Déclaration des bénéficiaires au registre des bénéficiaires effectifs

Dernière modification le 09.04.2019

Le Luxembourg Business Registers (LBR) est un GIE (groupement d’intérêt économique) avec pour membres : l’Etat, la Chambre de Commerce et la Chambre des Métiers.

 Il est en charge de la gestion :

  • du Registre de commerce et des sociétés (RCS) ;
  • du Recueil électronique des sociétés et associations (RESA) ;
  • du Registre des bénéficiaires effectifs (RBE) qui est opérationnel depuis le 1er mars 2019.

Le LBR fonctionne sous la tutelle du ministre de la Justice.

Le RBE est un répertoire officiel des entreprises qui permet l'identification des bénéficiaires effectifs par le public et les autorités nationales en charge de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.   

Personnes concernées

Les entités immatriculées au RCS  doivent déclarer leurs bénéficiaires effectifs au RBE.

Sont visées :

  • les sociétés commerciales ;
  • les groupements d’intérêt économique ;
  • les groupements européens d’intérêt économique ;
  • les succursales créées au Luxembourg par des sociétés commerciales et civiles, des groupements d’intérêt économique et des groupements européens d’intérêt économique, relevant du droit d’un autre Etat ;
  • les sociétés civiles ;
  • les associations sans but lucratif ;
  • les fondations ;
  • les associations d’épargne pension ;
  • les associations agricoles ;
  • les établissements publics de l’État et des communes ;
  • les associations d’assurances mutuelles ;
  • les sociétés en commandite spéciale ;
  • les fonds communs de placement ;
  • les autres personnes morales et entités dont l’immatriculation est prévue par la loi.

Les commerçants personnes physiques, les sociétés commerciales momentanées et les sociétés commerciales en participation ne sont pas soumis à l’obligation d’immatriculation.

Le bénéficiaire effectif à inscrire vise :

  • toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle le client ou ;
  • toute personne physique pour laquelle une transaction est exécutée ou une activité réalisée ;

Pour une société, il s’agit notamment de toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle la société, du fait qu'elle possède directement ou indirectement un pourcentage suffisant d'actions ou de droits de vote ou d’une participation au capital.

  • si aucun bénéficiaire effectif n’a pu être identifié, le dirigeant principal de l’entité immatriculée.

Démarches préalables

L’entité soumise à l’obligation de déclarer ses bénéficiaires économiques est à immatriculer préalablement au RCS.

Délais

L’inscription des informations sur les bénéficiaires effectifs et des modifications afférentes doit être demandée dans un délai d’un mois à partir du moment où l’entité a pris connaissance, ou aurait dû prendre connaissance, de l’événement qui rend nécessaire l’inscription.

Une période transitoire est prévue par la loi pour les entités d’ores et déjà immatriculées au RCS. Un délai leur est accordé jusqu’au 31 août 2019 pour effectuer leur démarche.

Coûts

Les déclarations s’effectueront sans frais pendant la période transitoire.

Au-delà de la période transitoire, les frais à régler sont fixés par règlement grand-ducal et peuvent être consultés sur le site du registre de commerce et des sociétés (RCS).  

Le paiement s'effectue en principe par voie électronique, mais peut exceptionnellement être fait en espèces auprès du guichet d'assistance du LBR.

Les frais sont dus individuellement pour chaque déclaration. Cependant, en cas de demandes régulières et récurrentes, il est possible d'introduire auprès du LBR une demande d'agrément pour un paiement sur facture mensuelle.

Modalités pratiques

Déclaration EN LIGNE

Le déclarant (entité, notaire ou mandataire) effectue les inscriptions au Registre des bénéficiaires effectifs (RBE) en ligne, en se connectant au site du LBR au moyen d’un certificat LuxTrust.

Après l’identification de l’entité pour laquelle la déclaration est à effectuer sur le site du LBR, un formulaire électronique de déclaration en ligne est mis à la disposition du déclarant. Si des bénéficiaires effectifs ont pu être identifiés, le formulaire propose de compléter les informations suivantes :

  • les nom et prénom(s) des bénéficiaires effectifs ;
  • la (ou les) nationalité(s) ;
  • la date de naissance (jour, mois et année) ;
  • le lieu de naissance ;
  • le pays de résidence ;
  • l’adresse privée précise ou l’adresse professionnelle précise ;
  • pour les personnes inscrites au RNPP, le numéro d’identification ;
  • pour les personnes non résidentes et non inscrites au RNPP, un numéro d’identification étranger ;
  • la nature et l’étendue des intérêts effectifs détenus.

Si l’entité immatriculée pour laquelle la déclaration est à effectuer est une société dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé, le formulaire propose uniquement d’indiquer le nom du marché réglementé.

Le déclarant transmet ensuite la déclaration au gestionnaire du LBR, à laquelle il joint au besoin une pièce justificative.

Pièces justificatives

Dans certains cas spécifiques, des documents sont à fournir :

  • la copie d’une pièce officielle permettant d’établir l’identité de la personne physique à inscrire, lorsque celle-ci ne dispose pas d’un numéro d’identification national luxembourgeois ;
  • la demande de limitation d’accès aux informations dûment motivée ;
  • un document attestant que l’entité est une société dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé.

Décision du LBR

Dans les 3 jours ouvrables, le déclarant recevra un récépissé de déclaration du LBR confirmant l’inscription au RBE.

Lorsque la demande d’inscription n’est pas conforme, le gestionnaire du RBE invite le déclarant à régulariser la demande dans les 15 jours. Si la nouvelle demande n’est toujours pas conforme, le gestionnaire du RBE notifie son refus d’inscription motivé au demandeur.

Recours

Un recours juridictionnel est ouvert contre les décisions de refus du gestionnaire du RBE qui est à porter devant le magistrat présidant la chambre du tribunal d’arrondissement compétent.

Sanctions

Sera punie d’une amende de 1.250 à 1.250.000 euros, l’entité immatriculée qui :

  • ne transmet pas de demande d’inscription au RBE ;
  • qui transmet une demande inexacte, incomplète ou non actuelle.

Sera punie d’une amende de 1.250 à 1.250.000 euros, le bénéficiaire effectif qui ne fournit pas à l’entité immatriculée les informations nécessaires pour qu’elle puisse satisfaire à ses obligations d’inscription au RBE

Consultation du RBE

Le RBE pourra-être consulté gratuitement en ligne par le public à partir du 1er septembre 2019 sur le site du LBR, via le portail dédié au RBE.

Un extrait du RBE peut être commandé auprès du gestionnaire du RBE.

Sont consultables, les données inscrites à l’exception de données personnelles (adresse et numéro d’identification) et des données ayant fait l’objet d’une décision de limitation d’accès.

L’entreprise ou le bénéficiaire effectif peuvent en effet demander une limitation de l’accès à l’information d’un bénéficiaire effectif par le public. Cette demande doit-être limitée dans le temps et dûment motivée par certaines circonstances :

  • un risque disproportionné de fraude, d’enlèvement, de chantage, d’extorsion de harcèlement de violence ou d’intimidation ou ;
  • lorsque le bénéficiaire est mineur ou majeur incapable.

Lorsque la demande de limitation d’accès aux informations est acceptée par le gestionnaire du RBE, les informations seront uniquement accessibles aux autorités nationales, aux établissements de crédit, aux établissements financiers ainsi qu'aux huissiers et notaires.

En cas de refus de la demande par le par le gestionnaire du RBE, un recours juridictionnel est ouvert contre ce refus qui est à porter devant le magistrat présidant la chambre du tribunal d’arrondissement compétent dans un délai de 15 jours.

Les décisions du gestionnaire du RBE concernant ces demandes de limitation d’accès sont publiées sur le portail du RBE.

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