Demander une dérogation pour la consultation et/ou reproduction d’archives

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Résumé :

Vous pouvez, sous certaines conditions, demander une dérogation aux Archives nationales du Luxembourg pour consulter et/ou reproduire des archives qui, en raison du type d’information, sont soumis à des délais de protection.

Demande de dérogation de communication d’archives aux Archives nationales de Luxembourg
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Les Archives nationales de Luxembourg (ci-après ANLux) jouent un rôle clé notamment dans :

  • la collecte, la conservation et la communication d’archives publiques ;
  • le conseil et la sensibilisation ;
  • la contribution au développement de l’archivistique au niveau national et international ; et
  • la gestion de l’information au sein de l’État.

La communication gratuite des archives publiques est garantie à toute personne qui en fait la demande aux ANLux après leur versement à l’expiration de la durée d’utilité administrative. Cependant, des délais de protection spécifiques existent et varient en fonction du type d’information (document qui porte atteinte à la sécurité du Luxembourg, qui contient des renseignements individuels sur une personne physique, etc.).

Pendant ces délais de protection, il n’est en principe pas possible de consulter ou de reproduire les documents concernés. Toutefois, toute personne qui réalise une recherche ou un travail scientifique effectués dans l’intérêt public peut demander une dérogation aux ANLux afin de consulter et/ou reproduire ces archives publiques.

Personnes concernées

Toute personne qui réalise une recherche ou un travail scientifique effectués dans l’intérêt public.

Coûts

La consultation des archives publiques est gratuite. Des copies numériques peuvent être réalisées gratuitement dans la salle de lecture.

Des reproductions qui nécessitent l’utilisation d’équipements techniques particuliers peuvent être facturées.

Modalités pratiques

Documents concernés

Vous pouvez demander une dérogation pour toute archive dotée d’un délai de protection.

Le délai de protection est de :

  • 50 ans à partir de la date du document le plus récent inclus dans le dossier pour les archives publiques :
    • dont la communication porterait atteinte :
      • aux relations extérieures, à la sécurité du Luxembourg ou à l’ordre public ; ou
      • au caractère confidentiel des informations commerciales et industrielles ; ou
    • qui concernent :
      • les affaires portées devant les instances juridictionnelles, extrajudiciaires ou disciplinaires ; ou
      • la prévention, la recherche ou la poursuite de faits punissables ;
  • 100 ans à partir de la date du document le plus récent inclus dans le dossier pour les archives publiques couvertes par le secret fiscal.

Les archives qui contiennent des renseignements individuels d’une personne physique ne peuvent être communiquées que :

  • 25 ans après le décès de la personne concernée, au cas où la date de décès est connue ; ou
  • 75 ans à compter de la date du document le plus récent inclus dans le dossier si :
    • la date de décès est inconnue ; ou
    • la recherche de la date de décès entraînerait un effort administratif démesuré.

Introduction de la demande

Vous devez adresser votre demande à l’aide du formulaire qui correspond à votre démarche (consultation ou reproduction) aux Archives nationales de Luxembourg par e-mail à contemp@an.etat.lu.

Vous devez fournir dans votre demande de dérogation de consultation des indications sur :

  • les dossiers concernés ; et
  • le projet de recherche ou de travail scientifique en question.

En cas de demande de dérogation de reproduction, vous devez également indiquer :

  • la forme de reproduction : photographies, scans ;
  • le but des reproductions (copies de travail non publiées ou publication).

Toute demande incomplète ne sera pas traitée, notamment si les motifs de la recherche ou les dossiers ne sont pas indiqués.

Pièces justificatives

Des pièces justificatives peuvent être nécessaires.

Réponse de l’administration

Dans la majorité des cas, les ANLux adressent votre demande au producteur concerné par le(s) dossiers (ministère/administration) pour accord.

Le producteur communique sa réponse aux ANLux dans un délai de 3 semaines à compter de la transmission de la demande.

À défaut de réponse du producteur dans ce délai, le directeur des ANLux prend lui-même une décision.

L’autorisation est accordée si la communication des documents d’archives :

  • est nécessaire à la réalisation d’une recherche ou d’un travail scientifique effectués dans l’intérêt public ; et
  • ne porte pas une atteinte excessive :
    • à la vie privée de la personne concernée par le dossier ; ou
    • aux intérêts protégés par l’État.

La décision du directeur des ANLux vous est adressée par e-mail.

En cas de réponse positive, vous pouvez :

  • vous rendre à la salle de lecture des ANLux pour consulter les documents sollicités ; ou
  • obtenir une reproduction des documents demandés.

Durée de validité de l’autorisation

L’autorisation de communication est en général limitée dans le temps à savoir, jusqu’à la fin de la recherche ou du travail scientifique effectués dans l’intérêt public.

Obligations

En cas de réponse positive à la demande de dérogation de consultation et/ou de reproduction, vous pouvez être amené à devoir :

  • anonymiser et/ou pseudonymiser les données à caractère personnel :
    • lors de l’exploitation des documents ;
    • en cas de citation des dossiers d’archives (la citation se fait dans ce cas sous la forme suivante : ANLux, cote) ;
  • noircir les passages qui peuvent nuire à une ou plusieurs personnes, en cas de publication et de diffusion de pièces d’archives.

Dans tous les cas, vous êtes obligé de :

  • remettre aux ANLux un exemplaire justificatif de tous les travaux/publications qui se fondent partiellement ou totalement sur les archives conservées aux ANLux ;
  • veiller à clarifier les éventuels droits d’auteur.

Recours

En cas de réponse négative, vous pouvez saisir le Conseil des archives pour avis. Votre demande est analysée à nouveau. Le Conseil émet son avis dans un délai de 3 semaines à compter du jour où il est saisi.

À l’encontre d’une décision de refus de consultation du directeur des ANLux, vous pouvez introduire un recours en annulation devant le Tribunal administratif de Luxembourg. La requête doit être :

  • signée par un avocat à la Cour ;
  • déposée au tribunal dans un délai de 3 mois à compter de la notification de la décision de refus.

Services en ligne et formulaires

Services en ligne

Demande de dérogation de communication d’archives aux Archives nationales de Luxembourg

Une fois que vous avez rempli ce formulaire en ligne, un document PDF est généré avec les in-formations saisies. Vous pouvez ensuite le télécharger et l’envoyer, de préférence par e-mail, à l’adresse électronique indiquée dans l’en-tête du document. Si vous ne pouvez pas envoyer le document par e-mail, vous pouvez toujours l’envoyer par voie postale.

Formulaires à télécharger

Note : consultez notre article d’aide sur l’utilisation des formulaires PDF.

Demande de dérogation de reproduction

Dernière modification le 18.10.2023

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Archives nationales de Luxembourg

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Références légales

Loi du 17 août 2018

sur l’archivage

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