "auberge" (inn) or "restaurant", the business manager must have the hotel status.

In addition, the applicant offering traveller accommodation services must request an access to the accommodation forms system in order to declare the persons accommodated. These services also include temporary room rental above a bar.

Forms / Online services

Business permit - online application

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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Autorisation d’établissement - service en ligne

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung – Online-Vorgang

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Business permit application

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Autorisation d'établissement

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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung

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Declaration of honour

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Déclaration sur l'honneur

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Eidesstattliche Versicherung

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Extract from the criminal record of a natural person - online service

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Extrait de casier judiciaire pour personne physique - service en ligne

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Auszug aus dem Strafregister für natürliche Personen – Online-Vorgang

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