Une facture est un document comptable qui constate les conditions d’achats et de ventes de produits, de marchandises ou de services rendus.

Une facture émise par une personne qui exerce une profession libérale est appelée note d’honoraires.

L'existence d'une facture en bonne et due forme est essentielle, car elle :

• sert de pièce justificative des écritures comptables ;
• permet d’établir le montant de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) à déduire ou à payer ;
• constitue une preuve en matière de recouvrement des créances.

Personnes concernées

La facture est émise par :

• toute personne assujettie à la TVA ;
• tout commerçant en nom propre ou toute société commerciale qui vend un bien ou effectue une prestation de services à un autre assujetti.

Pour des relations avec des clients-consommateurs, l'émission d'une facture n'est pas obligatoire, mais il est néanmoins recommandé d'en établir une, notamment pour conserver une preuve de l’opération réalisée.

L’émission de factures n’est pas d’usage pour les transactions entièrement privées et non régulières.

Délais

Transactions entre professionnels

Dans le cadre de transactions avec un professionnel, le vendeur ou prestataire de service doit émettre la facture :

• au plus tard le 15^ème jour du mois :
  • qui suit celui au cours duquel la livraison de biens ou la prestation de services a été effectuée ;
  • au cours duquel les livraisons de biens ou prestations de services ont été effectuées dans le cas d’une facturation périodique ; ou
• au plus tard lors de l'encaissement de l’acompte, le cas échéant.

Rien n'interdit toutefois au commerçant d'émettre sa facture plus tôt.

Tout document modifiant la facture initiale de manière spécifique et non équivoque est considéré comme une nouvelle facture.

Le débiteur doit, quant à lui, respecter les délais de paiement contractuels ou, à défaut, les délais de paiement légaux.

En cas de retard de paiement, le vendeur/prestataire peut réclamer des intérêts de retard.

Transactions avec un consommateur

Dans le cadre d’une transaction avec un consommateur, le vendeur ou prestataire de service peut réclamer des intérêts de retard, le cas échéant. Pour cela, il doit :

• émettre la facture dans le mois de la réception des marchandises par le client, de l’achèvement des travaux ou de la prestation de service ;
• indiquer expressément sur la facture qu'il entend, le cas échéant, réclamer des intérêts de retard légaux.

Le débiteur doit, quant à lui, respecter les délais de paiement légaux, à défaut, le vendeur/prestataire peut réclamer des intérêts de retard.

Modalités pratiques

Forme

La facture peut être émise sur papier ou sur document électronique (e-facture).

Elle doit être rédigée en deux exemplaires, un pour chacune des parties.

Mentions obligatoires

Données concernant l'entreprise

La facture doit obligatoirement mentionner :

• l’identification du vendeur ou du prestataire de service à savoir :
  • la dénomination et/ou la raison sociale ;
  • la forme juridique ;
  • l'indication précise du siège social ;
  • les mots "Registre de commerce et des sociétés, Luxembourg" ou les initiales "R.C.S. Luxembourg" suivis du numéro d'immatriculation (ne s’applique pas aux sociétés coopératives) ;
  • le numéro d’autorisation d'établissement ;
  • pour les sociétés à responsabilité limitée et les société à responsabilité limitée simplifiée l'indication du capital social est également obligatoire.
  • pour les artisans et commerçants en nom propre : la mention de leur profession et le numéro de leur autorisation d'établissement.
• l’identification du client ;
• la date de la vente ou de la prestation de service ;
• la date d’établissement de la facture ;
• un numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs séries, qui identifie la facture de façon unique ;
• la quantité et la dénomination précise de l’opération en cause ;
• toute réduction de prix ;
• la date à laquelle le règlement doit intervenir ;
• le cas échéant, les conditions d’escompte applicables ;
• le cas échéant, le taux des pénalités de retard ;
• le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou le taux horaire hors TVA des services rendus ;
• le taux de TVA légalement applicable et le montant total de la TVA correspondant ou, le cas échéant, la mention du bénéfice d’une exonération en faisant référence à la disposition légale pertinente ;
• si la facture dépasse le montant de 100 euros TTC (toutes taxes comprises), elle doit contenir en plus :
  • le numéro d'identification à la TVA du vendeur ;
  • le cas échéant, le numéro d'identification à la TVA du client ;
  • le cas échéant, le numéro d'identification à la TVA du représentant fiscal ;
  • la base d'imposition pour chaque taux ou exonération, le prix unitaire hors taxe, ainsi que les escomptes, rabais, ou ristournes éventuels, s'ils ne sont pas compris dans le prix unitaire.

En dehors des mentions obligatoires, la facture doit mentionner, le cas échéant, les informations complémentaires suivantes :

• "auto-liquidation" lorsque l’acquéreur ou le preneur est redevable de la TVA ;
• "comptabilité de caisse" lorsque la TVA devient exigible à l’encaissement du prix ;
• "auto-facturation" lorsque le client émet la facture à la place du fournisseur ou du prestataire ;
• "régime particulier - agences de voyage" pour l'application du régime particulier des agences de voyage ;
• "régime particulier - (nom du régime)" pour l'application du régime particulier de la marge bénéficiaire pour la livraison par un assujetti-revendeur :
  • de "biens d'occasion" ;
  • d’"objets d'art" ;
  • d’"objets de collection ou d'antiquité";
• "livraison intra-UE d’un moyen de transport neuf".

Pour facturer hors TVA des prestations de services ou des livraisons de biens à des professionnels (B2B) dans un autre État membre de l'Union européenne (UE), le vendeur doit :

• au préalable, vérifier la validité du numéro de TVA de son client dans la base de données VIES - Validation du numéro de TVA sur le site de la Commission européenne ;
• de préférence, imprimer et conserver la page de résultat indiquant le numéro de TVA du client et la date de vérification ;
• indiquer le numéro de TVA valide du client sur la facture.

L'assujetti à la TVA est tenu de conserver un double de toutes les factures émises.

Mentions facultatives

La facture peut prévoir des modalités de paiement. A défaut, elle est payable directement, dans les délais légaux.

Dans le cadre de transactions entre professionnels et en l’absence de dispositions contractuelles relatives aux délais de paiement et intérêts de retard, il est possible d’indiquer sur chaque facture que tout défaut de paiement à échéance entraînera l'application d’intérêts de retard au taux légal.

Dans le cadre de transactions avec un consommateur, la facture doit contenir la mention expresse qu’à défaut de paiement dans le délai fixé, le commerçant entend réclamer les intérêts de retard légaux.

Principe de la facture acceptée

Entre commerçants, l’existence d’un contrat peut se prouver au moyen d’une facture acceptée, que l’acceptation soit expresse ou tacite.

La facture peut être considérée comme acceptée en cas de paiement sans réserve ou de silence du preneur au-delà du temps nécessaire pour prendre connaissance de la facture et contrôler ses mentions et les fournitures auxquelles elle se rapporte.

À défaut de dispositions légales à ce sujet, les tribunaux retiennent généralement que la facture est présumée acceptée après un délai de 4 à 8 semaines.

Les juridictions ont même parfois admis que les courriers entre commerçants qui n’ont pas été suivis d’une contestation étaient censés être acceptés quant à leur contenu.

L’acheteur peut toutefois renverser cette présomption en établissant :

• qu’il a protesté en temps utile ; ou
• que son silence s’explique autrement que par une acceptation.

Contestation d'une facture

Il est impératif de vérifier immédiatement les factures ainsi que tout autre document commercial dès réception.

Si la facture ou tout autre document commercial ne sont pas bien fondés, le commerçant doit les contester, de préférence par écrit, sous peine de se voir opposer par la suite le concept de la facture (du courrier) acceptée.

Les contestations doivent être précises et claires.

Organismes de contact