Fiches d’hébergement des voyageurs
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Les établissements d’hébergement doivent vérifier l’identité des voyageurs qu’ils hébergent et remplir ou leur faire remplir des fiches d’hébergement.
Les logeurs peuvent transmettre ces données par voie électronique de 3 façons :
- en saisissant les fiches directement dans l’application de collecte électronique accessible par internet. Cette application requiert une demande d’accès préalable. Son utilisation est gratuite ;
- en exportant un fichier au format XML (Zip, 4 Ko) depuis leur logiciel hôtelier et en le transmettant via l’application de collecte électronique accessible par internet. Cette méthode évite une double saisie des données à transmettre. Les frais d’adaptation de leur logiciel sont à leur charge, mais devraient pouvoir être partagés entre tous les utilisateurs d’un même logiciel ;
- en interfaçant directement leur système hôtelier avec un webservice permettant de transmettre des fiches en temps réel. Dans ce cas, les frais d’adaptation de leur logiciel sont à leur charge.
Le 1er septembre 2025 entrera en vigueur la nouvelle Loi du 28 février 2025 relative aux fiches d’hébergement. En vue de l’entrée en vigueur de la nouvelle loi, une nouvelle solution de collecte des données d’un voyageur par voie électronique est en cours de préparation. Elle remplacera à partir du 1er septembre 2025 le mode de transmission actuel. À partir de cette date, le mode de transmission actuel ne sera plus opérationnel.
Personnes concernées
Tout établissement d’hébergement collectif ou d’hébergement touristique privé doit remplir / faire remplir des fiches d’hébergement pour chaque voyageur, à l’exception des personnes accompagnant le voyageur principal (tous les enfants et toutes les personnes voyageant en groupe sont repris sur la même fiche).
L’utilisation de fiches d’hébergement sous forme électronique est obligatoire pour :
- les établissements d’hébergement de 10 chambres ou plus ;
- les campings de 25 emplacements ou plus.
Elle est facultative pour les autres établissements. Néanmoins, le choix du logeur d’utiliser les fiches sous forme électronique est irréversible.
Conditions préalables
L’utilisation de l’application des fiches d’hébergement n’est possible que dans les configurations suivantes :
Systèmes d’exploitation :
- Microsoft Windows ;
- Mac OS.
Navigateurs Internet :
- Internet Explorer 6 ou supérieur ;
- Microsoft Edge ;
- Google Chrome ;
- Mozilla Firefox.
Modalités pratiques
Accès à l’application de collecte électronique des fiches d’hébergement
Pour pouvoir utiliser l’application de collecte électronique des fiches d’hébergement, vous devez :
- télécharger et imprimer la demande d’accès (Pdf, 83 Ko) ;
- lire attentivement, remplir et signer la demande d’accès ;
- envoyer la demande d’accès par courrier à l’adresse suivante :
Centre des technologies de l’information de l’État
Secrétariat technique - Fiches d’hébergement
B.P. 1111
L-1011 Luxembourg
Dans un premier temps, vous recevrez par e-mail le code PIN qui vous permettra de vous connecter au système. Ce code PIN ne sera utilisable que lorsque les étapes 4 et 5 auront été complétées avec succès.
Dans un second temps, vous recevrez par voie postale le matériel nécessaire pour vous connecter au système. Ce matériel comporte une carte à puce et un lecteur de carte. - télécharger et installer le middleware pour smartcard LuxTrust qui convient sur l’ordinateur que vous allez utiliser pour vous connecter au système des fiches d’hébergement ;
- brancher le lecteur de carte à l’ordinateur et insérer la carte ;
- vous connecter à l’application de collecte électronique des fiches d’hébergement et saisir votre code PIN.
Attention, la saisie successive de 3 codes PIN erronés entraîne un blocage de la carte. En cas de blocage de votre carte, veuillez prendre contact avec Guichet.lu Helpdesk pour obtenir une assistance.
Vous pourrez ensuite procéder à la saisie des fiches et accéder aux autres fonctionnalités du système décrites dans le manuel utilisateur (Pdf, 1,35 Mo).
Fiches - voyageurs seuls ou accompagnés
Au plus tard le lendemain de l’arrivée du voyageur, l’établissement d’hébergement doit remplir ou faire remplir une fiche d’hébergement par le voyageur.
Le logeur doit exiger la pièce d’identité du voyageur principal afin de vérifier les renseignements fournis.
Pour saisir les données requises, le logeur se connecte à l’application de collecte électronique des fiches d’hébergement (voir le manuel utilisateur (Pdf, 1,35 Mo)) et crée une nouvelle fiche.
Il doit alors indiquer les informations concernant :
- le voyageur principal :
- nom ;
- prénom(s) ;
- date de naissance ;
- lieu de naissance ;
- nationalité ;
- numéro de la pièce d’identité ;
- code postal, localité et pays de résidence (les indications de la rue et du numéro sont facultatives) ;
- le séjour :
- date d’arrivée ;
- date présumée de départ ;
- but du séjour (affaires/congrès ou loisirs/autres).
- le nombre total de personnes accompagnant le voyageur principal (y compris tous les enfants et toutes les personnes voyageant en groupe).
En ce qui concerne les campings, le type de campeur est également à transmettre (résidentiel ou autre).
Services en ligne et formulaires
Services en ligne
Formulaires à télécharger
Note : consultez notre article d’aide sur l’utilisation des formulaires PDF.
Organismes de contact
-
Helpdesk de Guichet.lu
- Adresse :
- 11, rue Notre-Dame L-2240 Luxembourg
- Tél. :
-
(+352) 247 82 000
Notre Helpdesk est joignable par téléphone les jours ouvrés de 8h00 à 18h00.
Vous pouvez également prendre rendez-vous pour un appel vidéo via MyGuichet.lu.
Veuillez noter que le Helpdesk de Guichet.lu fournit des informations générales sur les démarches administratives. Il n’a pas accès aux dossiers que vous avez déposés auprès d’un organisme public luxembourgeois. En cas de questions spécifiques, il vous oriente vers l’administration compétente.
-
Ministère de l'Économie Direction générale - Tourisme
- Adresse :
-
19-21, boulevard Royal
L-2449
Luxembourg
BP 86, L-2937
- Tél. :
-
(+352) 247 84 781
Secrétariat
- E-mail :
- tourisme@eco.etat.lu
Démarches et liens associés
Démarches
Liens
Publications
-
Fiches d'hébergement - Manuel utilisateur
Pdf • 1,35 Mo
-
Fichier XML
Zip • 4 Ko
-
Application de collecte électronique des fiches d'hébergements
Pdf • 409 Ko
Références légales
-
Loi modifiée du 24 juin 2008
ayant pour objet le contrôle des voyageurs dans les établissements d'hébergement
-
Règlement grand-ducal du 5 août 2015
relatif aux fiches à tenir par les logeurs exploitant un service d'hébergement touristique
