Avant de créer votre ASBL, prenez le temps de bien préparer les éléments fondamentaux de votre projet :

• formulez clairement l’objectif de l’association : il doit être précis car il orientera toutes les initiatives et activités futures de l’ASBL ;
• avant de choisir un nom, renseignez-vous sur les noms déjà utilisés par d’autres associations afin d’éviter toute confusion ou conflit ;
• vérifiez la disponibilité du nom envisagé pour vous assurer qu’il est libre d’utilisation.

Les statuts constituent le document fondateur de votre ASBL. Ils doivent impérativement contenir les éléments suivants :

• le nom de l’association ;
• son objet (la finalité et les activités prévues) ;
• le siège social ;
• la composition et le fonctionnement des organes de direction ;
• les conditions d’adhésion et de sortie des membres ;
• les règles relatives aux assemblées générales.

Vous pouvez rédiger les statuts sous seing privé (entre les fondateurs, dans un acte simple à enregistrer), ou par acte notarié, selon vos préférences ou besoins.

En complément, vous pouvez établir un règlement intérieur pour préciser les modalités de fonctionnement quotidien de l’ASBL.

Une fois les statuts rédigés, les membres fondateurs doivent organiser la première assemblée générale (AG) pour mettre en place les organes de gestion de l’ASBL :

• lors de cette AG, les membres fondateurs élisent le conseil d’administration (CA) de l’association ;
• si l’ASBL ne compte que 2 membres fondateurs, le CA ne peut comprendre que 2 administrateurs ;
• dès que l’association compte 3 membres ou plus, le CA doit être composé d’au moins 3 administrateurs.

Les administrateurs élus désignent ensuite, parmi eux, un président, un secrétaire et un trésorier et répartissent les autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association.

L’ASBL acquiert la personnalité juridique dès que ses statuts sont publiés au Recueil électronique des sociétés et associations (RESA).

Le siège social de votre ASBL doit être établi sur le territoire luxembourgeois. Plusieurs options s’offrent à vous :

• au domicile de l’un des membres fondateurs ou d’un membre actif de l’association ;
• dans un bâtiment communal, sous réserve d’autorisation de la commune concernée ; ou
• dans un local loué ou acquis par l’association.

Une fois le conseil d’administration (CA) en place et doté des pouvoirs nécessaires, il peut procéder aux démarches officielles d’enregistrement de l’ASBL :

• le CA peut immatriculer l’association et déposer ses statuts auprès du Registre de commerce et des sociétés (RCS). Les frais liés à ces démarches sont consultables sur le site officiel du RCS ;
• une fois ces formalités accomplies, l’ASBL est officiellement reconnue comme une entité légale autonome. Elle peut alors agir indépendamment en son nom propre, représentée par un ou plusieurs administrateurs, selon les modalités définies par le conseil ;
• il est également obligatoire de déclarer les bénéficiaires effectifs de l’association auprès du Registre des bénéficiaires effectifs (RBE), un répertoire spécifique au Luxembourg.

Une gestion financière rigoureuse est essentielle pour assurer la crédibilité et la pérennité de votre ASBL.

Elle repose sur des principes clés tels que la transparence, la traçabilité et une comptabilité bien tenue.

Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

• désigner un trésorier : bien que non obligatoire, cette fonction est fortement recommandée pour assurer un suivi financier efficace ;
• mettre en place des règles claires de gestion financière, par exemple en identifiant un responsable des affaires financières ;
• tenir une comptabilité régulière, adaptée à la taille et aux activités de l’association ;
• mettre à jour régulièrement les informations figurant au Registre de commerce et des sociétés (RCS) ;
• actualiser également les données au Registre des bénéficiaires effectifs (RBE) ;
• veiller à la conformité de tous les actes et décisions avec les réglementations en vigueur.

Vous avez la possibilité de faire appel à des bénévoles qui s’engagent, sans demander de rémunération, à vous apporter leur aide pour faire fonctionner l’association.

Par ailleurs, vous pouvez engager du personnel selon les règles du code du travail par la conclusion en bonne et due forme d’un contrat de travail.

Comme toute structure juridique, une ASBL peut être dissoute dans certaines circonstances, soit par décision judiciaire, soit par volonté de ses membres.

La dissolution judiciaire peut être prononcée par le tribunal à la demande d’un associé, d’un tiers ou du ministère public, notamment en cas de non-respect des engagements statutaires ou de la législation en vigueur.

La dissolution volontaire peut être décidée par l’assemblée générale, à condition qu’elle soit approuvée par les deux tiers des membres présents lors du vote.

Dans les deux cas, le tribunal procède à la nomination d’un ou plusieurs liquidateurs, chargés de gérer la clôture des activités et la répartition éventuelle des avoirs de l’association.