Fiches d'hébergement des voyageurs

Les établissements d'hébergement doivent vérifier l'identité des voyageurs qu'ils hébergent et remplir ou leur faire remplir des fiches d'hébergement.

Les logeurs peuvent transmettre ces données par voie électronique de 3 façons :

  • en saisissant les fiches directement dans l'application de collecte électronique accessible par internet. Cette application requiert une demande d'accès préalable. Son utilisation est gratuite ;
  • en exportant un fichier au format XML depuis leur logiciel hôtelier et en le transmettant via l'application de collecte électronique accessible par internet. Cette méthode évite une double saisie des données à transmettre. Les frais d'adaptation de leur logiciel sont à leur charge, mais devraient pouvoir être partagés entre tous les utilisateurs d'un même logiciel ;
  • en interfaçant directement leur système hôtelier avec un webservice permettant de transmettre des fiches en temps réel. Dans ce cas, les frais d'adaptation de leur logiciel sont à leur charge.

Personnes concernées

Tout établissement d'hébergement collectif ou d'hébergement touristique privé doit remplir / faire remplir des fiches d'hébergement pour chaque voyageur, à l’exception des personnes accompagnant le voyageur principal (tous les enfants et toutes les personnes voyageant en groupe sont repris sur la même fiche).

Endéans une période transitoire de 2 ans, l’utilisation de fiches d'hébergement sous forme électronique est obligatoire pour :

  • les établissements d’hébergement de 10 chambres ou plus ;
  • les campings de 25 emplacements ou plus.

Elle est facultative pour les autres établissements. Néanmoins, le choix du logeur d’utiliser les fiches sous forme électronique est irréversible.

Démarches préalables

L'utilisation de l’application des fiches d’hébergement n'est possible que dans les configurations suivantes :

Systèmes d'exploitation :

  • Windows 2000 ;
  • Windows XP ;
  • Windows Vista 32 et Vista 64 ;
  • Windows 7 ;
  • Mac OS.

Navigateurs Internet :

  • Internet Explorer 6 ou supérieur ;
  • Mozilla Firefox.

Modalités pratiques

Accès à l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement

Pour pouvoir utiliser l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement, vous devez :

  1. télécharger et imprimer la demande d’accès ;
  2. lire attentivement, remplir et signer la demande d’accès ;
  3. envoyer la demande d’accès par courrier à l’adresse suivante :
    Centre des Technologies de l’information de l’Etat
    Secrétariat Technique - Fiches d’hébergement
    1, rue Mercier
    L-2144 Luxembourg

    Dans un premier temps, vous recevrez par Email le code PIN qui vous permettra de vous connecter au système.
    Ce code PIN ne sera utilisable que lorsque les étapes 4 et 5 auront été complétées avec succès.

    Dans un second temps, vous recevrez par voie postale le matériel nécessaire pour vous connecter au système.
    Ce matériel comporte une carte à puce et un lecteur de carte.
  4. télécharger et installer le middleware pour smartcard LuxTrust qui convient sur l'ordinateur que vous allez utiliser pour vous connecter au système des fiches d’hébergement ;
  5. brancher le lecteur de carte à l'ordinateur et insérer la carte ;
  6. vous connecter à l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement et saisir votre code PIN.
Attention, la saisie successive de 3 codes PIN erronés entraîne un blocage de la carte.
En cas de blocage de votre carte, veuillez prendre contact avec Guichet.lu Helpdesk pour obtenir une assistance.

Vous pourrez ensuite procéder à la saisie des fiches et accéder aux autres fonctionnalités du système décrites dans le manuel utilisateur.

Fiches - voyageurs seuls ou accompagnés

Au plus tard le lendemain de l'arrivée du voyageur, l'établissement d'hébergement doit remplir ou faire remplir une fiche d'hébergement par le voyageur.

Le logeur doit exiger la pièce d'identité du voyageur principal afin de vérifier les renseignements fournis.

Pour saisir les données requises, le logeur se connecte à l'application de collecte électronique des fiches d'hébergement (voir le manuel utilisateur) et crée une nouvelle fiche.

Il doit alors indiquer les informations concernant :

  • le voyageur principal :
    • nom ;
    • prénom(s) ;
    • date de naissance ;
    • lieu de naissance ;
    • nationalité ;
    • numéro de la pièce d’identité ;
    • code postal, localité et pays de résidence (les indications de la rue et du numéro sont facultatives) ;
  • le séjour :
    • date d’arrivée ;
    • date présumée de départ ;
    • but du séjour (affaires/congrès ou loisirs/autres).
      En ce qui concerne les campings, le type de campeur est également à transmettre (résidentiel ou autre) ; 
  • le nombre total de personnes accompagnant le voyageur principal (y compris tous les enfants et toutes les personnes voyageant en groupe).

Services en ligne / Formulaires

Fiches d’hébergement - accès au système (TOHEB)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Genehmigungsantrag für den Zugang zum System der Meldescheine für Beherbergungsstätten (TOHEB)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Modèle de fiche d'hébergement

Modell eines Meldescheins für Beherbergungsstätten

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Fiches d'hébergement - collecte électronique

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Démarche en ligne

Accéder à la Démarche

Anwendung zur elektronischen Erfassung von Meldescheinen

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Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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