Rechnung

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Die Rechnung ist in den Bereichen Rechnungswesen und Steuerwesen von wesentlicher Bedeutung. Einerseits dient sie als Beleg für die Buchungsvorgänge und andererseits ermöglicht eine Rechnung, den abzugsfähigen oder zahlbaren MwSt.-Betrag auszuweisen.

Das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung ist auch für die Beitreibung von Forderungen von entscheidender Bedeutung, denn sie stellt einen Beleg für einen bestehenden Vertrag zwischen dem Verkäufer bzw. Dienstleister und dem Käufer dar.

Die Rechnung kann auf Papier oder elektronisch ausgestellt werden.

Um gültig zu sein, muss die Rechnung innerhalb genauer Fristen erstellt sein und bestimmte Pflichtangaben zur Anwendung der MwSt. und zur Identifizierung des ausstellenden Unternehmens enthalten.

Andernfalls kann der Rechnungssteller die Rechnung nicht als akzeptiert geltend machen, auch wenn der Kunde der Rechnung nicht fristgerecht widersprochen hat.

Zielgruppe

Zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet ist:

  • jede mehrwertsteuerpflichtige Person;
  • jede(r) in eigenem Namen tätige Kaufmann/-frau bzw. jede Handelsgesellschaft, der (die) einem anderen Steuerpflichtigen ein Gut verkauft oder für diesen eine Dienstleistung erbringt.

Bei rein privaten und nicht regelmäßigen Geschäften ist die Ausstellung einer Rechnung nicht üblich.

Für geschäftliche Beziehungen mit Endverbraucherkunden ist die Ausstellung einer Rechnung nicht vorgeschrieben. Es ist insbesondere aus Beweisgründen jedoch üblich, eine Rechnung auszustellen, da sie meist das einzige schriftliche Dokument ist, mit dem ein bestehender Vertrag und seine Klauseln belegt werden können.

Fristen

Geschäfte zwischen Gewerbetreibenden

Im Rahmen von Geschäften mit Gewerbetreibenden, muss der Verkäufer oder Dienstleister die Rechnung erstellen:

  • spätestens am 15. Tag des Monats:
    • der auf den Monat, in dem die Güter geliefert bzw. die Dienstleistungen erbracht wurden, folgt;
    • oder – im Falle einer regelmäßigen Rechnungsstellung –, in dem die Güter geliefert bzw. die Dienstleistungen erbracht wurden;
  • oder im Falle einer Anzahlung spätestens bei Einkassierung der Anzahlung.

Der (Die) Kaufmann/-frau kann seine (ihre) Rechnung jedoch auch sofort ausstellen.

Jedes Dokument, das die ursprüngliche Rechnung in spezifischer und eindeutiger Weise abändert, gilt als neue Rechnung.

Der Schuldner muss seinerseits die vertraglichen oder, wenn solche nicht existieren, die gesetzlichen Zahlungsfristen einhalten.

Bei Zahlungsverzug kann der Verkäufer/Dienstleister Verzugszinsen verlangen.

Geschäfte mit Verbrauchern

Bei Geschäften mit Verbrauchern, muss der Verkäufer oder Dienstleister, um gegebenenfalls Verzugszinsen verlangen zu können:

  • die Rechnung in dem Monat der Entgegennahme der Waren durch den Kunden, der Beendigung der Arbeiten oder der Dienstleistung ausstellen;
  • und ausdrücklich darauf hinweisen, dass er gegebenenfalls die gesetzlichen Verzugszinsen verlangen wird.

Der Schuldner muss seinerseits die vertraglichen oder gesetzlichen Zahlungsfristen einhalten.

Bei Zahlungsverzug kann der Verkäufer/Dienstleister Verzugszinsen verlangen.

Vorgehensweise und Details

Zwingende Angaben

Angaben MwSt. - Rechnung > 100 Euro

Hinsichtlich der Mehrwertsteuer müssen Rechnungen, deren Betrag einschließlich des MwSt.-Betrages 100 Euro übersteigt, die folgenden Angaben enthalten:

  • das Lieferdatum;
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Serien, die die zweifelsfreie Identifizierung der Rechnung ermöglicht;
  • die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers;
  • gegebenenfalls die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Kunden;
  • gegebenenfalls die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des steuerlichen Vertreters;
  • den vollständigen Namen und die Adresse des Steuerpflichtigen und seines Kunden;
  • die Menge und die Art der gelieferten Güter bzw. den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen;
  • das Datum, an dem die Lieferung der Güter bzw. die Erbringung der Dienstleistungen erfolgt bzw. abgeschlossen wird, oder das Datum, an dem die Anzahlung geleistet wird, sofern ein solches Datum bestimmt ist und sich vom Datum der Rechnungsstellung unterscheidet;
  • die Bemessungsgrundlage für jede Steuer bzw. jede Steuerbefreiung, den Netto-Preis je Einheit sowie die etwaigen Skonti, Rabatte und Nachlässe, falls diese nicht im Preis je Einheit enthalten sind;
  • den angewandten MwSt.-Satz;
  • den zahlbaren MwSt.-Betrag.

Neben den vorgeschriebenen Angaben muss die Rechnung gegebenenfalls die folgenden Zusatzinformationen aufführen:

  • „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“, wenn der Käufer oder Abnehmer die MwSt. entrichten muss;
  • „Einnahmen/Ausgabenrechnung“, wenn die MwSt. bei Inkasso des Preises fällig wird;
  • „Erstellung von Gutschriften“, wenn der Kunde die Rechnung anstelle des Lieferanten oder Dienstleisters erstellt;
  • „Sonderregelung - Reisebüro“ bei der Anwendung der Sonderregelung für Reisebüros (Artikel 56bis des MwSt.-Gesetzes);
  • „Sonderregelung - ... (Bezeichnung der Regelung)“ bei der Anwendung der Differenzbesteuerung (Artikel 56ter des MwSt.-Gesetzes) für die Lieferung durch einen mehrwertsteuerpflichtigen Verkäufer von:
    • „Gebrauchtwaren“;
    • „Kunstgegenständen“;
    • „Sammelobjekten oder Antiquitäten“;
  • „innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Beförderungsmittels“.
Um Gewerbetreibenden (B2B) aus anderen EU-Mitgliedstaaten Dienstleistungen oder Warenlieferungen mehrwertsteuerfrei in Rechnung zu stellen, muss der Verkäufer:
  • im Vorfeld die Gültigkeit der MwSt.-Nummer seines Kunden in der Datenbank MIAS - MwSt-Informationsaustauschsystem auf der Website der Europäischen Kommission überprüfen;
  • vorzugsweise die Seite mit dem Suchergebnis, auf der die MwSt.-Nummer des Kunden und das Datum der Überprüfung angegeben sind, ausdrucken und aufbewahren;
  • und die gültige MwSt.-Nummer des Kunden auf der Rechnung angeben.

Angaben MwSt. - Rechnung < 100 Euro

Hinsichtlich der Mehrwertsteuer müssen Rechnungen, deren Betrag einschließlich des MwSt.-Betrages 100 Euro nicht übersteigt, lediglich die folgenden Angaben enthalten:

  • das Ausstellungsdatum;
  • den Namen und die Adresse des Lieferanten des Gutes bzw. des Dienstleisters;
  • die Menge und die Art der gelieferten Güter bzw. den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen;
  • den Brutto-Preis;
  • den Steuersatz.

Angaben hinsichtlich des Unternehmens

Jede Rechnung muss enthalten:

  • bei Gesellschaften:
    • den Namen der Gesellschaft und/oder die Firma;
    • die Rechtsform, leserlich und ausgeschrieben (bei Aktiengesellschaften (SA) vor oder nach dem Gesellschaftsnamen);
    • die genaue Angabe des Gesellschaftssitzes (gilt nicht für Genossenschaften);
    • die Wörter „Registre de commerce et des sociétés, Luxembourg“ (Handels-und Firmenregister Luxemburg) bzw. die Initialen „R.C.S. Luxembourg“, gefolgt von der Eintragungsnummer (gilt nicht für Genossenschaften (Sociétés coopératives));
    • die Nummern der Niederlassungsgenehmigung;
    • für Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist die Angabe des Gesellschaftskapitals ebenfalls vorgeschrieben.
  • bei in eigenem Namen tätigen Handwerkern und Kaufleuten: die Bezeichnung ihres Berufes und die Nummer ihrer Niederlassungsgenehmigung (autorisation d'établissement).

Der Steuerpflichtige hat eine Kopie sämtlicher ausgestellten Rechnungen aufzubewahren.

Um dem Bestreiten einer Rechnungsstellung vorzubeugen, ist es bei bestimmten Kunden ratsam, die Rechnung per Einschreiben zu versenden.

Fakultative Angaben

Die Rechnung kann die Zahlungsmodalitäten benennen. Ohne dies, ist sie direkt, innerhalb der gesetzlichen Fristen, zu begleichen.

Im Rahmen von Geschäften zwischen Gewerbetreibenden und in Ermangelung von vertraglichen Bestimmungen bezüglich der Zahlungsfristen und Verzugszinsen ist es ratsam, auf jeder Rechnung anzugeben, dass im Falle einer Nichtzahlung bei Fälligkeit Verzugszinsen zum gesetzlichen Zinssatz erhoben werden.

Bei Geschäften mit einem Verbraucher muss die Rechnung den ausdrücklichen Vermerk enthalten, dass der Gewerbetreibende beabsichtigt, gegebenenfalls die gesetzlichen Verzugszinsen zu beanspruchen.

Grundsatz der akzeptierten Rechnung

Unter Kaufleuten kann das Bestehen eines Vertrages ungeachtet dessen, ob die Rechnung ausdrücklich oder stillschweigend akzeptiert wurde, durch eine akzeptierte Rechnung nachgewiesen werden.

Bei einer Zahlung ohne Vorbehalt oder einem Schweigen des Käufers über die Zeit hinaus, die für die Kenntnisnahme der Rechnung und die Prüfung der dortigen Angaben und der rechnungsgegenständlichen Lieferungen und Leistungen erforderlich ist, kann die Rechnung als akzeptiert angesehen werden.

Mangels diesbezüglicher gesetzlicher Bestimmungen gehen die Gerichte im Allgemeinen davon aus, dass eine Rechnung nach einer Frist von 4 bis 8 Wochen als akzeptiert gilt.

Bisweilen vertraten die Gerichte sogar die Auffassung, dass Schreiben zwischen Kaufleuten, denen kein Widerspruch folgte, im Hinblick auf ihre inhaltlichen Angaben als akzeptiert galten.

Der Käufer kann jedoch diese Vermutung umkehren, indem er nachweist:

  • dass er rechtzeitig widersprochen hat;
  • oder dass sein Schweigen sich anders als eine Akzeptierung erklärt.

Der Begriff der akzeptierten Rechnung besteht nur im Hinblick auf Kaufleute und nicht im Hinblick auf einen privaten Endverbraucher.

Widerspruch gegen eine Rechnung

Rechnungen sowie sämtliche sonstigen erhaltenen Geschäftsdokumente sind unverzüglich zu überprüfen.

Denn falls eine Rechnung oder jedes sonstige Geschäftsdokument nicht begründet sein sollte, muss der (die) Kaufmann/-frau diesen vorzugsweise in Schriftform widersprechen. Andernfalls kann ihm später die Einrede der (des) akzeptierten Rechnung (Schreibens) entgegengehalten werden.

Widersprüche müssen deutlich und unmissverständlich vorgebracht werden.

Zuständige Kontaktstellen

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