Bevor Sie Ihre ASBL gründen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die grundlegenden Punkte Ihres Vorhabens gut vorzubereiten:

• Formulieren Sie den Zweck der Vereinigung klar und deutlich: Er muss präzise sein, da er für alle künftigen Initiativen und Aktivitäten der ASBL maßgeblich sein wird.
• Bevor Sie einen Namen wählen, sollten Sie sich über Namen informieren, die bereits von anderen Vereinigungen verwendet werden, um Verwechslungen oder Konflikte zu vermeiden.
• Überprüfen Sie die Verfügbarkeit des gewünschten Namens, um sicherzustellen, dass er frei verwendet werden kann.

Die Satzung ist die Gründungsurkunde Ihrer ASBL. Sie muss zwingend folgende Punkte enthalten:

• den Namen der Vereinigung;
• ihren Zweck (das Ziel und die geplanten Tätigkeiten);
• den Sitz;
• die Zusammensetzung und die Funktionsweise der Leitungsorgane;
• die Aufnahme- und Austrittsbedingungen für Mitglieder;
• die Vorschriften betreffend die Hauptversammlungen.

Sie können die Satzung privatschriftlich (zwischen den Gründern in einer einfachen Urkunde, die eingetragen wird) oder in einer notariellen Urkunde aufsetzen, je nach Ihren Vorlieben oder Bedürfnissen.

Ergänzend dazu können Sie eine Geschäftsordnung aufstellen, in der die tägliche Funktionsweise der ASBL festgelegt wird.

Sobald die Satzung aufgesetzt ist, müssen die Gründungsmitglieder die erste Hauptversammlung organisieren, um die Leitungsorgane der ASBL einzusetzen:

• Bei dieser Hauptversammlung wählen die Gründungsmitglieder den Vorstand der Vereinigung.
• Hat die ASBL nur 2 Gründungsmitglieder, darf der Vorstand nur aus 2 Mitgliedern bestehen.
• Sobald die Vereinigung 3 oder mehr Mitglieder hat, muss der Vorstand aus mindestens 3 Mitgliedern bestehen.

Anschließend wählen die gewählten Vorstandsmitglieder aus ihren Reihen einen Vorsitzenden, einen Schriftführer und einen Schatzmeister und verteilen weitere Aufgaben, die für das reibungslose Funktionieren der Vereinigung notwendig sind.

Die ASBL erlangt Rechtspersönlichkeit, sobald ihre Satzung in der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (Recueil électronique des sociétés et associations - RESA) veröffentlicht ist.

Der Sitz Ihrer ASBL muss sich auf luxemburgischem Staatsgebiet befinden. Ihnen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• am Wohnsitz eines der Gründungsmitglieder oder eines aktiven Mitglieds der Vereinigung;
• in einem Gemeindegebäude, vorbehaltlich der Genehmigung der betreffenden Gemeinde; oder
• in einer von der Vereinigung gemieteten oder erworbenen Räumlichkeit.

Sobald der Vorstand eingesetzt und mit den nötigen Befugnissen ausgestattet ist, kann er die offiziellen Schritte zur Eintragung der ASBL einleiten:

• Der Vorstand kann die Vereinigung eintragen und die Satzung beim Handels- und Firmenregister (Registre de commerce et des sociétés - RCS) hinterlegen. Die damit verbundenen Kosten finden Sie auf der offiziellen Website des RCS.
• Sobald diese Formalitäten erledigt sind, wird die ASBL offiziell als eigenständiger Rechtsträger anerkannt. Sie kann dann unabhängig in ihrem eigenen Namen handeln, vertreten durch ein oder mehrere Vorstandsmitglieder, wie vom Vorstand festgelegt.
• Es ist außerdem vorgeschrieben, die wirtschaftlichen Eigentümer der Vereinigung beim Register der wirtschaftlichen Eigentümer (Registre des bénéficiaires effectifs - RBE), ein bestimmtes Verzeichnis in Luxemburg, zu melden.

Ein sorgfältiges Finanzmanagement ist für die Glaubwürdigkeit und den Fortbestand Ihrer ASBL von entscheidender Bedeutung.

Es beruht auf Schlüsselprinzipien wie Transparenz, Nachvollziehbarkeit und einer guten Buchführung.

Hier sind einige bewährte Praktiken, die Sie anwenden können:

• Ernennung eines Schatzmeisters: Auch wenn sie nicht zwingend vorgeschrieben ist, wird diese Funktion für eine effiziente Finanzüberwachung dringend empfohlen;
• Einrichtung klarer Regeln für das Finanzmanagement, beispielsweise durch die Ernennung eines Verantwortlichen für Finanzangelegenheiten;
• eine regelmäßige Buchführung, die der Größe und den Tätigkeiten der Vereinigung angemessen ist;
• regelmäßige Aktualisierung der Informationen im Handels- und Firmenregister (RCS);
• ebenfalls Aktualisierung der Angaben im Register der wirtschaftlichen Eigentümer (RBE);
• Sicherstellung der Konformität aller Handlungen und Entscheidungen mit den geltenden Vorschriften.

Sie haben die Möglichkeit, sich an Ehrenamtler zu wenden, die sich, ohne eine Vergütung zu verlangen, dazu verpflichten, Ihnen beim Betrieb der Vereinigung zu helfen.

Darüber hinaus können Sie Personal unter Einhaltung der Vorschriften des Arbeitsgesetzbuchs durch den ordnungsgemäßen Abschluss eines Arbeitsvertrags einstellen.

Wie jede Rechtsstruktur kann auch eine ASBL unter bestimmten Umständen aufgelöst werden, entweder durch eine gerichtliche Entscheidung oder auf Wunsch ihrer Mitglieder.

Die gerichtliche Auflösung kann auf Antrag eines Mitglieds, eines Dritten oder der Staatsanwaltschaft vom Gericht verkündet werden, insbesondere wenn satzungsgemäße Verpflichtungen oder geltende Rechtsvorschriften nicht eingehalten werden.

Die freiwillige Auflösung kann von der Hauptversammlung beschlossen werden, sofern sie von 2 Dritteln der bei der Abstimmung anwesenden Mitglieder befürwortet wird.

In beiden Fällen ernennt das Gericht einen oder mehrere Liquidatoren, die mit der Einstellung der Tätigkeiten und der etwaigen Verteilung des Vereinigungsvermögen beauftragt werden.