Rechnung

Eine Rechnung ist eine Buchhaltungsunterlage, die die Kauf- und Verkaufsbedingungen von Produkten, Waren oder erbrachten Dienstleistungen festhält.

Eine Rechnung, die von einem Freiberufler ausgestellt wird, nennt man Honorarrechnung.

Das Vorhandensein einer ordnungsgemäßen Rechnung ist wesentlich, weil sie:

Zielgruppe

Rechnung werden ausgestellt von:

  • allen mehrwertsteuerpflichtigen Personen;
  • allen in eigenem Namen tätigen Kaufleuten beziehungsweise von allen Handelsgesellschaften, die anderen Steuerpflichtigen ein Gut verkaufen oder für diese eine Dienstleistung erbringen.

Bei Geschäften mit Verbraucherkunden ist die Ausstellung einer Rechnung nicht zwingend erforderlich aber empfehlenswert, insbesondere um einen Nachweis über das durchgeführte Geschäft zu bewahren.

Für rein private und nicht regelmäßige Geschäfte ist es nicht üblich, eine Rechnung auszustellen.

Fristen

Geschäfte zwischen Gewerbetreibenden

Im Rahmen von Geschäften mit Gewerbetreibenden muss der Verkäufer oder Dienstleister die Rechnung erstellen:

  • spätestens am 15. Tag des Monats:
    • der auf den Monat, in dem die Güter geliefert beziehungsweise die Dienstleistungen erbracht wurden, folgt;
    • oder – im Falle einer regelmäßigen Rechnungsstellung –, in dem die Güter geliefert beziehungsweise die Dienstleistungen erbracht wurden;
  • oder im Falle einer Anzahlung spätestens bei Einkassierung der Anzahlung.

Es steht den Kaufleuten frei, die Rechnung früher auszustellen.

Jedes Dokument, das die ursprüngliche Rechnung in spezifischer und eindeutiger Weise abändert, gilt als neue Rechnung.

Der Schuldner muss seinerseits die vertraglichen oder, wenn solche nicht existieren, die gesetzlichen Zahlungsfristen einhalten.

Bei Zahlungsverzug kann der Verkäufer/Dienstleister Verzugszinsen verlangen.

Geschäfte mit Verbrauchern

Bei Geschäften mit Verbrauchern kann der Verkäufer oder Dienstleister gegebenenfalls Verzugszinsen verlangen. Zu diesem Zweck muss:

  • die Rechnung in dem Monat der Entgegennahme der Waren durch den Kunden, der Beendigung der Arbeiten oder der Dienstleistung ausstellen;
  • in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass er gegebenenfalls die gesetzlichen Verzugszinsen geltend machen wird.

Der Schuldner muss seinerseits die gesetzlichen Zahlungsfristen einhalten, anderenfalls kann der Verkäufer/Dienstleister Verzugszinsen verlangen.

Vorgehensweise und Details

Form

Die Rechnung kann auf Papier oder als elektronisches Dokument (E-Rechnung) ausgestellt werden.

Sie ist in zweifacher Ausfertigung zu erstellen, eine für jede Partei.

Zwingende Angaben

Angaben hinsichtlich des Unternehmens

Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

  • die Identifizierung des Verkäufers oder des Dienstleisters, insbesondere:
  • die Identifizierung des Kunden;
  • das Verkaufsdatum oder Datum der Leistungserbringung;
  • das Austellungsdatum der Rechnung;
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Serien, die die zweifelsfreie Identifizierung der Rechnung ermöglicht;
  • die Menge und die genaue Bezeichnung des betreffenden Geschäfts;
  • jegliche Preissenkungen;
  • das Datum, an dem die Zahlung erfolgen soll;
  • gegebenenfalls die anwendbaren Diskontbedingungen;
  • gegebenenfalls den Satz der Vertragsstrafen;
  • den Netto-Preis je Einheit der verkauften Produkte oder den Stundensatz ohne MwSt. der erbrachten Dienstleistungen;
  • den gesetzlich geltenden Mehrwertsteuersatz und den Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer oder gegebenenfalls einen Hinweis auf Steuerbefreiung durch Verweis auf die entsprechende gesetzliche Bestimmung;
  • wenn die Rechnung den Betrag von 100 Euro (einschließlich aller Steuern) übersteigt, muss sie zusätzlich Folgendes enthalten:
    • die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers;
    • gegebenenfalls die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Kunden;
    • gegebenenfalls die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des steuerlichen Vertreters;
    • die Bemessungsgrundlage für jede Steuer beziehungsweise jede Steuerbefreiung, den Netto-Preis je Einheit sowie die etwaigen Skonti, Rabatte und Nachlässe, falls diese nicht im Preis je Einheit enthalten sind.

Neben den vorgeschriebenen Angaben müssen Rechnungen gegebenenfalls die folgenden Zusatzinformationen aufführen:

  • „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“, wenn der Käufer oder Abnehmer die MwSt. entrichten muss;
  • „Einnahmen/Ausgabenrechnung“, wenn die MwSt. bei Inkasso des Preises fällig wird;
  • „Erstellung von Gutschriften“, wenn der Kunde die Rechnung anstelle des Lieferanten oder Dienstleisters erstellt;
  • „Sonderregelung - Reisebüros“ bei der Anwendung der Sonderregelung der Reisebüros;
  • „Sonderregelung - (Bezeichnung der Regelung)“ bei der Anwendung der Differenzbesteuerung für die Lieferung durch einen mehrwertsteuerpflichtigen Verkäufer:
    • von „Gebrauchtwaren“;
    • von „Kunstgegenständen“;
    • von „Sammelobjekten oder Antiquitäten“;
  • „innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Beförderungsmittels“.

Um Gewerbetreibenden (B2B) aus anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) Dienstleistungen oder Warenlieferungen mehrwertsteuerfrei in Rechnung zu stellen, muss der Verkäufer:

  • im Vorfeld die Gültigkeit der MwSt.-Nummer seines Kunden in der Datenbank MIAS - MwSt.-Informationsaustauschsystem auf der Website der Europäischen Kommission überprüfen;
  • vorzugsweise die Seite mit dem Suchergebnis, auf der die MwSt.-Nummer des Kunden und das Datum der Überprüfung angegeben sind, ausdrucken und aufbewahren;
  • die gültige MwSt.-Nummer des Kunden auf der Rechnung angeben.

Der Mehrwertsteuerpflichtige hat eine Kopie sämtlicher ausgestellten Rechnungen aufzubewahren.

Fakultative Angaben

Die Rechnung kann die Zahlungsmodalitäten benennen. Ohne dies, ist sie direkt, innerhalb der gesetzlichen Fristen, zu begleichen.

Im Rahmen von Geschäften zwischen Gewerbetreibenden und in Ermangelung von vertraglichen Bestimmungen bezüglich der Zahlungsfristen und Verzugszinsen ist es möglich, auf jeder Rechnung anzugeben, dass im Falle einer Nichtzahlung bei Fälligkeit Verzugszinsen zum gesetzlichen Zinssatz erhoben werden.

Im Rahmen von Geschäften mit einem Verbraucher, muss die Rechnung den ausdrücklichen Hinweis enthalten, dass der Kaufmann im Falle einer Nichtzahlung innerhalb der festgelegten Frist Verzugszinsen verlangen wird.

Grundsatz der akzeptierten Rechnung

Unter Kaufleuten kann das Bestehen eines Vertrages ungeachtet dessen, ob die Rechnung ausdrücklich oder stillschweigend akzeptiert wurde, durch eine akzeptierte Rechnung nachgewiesen werden.

Bei einer Zahlung ohne Vorbehalt oder einem Schweigen des Käufers über die Zeit hinaus, die für die Kenntnisnahme der Rechnung und die Prüfung der dortigen Angaben und der rechnungsgegenständlichen Lieferungen und Leistungen erforderlich ist, kann die Rechnung als akzeptiert angesehen werden.

Mangels diesbezüglicher gesetzlicher Bestimmungen gehen die Gerichte im Allgemeinen davon aus, dass eine Rechnung nach einer Frist von 4 bis 8 Wochen als akzeptiert gilt.

Bisweilen vertraten die Gerichte sogar die Auffassung, dass Schreiben zwischen Kaufleuten, denen kein Widerspruch folgte, im Hinblick auf ihre inhaltlichen Angaben als akzeptiert galten.

Der Käufer kann jedoch diese Vermutung umkehren, indem er nachweist:

  • dass er rechtzeitig widersprochen hat; oder
  • dass sein Schweigen sich anders als eine Akzeptierung erklärt.
Der Begriff der akzeptierten Rechnung besteht nur im Hinblick auf Kaufleute und nicht im Hinblick auf einen privaten Endverbraucher.

Widerspruch gegen eine Rechnung

Rechnungen sowie sämtliche sonstigen erhaltenen Geschäftsdokumente sind unmittelbar nach Erhalt zu überprüfen.

Sollten Rechnungen oder sonstige Geschäftsdokumente nicht begründet sein, muss der Kaufmann diesen vorzugsweise in Schriftform widersprechen. Andernfalls kann ihm später die Einrede der (des) akzeptierten Rechnung (Schreibens) entgegengehalten werden.

Widersprüche müssen deutlich und unmissverständlich vorgebracht werden.

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