Une fiche de retenue d'impôt ou est un document nécessaire à l'employeur ou à la caisse de pension pour effectuer la retenue d'impôt à la source sur les salaires ou les pensions. Elle renseigne :

• la classe d'impôt du salarié ou du pensionné (pour la fiche principale) ; ou
• un taux pour la fiche additionnelle ; ou
• un taux prévisionnel pour les contribuables mariés ayant choisi une imposition individuelle avec réallocation.

Le bureau RTS compétent de l'Administration des contributions directes (ACD) établit la fiche pluriannuelle pour les salariés ou pensionnés résidents. En règle générale, les compétences des bureaux RTS émetteurs sont dépendantes de la commune de résidence actuelle du contribuable.

Personnes concernées

Le salarié qui exerce une activité au Luxembourg et le pensionné qui touche une rente imposable au Luxembourg doivent, en principe, être en possession d'une fiche de retenue d’impôt, car les revenus provenant d'une occupation salariée et les pensions versées par des caisses de pensions légales luxembourgeoises sont soumis à la retenue d'impôt à la source.

La retenue d’impôt, opérée par l’employeur ou la caisse de pension, est effectuée selon le barème ou le taux inscrit sur la fiche.

La retenue d'impôt à la source sur les salaires ou pensions est déterminée en tenant compte des modérations (déductions et abattements) mentionnées sur la fiche de retenue d'impôt.

Modalités pratiques

Émission des fiches

Pour le salarié qui commence à travailler au Luxembourg, la fiche est émise automatiquement par l'Administration des contributions directes (ACD), suite à son affiliation auprès du Centre commun de la sécurité sociale luxembourgeois (CCSS), et ceci dans un intervalle moyen de 30 jours ouvrables. Dans différents cas de changement de la situation personnelle du salarié mais aussi de l’employeur, une nouvelle fiche est émise.

Doit toujours se servir du modèle 164 comme demande en premier établissement de sa fiche de retenue :

• le salarié imposable au Luxembourg et affilié comme non salarié au CCSS ; ou
  
• le salarié imposable au Luxembourg et non affilié au CCSS.

Depuis le 1^er janvier 2022, les salariés intérimaires n’ont plus besoin d’une fiche de retenue d’impôt. Ces salaires sont soumis à une imposition forfaitaire à hauteur de 10 % sur le montant brut diminué des cotisations sociales. Les salariés intérimaires, dont le salaire horaire brut convenu dépasse 25 euros, doivent cependant se procurer une fiche de retenue d’impôt via l’introduction du formulaire 162 F au bureau RTS compétent. Pour ces derniers, la retenue d’impôt est déterminée suivant les modalités du régime commun.

La fiche d'impôt est envoyée directement par courrier postal au destinataire. Il n'est pas possible de la récupérer directement auprès des bureaux RTS émetteurs.

Si le contribuable n’a pas reçu sa fiche de retenue d’impôt dans les 30 jours ouvrables qui suivent le 1^re jour de son emploi auprès de son nouvel employeur, il doit contacter le bureau RTS compétent et informer son employeur que la demande est toujours en cours.

Les compétences des bureaux RTS émetteurs sont dépendantes de la commune de résidence actuelle du contribuable.

Envoi de la fiche de retenue d’impôt par voie électronique

L'Administration des contributions directes (ACD) propose l’activation de la fonction eDelivery pour la fiche de retenue d’impôt. Ainsi, le contribuable la reçoit au format électronique dans son espace privé de MyGuichet.lu.

Pour bénéficier de ce service, le contribuable doit s’abonner à la fonction eDelivery pour les documents officiels envoyés par l’ACD. L'abonnement se fait à travers son espace privé de MyGuichet.lu dans la rubrique "Mes données" puis "Fiscalité", sous "Abonnement aux courriers de l'ACD".

Cette étape est indispensable pour pouvoir recevoir les documents dans l’espace privé.

Ensuite, le contribuable reçoit un e-mail dès qu’un nouveau courrier électronique est déposé dans son espace privé. Ce courrier peut y être consulté au format PDF.

Changement de la situation personnelle ou professionnelle

La fiche d'impôt est mise à jour automatiquement par l'ACD, dans un intervalle moyen de 30 jours ouvrables suite à :

• tout changement d'employeur ;
• tout changement de désignation ou d’adresse d’un employeur ;
• toute désaffiliation d’un salarié par un employeur auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) ;
• toute mise en pension dans le cadre de la législation sur la sécurité sociale ;
• tout changement de composition de ménage d'un contribuable auprès de la Caisse pour l’avenir des enfants (CAE) ;
• tout changement d’adresse et/ou d’état civil d’un contribuable résident auprès du "Biergercenter" d’une administration communale luxembourgeoise.

Les fiches de retenue d'impôt ne sont pas affectées par le partenariat.

Le contribuable qui se marie en cours d’année voit son état civil changer et est imposable conformément au barème de la classe d'impôt 2. Toutefois, depuis l’année fiscale 2018, il peut, sur demande, choisir une imposition individuelle (pure ou avec réallocation). Il peut également simuler les différents tarifs prévisionnels en ligne.

Le contribuable qui devient parent en cours d’année voit sa classe d’imposition changer : en cas de naissance ou d’adoption d’un enfant, le contribuable peut bénéficier sur demande d’une modération d’impôt pour cet enfant et obtient la classe 1a, à moins qu’il ne bénéficie de la classe 2.

Ces modifications de classe d'impôt sur la fiche de retenue d'impôt prennent effet à partir de la date du mariage, du traitement de la demande d’individualisation ou de la naissance de l’enfant. La retenue d’impôt pourra être rectifiée sur base des nouvelles données suite à la mise à disposition de la nouvelle fiche à l'employeur ou à la caisse de pension.

La retenue d’impôt pourra également être régularisée pour l’année entière, du 1^er janvier au 31 décembre, par :

• décompte annuel ; ou
• déclaration d’impôt.

Vérification et transmission de la fiche

Le contribuable doit vérifier les informations inscrites sur la fiche dès sa réception.

Depuis le 1^er janvier 2022, les salariés n’ont plus l’obligation de remettre leur fiche originale à leur employeur ou à l'organisme compétent pour l'octroi de l'indemnité de chômage ou de réemploi. Une version électronique de la fiche de retenue d’impôt est mise à disposition par l’ACD à l’employeur.

Les pensionnés reçoivent en principe uniquement une copie pour information, tandis que l'original parvient directement à leur caisse de pension. La fiche est établie sur base des données de la dernière fiche émise en tant que salarié.

Si les informations contenues sur la fiche sont incorrectes, les modifications doivent être demandées auprès de l’Administration des contributions directes au moyen du formulaire 164 R et en y joignant les pièces justificatives requises.

L’ACD reste toujours en droit de demander des pièces justificatives dans le cadre du contrôle des informations, des affirmations, des demandes, déclarations, réclamations ou recours qui lui sont destinés.

Les différents types de fiches de retenue d'impôt

Le contribuable qui perçoit en même temps plusieurs salaires ou pensions imposables au Luxembourg obtient une fiche d’impôt pour chaque employeur et caisse de pension.

La retenue de la rémunération la plus stable et la plus élevée est opérée conformément à la fiche principale (1^re fiche de retenue d’impôt), par application du barème d'impôt sur les salaires ou pensions et de la classe d’impôt qui y est inscrite. La fiche de retenue d’impôt principale est attribuée au salaire ou à la pension la plus stable et la plus élevée.

En ce qui concerne les contribuables mariés ayant choisi une imposition collective, individuelle pure ou individuelle avec réallocation, la retenue est opérée conformément à un taux prévisionnel qu’ils peuvent d’ailleurs simuler en ligne.

Dans tous les autres cas, la retenue est opérée conformément à une fiche additionnelle ou supplémentaire (2^e, 3^e etc. fiche de retenue d’impôt) et sur base d’un taux fixe inscrit :

• 33 % pour la classe d’impôt 1 ;
• 21% pour la classe d’impôt 1a ;
• 15 % pour la classe d’impôt 2.

Toutefois, ce taux fixe peut être réduit sur demande. Les demandeurs doivent joindre des copies de leurs certificats de salaires des 3 derniers mois en y indiquant "prière de reconsidérer mon taux au plus bas". Cette réduction du taux n’a pas d'influence sur l'impôt dû en fin d'année, mais uniquement sur la somme des retenues opérées à la source.

Si la fiche de retenue d'impôt principale n'est pas attribuée au revenu le plus stable et le plus élevé, les contribuables peuvent, via le formulaire 164 R, faire modifier la fiche principale en fiche additionnelle auprès du bureau RTS compétent.

Les contribuables joignent les justificatifs nécessaires prouvant le montant de leur revenu (copies des bulletins de paie des 3 derniers mois des 2 conjoints).

Les contribuables précisent qu'ils désirent modifier la fiche principale en fiche additionnelle avec la mention "prière de reconsidérer la fiche principale". Cette conversion n’a pas d'influence sur l'impôt dû en fin d'année, mais uniquement sur la somme des retenues opérées à la source.

Inscription des modérations (déductions fiscales) sur la fiche de retenue d'impôt

Le salarié ou pensionné peut demander à faire inscrire certaines modérations d’impôt (déductions et abattements) et crédits d'impôt sur sa fiche de retenue d’impôt (via le formulaire 164 R) afin que l’employeur ou la caisse de pension compétente puisse en tenir compte pour le calcul du revenu net.

Le contribuable a par exemple la possibilité de demander l'inscription :

• des frais professionnels supplémentaires (frais d'obtention) ;
• du crédit d'impôt monoparental (CIM) ;
• des intérêts débiteurs (uniquement en relation économique avec des prêts à la consommation - dépenses spéciales - DS) ;
• des arrérages de rentes et de charges permanentes stipulées à l'occasion d'un divorce (DS) ;
• des primes en vertu d'un contrat prévoyance-vieillesse (DS) ;
• des cotisations à une caisse d'épargne-logement (DS) ;
• de certaines charges extraordinaires (CE - maladie, parents nécessiteux, invalidité, frais de domesticité, frais de garde d'enfants, enfants ne faisant pas partie du ménage du contribuable, etc.) ;
• des cotisations et primes d'assurances (DS) ;
• des frais de déplacement forfaitaires (FD) ;
• pour une déduction du forfait majoré pour frais d'obtention des salariés invalides ou handicapés (une copie du certificat médical indiquant le degré de la réduction de capacité de travail est à annexer).

Les intérêts débiteurs en relation avec l'acquisition d'un logement ne peuvent pas être inscrits sur la fiche de retenue d'impôt et ne seront pris en considération que lors de la remise d'une déclaration d’impôt (modèle 100 feuille L).

L'inscription d'une modération d'impôt et de certains crédits sur la fiche de retenue d'impôt n'est valable que pour l'année pour laquelle elle a été demandée. Les demandes sont à renouveler chaque année afin de vérifier si les conditions requises sont remplies.

L'avantage de ces inscriptions consiste dans la prise en compte des modérations (déductions et abattements) et des crédits d'impôt lors du calcul du salaire net sans attendre le bulletin d'impôt résultant de la déclaration d'impôt.

La somme des retenues opérées au courant d’une année fiscale peut toujours être trop élevée ou trop basse. La différence peut être remboursée ou recouvrée rétroactivement, au courant de l'année suivant l’année fiscale :

• lors de la régularisation par voie d'assiette (modèle 100 – déclaration d’impôt) ; ou
• par décompte annuel (modèle 163).

Pièces justificatives à joindre

Les pièces justificatives à joindre aux demandes d’inscription de déductions fiscales sont reprises à la dernière page du modèle 164.

L’ACD reste toujours en droit de demander des pièces justificatives supplémentaires dans le cadre du contrôle des informations, des affirmations, des demandes, déclarations, réclamations ou recours qui lui sont destinés.

Demander un duplicata de fiche de retenue d'impôt

Le salarié ou pensionné résident au Luxembourg qui a perdu sa fiche de retenue d'impôt peut faire la demande d’un duplicata auprès du bureau RTS compétent, de préférence au moyen du formulaire 164 R prévu à cet effet.

Absence de fiche de retenue d'impôt

À défaut d'une fiche de retenue d'impôt,  la retenue d'impôt sur les salaires ou pensions est déterminée selon la classe d'impôt 1, sans que l'impôt puisse être inférieur à 33 %.

Cette retenue pourra être corrigée suite à la remise de la fiche de retenue d’impôt à l’employeur ou par régularisation par :

• déclaration d’impôt ; ou
• décompte annuel.

Services en ligne / Formulaires

Sources authentiques

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