Enregistrement des établissements du secteur alimentaire

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Enregistrement des établissements du secteur alimentaire - demande en ligne

Toute entreprise ou établissement intervenant dans la chaîne alimentaire doit être connu des autorités compétentes afin de :

  • garantir la conformité des denrées alimentaires ainsi que des matériaux et objets entrant en contact avec les denrées alimentaires avec la législation nationale et européenne ; et
  • permettre une organisation efficace des contrôles officiels des établissements de la chaîne alimentaire.

Pour cela, les exploitants doivent notifier auprès de l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) les activités de chacun des établissements sous leur responsabilité, qui mettent en œuvre l’une des étapes de la production, de la transformation et de la distribution des denrées alimentaires.

Personnes concernées

Établissements concernés

Toute entreprise (publique ou privée, avec ou sans but lucratif) ou établissement exerçant une activité de production, transformation ou distribution de denrées alimentaires ou de matériaux et d’objets destinés à entrer en contact avec les denrées alimentaires.

Exemples : épiceries, restaurants, crèches, entreprises prestant une activité d’emballage, exportation ou importation de produits alimentaires, producteurs de matériaux d’emballages alimentaires, etc.

Les abattoirs ou les établissements du secteur de l’alimentation animale ne sont pas concernés alors qu’ils sont soumis à d’autres types d’enregistrement.

Informations notifiées

L’exploitant notifie les informations suivantes :

  • l’enseigne commerciale de l’établissement ;
  • l’adresse physique où ont lieu les activités ;
  • les activités liées aux étapes de la production, de la transformation et de la distribution des denrées alimentaires.

Remarque : L’indication de l’adresse d’une fiduciaire qui héberge le siège social de la société est non-conforme.

Par ailleurs, les coordonnées de contact et l’adresse de l’exploitant alimentaire doivent être notifiées afin de :

  • désigner un responsable du maintien des exigences réglementaires en matière de sécurité alimentaire ;
  • de définir :
    • un destinataire des rapports des contrôles officiels ; et
    • des interlocuteurs en cas d’alertes rapides ou d’incidents liés aux denrées alimentaires ainsi qu’aux matériaux et objets destinés à entrer en contact avec les denrées alimentaires.

En outre, lorsque l’exploitant est une personne morale, il désigne au moins une personne physique comme destinataire des rapports et interlocuteur en cas d’incident pour le compte de cette personne morale.

À défaut, le destinataire est :

  • le dirigeant de l’entreprise ; ou
  • à défaut, les mandataires sociaux.

Modalités pratiques

Procédure d’enregistrement

Le requérant doit effectuer une demande d’enregistrement en ligne via MyGuichet.lu :

  • soit en utilisant la démarche avec authentification ;
  • soit en utilisant la démarche sans authentification.

Notification de modification ou de cessation de l’activité

Toute modification ou cessation d’activité(s) doit être notifiée par l’exploitant auprès de l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) via la demande d’enregistrement en ligne sur MyGuichet.lu avec authentification. La procédure est la même que pour l’enregistrement.

Pour effectuer cette démarche via MyGuichet.lu, le requérant doit disposer d’un espace professionnel certifié par l’ALVA. Il peut demander un code d’accès par e-mail à l’adresse enreg@alva.etat.lu.

En cas de notification d’une cessation d’activité, le requérant doit notamment indiquer une date de début de l’inactivité.

L’exploitant peut également notifier la cessation de son activité auprès de l’ALVA par e-mail à l’adresse enreg@alva.etat.lu, en précisant les informations suivantes :

  • nom et adresse de l’établissement ;
  • numéro d’enregistrement national (LU-XXXXX-Et ou LU-XXXXX-En).

Confirmation de la notification

Dans les 15 jours ouvrables qui suivent la notification, l’exploitant reçoit de l’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) :

  • soit un accusé de réception de la notification où figure le numéro d’enregistrement national de l’exploitant (exemple LU-XXXXX-Et ou LU-XXXXX-En) ;
  • soit un courrier demandant une modification de la notification.

L’exploitant peut commencer l’activité dès l’envoi de la notification et sans devoir attendre l’accusé de réception ou le courrier modificatif.

Enregistrement des données

L’Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) tient un fichier des établissements dans lequel figurent les données notifiées.

Les données, régulièrement mises à jour, sont conservées pendant une durée maximale de 5 années après la fin des activités liées aux étapes de la production, de la transformation et de la distribution des denrées alimentaires.

Consultation en ligne des données d’enregistrement

Sur demande faite par e-mail à l’adresse enreg@alva.etat.lu, un code d’accès est envoyé à l’exploitant par voie postale. Ce code lui permet de consulter ses données d’enregistrement en ligne sur MyGuichet.lu, de les modifier et de les envoyer à l’ALVA.

Pour cela, l’exploitant doit indiquer dans l’e-mail :

  • son numéro d’enregistrement national (LU-XXXXX-Et ou LU-XXXXX-En) ; ou
  • le nom et l’adresse de l’établissement alimentaire.

Cette fonctionnalité est expliquée dans un tutoriel (Pdf, 2,10 Mo).

MyGuichet.lu : Comment certifier votre espace professionnel ?

Pour certifier votre espace professionnel et ainsi consulter en ligne les données d’enregistrement, vous devez d’abord effectuer plusieurs étapes. 3 cas de figures se présentent :

1. Vous êtes nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu et ne disposez donc pas encore d’espace professionnel :

La création de l’espace se fait en 2 étapes :

  • enregistrement de l’utilisateur ; et
  • création de l’espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo (mp4, 9,86 Mo) ou forme PDF (Pdf, 1,23 Mo) vous guide.

2. Vous êtes déjà utilisateur de MyGuichet.lu et disposez d’un espace privé : vous devez créer un espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo (mp4, 5,27 Mo) ou forme PDF (Pdf, 1010 Ko) vous guide.

3. Vous disposez déjà d’un espace professionnel pour l’entreprise dont vous voulez consulter les données d’enregistrement : l’espace professionnel existant peut être utilisé.

Ensuite, pour certifier votre espace professionnel vous avez besoin d’un code d’accès :

Consultez l’aide MyGuichet.lu.

Services en ligne et formulaires

Services en ligne

Enregistrement des établissements du secteur alimentaire - demande en ligne

Autre(s) langue(s)

Organismes de contact

  • Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA)

    Adresse :
    7, rue Thomas Edison L-1445 Strassen Luxembourg
    E-mail :
    info@alva.etat.lu

Démarches et liens associés

Démarches

Notification de retrait ou de rappel (secteur alimentaire et alimentation animale)

Liens

Informations complémentaires

Enregistrement des établissements du secteur alimentaire

sur le site de la Sécurité Alimentaire

Téléchargement

Références légales

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