Bei den Luxembourg Business Registers (LBR) handelt es sich um eine Interessengemeinschaft (Groupement d’intérêt économique - GIE), die folgende Mitglieder zusammenschließt: den Staat, die Handelskammer (Chambre de commerce) und die Handwerkskammer (Chambre des métiers).

 Die LBR sind zuständig für die Verwaltung:

• des Handels- und Firmenregisters (Registre de commerce et des sociétés - RCS);
• der Elektronischen Sammlung der Gesellschaften und Vereinigungen (Recueil électronique des sociétés et associations - RESA);
• des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer (Registre des bénéficiaires effectifs - RBE), das seit dem 1. März 2019 in Betrieb ist.

Die LBR stehen unter der Aufsicht des Justizministers.

Das RBE ist ein offizielles Unternehmensverzeichnis, das es der Öffentlichkeit und den nationalen, für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständigen Behörden ermöglicht, den wirtschaftlichen Eigentümer eines Unternehmens zu ermitteln.   

Zielgruppe

Die im RCS eingetragenen Rechtsträger müssen ihre wirtschaftlichen Eigentümer im RBE angeben.

Betroffen sind:

• Handelsgesellschaften;
• wirtschaftliche Interessengemeinschaften;
• europäische wirtschaftliche Interessenvereinigungen;
• in Luxemburg etablierte Zweigniederlassungen von Handelsgesellschaften, Gesellschaften bürgerlichen Rechts, wirtschaftlichen Interessengemeinschaften und europäischen wirtschaftlichen Interessenvereinigungen, die der Gesetzgebung eines anderen Staats unterliegen;
• Gesellschaften bürgerlichen Rechts (sociétés civiles);
• Vereinigungen ohne Gewinnzweck;
• Stiftungen;
• Renten-/Pensionsfondsvereinigungen (associations d’éparne-pension);
• landwirtschaftliche Genossenschaften;
• öffentlich-rechtliche Anstalten des Staats und der Gemeinden;
• Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit;
• spezielle Kommanditgesellschaften (sociétés en commandite spéciale);
• gemeinsame Anlagefonds;
• sonstige juristische Personen und Rechtsträger, deren Eintragung gesetzlich vorgesehen ist.

Gewerbetreibende, bei denen es sich um natürliche Personen handelt, Arbeitsgemeinschaften (sociétés commerciales momentanées) sowie Unternehmensbeteiligungsgesellschaften (sociétés commerciales en participation) sind nicht zur Eintragung verpflichtet.

Bei dem einzutragenden wirtschaftlichen Eigentümer handelt es sich um:

• alle natürlichen Personen, die den Rechtsträger in letzter Instanz besitzen oder kontrollieren oder;
• alle natürlichen Personen, in deren Auftrag ein Geschäft abgewickelt oder eine Tätigkeit ausgeführt wird.

Bei Unternehmen sind dies insbesondere alle natürlichen Personen, welche die Gesellschaft in letzter Instanz besitzen oder kontrollieren, da sie direkt oder indirekt einen ausreichenden Anteil an Aktien oder Stimmrechten halten oder eine ausreichende Kapitalbeteiligung besitzen.

• Wenn kein wirtschaftlicher Eigentümer ermittelt werden kann, ist der Hauptgeschäftsführer des eingetragenen Rechtsträgers anzugeben.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Rechtsträger, die zur Eintragung ihrer wirtschaftlichen Eigentümer verpflichtet sind, müssen zuvor eine Eintragung im RCS veranlassen.

Fristen

Die Eintragung der Informationen betreffend die wirtschaftlichen Eigentümer sowie alle damit zusammenhängenden Änderungen müssen innerhalb eines Monats beantragt werden, nachdem der Rechtsträger von dem Ereignis, das eine Eintragung erforderlich macht, Kenntnis erlangt hat oder erlangen hätte können.

Kosten

Die anfallenden Gebühren sind in einer großherzoglichen Verordnung festgelegt und können auf der Website des Handels- und Firmenregisters (RCS) eingesehen werden.  

Die Zahlung erfolgt in der Regel online. In Ausnahmefällen kann die Gebühr auch in bar beim Beratungsschalter der LBR gezahlt werden.

Die Gebühr ist für jede Eintragung einzeln fällig. Bei regelmäßigen und wiederkehrenden Anträgen ist es allerdings möglich, bei den LBR einen Antrag auf Zulassung zur Zahlung auf monatliche Rechnung einzureichen.

Vorgehensweise und Details

ONLINE-Meldung

Der Antragsteller (Rechtsträger, Notar oder Bevollmächtigter) nimmt die Eintragung in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer (RBE) online vor, indem er sich mit einem LuxTrust-Zertifikat auf der Website der LBR anmeldet.

Nachdem der Rechtsträger ermittelt wurde, für welchen eine Eintragung über die Website der LBR vorzunehmen ist, wird dem Antragsteller online ein elektronisches Meldeformular bereitgestellt. Sofern die wirtschaftlichen Eigentümer ermittelt werden konnten, sind folgende Informationen über das Formular bekanntzugeben:

• Name(n) und Vorname(n) der wirtschaftlichen Eigentümer;
• Staatsangehörigkeit(en);
• Geburtsdatum (Tag, Monat und Jahr);
• Geburtsort;
• Wohnsitzland;
• genaue Privatadresse oder genaue Geschäftsadresse;
• für im Nationalen Register natürlicher Personen (RNPP) erfasste Personen, die Identifikationsnummer;
• für Nicht-Gebietsansässige und nicht im RNPP eingetragene Personen, die ausländische Identifikationsnummer;
• die Art und die Anzahl der tatsächlich gehaltenen Anteile.

Wenn es sich bei dem eingetragenen Rechtsträger, für welchen die Meldung zu erfolgen hat, um eine Gesellschaft handelt, deren Wertpapiere zum Handel auf einem geregelten Markt zugelassen sind, so ist im Formular lediglich der Name des geregelten Markts anzugeben.

Danach übermittelt der Antragsteller die Meldung dem Verwalter der LBR und fügt je nach Bedarf einen Beleg bei.

Belege

In bestimmten Fällen müssen zusätzliche Unterlagen bereitgestellt werden:

• die Kopie eines offiziellen Ausweisdokuments, mit dem die Identität der einzutragenden natürlichen Person festgestellt werden kann, falls diese nicht über eine nationale luxemburgische Identifikationsnummer verfügt;
• der ordnungsgemäß begründete Antrag auf Beschränkung des Zugangs zu den Informationen;
• ein Dokument, welches bestätigt, dass es sich bei dem Rechtsträger um eine Gesellschaft handelt, deren Wertpapiere zum Handel auf einem geregelten Markt zugelassen sind.

Entscheidung der LBR

Der Antragsteller erhält innerhalb von 3 Werktagen eine Empfangsbescheinigung der LBR, mit der die Eintragung in das RBE bestätigt wird.

Wenn der Antrag auf Eintragung den Anforderungen nicht entspricht, fordert der Verwalter des RBE den Antragsteller auf, seinen Antrag innerhalb von 15 Tagen zu berichtigen. Entspricht der neuerliche Antrag ebenfalls nicht den Anforderungen, teilt der Verwalter des RBE dem Antragsteller unter Angabe der Begründung mit, dass sein Antrag auf Eintragung abgelehnt wurde.

Rechtsmittel

Gegen den Bescheid über die Ablehnung des Antrags durch den Verwalter des RBE kann beim vorsitzenden Richter der Kammer des zuständigen Bezirksgerichts (Tribunal d’arrondissement) ein Rechtsmittel eingelegt werden.

Sanktionen

Eine Geldstrafe zwischen 1.250 und 1.250.000 Euro wird gegen alle eingetragenen Rechtsträger verhängt, die:

• dem RBE keinen Antrag auf Eintragung übermitteln;
• einen fehlerhaften, unvollständigen oder nicht aktuellen Antrag übermitteln.

Eine Geldstrafe zwischen 1.250 und 1.250.000 Euro wird gegen alle wirtschaftlichen Eigentümer verhängt, die dem eingetragenen Rechtsträger nicht die für eine Eintragung in das RBE erforderlichen Informationen bereitstellen.

Einsichtnahme in das RBE

Die Öffentlichkeit hat ab dem 1. September 2019 die Möglichkeit, kostenlos online über das Portal des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer auf der Website der LBR Einsicht in das RBE zu nehmen.

Ein Auszug aus dem RBE kann beim Verwalter des RBE angefordert werden.

Mit Ausnahme der personenbezogenen Daten (Adresse und Identifikationsnummer) sowie der Daten, für die eine Zugangsbeschränkung gilt, können alle eingetragenen Daten online eingesehen werden.

Das Unternehmen oder der wirtschaftliche Eigentümer kann einen Antrag auf Beschränkung des Zugangs zu den Informationen über einen wirtschaftlichen Eigentümer durch die Öffentlichkeit stellen. Die Beschränkung des Zugangs muss zeitlich begrenzt und aufgrund bestimmter Bedingungen begründet sein:

• wenn eine unverhältnismäßig hohe Gefahr des Betrugs, der Entführung, Erpressung, Bestechung, Belästigung, Gewaltanwendung oder Einschüchterung besteht;
• wenn es sich beim wirtschaftlichen Eigentümer um einen Minderjährigen oder einen geschäftsunfähigen Volljährigen handelt.

Wird dem Antrag auf Beschränkung des Zugangs zu den Informationen vom Verwalter des RBE stattgegeben, sind die Informationen nur den nationalen Behörden, Kreditanstalten und Finanzinstituten sowie Gerichtsvollziehern und Notaren zugänglich.

Im Falle einer Ablehnung des Antrags durch den Verwalter des RBE kann gegen diesen Bescheid innerhalb von 15 Tagen beim vorsitzenden Richter der Kammer des zuständigen Bezirksgerichts ein Rechtsmittel eingelegt werden.

Die Entscheidungen des Verwalters der RBE betreffend diese Anträge auf Beschränkung des Zugangs werden auf dem Portal des RBE veröffentlicht.

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