Toute personne nouvellement embauchée doit se soumettre à un examen médical fait par le médecin du travail du service de santé au travail auquel son employeur est affilié.

Cette visite médicale a pour objet de déterminer l'aptitude, ou l'inaptitude, du candidat à l'occupation envisagée. Elle doit se faire dans les 2 premiers mois de l'embauche, sauf pour les salariés occupant un poste à risque qui doivent passer cet examen avant l’embauche. La visite médicale se déroule sur le temps de travail et est assimilée à du temps de travail effectif.

La visite médicale est obligatoire, quel que soit le poste de travail envisagé (c’est-à-dire travail de bureau, en industrie, dans le domaine de la construction, etc.).

La demande d'examen médical est à effectuer par l'employeur. Au cours de la visite médicale, le médecin déterminera si le salarié est apte ou non à exercer l'emploi envisagé. Les conclusions de l'examen médical peuvent être sous certaines conditions sujettes à recours.

Personnes concernées

Tout salarié qui a conclu ou est sur le point de conclure un contrat de travail avec un nouvel employeur doit passer une visite médicale. Sont également concernés, les élèves et étudiants bénéficiant d’un contrat de travail et les stagiaires en stage de formation s’ils occupent un poste de travail à risque.

Conditions préalables

L’employeur doit être affilié à un service de santé au travail ou disposer de son propre service qui assurera les examens médicaux.

Délais

Le salarié doit passer l’examen médical d’embauche au plus tard 2 mois après son entrée en service.

Dans le cas de personnes engagées pour un poste à risque (salariés, élèves et étudiants, stagiaires en stage de formation), la visite médicale pour l’embauche doit avoir lieu avant la date d’entrée en service et sera, par la suite, complétée par des examens de surveillance réguliers.

En dehors de l’examen médical d’embauche, des examens peuvent être demandés de façon régulière soit par l’employeur, soit par le médecin du travail, soit par le salarié, soit par le comité mixte d’entreprise.

Coûts

Les frais relatifs à l’organisation de l’examen médical d’embauche sont inclus dans la cotisation versée par l’employeur au service de santé.

Le temps consacré par le salarié aux examens médicaux obligatoires est considéré comme du temps de travail effectif.

Si l’examen médical a lieu en dehors du temps de travail, il doit donner lieu à rémunération ou compensation.

Modalités pratiques

Demande patronale de la visite médicale 

Pour organiser la visite médicale, l’employeur doit envoyer une demande d’examen médical à son service de santé au travail.

Après réception de la demande, le service de santé au travail fixe un rendez-vous et en informe l’employeur. L'employeur communique la date et horaire du rendez-vous au salarié.

Si un salarié, ayant passé l’examen médical d’embauche pour un premier poste, est affecté à un nouveau poste, avec des conditions de travail impliquant de nouveaux risques pour sa santé, l’employeur doit en avertir le médecin du travail, qui décidera s’il est nécessaire, ou pas, de procéder à un nouvel examen médical.

Déroulement de la visite médicale

Les visites médicales auprès du médecin du travail ont généralement lieu au sein du service de santé au travail concerné.

Dans certains cas, le médecin du travail peut lui-même se déplacer et faire passer les examens médicaux dans les locaux de l’employeur.

Les documents à présenter par le salarié diffèrent en fonction du service de santé au travail. En général, le salarié doit présenter :

• sa carte d’identité ou un titre de séjour ;
• sa carte de sécurité sociale luxembourgeoise ;
• son carnet de santé ou de vaccination ;
• ses lunettes de vue / lentilles, s'il en porte dans le cadre de son travail ou de ses loisirs.

L'examen médical comporte plusieurs volets, dépendant des risques auxquels sera exposé le salarié et de ses antécédents médicaux. L'examen de base comporte :

• un examen de la vision, spécifique au type d'activité (travail sur écran, chauffeur poids-lourds, etc.) ;
• un examen physique par le médecin du travail (tension artérielle, examen de la colonne, auscultation cardio-pulmonaire, etc.)
• des analyses urinaires ;
• un examen de l'audition en cas d’exposition au bruit ou si le médecin le juge utile.

Résultat de la visite médicale

A l’issue de l’examen, le médecin du travail se prononce quant à l’aptitude ou l’inaptitude du salarié pour le poste.

Il émet, le cas échéant, des restrictions et remarques pour le poste de travail. Néanmoins, il n’indique aucun diagnostic à l’employeur (secret médical).

En cas d'aptitude du salarié

Lorsque le salarié est apte au travail, le médecin du travail rédige une fiche d’examen médical en 3 exemplaires dont :

• un qu’il transmet à l’employeur ;
• un qu'il remet au salarié ;
• un qu’il conserve dans le dossier médical du salarié auprès du service de santé au travail.

Pour les entreprises affiliées au STM, la fiche d’examen indique également la durée de validité de l’aptitude, la date et l’heure de l’examen médical. Le STM envoie un listing des personnes susceptibles de repasser une visite médicale périodique aux entreprises.

Les fiches d’examen de l’ASTF et du STI ne mentionnent pas la durée de validité de l’aptitude.

L’examen médical périodique n’est obligatoire que pour certains salariés, parmi lesquels :

• les jeunes salariés ;
• les salariés occupés à des postes à risque.

La périodicité de ces examens varie alors entre 6 mois à 5 ans.

En dehors de l’examen médical d’embauche, des examens périodiques peuvent être demandés :

• par l’employeur, le médecin du travail, ou ;
• le salarié ;
• le comité mixte d’entreprise ;
• la délégation du personnel selon les circonstances.

En outre, après une absence ininterrompue de plus de 6 semaines d'un salarié, l'employeur est tenu d’avertir le médecin du travail de la reprise du travail du salarié. Celui-ci pourra être soumis à un nouvel examen si le médecin du travail le juge utile.

En cas d'inaptitude du salarié

En cas d’inaptitude du travailleur à occuper un poste de travail, le médecin transmet la fiche constatant l’inaptitude par lettre recommandée au travailleur et à l’employeur, en y indiquant :

• des propositions d'adaptation du poste de travail au salarié ;
• les voies et délais de recours.

L’employeur doit, dans la mesure du possible, prendre ces propositions en considération.

Sauf en cas de danger immédiat du salarié, le médecin pourra procéder à un examen approfondi des conditions de travail et, le cas échéant, à un réexamen du salarié, avant de prendre une décision définitive d’inaptitude.

Moyens de recours

L'employeur comme le salarié peuvent introduire une recours contre la décision d'inaptitude du médecin du travail, y compris pour les examens médicaux périodiques.

Ce recours prend la forme d'une demande de réexamen auprès du médecin chef de division de santé au travail dans un délai de 40 jours suivant la notification de la fiche d’examen médical.

La décision du médecin chef de division peut faire l’objet d’un recours devant le Conseil Arbitral de la Sécurité Sociale (CASS). Un appel pourra encore être exercé à l’encontre du jugement rendu par le CASS et devra être porté devant le Conseil Supérieur de la Sécurité Sociale.

Tous les recours sont à faire parvenir à la juridiction compétente, par simple requête sur papier libre, en autant d'exemplaires qu'il y a de parties en cause, dans un délai de 40 jours à partir de la notification de la décision ou du jugement. Passé ce délai, le recours n’est plus recevable et la décision est définitive.

Sanctions pénales

Les dispositions relatives à l’examen médical d’embauche sont impératives. En cas de violation de ces dispositions, l’employeur risque d’être condamné à un emprisonnement de 8 jours à 6 mois et/ou à une amende de 251 à 25.000 euros.

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