Opter pour le télétravail

Le télétravail est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail dont le but est de permettre au salarié de pouvoir bénéficier d’une organisation plus souple de son travail tout en offrant à l’employeur certaines garanties quant à la bonne exécution de la relation de travail.

Le télétravail constitue une forme particulière d’organisation du travail qui se caractérise par la réunion des 3 critères cumulatifs suivants :

  • une prestation de travail réalisée au moyen des technologies de l’information et de la communication, comme par exemple par l’utilisation de l’ordinateur et d’Internet ;
  • une prestation de travail effectuée dans un endroit autre que dans les locaux de l’employeur et plus particulièrement au domicile du salarié ;
  • une prestation de travail effectuée de manière régulière et habituelle de cette façon (ce qui exclut donc une prestation de travail à domicile occasionnelle).

Personnes concernées

Tout salarié d’une entreprise luxembourgeoise de droit privé engagé par contrat conclu à durée déterminée ou à durée indéterminée.

Les salariés couverts par un statut de droit public ou assimilés bénéficient d’un régime particulier de télétravail.

Conditions préalables

Le télétravail suppose un accord préalable entre l’employeur et le salarié pour adopter cette forme de prestation de travail.

Par ailleurs, le recours par l’employeur à un régime de télétravail doit faire préalablement l’objet d’une information et d’une consultation du comité mixte d’entreprise ou, à défaut, de la délégation du personnel.

Modalités pratiques

L'option d'un régime de télétravail

Le recours au régime du télétravail est soumis à des conditions particulières tant dans la conclusion de cette forme de travail que dans son application pratique.

Le régime du télétravail doit être choisi librement et d’un commun accord entre un employeur et un salarié.

Il peut ainsi être déterminé :

  • dans le descriptif initial du poste du salarié, c’est-à-dire, avoir été négocié lors de la conclusion du contrat de travail avec le salarié ; ou
  • dans un avenant écrit au contrat de travail à conclure d’un commun accord entre l’employeur et le salarié.
L’employeur ne peut pas imposer le régime du télétravail au salarié. En conséquence, le refus de travailler sous le régime du télétravail ne pourra pas être considéré comme un motif de licenciement et ne pourra pas justifier le recours par l’employeur à la procédure de modification substantielle du contrat de travail.

Mentions obligatoires de l’écrit servant de base au télétravail

En plus des mentions obligatoires que doit contenir tout contrat de travail, celui liant le télétravailleur à son employeur doit également mentionner :

  • le lieu à partir duquel le salarié effectue son travail ;
  • une description précise des fonctions du salarié ainsi que les tâches à accomplir et d'éventuels objectifs à atteindre (cette description a pour but de permettre au télétravailleur de pouvoir s'identifier professionnellement par rapport aux salariés de l'employeur qui travaillent dans les locaux de l'entreprise) ;
  • la classification du télétravailleur dans le cadre de la convention collective éventuellement applicable dans l'entreprise ;
  • les heures et les jours de la semaine pendant lesquels le télétravailleur doit être joignable par l'employeur, sans que ceux-ci ne puissent dépasser l'horaire normal de travail d'un salarié à statut équivalent travaillant dans l'entreprise ;
  • le département de l’entreprise auquel appartient le télétravailleur ;
  • l’établissement de l’entreprise auquel est rattaché le télétravailleur ;
  • son ou ses responsable(s) hiérarchique(s) ;
  • sa ou ses personne(s) de contact ;
  • la description exacte de l’outil de travail du télétravailleur, mis à disposition et installé par l’employeur dans le lieu de prestation du télétravail ;
  • les informations nécessaires relatives aux assurances contractées par l’employeur pour garantir, le cas échéant, la disparition ou l’endommagement du matériel mis à disposition en cas d’incendie, vol, etc.

Période d'adaptation

Lorsque le télétravail est introduit par la conclusion d’un avenant au contrat de travail préalablement existant, le salarié et l’employeur  bénéficient d’une période d’adaptation à ce nouveau régime de travail.

La période d’adaptation a pour finalité :

  • de permettre au salarié de s'assurer que ce régime de travail le satisfait ;
  • de permettre à l'employeur de vérifier si ce régime de travail est adapté aux fonctions confiées au salarié.

Durée de la période d'adaptation

La période d'adaptation peut varier entre 3 et 12 mois selon la volonté des parties.

Il ne peut être mis fin unilatéralement à la période d'adaptation pendant une période minimale de 2 semaines.

Après cette période minimale de 2 semaines, chaque partie peut mettre fin au régime de télétravail moyennant le respect d’une période de préavis qui ne peut être inférieure à 15 jours et sans devoir excéder 1 mois. A l'intérieur de cette fourchette, la base de calcul pour le préavis est de 4 jours de calendrier par mois de période d'adaptation.

Période d'adaptation prévue au contrat Durée du préavis à respecter
3 mois 15 jours
4 mois 16 jours
5 mois 20 jours
6 mois 24 jours
7 mois 28 jours
8 mois 1 mois
9 mois 1 mois
10 mois 1 mois
11 mois 1 mois
12 mois 1 mois

La fin de la période d’adaptation devra être notifiée :

  • par voie de lettre recommandée ; ou
  • par lettre remise en main propre au destinataire qui apposera sa signature sur le double de la lettre.

Le préavis prendra cours :

  • le lendemain de la mise à la poste de la lettre recommandée ; ou
  • le lendemain de la remise en main propre.

Si les parties décident d’un commun accord, après l’expiration de la période d’adaptation, de revenir à la formule dite "classique", le salarié devra être informé sans délai :

  • de son lieu de travail précis à compter de sa réintégration dans les locaux de l’employeur ;
  • de ses horaires de travail, qui devront être comparables à ceux des autres salariés exerçant une fonction similaire ou comparable dans l’entreprise ;
  • des autres conditions de travail et d’emploi.
Lorsqu'il n'est pas mis fin à la période d'adaptation dans les conditions décrites ci-dessus, le retour ultérieur vers la formule de travail classique ne peut se faire que d'un commun accord entre les parties.

Suspension de la période d'adaptation

Suspension en raison de maladie ou congés divers

En cas de suspension de l’exécution du contrat pendant la période d’adaptation, cette période est prolongée d’une durée égale à celle de la suspension, sans que la prolongation de la période d’adaptation ne puisse excéder 1 mois.

Exemple : une période d'adaptation de 4 mois a été prévue au contrat. Au cours du 2 e mois de la période d'adaptation, le salarié tombe malade pour une durée de 15 jours. Lors de son retour, le salarié devra accomplir le reste de la période d'adaptation prévue au contrat, plus le report des 15 jours qu'il n'a pu effectuer en raison de sa maladie.
En revanche, si une période d'adaptation de 6 mois a été prévue au contrat, et qu'au premier jour du 3 e mois le salarié tombe malade pour une période de 2 mois, il devra à son retour effectuer le reste de la période d'adaptation prévue dans le contrat, plus 1 mois de report en compensation de sa période de maladie.
Suspension en raison de grossesse

La période d’adaptation est également suspendue pendant le congé maternité de la salariée.

La prolongation de la période d’adaptation aura une durée égale à la durée de la suspension.

Droits et obligations des télétravailleurs

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et sont soumis aux mêmes obligations que les autres salariés de l’entreprise.

Les télétravailleurs bénéficient plus particulièrement des droits suivants :

  • droit de gérer l’organisation de leur travail, conformément aux dispositions du contrat de travail ou de l’avenant ;
  • droit à l’information sur toutes modifications de la situation de l’employeur ;
  • droit à l’information quant à la vie courante de l’entreprise ;
  • droit à maintenir le contact avec les collègues de travail ;
  • droit à l’information que la délégation du personnel fait circuler au sein de l’entreprise ;
  • droit à une compensation en cas de perte d’avantages spécifiques (exemple : les chèques repas) ;
  • droit au respect de la vie privée : l'employeur pourra toutefois rendre visite sur rendez-vous au salarié pour inspecter le matériel mis à sa disposition et faire installer, si l'un des cas d'ouverture légalement prévu est donné, des dispositifs de surveillance.

Les télétravailleurs sont notamment soumis aux obligations suivantes :

  • obligation de respecter les règles de l’entreprise en matière de protection de données et notamment en matière d’usage d’Internet pendant les heures de travail ;
  • obligation de respecter les mesures de sécurité et santé au travail et notamment en matière d’écrans de visualisation ;
  • obligation d’aviser immédiatement l’employeur en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail.

Les télétravailleurs bénéficient de la même protection sociale que les autres salariés de l’entreprise notamment en matière d’assurance accident.

Obligations de l'employeur

L'employeur a l'obligation de :

  • mettre à disposition du salarié et entretenir le matériel nécessaire au télétravail et s’assurer de la conformité des installations électriques et des lieux de travail ; si exceptionnellement le télétravailleur utilise son propre équipement, l’employeur devra en assurer l’adaptation et l’entretien ;
  • prendre en charge les coûts directement engendrés par ce travail, en particulier ceux liés aux communications ;
  • fournir au télétravailleur un service approprié d’appui technique et assumer la responsabilité des coûts liés à la perte ou à la détérioration des équipements et des données utilisées par le télétravailleur ;
  • informer le télétravailleur de toute restriction à l’usage des équipements ou outils informatiques (Internet, e-mail, etc.), ainsi que des sanctions en cas de non-respect de ces règles ;
  • respecter la vie privée du salarié, de sorte qu’en cas de visite sur rendez-vous, l’employeur ne peut avoir accès qu’à la pièce où se trouve le matériel et doit limiter les dispositifs de surveillance aux cas et aux conditions strictement prévus dans la loi.

Cessation du régime de télétravail

Lorsque le télétravail fait l'objet du descriptif initial du poste de travail, le passage d’un régime de télétravail à un régime de travail classique ne peut se faire que d’un commun accord des parties et par voie d’avenant au contrat de travail.

Le salarié qui manifeste la volonté de reprendre un régime de travail classique est en droit d’être informé en priorité des postes disponibles dans l’entreprise correspondant à sa qualification ou à son expérience professionnelle.

En cas de retour à un régime de travail classique, l’employeur est tenu de communiquer au salarié son nouveau lieu de travail et ses horaires de travail.

Cas spécifique du télétravailleur frontalier

Le régime du télétravail a des répercussions particulières sur les travailleurs frontaliers, notamment sur la loi applicable au contrat de travail et sur le régime de sécurité sociale applicable.

Loi applicable

La loi luxembourgeoise continuera à régir le contrat de travail du travailleur frontalier, mais les dispositions impératives (par exemple le salaire minimum, la durée légale de travail, le nombre de jours de congé annuel payé, etc.) de l'Etat de résidence devront également être respectées.

Régime de sécurité sociale

Le salarié qui exerce une partie substantielle de son travail (à savoir au moins 25 %) sur le territoire de son Etat de résidence devra être affilié auprès des organismes de sécurité sociale de cet Etat, et le cas échéant auprès des organismes de sécurité sociale luxembourgeois pour son travail effectué sur le territoire luxembourgeois.

En revanche, si le salarié exerce moins de 25 % de son travail sur le territoire de son Etat de résidence, il ne devra s’affilier qu'auprès des organismes de sécurité sociale luxembourgeois.

Ainsi, selon les cas, le télétravailleur sera affilié auprès des organismes de sécurité sociale luxembourgeois ou des organismes de sécurité sociale du pays de résidence. Le télétravailleur bénéficiera d’une protection en cas de maladie, pension, invalidité ou accident de travail.

En ce qui concerne plus particulièrement l’accident de travail, le télétravailleur devra informer immédiatement l’employeur, afin que ce dernier fasse la déclaration d’accident auprès des autorités luxembourgeoises compétentes ou auprès de l’organisme compétent de l’Etat de résidence.

Régime fiscal

Les conventions fiscales bilatérales ont pour objectif d'éviter la double imposition.

Selon ces conventions, les salariés ou indépendants sont imposés en principe dans l'Etat où la profession est exercée.

Si le salarié exerce une activité professionnelle dans son pays de résidence et également au Luxembourg, il est en principe imposable dans les 2 pays, en fonction de la proportion de l'activité prestée dans chaque pays.

Les pays frontaliers du Luxembourg ont prévu des aménagements relatifs au traitement fiscal des salariés résidents en Allemagne, Belgique ou France et travaillant (tout ou en partie) au Luxembourg.

La liste des conventions fiscales passées par le Luxembourg est disponible sur le site de l'Administration des contributions directes.

Organismes de contact

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